כיצד לכתוב מדיניות ונהלים עבור העסק שלך?
כדי לכתוב מדיניות ונהלים עבור העסק שלך, התחל על ידי יצירת רשימה של כל המדיניות והנהלים שלדעתך ראויים למתווה והכוונה רשמיים. לאחר מכן, חלק את כל המדיניות לקטגוריות, כמו בטיחות, תזמון והטבות, וכתוב אותן באמצעות פורמט מתאר. עליך לכלול גם השלכות מתאימות להפרת כל מדיניות. כדי לכתוב את ההליכים שלך, התחל על ידי פירוק כל הליך למספר שלבים. לאחר מכן, התארו את השלבים באמצעות שפה פעילה וקלה להבנה. כדי ללמוד כיצד להרכיב מדיניות ומדריך פרוצדורלי, גלול מטה!
כדי לכתוב מדיניות ונהלים עבור העסק שלך, התחל על ידי יצירת רשימה של כל המדיניות והנהלים שלדעתך ראויים למתווה והכוונה רשמיים.
מדיניות ונהלים בכתב משלבים את ההנחיות, הכללים, המיקוד והעקרונות של ארגון. המדיניות והנהלים משולבים בדרך כלל במדריך המועמד לרשות הצוות. אופן כתיבת המדיניות והנהלים לעסק תלוי ביעדי החברה.
חלק 1 מתוך 5: מתאר את יעדי העסק שלך
- 1ערכו רשימת יעדים. כמנהל או כבעל עסק, אתה יודע הכי טוב את היעדים עבור החברה שלך. שקול דברים כמו יעדי מכירה, יעדים לעובדים ולהנהלה, והיכן תרצה לראות את העסק שלך כמה שנים בהמשך הדרך.
- נסה להפוך את המטרות שלך לא רק ספציפיות ככל האפשר, אלא גם להשגה וראויה לעבוד בהן. לדוגמא, הגדר יעדים פיננסיים הנמצאים בסבירות העסק שלך, וקבע יעדים לביצועי העובדים הניתנים להשגה באמצעות ביצוע המדיניות והנהלים שתגדיר.
- לאחר שהגדרת את היעדים, וודא שאתה מוכן להתחייב אליהם כבעל עסק או מנהל. הגדרת יעדים היא שלב ראשון חשוב בקביעת מדיניות ונהלים. כמובן, מעקב אחר חשוב לא פחות.
- 2רשמו רשימת משימות ונהלים. חשוב על ההתרחשויות היומיומיות והחובות בעסק שלך. כתוב כל משימה שתצטרך לבצע מדי יום בכדי שהדברים יתנהלו בצורה חלקה.
- שקול את הדברים הבאים: אילו משימות יצטרכו להתוות פורמלית או לקבל הנחיות? אילו נהלים יהיה צורך לבצע באופן עקבי באותה הדרך? במקום להתמקד במשימות זעירות שלא יזדקקו להדרכה רבה, התמקדו בפריטי התמונה הגדולה יותר.
- 3צור רשימה של בעיות אפשריות והפתרונות הפוטנציאליים שלהן. מדיניות קיימת בעסקים כדי לשמור על העניינים בצורה חלקה ולהחזיק עובדים ומנהלים בסטנדרטים מסוימים של ביצועים. חשוב על הבעיות שעלולות להתעורר אם אין מדיניות. זה יעזור לך להגיע למדיניות עצמה.
- בזמן שאתה חושב על נושאים פוטנציאליים, העלה רעיונות קצרים כיצד תוכל לפתור או לתקן אותם. חשוב על נושאים הקשורים לפעילות השוטפת של העסק שלך, כספים כלשהם, יחסי גומלין בין עובדים ללקוחות והתנהגות עובדים והתנהלותם.
כיצד אוכל לכתוב מדיניות והליך עבור עסק בתחנות דלק?
חלק 2 מתוך 5: כתיבת המדיניות של העסק שלך
- 1ערוך רשימה של קטגוריות מדיניות. לאחר ששקלת נושאים אפשריים שונים אתה מעוניין במדיניות שלך לטפל, בצע קטגוריות עבורם. לדוגמה, אתה יכול להשתמש בקטגוריות כמו בטיחות, תזמון, התנהלות, תשלום, הטבות, חופשה או חופשה, ואפליה.
- כשמגיע הזמן להרכיב מדריך, שמדיניות כבר מופרדת לקטגוריות תעזור לך לארגן את המדריך ולשמור על חלקים אלה. זה גם יעזור לך להחליט מה הכי חשוב, ולהיות מסוגל לטפל בדברים האלה ביתר פירוט.
- 2השתמש בתבנית מתאר כדי לפרט מדיניות שונה בכל קטגוריה. מתאר מאפשר לך לחקור היבטים עמוקים יותר של כל מדיניות או קטגוריה, להוסיף תנאים וספציפיים תוך כדי. השתמש במספרים כדי להזמין כל קטע או קטגוריה.
- התחל במתווה קצר וקצר. מאוחר יותר, לאחר שעברת פעם אחת ורשמת את כל הרעיונות הראשוניים שלך, תוכל לחזור ולהאריך את הסעיפים בהתאם.
- 3לבוא עם השלכות מתאימות על שבירת המדיניות. המדיניות מאפשרת לעסק שלך לתפקד כראוי תוך החזקת עובדים וההנהלה בסטנדרטים מסוימים. הם גם ישמשו כמסמך כתוב המתאר כיצד לטפל בדברים כאשר המדיניות מופרעת או נשברת. זה חשוב במיוחד כאשר יש צורך לבצע פעולה כלשהי בעקבות ההפרעה.
- מדיניות, כאשר היא נכתבת במסמך רשמי, יכולה להתוות כל זכויות וחובות משפטיות של עובדיך ושל החברה. בארה"ב זה כולל מידע הנוגע לחוק האירופאים עם מוגבלות, מיסים וחוקים האוסרים אפליה והטרדות במקום העבודה. הקפד לכלול מידע על חוקים פדרליים ומדיניים רלוונטיים בעת עריכת המדיניות שלך.
- 4נהל מדיניות ברורה לגבי סיום. אם תצטרך לפטר עובד על הפרת מדיניות, המדיניות הכתובה עצמה תשמש ראיה אם אותו עובד יטען שהן הופסקו באופן לא הוגן. ודא שיש לך חלק במדיניות שלך בנוגע למה שיהווה סיום.
- אתה צריך גם מדיניות לגבי העסקה. לדוגמה, ייתכן שתידרש בדיקות רקע לפני ההעסקה, או תקופת ניסיון לאחר העסקה לפני שההעסקה תהיה קבועה. הקפד להתאר ולהגדיר בבירור את התנאים האלה.
- 5השתמש בשפה ברורה ופעילה. וודא שאתה כותב את כל המדיניות בצורה ברורה ובצורה כזו שלא ניתן היה להבין או לטעות בצורה לא נכונה. אם ישנם פרשנויות אחרות למדיניות, שקול לשכתב אותה.
- לדוגמא, במקום לומר משהו כמו "נסיבות מסוימות עשויות לאפשר ימי מחלה נוספים ", אתה יכול לומר משהו כמו "ניתן לאשר ימי מחלה נוספים רק בהסכמתו המפורשת של המנהל התורן."
אופן כתיבת המדיניות והנהלים לעסק תלוי ביעדי החברה.
חלק 3 מתוך 5: נהלי כתיבה
- 1קבע אילו משימות זקוקות לנהלים מפורטים ומפורטים. לא כל משימה או אירוע ממוצע יזדקק להוראות מפורטות לטיפול או לביצוע. העדיפו בראש סדר העדיפויות את המשימות או ההליכים שיש לבצע בעקביות, כמו שכר או תזמון.
- כאשר מחליטים אילו נהלים להתאר בפירוט, שקול את הדברים הבאים: האם ההליך ארוך או מורכב? האם ההשלכות של פעולה לא נכונה יהיו חמורות? האם בוצעו בו שינויים חשובים לאחרונה? האם ההליך דורש ניירת נרחבת או חשובה? האם לעיתים קרובות עובדים מבולבלים מכך?
- 2אסוף את המידע הדרוש לכל הליך. לפני שתוכל לפרט על הנוהל, תצטרך לדעת על כל שלב והיבט בו. שקול שאלות עובדים שהועלו בעבר, וסוגיות שכבר נתקלת בהן.
- גם ברגע שיש לך את כל המידע, תרצה לעמוד ביסודות בעת כתיבת ההליך עצמו. חשוב מה הקורא או העובד יצטרכו כדי להיות מסוגל להבין ולבצע את ההליך.
- 3השתמש בכל המידע כדי לכתוב נהלים ברורים. השתמש בקול פעיל בעת כתיבת ההליכים עצמם. נסו להימנע מלהיות יותר מדי מילים. ודא שאתה לא משתמש בשפה שאינה מובנת בקלות, כולל כל ז'רגון שעובד אולי עדיין לא מבין.
- לדוגמה, במקום לומר "לאחר מכן יש להגיש את תלושי השכר בחשבונאות", אתה יכול לומר משהו כמו "להגיש את תלושי השכר בחשבונאות."
חלק 4 מתוך 5: הבנת חוקיות
- 1כלול קטע בנושא מדיניות נגד אפליה. כל בעלי העסקים בארה"ב חייבים לציית למדיניות מסוימת נגד הבחנה שקבעה הממשלה. וודא שאתה כולל מידע על מדיניות זו יחד עם האופן שבו אתה מצפה מהעובדים להקפיד גם עליהם.
- יש לכלול מידע תעסוקתי בשוויון הזדמנויות במסגרת המדיניות, כמו גם חוק האירופאים עם מוגבלות, ומדיניות נגד הטרדה. תוכל למצוא מידע זה באמצעות מינהל העסקים הקטנים בארה"ב.
- 2ודא שהמדיניות שלך חוקית. באמצעות מינהל העסקים הקטנים בארה"ב, ולשכת הכלכלה והעניינים, וודאו שכל המדיניות שקבעתם היא חוקית והוגנת. משרד החוץ האמריקני מציע משאבים מקוונים נהדרים לכל בעלי העסקים למצוא את המידע הדרוש להם.
- אתה יכול לשקול שעורך דין עסקי יסתכל על המדיניות שלך לפני שתחייב אותם לעובדים שלך. כבעל עסק, בעל עורך דין שתוכל להתייעץ איתו על בסיס קבוע הוא כלי טוב.
- 3בקשו מהעובדים לחתום על טיוטות חדשות של המדיניות והנהלים שלכם. יש לדרוש ממעסיקים חדשים להסכים ולחתום על מסמך המדיניות והנהלים, וכן לקבל עותק מהם להפניה. בנוסף, על כל העובדים לבצע חתימה מחדש על כל שינוי. הדבר יבטיח כי הם מוחזקים במדיניות זו אם כל צד ינקוט בעתיד בצעדים משפטיים כלשהם.
- קטינים אינם יכולים להסכים באופן חוקי לחוזים. וודא שאם אתה שוכר מישהו מתחת לגיל 18, יש לו אישור בכתב מאפוטרופוס להתקשר בחוזה, מכיוון שהוריהם או האפוטרופוס שלהם יכולים לבטל את החוזה כדין.
וודא שאתה כותב את כל המדיניות בצורה ברורה ובצורה כזו שאי אפשר להבין אותה בצורה לא נכונה או לפרש אותה בצורה לא נכונה.
חלק 5 מתוך 5: הרכבת מדריך
- 1ארגן מידע לפי סדר הגיוני. התחל עם הנושאים המקיפים יותר, ואז צמצם את הבעיות הקטנות יותר. לדוגמה, במקום להתחיל בקטגוריית הפיצויים, אתה יכול להתחיל את המדריך בקטגוריית תהליכי הגיוס או הזכאות.
- שקול לפתוח את המדריך עם תיאור מטרות החברה שלך, כפי שתארת אותם במקור. כתוב פיסקה או שתיים מגובשות וברורות המסקירות בקצרה את המדריך, למה העובדים שלך יכולים לצפות מהחברה ומה מצפה החברה מהם.
- השתמש בסגנון המתאר ליצירת קטגוריות משנה בתוך המדריך. השתמש בתוכן עניינים לאחר שתסיים כדי לאפשר התייחסות מהירה.
- 2השתמש בתמונות, תרשימים או דיאגרמות. יש אנשים שהם חזותיים יותר מאחרים, כך שיש דיאגרמות, תרשימים או תמונות במדריך שלך יכול לעזור לסוגים שונים של עובדים להבין את המושגים בו. סוגים אלה של תמונות יכולים לפשט נהלים ומדיניות שונים כאחד.
- לדוגמה, אתה יכול להכין תרשים או טבלה המציגים כותרות מיקום שונות וחובותיהם כנקודת ייחוס מהירה. אתה יכול גם להשתמש בטבלה הכוללת שאלות ותשובות לעובדים לשימוש ולהפניה לפי הצורך.
- 3הנגישו את המדריך לכל העובדים. באופן אידיאלי, עובדים חדשים יקבלו עותק של המדריך בעת ההעסקה, והעובדים הקיימים יקבלו עותקים חדשים כאשר יבוצעו תיקונים כלשהם. אתה יכול לשקול לגרום לעובדים לחתום על חוזה לפיו הם מבינים את הדברים המתוארים במדריך, ולהסכים להם.
- שמור עותקים של המדריך בהישג יד במקום העסק שלך, כמו גם עותקים דיגיטליים כדי שתוכל לגשת ולתקן לפי הצורך. המטרה היא לוודא שהמדיניות והנהלים הללו מובנים ומבוצעים כהלכה, ובמידה שנוצרות בעיות, המדריך יכול להיות שם בכדי להנחות את דרך הפעולה.
- תמיד חותמת תאריך בכל טיוטה. זה יחסוך זמן במהלך תיקונים או עדכונים, ויאפשר לעובדים לראות ביתר קלות מה השתנה בגרסה החדשה.
- שאל לפני הכללת מספר איש קשר ישיר למחלקה או אדם.
קרא גם: כיצד לכתוב הצהרת מיצוב?
שאלות ותשובות
- כיצד אוכל לכתוב מדיניות והליך עבור עסק בתחנות דלק?בצע את השלבים כאן, אך חשוב ספציפית על עסקי תחנות הדלק שלך.
- מה תהיה מדיניות קצרה ופשוטה בה אוכל להשתמש עבור עסק לניהול פסולת קטן?1. היה מודע למגוון הרחב של סוגיות סביבתיות שעשויות להשפיע על הארגון שלך. 2. יש הבנה רחבה של ההיבטים המרכזיים של ניהול פסולת, במיוחד אפשרויות ניהול הפסולת של צמצום, שימוש חוזר, מיחזור וסילוק. 3. מעריכים את החשיבות הכספית והחקיקתית של ניהול פסולת בעסק שלכם. 4. זהה אזורים פוטנציאליים בעסק שלך שבהם אתה יכול להפחית את ייצור הפסולת שלך.
- כיצד אוכל לכתוב מדיניות לנהגי משאיות?אתה תמיד רוצה לבדוק מדריכים ממלכתיים ופדרליים כדי לוודא שאתה מקיים אותם, ולהפנות אותם איפשהו במדיניות כדי שהנהגים יוכלו לבדוק את המדיניות / ההנחיות. עליך לבצע תהליך שלב אחר שלב כדי לוודא שאתה מכסה את כל התחומים בעת כתיבת מדיניות והליך. אתה יכול לחפש בגוגל שפע של אתרים שכבר קיימים מדיניות ונהלים ולשקף את התבנית שלהם. כמו כן, עיין בספר הידני לעובדים הנוכחי שלך כמה דברים שאתה יכול לקחת משם וליישם.
שאלות ללא מענה
- כמה מפורט צריך להיות מדריך מדיניות ונהלים?
- כיצד אוכל לכתוב מדיניות עבור מותג?
- כיצד מתפתחים הליכי משאבי אנוש?
תגובות (9)
- אני שמח שיש לי את זה, זה מאוד שימושי. אני מתכנן להקים עסק קטן.
- אם זו הפעם הראשונה שיוצרים מדריך מדיניות ונהלים, מאמר זה עזר מאוד. תודה! 2 אגודלים למעלה!
- שמחתי לקבל את המידע הזה.
- לא היה לי שום ידע בנוגע למדיניות ולכתיבת נוהל לפני שקראתי מאמר זה, ובגלל זה הגעתי ל wihiHow. השפה ברורה, תמציתית וקלה להבנה. המאמר מאוד יסודי, ואהבתי את הדוגמאות שהובאו במהלך כל שלב. זה בדיוק המידע שהייתי צריך ללמוד, ובפורמט המתאים ביותר.
- קל לבצע צעדים עם תמונות. בדיוק מספיק מידע כדי להתחיל.
- אני מאמין שאוכל להשתמש במידע זה כדי לבנות את המדיניות והנהלים של החברה שלנו.
- אני סטודנט שעובר קורס עסקי בריאות. אני צריך לכתוב מדיניות, והאתר הזה עוזר מאוד. לואיז או
- זה נתן לי את כל מה שהייתי צריך.
- אהב את ההיגיון שמאחורי ההודעה. זה יעזור לי ככל שאעבור לקראת גיבוש המדיניות והנהלים שלי.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
