איך כותבים תוכנית ניהול?
הדרך הטובה ביותר לכתוב דוח ניהול היא לתאר את מבנה הניהול של החברה בעשרה עד 20 עמודים. שמנו את חברי הדירקטוריון והסבירו את מדיניות הבעלות של החברה. הציגו את כל חברי ההנהלה והציגו את נקודות החוזק של כל אחד מחברי הצוות. לאחר מכן, כתוב את המדיניות והנהלים במקום העבודה. שלח את דוח ההנהלה לבנק, למשקיעים או לגופי התרמה של החברה. לקבלת טיפים נוספים ממבקר הכספים שלנו, כמו כיצד לתאר, לעצב ולתקן את התוכנית שלך, המשך לקרוא!
תוכנית ניהול מתארת כיצד מתנהלים ארגון או עסק.
תוכנית ניהול מתארת כיצד מתנהלים ארגון או עסק. כתיבת תוכנית ניהול מאפשרת לך למסד את מבנה הניהול ואת הפעולות שלך. זה גם מבטיח שכולם יהיו באותו דף ושהיעדים שלך יושגו. אתה יכול לכתוב בקלות את תוכנית הניהול שלך בכמה שלבים פשוטים.
חלק 1 מתוך 4: התחלת תוכנית הניהול שלך
- 1קבע את הצורך בתכנית ניהול. תוכנית הניהול משרתת את מטרתה למסד את הנהלים והמדיניות החיוניים לארגונך ואת האחריות והסמכויות של כל המעורבים בהפעלתה. ללא תוכנית, הפעולות שלך עשויות להיות לא עקביות, האחריות עשויה להיות לא ברורה, והארגון עשוי להיות לא מוכן לאירועים מסוימים.
- תוכנית ניהול מאפשרת לכל אחד בארגון לראות בבירור את מקומו, כולל למי הוא מדווח, מי מדווח להם ואת האחריות על תפקידם.
- הגדרת תפקידים יוצרת גם דין וחשבון בכך שהיא מבהירה מי אשם שדבר שקרה או לא קרה.
- 2מתאר את התוכנית שלך. תוכנית הניהול שלך תצטרך להכיל מספר אלמנטים מרכזיים. צור מתווה פשוט, אולי על גבי לוח לבן או מעבד תמלילים, המציג את החלקים של תוכנית הניהול שלך, כך שאתה והצוות שלך יכולים לעבור דרכם. התוכנית שלך צריכה לכלול את הסעיפים הבאים:
- תיאור מבנה הניהול.
- בסעיף המפרט חברי ההנהלה ותחומי האחריות והסמכויות שלהם.
- תרשים של קטע המפרט את האינטראקציות בין האחריות של כל רמה בארגון.
- חלק המסביר היבטים שונים בארגון שלך המנוהל ואת המדיניות והנהלים של אותה הנהלה.
- לוח זמנים לעדכון, שיפור והגדלת הניהול ותכנית הניהול.
- 3תאר את מבנה הניהול שלך. לכל ארגון או עסק יש מבנה ניהול שונה במקצת. בתחילת התוכנית שלך, התאר בבירור במילים או בתרשימים את מבנה הניהול שלך. זהה מי מקבל את ההחלטות הסופיות, בין אם מדובר בהנהלה, דירקטוריון או אדם אחד. כלול מקבלי החלטות ויועצים חיצוניים ופנימיים. במידת הצורך, הסבר כיצד מוקצה קבלת ההחלטות לרמות שונות של ההיררכיה.
- 4ציין היבטים שונים בארגון שלך המנוהל במסגרת התוכנית. חלק את כל התהליכים והפונקציות המנוהלים כחלק מתוכנית הניהול לקטגוריות. קטגוריות אלה עשויות להיות מחלקות שונות בעסק גדול או תהליכים עסקיים בקטן. היבטים נפוצים של פעולות עשויים לכלול ניהול עובדים, פיקוח על כספים, שליטה במלאי או אספקה, שיווק או יחסי ציבור ופעולות (כמו ייצור או מכירות). פצל את ההיבטים השונים בארגון שלך, כך שתוכל להגדיר תפקידי ניהול ונהלים עבור כל אחד מהם.
לוח זמנים לעדכון, שיפור והגדלת הניהול ותכנית הניהול.
חלק 2 מתוך 4: תיאור בעלות וניהול
- 1שים לב איזה סוג של מדיניות בעלות קיימת. תאר את הבעלות על החברה שלך במונחים ברורים. עליך להבחין אם מדובר בארגון ציבורי, פרטי או ללא מטרות רווח. יתר על כן, אם ישנם מספר בעלים או משקיעים, יתכן שתצטרך לציין כיצד מחולקים סמכות, אחריות ומניות. לדוגמה, הבעלות עשויה להיות מחולקת בהסכם שותפות או לבעלי מניות בחברה.
- 2תן שם לחברי הדירקטוריון שלך. אם לעסק שלך יש דירקטוריון, עליך לזהות בבירור את חבריו. כתוב סיכום קצר של יכולות המנהיגות שלהם, חוויות העבר, נקודות החוזק והחולשה שלהם. לעסקים פרטיים קטנים ככל הנראה לא יהיה דירקטוריון. אינך צריך לכלול את החלק הזה אם אין לך לוח.
- כלול עותק של מדיניות הדירקטוריון, כולל מדיניות בחירות, אורך כהונה, אחריות, סמכות ופתרון סכסוכים. מידע זה אמור כבר להיות צוין בהסכם ההפעלה שלך או במסמכי ייסוד אחרים.
- 3הציגו את חברי הנהלת המפתח. הציגו את הכישורים והניסיון של כל חבר. בנוסף לבעלים ולחברי הדירקטוריון שלך, זה עשוי לכלול משקיעים, מנהלים, מנהלים, עובדים וצוותים חשובים ויזמים. הצב את הרקע של חברים אלה, יחד עם מאפייניהם וכיצד כל אחד יתרום להצלחת העסק.
- 4הציגו את נקודות החוזק של כל אדם בצוות ההנהלה. תאר כיצד תכונות אלו בעלות ערך לתפקידים שמנהל כל מנהל. כלול תכונות כגון כישורי מוטיבציה, כישרונות פיננסיים ובקיאות עסקית.
- ציין תפקידים ותפקידי עבר של כל חבר החלים על חובות הניהול הנוכחיות שלהם. הסבר כיצד חובות אלה מדגישות את הכישורים הרלוונטיים ומחזקות את עמדות הניהול.
- הדגש את כל הרקע החינוכי הרלוונטי עבור כל אחד מהמנהלים. הסבירו כיצד הכשרתם תועיל לחברה. כלול רק את ההשכלה הרלוונטית לתפקידים שהם ממלאים כיום.
- אם אתה העובד היחיד בעסק שלך, הקפד לכלול את הניסיון והעוצמות שלך.
- 5תאר את תהליך הגיוס. הסבירו את הבסיס לפיהם עובדים חדשים. ציין איזה סוג של כישורים וניסיון נדרש עבור כל תפקיד. זה חשוב במיוחד אם עדיין לא שכרת מנהלים. כלול את תהליך ההדרכה וכל תוכניות תמריצים או תגמולים שביצעת. ניתן להוסיף תיאור של תוכנית ההטבות של החברה.
- 6שם כל יועץ או יועץ חיצוני שתעסיק. אלה האנשים שאליהם אתה יכול לפנות לצורך שיווק, ייעוץ כוח אדם וידע פיננסי. לדוגמה, העסק שלך עשוי לשכור:
- עורכי דין.
- רואי חשבון.
- מתווכי ביטוח.
- יועצים.
- 7סכם את יכולות צוות הניהול שלך. כתוב סיכום קצר מדוע מדובר בצוות מצליח. בסוף תוכנית הניהול, עליך לציין במפורש מדוע צוות זה יבטיח הצלחה לעסק. זהה בבירור כיצד שילוב זה של מנהלים במודל עסקי מסוים זה יעזור לעסק שלך בשנים הקרובות. זה אמור לקשור את כל הנקודות השונות בתוכנית שלך.
- לדוגמא, "לצוות שלנו, על מגוון הכישורים המגוון שלו, יש ניסיון משולב של ארבעים שנה בתחום זה. באמצעות המבנה הדמוקרטי המתואם שלנו, הם יכולים לעבוד יחד ביעילות כדי לייצר תוצאות. עם צוות זה אנו בטוחים שהעסק שלנו יהפוך לרווחי בעוד שנתיים. "
- 8תאר קשרים בין הנהלה, בעלות ועובדים. היבט מרכזי בפעולות הניהול שלך יהיה אינטראקציה בין רמות הניהול ובין ההנהלה / הבעלים לעובדים. הבהיר את הרשויות, האחריות והתפקידים של כל רמה לכל היבט של פעולות. כלול תהליכים לקבלת החלטות משותפות ושיתוף פעולה, יחד עם כל הפגישות או קווי התקשורת הנדרשים. עבוד עם כל רמה כדי לוודא שכולם נמצאים באותו דף בכל הנוגע לפתרון סכסוכים ושיתוף כוח.
כתיבת תוכנית ניהול מאפשרת לך למסד את מבנה הניהול ואת הפעולות שלך.
חלק 3 מתוך 4: כתיבת מדיניות ונהלים
- 1שקול את הצורך שלך במדיניות כתובה. מדיניות כתובה משרתת את מטרתה למסד פעולות בארגון גדול. הם יוצרים עקביות ומוודאים שכל התהליכים מתנהלים בצורה חלקה. עם זאת, ייתכן שלעסק או ארגון קטן מאוד אין צורך במערך מדיניות כזה. למעשה, הגדרתם בדרך זו עשויה להגביל את שיתוף הפעולה ולהאט את העבודה עבור קבוצה קטנה. חשוב על הגודל והצרכים של הארגון שלך לפני שתקדיש זמן להגדרת מדיניות.
- 2אספו קבוצה של חברי ועובדי הנהלה רלוונטיים. לכל היבט של פעולות שנחשבות, אסף קבוצת הנהלה ועובדים המושפעים ישירות מהתהליך או האזור ההוא או אחראים לו. עבוד על הגדרת המדיניות והנהלים עבור אותו אזור עם הקבוצה, קבלת קלט ואישור פרטים תוך כדי תנועה. זה יאפשר את ביסוס התוכנית לפעילות אמיתית וייתן לעובדים שלך תחושת בעלות בתכנית.
- 3כתוב מדיניות ונהלים לכל היבט של העסק. אלה ישמשו יחד בכדי לספר להנהלה ולעובדים כיצד להפעיל חלק מסוים בארגון. המדיניות, הפילוסופיה והחוקים של הארגון שלך, נועדו לקדם את יעדיך ולשמור על פעולותיך נאמנות לעקרונות הארגון. מדיניות זו באה לידי ביטוי באמצעות הנהלים שלך, שהם שיטות ספציפיות לאופן ביצוע הדברים.
- לדוגמא, ייתכן שמדיניות היא שימוש ומכירה של חומרים ומוצרים ירוקים בלבד. הנהלים התומכים במדיניות זו עשויים להיות קניות מספקים ירוקים מאושרים או בדיקת ההשפעה הסביבתית של כל חומר או מוצר המשמש.
- 4בדוק שהמדיניות תואמת את התרבות והפילוסופיה שלך. המדיניות שלך ובהרחבה הנהלים שלך צריכה להיות מתוכננת בהתאם לפילוסופיות ומטרות העל שלך. בדוק כל אחד שיצרת כדי לוודא שכולם עובדים יחד לקראת אותו הקצה. אם נראה שחלקם לא מתאימים או שאתה מוצא כמה נהלים מפוקפקים, שנה אותם כך שיתאימו יותר למשימתך.
הדרך הטובה ביותר לכתוב דוח ניהול היא לתאר את מבנה הניהול של החברה בעשרה עד 20 עמודים.
חלק 4 מתוך 4: שינוי התוכנית שלך
- 1הגה היטב את התוכנית שלך. אתה רוצה שתוכנית הניהול שלך תיראה מקצועית. זה צריך להיות נקי משגיאות כתיב ודקדוק, כמו גם מכל שגיאות הקלדה. יש להדפיס אותו על נייר לבן שאינו מקומט וללא כתמים.
- 2עצב את התוכנית שלך לבהירות. העיצוב של תוכנית הניהול צריך להיות זהה לשאר ההצעה העסקית שלך. אתה יכול לבחור לסמן קטעים עיקריים עם כותרות מודגשות. הגופן צריך להיות קריא. גופן Times New Roman בגודל 12 נקודות הוא סטנדרטי. אתה יכול להשתמש בנקודות תבליט כדי לרשום ניסיון, יכולות ותחומי אחריות, או שיהיו לך פסקאות קצרות המספקות את כל המידע החיוני.
- 3שקול לבקש מיועץ עסקי לבחון זאת. ככל שאנשים רבים יותר שקוראים את התוכנית שלך, כן ייטב. יועץ עסקי או מתכנן פיננסי תוכל לספק ייעוץ טוב יותר ברגע שיש לך טיוטה של תכנית הניהול שלך מבעבר. שב עם היועץ. יתכן שהם יוכלו לזהות כל חורים או התנגשויות שיש לך בתוכנית העסקית שלך.
- 4שלח את זה לכל הבעלים. חשוב שכל הבעלים ומנהלי החברה ברמה הגבוהה יסכימו על תוכנית הניהול. וודא שלכל בעלים יש עותק. הם עשויים לשלוח לך עריכות ושינויים. שקול זאת היטב. אם אינך מסכים עם כל השינויים שלהם, שב איתם כדי שתוכל למצוא פשרה לעסק שלך.
- כאשר הם מאשרים, כל הבעלים יחתמו על התוכנית לפני שתגיש אותה למשקיעים, לבנק או לגופי הגיוס שלך.
- 5התחייב לתקן את התוכנית שלך לפי הצורך. כל תוכנית ניהול שתיצור לא תיבדק וככל הנראה תזדקק לתיקון עם תחילת היישום שלה. לכן תצטרך לכלול הוראות שבאמצעותן ניתן לשנות את התוכנית ולתקן אותה לאורך כל חייה. התחל ביצירת לוח זמנים להערכה, תוך ציון זמנים בהם קבוצה תפגוש כדי לדון ביעילות התוכנית ובהצלחתה או כישלונה ביישומה.
- וודאו שיש דרך לכל ההנהלה והעובדים להגיש את המשוב שלהם לגבי התוכנית.
- לאחר מכן, צור שיטה לפיה ניתן לאשר ולהנהיג שינויים בתוכנית.
- משקיעים רבים יקראו את סעיף הניהול של התוכנית העסקית שלך לפני כל סעיף אחר, כולל שיווק ופיננסים, כך שתרצה לוודא שיש לך את ההצעה הטובה ביותר האפשרית.
- אל תזניח את תוכנית הניהול שלך לטובת התוכניות הכספיות שלך. שניהם חשובים לא פחות לתוכנית עסקית.
קרא גם: איך כותבים מייל מקצועי?
שאלות ותשובות
- היכן אוכל למצוא דוגמה לתוכנית ניהול?אתרים רבים מציעים תבניות ודוגמאות לתוכניות ניהול. למינהל העסקים הקטנים בארה"ב יש כלים שיכולים לעזור לך לעצב ולכתוב את התוכנית שלך. SCORE.org מציעה גם מודלים ותבניות של תכניות עסקיות; אלה כוללים הצעות ניהול. זכור שתוכניות הניהול משתנות בהתאם לסוג העסק שלך ולמבנה הארגוני שלו. התאם את התבנית תמיד לצרכים שלך.
שאלות ללא מענה
- האם תוכל להראות לי כמה דוגמאות לתכנית ניהול?
תגובות (2)
- מדהים! אני בהחלט הולך להשתמש בכלי זה בפרויקטים הנוכחיים והעתידיים שלי. אכן שימושי מאוד.
- באמת שמצאתי שזה מאוד מועיל בכך שהצלחתי להבין כמה זה חסר תועלת לעבוד בלי תוכנית ניהול.
קרא גם:
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
