כיצד להכין דוח כספי?
דוח פיננסי, או דוח כספי, מורכב ממאזן, דוח רווח והפסד, דוח רווחים שמורים ודוח על תזרים מזומנים.
דו"ח כספי, או בדוחות כספיים, כולל מאזן, הצהרת הכנסה, הצהרה של עודפים, וכן דוח תזרים מזומנים. ארבעת המסמכים הללו מביאים יחד את ביצועי החברה לבעלי המניות או למי שמחוץ לחברה. ייתכן שחברות פרטיות יצטרכו להפיץ דוחות כספיים רבעוניים או שנתיים לבנקים או למלווים. תאגידים הנסחרים בציבור בארה"ב נדרשים להגיש דוחות כספיים מבוקרים לרשות ניירות ערך (SEC). אם אתה בעל עסק קטן, תוכל לבחור להכין דוחות כספיים משלך. עם זאת, אם העסק שלך גדול או מורכב, סביר להניח שיהיה לך טוב יותר להעסיק רואה חשבון.
חלק 1 מתוך 4: השלמת דוח רווח והפסד
- 1ציין את הכנסותיך לתקופה המכוסה בדוח שלך. תייג את דוח הרווח והפסד בראשך ורשום את שם הארגון שלך ואת התקופה בה הדוח מכסה. ואז הזן את סכום ההכנסה הכולל שהארגון עשה במהלך התקופה.
- אם הארגון שלך מוכר גם מוצרים וגם שירותים, ייתכן שתרצה לכלול את ההכנסה עבור כל אחד מהם בנפרד.
- וודא שאתה רושם את ההכנסות ברוטו שהארגון הרוויח. תקזז הוצאות למציאת ההכנסה נטו של הארגון בהמשך.
- 2קבע את עלות הסחורה או השירותים שמכרת. סה"כ העלויות הכרוכות בסחורות או בשירותים שמכרת, כולל עבודה, חומרים וכל הוצאות תקורה לייצור הסחורה. בעסק קמעונאי, עלות הסחורה שלך תהיה בדרך כלל רק העלות לרכישת הפריטים עבור המלאי שלך.
- בתחום השירות העלויות יכללו עבודה ואספקה המשמשים למתן השירות שאתה מציע.
- 3חישב את הרווח הגולמי שלך. הרווח הגולמי שלך לתקופה המכוסה בדוח רווח והפסד הוא ההכנסה ברוטו פחות העלות הישירה של הסחורה או השירותים שמכרת. לאחר שביצעת חישוב זה, רשום את הסכום בשורה שמתחת לעלות ותייג אותו כ"רווח גולמי ".
- לדוגמה, אם היו לך הכנסות של 14900 € לתקופה ועלויות 3730 €, הרווח הגולמי שלך היה 11200 €
- בעיצוב דוח רווח והפסד, ייתכן שתרצה להפוך את תווית הרווח הגולמי ואת הסכום למודגשים כך שהוא יבלוט מהמידע האחר. אם אתה יוצר מסמך בצבע מלא, רשום את הרווח הגולמי בירוק אם הוא מספר חיובי. השתמש באדום למספר או הפסד שלילי.
- לעגל את המספרים למספר השלם הקרוב ביותר, במקום להשתמש בעשרונים או בשברים של יחידה.
- 4ספק רשימת הוצאות מפורטת במהלך אותה תקופה. הוצאות תפעול נפוצות כוללות שכר עובדים, תשלום שכר דירה או משכנתא, ציוד משרדי, הוצאות הובלה ושיווק. אם יש לך מספר לא מבוטל של הוצאות נפרדות, ארגן אותן בקטגוריות כדי לשמור על דוח הרווח וההכנסה שלך פשוט.
- פחת של רכוש קבוע, כגון ציוד, נכלל גם בהוצאות הארגון שלך לתקופה. במחלקות המס יש בדרך כלל טבלאות פחת שיעזרו לכם להבין את סכום הפחת לתקופה המכוסה בדוח רווח והפסד. תוכנת הנהלת חשבונות כוללת גם כלים שיעזרו לך לחשב פחת.
- 5הפחת את ההוצאות שלך מהרווח הגולמי שלך. סכם את כל ההוצאות שרשמת והזן את הסכום הזה ברשימת ההוצאות, ותייג אותו כ"הוצאות הכוללות ". ייתכן שתרצה להפוך את הטקסט הזה למודגש כך שהוא יבלוט ברשימת ההוצאות. אם אתה מבצע דוח הכנסה בצבע מלא, שנה את הצבע לאדום. לאחר מכן, הפחית סכום זה מהרווח הגולמי שלך.
- התוצאה של משוואה זו היא הרווח הנקי שלך לתקופה המכוסה בדוח רווח והפסד. תייג אותו והפוך את הטקסט למודגש כך שהוא יבלוט מכל השאר. אם אתה מבצע דוח הכנסה בצבע מלא, שנה את צבע הסכום לירוק אם הוא מספר חיובי או אדום אם זה מספר שלילי.
לדוגמא, נניח שלחברה שלך הייתה הכנסה נטו של 14900 אירו לתקופה המכוסה בדוח הכספי שלך.
חלק 2 מתוך 4: ניסוח הצהרת רווחים שמורים
- 1קבע את יתרת הרווחים השמורה הנוכחית. הרווחים השמורים של הארגון הם סכום הכסף שהרוויחה החברה שלא חילקה לשותפי הון או לבעלי המניות. סכום זה מצטבר מיום תחילת הארגון. בדוח הדוחות שלך על רווחים שמורים, יתרת הרווחים השמורה הנוכחית עוברת לשורה הראשונה של הדוח.
- כדי למצוא סכום זה, עיין בדוח הכספי הקודם של הארגון. אם זו הדוח הכספי הראשון של הארגון שלך, סכום הרווחים שנשמרו ככל הנראה יהיה 0.
- אם הארגון שלך מחלק את כל ההכנסות לבעלי המניות או לשותפי ההון שלו, יתרת הרווח השמורה תהיה 0. אם לארגון יש גירעון או שהוא "במינוס" יתרה זו עשויה להיות מספר שלילי.
- 2רשום את ההכנסה נטו מדוח רווח והפסד. מתחת ליתרת הרווחים השמורה הנוכחית בדוח שלך, ספק את הרווח הנקי שחישבת בדוח רווח והפסד עבור אותה תקופה. סכום זה עשוי להיות מספר שלילי אם הארגון שלך לא הניב רווח נקי.
- בדוח צבע מלא של רווחים שמורים, בדרך כלל תשנה את צבע הגופן כך שהסכומים החיוביים יהיו ירוקים והסכומים השליליים יהיו אדומים. אם אינך כותב הצהרה בצבע מלא, הציב סוגריים סביב הסכום כדי להראות שהיא שלילית.
- 3הפחת כל הכנסה שחולקה לבעלי המניות או לשותפים בהון. אם חלק מההכנסות נטו חולק לבעלי המניות או לשותפים בהון, זה לא נחשב כהכנסה שמורה. מצד שני, אם לא חולקה הכנסה, כל סכום הרווח הנקי יתווסף לרווחים שנשמרו.
- כלול שורה בדוח שלך המספקת את סכום ההכנסה שחולקה לבעלי המניות או לשותפים בהון. שים את הסכום בסוגריים או שנה את צבע הגופן לאדום כדי לציין שסכום זה מופחת מהרווח הנקי.
- לדוגמא, נניח שלחברה שלך הייתה הכנסה נטו של 14900 אירו לתקופה המכוסה בדוח הכספי שלך. מתוך סכום זה, 7460 אירו חולק לשותפי ההון של החברה שלך. המשמעות היא שהחברה שלך שמרה על רווחים של 7460 אירו
- 4חשב את הסכום המעודכן של הרווחים שנשמרו. לאחר הפחתת סכום ההכנסה שחילקתם לבעלי המניות או לשותפים בהון, הוסיפו את יתרת הרווח הנקי לתקופה לסך יתרת הרווחים שנשמרו. דווח על סכום זה בשורה הסופית של דוח הרווחים השמורים שלך.
- לדוגמה, אם לחברה שלך היו רווחים שמורים של 224000 אירו ושמרת על 7460 אירו מהרווח הנקי שהרווחת במהלך התקופה המכוסה בדוח הכספי שלך, לחברה שלך יהיה כעת 231000 אירו ברווחים שמורים.
דוח כספי מספק תמונה של המצב הכלכלי של הארגון וביצועיו בתקופה נתונה.
חלק 3 מתוך 4: יצירת מאזן
- 1עצב את הדף לשתי עמודות. מרבית המאזנים מספקים תמונת מצב של נכסי הארגון בצד אחד של הדף וההתחייבויות וההון העצמי שלו בצד השני. אמנם אתה יכול גם לשים את הנכסים בראשם ואת ההתחייבויות וההון בתחתית, אך לאחר שהם מקבלים זה את זה קל יותר לראות את היתרה.
- השימוש בשתי עמודות מעניק לך גם מקום רב לפרט בכל קטגוריה, כך שלא תצטרך להשתמש ביותר מדף אחד.
- בחלק העליון של הדף, בשתי העמודות, תייג את הגיליון כ"מאזן "עם שם הארגון שלך והתאריכים לתקופה בה המאזן מכסה.
- תוכנית העיבוד התמלילי או הגיליונות האלקטרוניים עשויה להכיל תבנית מאזן שתקל על העיצוב.
- 2רשום נכסים בעמודה השמאלית. כל מה שארגון שלך הוא נכס. נכסים מסווגים בדרך כלל לנכסים שוטפים, רכוש קבוע והשקעות. במאזן עשויה להיות גם קטגוריה שונות עבור "נכסים אחרים" או נכסים בלתי מוחשיים, כגון זכויות קניין רוחני.
- הנכסים השוטפים כוללים דברים כגון מזומנים, חשבונות חייבים, מלאי ואספקה. לעומת זאת, רכוש קבוע הם דברים כמו נדל"ן, ציוד וכל דבר אחר שניתן להשתמש בו יותר משנה.
- עבור נכסים שוטפים, בדרך כלל קל לקבוע את הערך. עבור רכוש קבוע, ייתכן שתצטרך לבדוק את החזר המס האחרון של הארגון כדי למצוא ערך. שווי הרכוש הקבוע יורד בכל שנה עם פחת.
- 3הצב התחייבויות והון עצמי בעמודה הימנית. בדומה לנכסים, ההתחייבויות מחולקות להתחייבויות שוטפות והתחייבויות קבועות. ההון העצמי שיש לבעלים בארגון נכנס גם הוא לטור זה.
- ההתחייבויות השוטפות כוללות דברים כמו חשבונות לתשלום, הלוואות לזמן קצר או חשבונות אשראי עסקי. התחייבויות קבועות הן התחייבויות שלא ניתן לפתור בשנה, כגון משכנתאות, הלוואות ארוכות טווח או תוכניות פנסיה לעובדים.
- כדי לחשב את ההון העצמי יהיה עליכם לדעת כמה הם תרמו בהון, כולל הסכום הכולל של כל המניות בחברה, כמו גם את כמות הרווחים שנשארה על ידי החברה. תוכל לקבל מידע זה מדוח רווח והפסד ומדוח רווחים שמורים.
- 4סך הנכסים וההתחייבויות לאיזון הספרים. לאחר השלמת המאזנים, הערך הכולל של נכסי הארגון צריך להיות זהה לערך הכולל של התחייבויות הארגון. אם השניים אינם מאזנים, חזור וחפש את הערכים שהזנת כדי למצוא את הטעות.
- בפרט, בדוק את הערכים בהם השתמשת עבור ההון העצמי. ההון העצמי של הבעלים צריך להיות שווה תמיד לערך הכולל של נכסי הארגון פחות הערך הכולל של התחייבויות הארגון. אם הסיכומים שלך לא מתאזנים, ייתכן שיהיה עליך להתאים את ההון העצמי עד שייעשה זאת, בתנאי שכל הערכים האחרים שלך נכונים.
חלק 4 מתוך 4: כתיבת דוח על תזרים מזומנים
- 1קבע את יתרת המזומנים של הארגון בסוף התקופה הקודמת. יתרת המזומנים איתה התחלת בתחילת התקופה המכוסה בדוח הכספי שלך היא נקודת המוצא לדוח תזרימי המזומנים שלך. הזן סכום זה בשורה הראשונה בהצהרתך.
- בדרך כלל תוכל לקבל מספר זה מהדו"ח הכספי הקודם של הארגון. אם זהו הדוח הכספי הראשון עבור הארגון, יהיה עליכם לחשב את המזומנים ההתחלתיים על ידי סכום המזומנים של הארגון בהישג יד.
- "מזומן" כולל לא רק מטבע, אלא גם כל מה שניתן להמיר למזומן בפחות משנה (המכונה "שווי מזומנים"). שווי מזומנים כוללים את שווי חשבונות החיסכון, קרנות שוק הכסף או חשבונות דומים שבבעלות הארגון.
- 2רשום את ההכנסה נטו מדוח רווח והפסד. חזור לדוח רווח והפסד ומצא את סכום הרווח הנקי שהארגון שלך עשה בתקופה המכוסה בדוח הכספי שלך. רשום סכום זה מתחת ליתרת המזומנים ההתחלתית שלך.
- לצורך דוח תזרים המזומנים שלך, לא משנה כמה מהרווח הנקי, אם בכלל, חולק לבעלי המניות או לשותפים בהון.
- 3קיבץ את תזרימי המזומנים שלך לשלוש קטגוריות. ככלל, כל תזרימי המזומנים המדווחים בהצהרתך מתחלקים לשלוש קטגוריות רחבות: פעילויות תפעוליות, פעילויות השקעה ופעילויות מימון. משם תוכל לרשום תזרימי מזומנים ספציפיים ישירות בכל אחת מאותן קטגוריות. עם זאת, רוב הארגונים עוקבים אחר שינויים בעקיפין יותר, על ידי התאמת הרווח הנקי על סמך שינויים בחשבונות המיוצגים על ידי כל אחת מהקטגוריות.
- הפעילות התפעולית כוללת פחת של נכסים, חשבונות חייבים וחשבונות חייבים
- פעילויות ההשקעה כוללות קנייה ומכירה של ציוד הוני, פיתוח עסקי או אתרים וקניית ניירות ערך סחירים
- פעילויות המימון כוללות הנפקה ופדיון חוב, הנפקה ופרישה של מניות ותשלום דיבידנדים על מניות או חלוקת הכנסות לשותפים בהון.
- 4התאם את הרווח הנקי למציאת המזומנים הניתנים מפעילות תפעולית. אם לארגון יש נכסים, כמו ציוד, שישמשו יותר משנה, הפחת בנכסים אלה מתווסף חזרה ליתרת המזומנים. הפחת את יתרת חשבונותיך מיתרת המזומנים שלך, ולאחר מכן הוסף את יתרת חשבונותיך. התוצאה היא המזומנים נטו המסופקים לארגון שלך על ידי פעילויות תפעוליות.
- בחשבונות חייבים וחשבונות חייבים, הוסף כל סכום שהתרחש במהלך התקופה המכוסה בדוח הכספי שלך, ללא קשר אם הכסף החליף ידיים או לא.
- יתכן ויש לך חשבונות אחרים, כגון מיסים או שכר עבודה, שגם עליהם תצטרך להתאים את ההכנסה. מיסים או שכר שחייבים אך טרם שולמו יתווספו ליתרת המזומנים שלך בדיוק כמו היתרה בתשלום.
- 5חזור על אותו תהליך עבור פעילויות השקעה ומימון. קניות מנוכות מיתרת המזומנים שלך, ואילו מכירות כלשהן יתווספו ליתרת המזומנים שלך. רשום פריטים אלה בנפרד, ואז סה"כ כדי להגיע למזומן הנקי שלך הניתן על ידי פעילויות השקעה ולמזומן הנקי שלך הניתן על ידי פעילויות מימון.
- ציין הפסד או גירעון לתקופה המכוסה בדוח הכספי שלך על ידי הצבת הסכום בסוגריים או שינוי צבע הגופן לאדום (לדוחות בצבע מלא).
- אם המזומנים נטו שלך הם הפסד או גירעון, הקלד "המשמש" במקום "המסופק על ידי." לדוגמה, אם המזומנים הנקיים שלך ממימון פעילויות הם הפסד של 1790 €, היית מתייג סכום זה כ"מזומנים נטו המשמשים לפעילות מימון. "
- 6חשב את המזומנים בסוף התקופה. קח את מספרי המזומנים נטו עבור כל אחת משלוש הקטגוריות והוסף אותם או הפחת אותם מיתרת המזומנים שהייתה לארגון בתחילת הקדנציה המכוסה בדוח. התוצאה של חישוב זה היא יתרת המזומנים החדשה של הארגון שלך.
- השווה את דוח תזרימי המזומנים לדוח רווח והפסד. אם יש הבדל משמעותי בין הרווחים המדווחים לבין תזרים המזומנים נטו שנוצר, כדאי לך להבין מדוע. לדוגמא, אם הארגון שלך חדש יחסית ודורש השקעות הון גדולות, השקעות אלה לא יופיעו בדוח רווח והפסד בבת אחת.
חזור לדוח רווח והפסד ומצא את סכום הרווח הנקי שהארגון שלך עשה בתקופה המכוסה בדוח הכספי שלך.
- רוב תוכנות הנהלת החשבונות ייצרו עבורך באופן אוטומטי דוחות אלה על סמך הנתונים שתזין.
- סדר המסמכים שתכין ישתנה בעת הידור הדוח הסופי שלך, בהתאם למדיניות החברה שלך ולאן אתה צריך להגיש את הדוח. לדוגמא, אם היית מגיש את הדו"ח שלך לרשות ניירות ערך בארה"ב (SEC), היית שם את מאזן הראשון, אחר כך את דוחות הרווח, ואז את דוחות התזרים.
- רואי חשבון לא בהכרח מאמתים את הדיוק או השלמות של המידע שנמסר. אם אתה בעל עסק קטן, בדוק היטב את הנתונים שלך כדי לוודא שנתוניך נכונים לפני שתמסור אותם לרואה חשבון או הכין דוחות כספיים משלך.
קרא גם: כיצד מחשבים ירידת ערך של נכסים?
שאלות ותשובות
- כיצד אוכל לחשב הפרשה לפיטורים בדוח המצב הכספי?פיצויי פיטורים יטופלו באופן דומה להתחייבויות בתכנית הפנסיה. זה נחשב לחבות של הארגון מכיוון שמדובר בכסף שעשוי להיות חייב לעובדים שלך שעדיין לא הגיע לפירעון. בדוח תזרימי המזומנים שלך, סכום זה יופחת מיתרת המזומנים נטו של הארגון שלך.
- כיצד אוכל לבדוק דוח כספי?דוח כספי מספק תמונה של המצב הכלכלי של הארגון וביצועיו בתקופה נתונה. זהה את התקופה בה ההצהרה מכסה ואז התחל במאזן. מסמך זה מראה כיצד הארגון מנהל את נכסיו והתחייבויותיו. ואז הסתכל בדוח רווח והפסד. זה אומר לך כמה רווח הארגון הרוויח במהלך התקופה. דוח הרווחים השמורים מאפשר לך לדעת כמה מאותו הרווח הנקי חולק לבעלי המניות או לשותפים בהון וכמה הארגון שמר. לבסוף, הצהרת תזרים המזומנים מספרת כמה מזומנים יש לארגון לניהול עסקיו.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
