איך כותבים מסמך של תהליכים עסקיים?
לכתיבת מסמך של תהליכים עסקיים התחל במבוא שמסביר מדוע התהליך חשוב לתפעול הכללי של החברה. לאחר מכן, תן סקירה כללית של התהליך, כולל האופן שבו הוא מתחיל ומה קובע מתי התהליך הסתיים. לאחר מכן, התארו ופירטו כל שלב בתהליך בסדר הנכון, וקבעו את מי שאחראי לביצוע כל משימה. לאחר שסיימתם טיוטה של המסמך, בדקו את השלבים שיעזרו לכם לעשב אי דיוקים או למלא חלקים חסרים. לקבלת טיפים נוספים ממחברנו העסקי, כמו כיצד לבחור פורמט למסמך שלך, המשך לקרוא!
לכתיבת מסמך תהליכים עסקיים התחילו במבוא שמסביר מדוע התהליך חשוב לתפעול הכללי של החברה.
מסמך תהליכים עסקיים (BPD) משמש כמדריך תקשורת מוסכם שכל העובדים, המנהלים, עובדי שירות הלקוחות, ואפילו גורמים חיצוניים יכולים להתייחס לראות כיצד צריך לבצע תהליך בתוך העסק. זה יכול לשמש גם בסיס הבסיס למסמכי הכשרה להכנת עובדים חדשים לתהליך זה. בין אם אתה כותב עבור הארגון שלך, או הכנת עסק מסמך תהליך בתור סופר מקצועי, התהליך מועיל ולעתים קרובות קריטי להצלחה.
חלק 1 מתוך 3: הגדרת התהליך
- 1אספו צוות בעל ידע. בתחילת הדרך ולאורך כל תהליך יצירת המסמכים, יהיה עליכם לעבוד עם צוות רלוונטי לתהליך שאתם מתווים. דאגו לערב את האנשים שמבצעים את התהליך ואת הממונים עליהם המיידית, כמו גם כל הנהלה בדרג העליון שצריכה לאשר שינויים בתהליך תוך כדי. נסה להשתמש בפגישות או בקבוצות מיקוד בלתי פורמליות עם אנשים אלה בהתחלה כשמדגמנים את התהליך. זה יבטיח שלא תפספס שום צעד או חלקי חשיבות מהתהליך.
- אפשרות נוספת היא להביא מומחים לנושא מחוץ לארגון העסקי שיוכלו לספק תשומות בקיאות וייחודיות.
- 2מתאר את התהליך הספציפי. חשוב להימנע מלכתוב את ה- BPD לכל הארגון בזריקה אחת. מדובר על חלוקת תהליכים קטנים יותר, כך שניתן יהיה לחבר אותם ליצירת המסמך הגדול יותר. צמצם את המיקוד שלך מתהליכים גדולים ועסקיים לפעילות פרטנית המטופלת על ידי צוות קטן. לאחר מכן, קיצצו את הפעילות לתהליכים או למשימות הניתנות להגדרה, והתמקדו רק באחת מהן.
- עבור מטלות רבות תכתוב מספר מסמכי תהליך בודדים. צריך להיות אחד לכל אחד מהתהליכים בפעולה מורכבת, אך בתהליכים הניתנים לחזרה ניתן להכפיל חומר ממסמך יחיד.
- ככלל, עדיף להפוך כל מסמך לכסות תהליך קטן ככל האפשר. זה הופך את התהליך ואת רשימת האנשים שחייבים להבין אותו ברורים ככל שניתן.
- 3התמקדו בהיקף התהליך. התהליך שלך מתואר על ידי ההשפעה שיש לו על העסק בכללותו. לכן, כדי להתחיל, יהיה עליך להגדיר בבירור את התוצאה הרצויה של התהליך. משם, זהה את נקודות ההתחלה והסיום של התהליך. מה בדיוק קורה בכדי להתחיל את התהליך ומה קובע מתי התהליך הסתיים? מכאן תוכלו להתחיל לחרוט את שלבי הביניים, את סדרם ומי מבצע כל אחד מהם.
- הקפידו לתאר את ההשפעה, החיובית והשלילית, שיש לתהליך על הארגון.
- היקף אופייני: תהליך זה נוגע לרישום רשומות טיסה. רשומות שאינן קשורות, כגון פרטי תחזוקת תעופה או בדיקת בקרת איכות, אינן רלוונטיות במסגרת תהליך זה.
- 4תן שם לתהליך העסקי בתיאור. שם התהליך העסקי המצטמצם צריך להיות ברור מספיק בכדי שהוא מכיל בדיוק את הנעשה. זה לא אמור להיות מילולי. אם מוסכמות שמות אינן ברורות, יכול להיות בלבול בין BPD אחד למשנהו שכולל תהליך גדול יותר.
- תהליך עסקי בעל שם גרוע יהיה הגשה.
- תהליך עסקי בעל שם טוב יהיה שמירת רשומות טיסה
- 5החלט על פורמט כולל. מסמך התהליך שלך יצטרך לבצע פורמט ספציפי, כך שניתן יהיה לשכפל את אותו פורמט במסמכי תהליך אחרים. ישנם פורמטים רבים המשמשים לתהליכים עסקיים, וכולם מתארים את התהליכים שלהם בצורה שונה מעט. זה שאתה משתמש בו תלוי במה שהכי הגיוני בתהליך שלך.
- לדוגמא, אחת הצורות המוגדרות והנפוצות ביותר של דוגמנות תהליכים עסקיים מכונה פשוט סימון דוגמנות תהליכים עסקיים (BPMN).
- מערכות אלו משתמשות ב"אובייקטים זורמים "מעוצבות כדי לציין סוגים ספציפיים של משימות ו"אובייקטים מחברים" כדי להראות את היחסים ביניהם. בנוסף, "מסלולי שחייה" משמשים להצגת מחיצות בתהליך, כמו מחלקות שונות האחראיות על חלקים בתהליך.
- סימון זה משמש לעתים קרובות ולכן מתאים לשיתוף פעולה ותקינה ברחבי הארגון.
- עם זאת, תהליך שונה דורש טכניקות דוגמנות שונות. לדוגמא, דיאגרמות UML (Unified Modeling Language) יעילות יותר למידול תהליכי לוגיקה מורכבים ומתאימות יותר למידול מערכות תוכנה מאשר BPMN.
בתחילת הדרך ולאורך כל תהליך יצירת המסמכים, יהיה עליכם לעבוד עם צוות רלוונטי לתהליך שאתם מתווים.
חלק 2 מתוך 3: בירור שלבי התהליך
- 1שרטט הערות על מרכיבי המפתח של התהליך המתועד. סיעור מוחות על כל השלבים הפוטנציאליים בתהליך, תוך מתן תשומת לב מיוחדת, לשם הבהירות, לתיאורי המשימות. ודא שתיאור התהליך כולל כיצד ייראה התהליך לאחר השלמתו בהצלחה. למשל, ההערות הראשוניות לניהול רשומות הטיסה יכולות להיות הבאות:
- הדפסת הטופס XYZ
- קבע צוות אחראי למילוי חלקים ספציפיים בטופס XYZ
- צור שרשרת משמורת לטופס XYZ
- קבע שיטה לשילוב של טופס XYZ במערכת התיוק
- 2צור טיוטת עבודה של התהליך. עבוד עם הקבוצה שלך כדי ליצור טיוטה ראשונה של דיאגרמת התהליך, הכוללת כל שלב, סדר הצעדים והקשרים ביניהם. ודא שניתן לראות את הטיוטה שלך ולערוך אותם בקלות. בדרך זו ניתן לקבל משוב מכל המעורבים בתהליך, כדי להבטיח שאין צעדים שהוחמצו. כדי להשיג זאת, אתה יכול להשתמש בפתקים דביקים, בלוח לבן או בתוכנה משותפת כמו Google Docs.
- ללא קשר לפורמט שהחלטת עליו, עשוי להיות מועיל להשתמש בשלב זה בסמלים של תרשימי זרימה אופייניים (למשל ריבועים הם מדרגות, יהלומים הם שאלות, אליפסות הן נקודות התחלה / סיום).
- 3מתאר את הכלים הטכניים לתהליך. פריטים אלה יכולים לכלול מחשבים, תוכנה, טכנולוגיה, רכבים ואפילו ציוד פשוט כמו מטאטא ואשפה. אם מתאים, אתה יכול לכלול גם שם ציוד שנמצא, איך להשיג את זה, העלות הפוטנציאלית הקשורות לפרויקט, והיכן לחזור / חנות בסיום התהליך מוגמר.
- דוגמה: עם סיום הטיסה, הטייסים ישתמשו במערכת מחשוב רשומות טיסה על גבי טבליות מטוס להדפסת טופס XYZ.
- 4בנה מטריצת החלטה. מטריצת החלטות צריכה להיות דרך פשוטה לקבוע אילו החלטות ניתן לקבל, ואילו אנשים הם חלק מתהליך קבלת ההחלטות. השלב האחרון בכמה מטריצות החלטה הוא אישור ברמת ההנהלה או אישור להחלטה המתקבלת ברמות נמוכות יותר.
- למשל, מטריצת ההחלטות לתחזוקה עשויה לכלול מנהיגי קו, מנהיגי משמרות, רמות מנהל מרובות, אפילו עד מנהל המפעל.
בין אם אתה כותב עבור הארגון שלך, או מכין מסמך של תהליכים עסקיים ככותב מקצועי, התהליך מועיל ולעיתים קריטי להצלחה.
חלק 3 מתוך 3: כתיבת מסמך התהליך העסקי
- 1כתוב הקדמה. מבוא פשוט למסמך יכול להסביר מידע רקע מדוע התהליך חשוב לתפעול הכללי של החברה. ניתן לזהות את קהל היעד, כמו גם את היקף העבודה הכולל. זה יכול לכלול גם הצהרה על מה שקורה אם תהליך זה לא הושלם, או הושלם בצורה גרועה.
- אם יש טרמינולוגיה רלוונטית בתעשייה הרלוונטית לתהליך, יכול להיות סעיף המכסה קיצורים וטרמינולוגיה.
- ההקדמה יכולה להיות שיטה פשוטה להעברת הרעיון הכללי לעובדים חדשים שאולי לא יוכלו לעקוב אחר כל ה- BPD.
- הקדמה לדוגמא יכולה להתחיל בדומה לבאות: מבוא זה מספק נתוני רקע רלוונטיים והצדקה לשיפור שמירת רשומות הטיסה בתוך Blackhawk Inc. ב- Blackhawk Inc, חובה לשפר את רישום הטיסה ותהליך זה יבטיח סטנדרטיזציה.
- 2מתאר את המסמך שלך בסימונים ובסמלים עקביים. השתמש בכל הערות ומתארים שיש לך, כתוב מדריך שלב אחר שלב כיצד התהליך הושלם. זה הבשר של ה- BPD. בעת בניית מודל התהליך שלך, הקפד להקפיד על כל פורמט שבחרת באופן ברור ועקבי לאורך כל המודל. בשלב זה יש ליצור את המודל באמצעות תוכנת דוגמנות תהליכים או סוג אחר של תוכנה כך שניתן יהיה ליצור מוצר סופי מלוטש.
- 3הקצה את התפקידים הקשורים לתהליכים ספציפיים. מקבלי ההחלטות הם אנשים האחראיים ישירות, אלה העוסקים בבדיקת בקרת האיכות, ואפילו אלה המספקים את האישור הסופי. במהלך תהליך זיהוי התפקיד, יתכן לחלוטין שיתגלו תפקידים שלא הוקצו. פתרון סכסוכים כאשר ישנם אנשים מרובים בעלי תפקידים מיותרים או סותרים. במידת האפשר, זיהוי משך הזמן שכל תהליך דורש. התמוטטות אפשרית יכולה להיות כדלקמן:
- הטייסים ימלאו את טופס XYZ לאחר הטיסה ויציינו את כל הסדרים (00:30).
- הטייסים ישימו את טופס XYZ בתיבת הדואר הנכנס, ויחתמו על טופס הצ'ק-אין (00:05).
- התחזוקה תחתום על טופס XYZ כאשר כל האי סדרים נבדקים ומתוקנים.
- תחזוקה תהפוך את טופס XYZ לצוות הפקידות הרשמי לטיסה לצורך הגשה נכונה (00:05).
- 4קשר כותרות תפקיד לתפקידים. זהה את האנשים אשר יהיו מעורבים בכל אחד מהתהליכים. הגדר את התפקיד האישי של כל עובד. במקום לאנשים ספציפיים בעלי שם, עדיף לזהות תארים לתפקיד זה. אי הכללת שמות ספציפיים מבטיחה שהמסמך נשאר רלוונטי כאשר עובד עובר מהחברה ומדגיש מחדש את התהליך על פני האדם.
- קישור לא תקין: מר ג'ונסון במשרד 123 יפריד ויגיש מסמכים.
- הצמדה נכונה: אנשי משרדי רשומות טיסה יפרידו ויגישו מסמכים.
- 5הוסף סעיף לניהול חריגים ומקרי חירום. צריכה להיות קו מנחה בסיסי כיצד להשלים את התהליך כאשר גורמים בלתי צפויים נכנסים למשחק. בסעיף זה יש להסביר גם אילו אנשים רשאים לבקש שינויים, אלו שיכולים לאפשר את השינויים, ומי בסופו של דבר ישים את כל השינויים שיאושרו.
- עסקים רב לאומיים צריכים להתמקד בתהליך החריג, כולל אזהרות בנושאים שפתיים ומשפטיים ייחודיים לאזור.
- אם שינויים מאושרים בקנה מידה רחב, כלול את כל טופס ההצעה המשמש כדי לקבל שינויים.
- דוגמה: כאשר קצב טייס אינו מאפשר מילוי בזמן של טופס XYZ, טייסים משותפים יכולים למלא את הטופס.
- 6בדוק את המודל שלך. לאחר שתשלים את מסמך התהליך העסקי שלך, תצטרך לבדוק אם תארת במדויק כל אירוע אפשרי וקיבלת נכון את רצף הפעולות. כדי לבדוק זאת, בקש מהצוות שלך להשתמש במודל לביצוע הדגמה של התהליך העסקי במגוון תנאים בחיים האמיתיים. פעולה זו תעזור לך לעשב אי-דיוקים, לולאות אינסופיות או חלקים חסרים במודל שלך.
מסמך תהליכים עסקיים (BPD) משמש כמדריך תקשורת מוסכם שכל העובדים, המנהלים, עובדי שירות הלקוחות, ואפילו גורמים חיצוניים יכולים להתייחס לראות כיצד צריך לבצע תהליך בתוך העסק.
- במקרים מסוימים, במיוחד אם מחברים מדריך לעובדים, ייתכן שתרצה גם לעצב את מסמך התהליך העסקי כדי להפוך אותו לאטרקטיבי יותר וקל יותר לקריאה. מדריך עובדים טוב קורא כמו ספר לימוד, עם תרשימים ואיורים, בעוד שמסמך למבקרים פנימיים זקוק לטקסט הפשוט בלבד.
- ערוך והגהה את המסמך. כדי להבטיח מוצר סופי מקצועי וקל להבנה, עיין היטב במסמך כולו, כולל טבלאות או חלקים גרפיים. נסה לקרוא הכל בקול רם, לאחור, או שמישהו יקריא לך את המסמך כולו. ודא שהמילה והפרט הקטנים ביותר זוכים לתשומת לב רבה.
קרא גם: איך כותבים דוח סטטוס?
שאלות ותשובות
- כיצד נקבע סגנון?סגנון מסמך התהליך העסקי נקבע בדרך כלל על ידי הארגון. חלקם כללו הרבה יותר פרטים מאחרים. סוגים מסוימים מעוצבים כך שיכללו גופנים ספציפיים, גבולות ופרטים רלוונטיים אחרים.
תגובות (10)
- תודה על ההסבר הברור והתמציתי הזה.
- המאמר כולו כתוב היטב. הצעדים המתוארים כאן מוסברים בצורה הגיונית, קלה להבנה.
- אהבתי את השפה הפשוטה והקלה להבנה בה משתמשים כאן.
- זה עזר לי ברעיונות מה לכלול בכתיבת תהליך עסקי.
- מתווה אינפורמטיבי ובסיסי קיים לקורא.
- מאמר זה עזר לי למצוא נקודת התחלה בתהליך זה וכיצד לבצע אותו.
- מדהים לחלוטין עבור עולה כמוני.
- מידע מדהים, הדרכה, נקודתי. זה שימש אותי היטב במאמצי לייצר תהליך חדש. תודה רבה לך!
- זה עזר לי מאוד. מאוד אינפורמטיבי ולא הייתי צריך להוציא כסף למידע. תודה.
- בוחן כיצד להבטיח שאקלט את נקודות המפתח לתהליך הכתיבה.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
