איך כותבים תזכיר עסקי?
כדי לכתוב תזכיר, התחל על ידי הצבת המילה 'תזכיר' בראש הדף. עקוב אחר זה בכותרת הכוללת שורות TO:, FROM:, DATE:, ו- SUBJECT:. כשאתה מוכן לכתוב, חבר פסקת מבוא המציינת את מטרת התזכיר, ואז הוסף בין 2 ל -4 פסקאות של מידע קשור. במידת הצורך תוכלו לפרק את הטקסט באמצעות נקודות תבליט או כותרות משנה. לסיום המכתב שלך, כתוב פסקת סיום שאומרת לקוראים אם עליהם לנקוט בפעולות נוספות. לקבלת טיפים על בניית התזכיר שלך ושימוש בשפה יעילה, המשך לקרוא!
כיצד אוכל לכתוב תזכיר המודיע לבוס על שמועות שמסתובבות במקום העבודה על פרישה?
תזכיר הוא סוג של מסמך המשמש לתקשורת פנימית בין עובדי החברה. תזכירים הם היבט שנבדק בזמן של עולם העסקים, וכאשר הם נכתבים כראוי, הם עוזרים לשמור על הכל בצורה חלקה.
חלק 1 מתוך 3: בחירת שפה ועיצוב
- 1הימנע משפה רגילה מדי. באופן כללי, השפה שלך צריכה להיות פשוטה ופשוטה, אך מקצועית. כדאי להימנע מלהתייחס לשיחה בטון במזכרך.
- לדוגמא, הימנע מלכתוב דברים כמו "היי חבר'ה! TGIF, האם אני צודק? בכל מקרה, רציתי לספר לכם על עניין עסקי חשוב."
- במקום זאת, היכנס לנקודה: "אני כותב בכדי לספק לכולם דוח התקדמות עבור פרויקט Z".
- 2הימנע משימוש בשפה רגשית. עדיף גם לנסות לטון נייטרלי כשאתה כותב ולהימנע משימוש בשפה טעונה רגשית. עשו כמיטב יכולתכם להתייחס לעובדות וראיות התומכות בטענותיכם.
- לדוגמא, הימנעו מטענות כמו "אני חושב שכולנו נהיה הרבה יותר מאושרים אם יתאפשר לנו להתלבש כלאחר יד ביום שישי."
- במקום זאת, בדקו האם יש מחקרים האם מורל המשרד עולה כאשר העובדים מורשים יותר אוטונומיה בבחירת הלבוש שלהם, וציינו זאת במזכרכם.
- 3השתמש בביטויי אות. כאשר אתה עומד להביא ראיות או להפנות למקור, הקפד להשתמש בשפה המאפשרת לקורא לדעת מה אתה עושה.
- לדוגמה, נסה את הדברים הבאים: "על פי הממצאים שלנו,..." או "מחקר שהושלם על ידי ה- EPA הצביע על כך ש...".
- 4בחר סגנון וגודל מתאימים. התזכיר שלך צריך להיות קל לקריאה, אז כדאי להימנע משימוש בגופן קטן מדי -11 או 12 נקודות הוא סטנדרטי.
- כדאי גם לבחור בסגנון גופן פשוט כגון Times New Roman. זהו לא הזמן לשחק עם גופנים "כיף" כמו ב- Comic Sans (אתה תהיה לעגו של אם תבחר אחד זה!).
- 5השתמש בשוליים סטנדרטיים עבור התזכיר שלך. שוליים של 2,50 ס"מ אופייניים לתזכירים עסקיים, אם כי תוכניות מסוימות לעיבוד תמלילים עשויות לכלול תבניות תזכורת מעוצבות מראש עם שוליים מעט רחבים יותר (למשל, 3 ס"מ).
- 6רווח בודד את המסמך שלך. תזכירים עסקיים בדרך כלל אינם מרווחים כפול. על מנת לשמור על מספר העמוד, שקול רווח יחיד, אך השאר רווחים בין פסקאות או קטעים בודדים.
- בדרך כלל אין צורך שתכניס את הפסקאות שלך.
כיצד אוכל לכתוב תזכיר למטלה בבית הספר?
חלק 2 מתוך 3: הכנה לכתיבת התזכיר העסקי שלך
- 1החלט אם יש לשלוח תזכיר. אם אתה צריך לעדכן כמה אנשים בצוות שלך בנושא עסקי חשוב, אז שליחת תזכיר היא רעיון מצוין. אולי אפילו תרצה לשלוח אחת אם אתה מתקשר עם אדם אחד בלבד אם, למשל, אתה רוצה או צריך שיהיה לך רישום כתוב של ההתכתבויות שלך.
- עם זאת, במקרים מסוימים זה עשוי להיות יעיל יותר פשוט לדבר ישירות עם אלה שאתה צריך.
- כמו כן, מידע מסוים עשוי להיות רגיש מכדי לשלוח אותו בתזכיר.
- 2זהה את מטרתך לכתיבה. תלוי במטרה הספציפית שלך, התוכן והארגון של התזכיר שלך עשויים להשתנות. רוב סוגי התזכירים נכתבים מהסיבות הבאות:
- להציע רעיון או פיתרון. לדוגמא, אם אתה חושב שאתה יודע כיצד ניתן לעבוד על בעיות התזמון לשעות נוספות, ייתכן שתרצה לרשום את הרעיונות שלך במזכר ולשלוח אותם לממונים שלך.
- להוציא הזמנה. לדוגמה, שליחת תזכיר יכולה להיות דרך יעילה להקצות אחריות לכנס הקרוב שהמחלקה שלך מארחת.
- לספק דוח. ייתכן גם שתרצה לשלוח תזכיר על מנת לעדכן את עמיתייך לגבי אירוע שהתרחש לאחרונה, לתת עדכון על פרויקט, לספק דוח התקדמות או לדווח על ממצאי החקירה.
- 3צמצם את הנושא שלך. ייתכן שאתה מלהטט עם הרבה פרויקטים ומתפתה לשלוח תזכיר המעדכן את עמיתייך, הממונים או הלקוחות שלך על כל מה שאתה עובד עליו כרגע. עם זאת, זכור כי תזכירים עסקיים צריכים להיות ממוקדים רק בנושא אחד.
- הם צריכים להיות תמציתיים, ברורים וקלים לקריאה במהירות על ידי אנשים עסוקים; לפיכך, אינך רוצה להתעלם ממידע חשוב. שמירה על התזכיר ממוקדת תעזור להבטיח שההודעה שלך תתקבל ותובן.
- 4התחשב בקהל שלך. התוכן, הסגנון והנימה של התזכיר העסקי שלך יושפעו מהקהל המיועד, אז חשוב היטב על כל מי שיקבל את התזכיר שלך.
- לדוגמא, תכתוב תזכורת מסוג אחר אם אתה כותב לקולגות שלך על תכנון מסיבת הפתעה לאנשים במשרד עם ימי הולדת בקיץ, בהשוואה למועד שבו אתה כותב למפקח שלך על תוצאות החודשים שלך. חקירה.
חלק 3 מתוך 3: חיבור התזכיר העסקי שלך
- 1תייג את התזכיר שלך. ישנם סוגים רבים ושונים של התכתבויות עסקיות. הנוהג המקובל לתזכיר הוא כותרת מפורשת של המסמך ככזה.
- לדוגמה, הקלד "תזכיר" או "תזכיר" בראש הדף.
- זה תלוי בך אם ברצונך למקד את הכותרת או שמאלה. כלל אצבע טוב הוא לבחון את התזכירים העסקיים שקיבלתם ולהעתיק את העיצוב.
- 2כתוב את כותרת התזכיר שלך. החלק הראשון של התזכיר שלך צריך לכלול ארבע פיסות מידע מרכזיות. אנו נספק לך מידע מפורט יותר על כל רכיב בשלבים מאוחרים יותר.
- TO: ספק את השמות והכותרות של כל מי שיקבל את התזכיר שלך.
- FROM: ספק את השם והכותרת המלאים שלך.
- תאריך: ספק את התאריך המלא והמדויק - אל תשכח לכלול את השנה.
- נושא: ספק תיאור קצר, אך ספציפי, על מה התזכיר.
- שים לב כי מקובל גם לציין את שורת הנושא עם "Re:" או "RE:" (שניהם קיצור של התייחסות).
- 3בחר בקפידה את רשימת הנמענים שלך. ודא שאתה כולל את כל מי שצריך לקבל מידע או עדכון. הגבל את הפצת התזכיר שלך רק למי שצריך לדעת.
- זה נוהג עסקי לקוי לשלוח את התזכיר שלך לכלל משרד אם רק מעטים מודאגים או מושפעים.
- אנשים יתמלאו במהירות על ידי נפח התזכירים העצום, והם עשויים להיות נוטים יותר להתעלם מהם או לא לקרוא אותם בעיון.
- 4השתמש בשמות ובכותרות המתאימים לאנשים ברשימת הנמענים שלך. גם אם אתה נמצא על שם פרטי ידידותי עם הבוס שלך, עדיף לשמור על התכתבות בכתב רשמית יותר. לדוגמא, אתה יכול לקרוא לה "סו" כשאתה נפגש באולם, אך למטרת התזכיר שלך, פנה אליה כ"גב 'וולס "או" ד"ר וולס ".
- זכור זאת כאשר אתה ממלא את המידע לכל מי שנמצא ברשימת הנמענים: כלול שמות מלאים וכותרות עסקיות.
- 5חקר את הכותרות הנכונות של אנשים שאתה כותב אליהם במזכר חיצוני. אם אתה שולח תזכיר למישהו מחוץ למשרד שלך, חשוב גם לקבוע את צורת הכתובת הנכונה. קח את הזמן לחקור את הפרופיל שלהם; המידע שלהם מתואר כנראה באתר החברה שלהם.
- לדוגמא, האם יש להם דוקטורט? אם כן, בדרך כלל מומלץ להתייחס אליהם כאל ד"ר פלוני.
- מה הכותרת שלהם? למשל, האם הם סגן נשיא או דיקן? אם כן, הקפד להפנות אותם ככאלה במזכרך.
- 6חבר את שורת הנושא בקפידה. אתה רוצה להיות בטוח ששורת הנושא שלך אמנם קצרה, אך ברורה ולא כללית מדי.
- לדוגמה, "עסק חדש" הוא די מעורפל, ואם מישהו מחפש את התיקים שלו כמה שבועות או ימים בהמשך הדרך, יתכן שהוא יתקשה לאתר את התזכיר שלך.
- משהו טוב יותר יהיה "דוח התקדמות בנושא חקירה להרחבת בסיס הלקוחות ".
כיצד אוכל לכתוב תזכיר כדי להקל על תשלומי החניכים? - 7שקול לדלג על ההצדעה. זה תלוי בך אם ברצונך להקדים את המסר שלך בהצדעה כמו "גב 'וינטרס היקרה" או "עמיתים יקרים". זכור כי ברכות אלה אינן צפויות בתזכיר עסקי.
- זה אמור להיות אמצעי מהיר ויעיל להעברת מידע חשוב, וזה צריך להיות ברור לקהל שלך מי מקבל את התזכיר וממי זה.
- 8הרכיב את החלק הראשון, המבוא של התזכיר. ציין בבירור את מטרתך לכתיבת ושליחת התזכיר.
- לדוגמא, "אני כותב כי...". ההקדמה אמורה לספק סקירה קצרה על מה שהמקבלים יכולים לצפות במזכר.
- 9שמור על קטע ההיכרות בקצרה. אין צורך לספק את כל הפרטים ו / או הראיות בחלק הראשון של התזכיר שלך.
- שמור על הצד הקצר יותר - כמה משפטים או פסקה קצרה יספיקו.
- 10החלט על ארגון גוף תזכירך. לאחר ההקדמה, תזכיר עסקי מכיל בדרך כלל שתיים עד ארבע פסקאות נוספות לפני סיום. התוכן והארגון ישתנו בהתאם לנושא שלך.
- לדוגמא, תוכל לבחור לסדר את המידע בגוף לפי סדר חשיבות, או אם אתה מסביר על תהליך, תחלק את חלקי הגוף של התזכיר שלך כך שיתאימו לשלבי התהליך השונים.
- 11החלט אם ברצונך לכלול כותרות משנה וכותרות. התזכיר העסקי שלך צריך לכלול סעיפים ברורים. מקובל כי תזכירים עסקיים מחולקים למקטעים ברורים כך שהנמענים יוכלו לקרוא ולעכל את המידע בקלות. תוכל לעזור להם להבין את הנקודות החשובות של התזכיר שלך על ידי תיוג של סעיפי המשנה.
- 12כתוב כותרות כותרת ספציפיות. ודא שהמיקוד של כל תת-משנה ברור לקהל שלך.
- לדוגמה, אתה יכול לכלול את כל סעיפי המשנה הבאים כשכותבים על המהלך הממשמש ובא של המשרד: "מיקום חדש למשרד הראשי שלנו", "הנחיות חשובות לאריזת המשרד" ו"ציר הזמן להשלמת העברת המשרד. "
- 13כלול משפטים בנושא בכל אחת מפסקאות התזכיר שלך. המשפט הראשון של כל סעיף קטן או פיסקה צריך לומר לקהל מה תהיה עיקרו של אותו סעיף.
- הפסקאות או החלקים הבודדים של התזכיר שלך צריכים להיות ממוקדים ברעיון אחד בלבד.
- 14שקול להשתמש בנקודות קליע. יתכן שתועיל להשתמש בנקודות תבליט או ליצור רשימות אם ברצונך להדגיש נקודות חשובות. זה יכול לעזור לקוראים שלך לאפס את נקודות המפתח ולעזור להם להיות מסוגלים לקרוא את התזכיר בצורה מהירה ויעילה יותר.
- 15שמור על זה תמציתי. בדרך כלל, תזכיר עסקי לא צריך להיות ארוך מדף עד שניים.
- מגבלת עמוד סטנדרטית זו מיועדת למסמך בעל רווחים בודדים עם רווחים בין החלקים.
כיצד אוכל להתחיל את סיכום ההנהלה בעת כתיבת תזכיר עסקי? - 16החליטו אם אתם זקוקים לפסקת סיכום. באופן כללי, לא תצטרך לסכם את מה שכתבת זה עתה במזכרך, במיוחד אם הצלחת לשמור אותו מתחת לדף.
- עם זאת, אם המידע שתיארת היה מסובך, או אם שלחת תזכיר ארוך מהרגיל, ייתכן שיעזור לך לסכם בקצרה את נקודות המפתח.
- 17כלול קטע או פסקת סגירה. גם אם אתה שופט כי אין צורך לסכם את התזכיר, אתה עדיין צריך לסיים אותו בפתק מסכם. חשוב על הדברים הבאים:
- מה ההסרה מהתזכיר? האם אתה צריך שהנמענים יעשו משהו? האם עליהם להגיב עד יום מסוים? אם כן, ציין זאת בבירור.
- אם לא נדרשת פעולה נוספת, כלול תחושת סגירה פשוטה כגון "אני שמח לדון בהמשך" או "הודע לי אם יש לך שאלות או חששות".
- 18חתמו אם תרצו. בדרך כלל אין צורך להוסיף את שמך המלא או את חתימתך בסוף התזכיר שלך. זכור, עם זאת, שהכי בטוח לעקוב אחר הדוגמה של אחרים בתחום שלך.
- אם הם חותמים רשמית (למשל, "בברכה, גב 'סמית'), עקוב אחר כך.
- גם אם תדלג על החתימה, כדאי לך לכלול את ראשי התיבות בסוף המסמך.
- 19רשום הערה לגבי כל הקבצים המצורפים. אם כללת קבצים מצורפים במזכרך, כגון טבלאות, גרפים או דוחות, הקפד לרשום זאת בסוף התזכיר. לדוגמא, "מצורף: טבלה 1".
- עליכם להתייחס גם לקבצים המצורפים בגוף התזכיר.
- לדוגמה, אם אתה כותב כדי להודיע לעובדים שלך על מעבר משרדי הקרוב, אתה יכול לכתוב משהו כזה: "אנו מתכוונים לסיים את תהליך המעבר עד סוף הרבעון. ראה טבלה 1 המצורפת לקבלת לוח זמנים מפורט יותר. "
- 20עיין בתזכיר בזהירות. לפני שליחת התזכורת, הקפד לקרוא בזהירות. ודא שהמשפטים שלך נכונים מבחינה דקדוקית, שאין שגיאות כתיב או פיסוק ושהתוכן הגיוני.
- שקול להשהות את שליחתו לאחר ההגהה הראשונית שלך אם הוא אינו רגיש לזמן. אם תסקור את התזכיר שוב לאחר שעה-שעתיים, אתה עלול למצוא טעויות שהתעלמת מהן בתחילה.
- אם התזכיר מכיל מידע רגיש, בדוק את מדיניות החברה שלך כדי לראות מי יכול לבדוק את התזכיר עבורך ולתת לך אישור סופי לתוכן.
שאלות ותשובות
- מהם התחלות טובות לפתיחה ולסגירה לתזכיר?"בוקר טוב צהריים טובים." "תודה על שיתוף הפעולה בעניין חשוב זה."
- כיצד אוכל לכתוב תזכיר המודיע לבוס על שמועות שמסתובבות במקום העבודה על פרישה?הפנה את התזכיר ישירות לבוס, תאריך אותו ואמר להם שהוא נועד לעיניהם בלבד.
- האם ניתן לכתוב תזכיר עסקי?כן, אבל זה לא מומלץ. זה לא מקצועי ואנשים אולי לא מבינים את כתב היד שלך.
- כיצד אוכל לעצב תזכיר שיכלול מידע אל וממנו?בפינה השמאלית העליונה, שים את To: עם שם הנמען. שים את המידע שלך ישירות מתחתיו.
- כיצד אוכל לכתוב תזכיר למטלה בבית הספר?קבל דף נייר קטן, או פתק פוסט-איט, כתוב את המטלה ובאיזה נושא וודא שאתה יודע אם יש לך דברים אחרים לעשות.
- האם תזכיר יכול להכיל פסקה אחת?כן, זה בסדר כל עוד כל המידע הדרוש נכלל בפסקה שלך.
שאלות ללא מענה
- האם עלי להתאים אישית את התזכיר או להפוך אותו לפורמלי יותר?
- האם צריך לכתוב תזכיר כגוש טקסט או להזדעק כשהוא נכתב ביד?
- כיצד אוכל להתחיל את סיכום ההנהלה בעת כתיבת תזכיר עסקי?
- כיצד אוכל לכתוב תזכיר כדי להקל על תשלומי החניכים?
תגובות (20)
- בדק היטב את הצעדים להכנת תזכיר.
- מאמר זה מועיל מאוד לכתיבת תזכירים. המשך כך מדריך!
- חיפשתי מידע האם נדרשת חתימה. מצאתי את זה.
- זה עזר לי לגרום לי להיות מסוגל לעצב ולכתוב תזכיר משלי.
- זה היה מועיל משום שהוא כלל את כל המידע, במיוחד למתחילים. זה סיפק רעיון מספיק טוב לגבי אופן כתיבת תזכיר!
- קיבלתי משימה של 5 תזכירים לכתוב. אתר מועיל באמת, מספק הדרכה שלב אחר שלב.
- זה עזר לי מאוד על ידי התמונות שהוא מראה כדוגמאות.
- אני שמח להיתקל במאמר זה שמצאתי שהוא מאוד שימושי בשיעורי TSB שלי (טכנאי המזכירות והביוריק). המלצתי למאמנים שלי על מאמר זה, תודה רבה.
- זה עזר לי בבית הספר כי התכוונתי לכתוב איך לעשות את זה.
- פריסה מצוינת, תיאור ושימוש בתמונות וטקסט לתת דוגמאות.
- זה מאוד אינפורמטיבי ומדויק כיצד צריך לעשות תזכיר.
- באוניברסיטה אנו לומדים כעת לכתוב תזכירים. מכיוון שלא נכחתי בכיתה בה הסביר הפרופסור, חיפשתי הסבר באינטרנט. זה מועיל במיוחד מכיוון שהוא מסביר כל צעד בדרך ומספק מה לעשות ואסור.
- מאמר זה עזר לי מאוד בהבנת תזכירים.
- די קל ללמוד, עזרה נהדרת.
- מעניין מאוד, ועוזר לי באמת במשימותיי.
- אינפורמטיבי וחינוכי.
- למדתי מכך את הבסיס של התזכיר.
- זהו משאב נהדר עבורי מכיוון שאני מנהל משאבי אנוש וסוג דברים זה נעשה תמיד על ידי.
- אני יודע לכתוב תזכיר. מה גם שיש לי כמה תבניות. זה טוב!
- זה הראה לי סוגי תזכירים ואיך אני כותב תזכיר.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
