איך כותבים מייל מקצועי?

היצמד למבנה סטנדרטי. כאשר ניגשים לדוא"ל מקצועי, חשוב לשמור עליו נקי, קצר וברור. אמור מה צריך לומר ושמור על כך. תוכלו לפתח מבנה משלכם המתאים ביותר עבורכם. הנה מבנה בסיסי שיש לקחת בחשבון:

• ברכתך
• נעימה
• המטרה שלך
• קריאה לפעולה
• הודעת סיום
• החתימה שלך

כתוב את הברכה שלך. כדי לשמור על דברים מקצועיים ומתוחכמים, פתח תמיד את הדוא"ל שלך בברכה רשמית, כמו "מר לו היקר". בהתאם ליחסיך עם הנמען, תוכל לפנות אליהם כצפוי, עם כל שמם וכותרתו, או רק שמם הפרטי.

• אם היחסים ביניכם מאוד נינוחים, אתה יכול אפילו לומר "היי גייב".
• אם אינך יודע את שם הנמען, תוכל להשתמש ב: "למי זה יכול לעניין" או "אדוני היקר / גברת".
• אם אתה כותב דוא"ל לקבוצת נמענים שאותם כללת בשדה אל ודורש תגובה מהם, ברוך אותם כקבוצה (אם מספר הנמענים הוא ארבעה ומעלה) או כלול כל אחד משמותיהם בברכה.
• אם אתה שולח דוא"ל עם Cc, פשוט פנה לקבוצה כולה אם יש לך מספר רב של נמענים, אחרת כלול את שם כל הנמען בברכה.
• אם אתה שולח דוא"ל עם BCC, פנה לקבוצה כולה על ידי פתיחה במשהו כמו "שלום לכולם".
• אם אתה שולח דוא"ל למישהו בפעם הראשונה, שמור על היכרות קצרה ותן לו לדעת מי אתה במשפט אחד. לדוגמא: "היה נהדר לפגוש אותך ב [אירוע X]."
• אם אינך בטוח אם יש צורך בהקדמה ויצרת קשר עם הנמען בעבר, אך אינך בטוח אם הוא זוכר אותך, תוכל להשאיר את אישוריך בחתימת הדוא"ל שלך.

ציין את הסיבה לדוא"ל שלך. אם אתה יוזם את קו התקשורת, אתה אחראי לספר לנמענים שלך לגבי מה הדוא"ל. חשוב לציין את מטרתך מוקדם. שותפים עסקיים ירצו להיות מסוגלים לקרוא את הדוא"ל שלך במהירות ולהגיע לעניין. קח דקה לשאול את עצמך מדוע אתה כותב אותו ולמה אתה צריך שהנמען שלך יראה אותו. זה יעזור לך להימנע מצ'יטט סרק ולחתוך ישר למרדף לקבלת דוא"ל מקצועי יותר. זה גם זמן טוב לשאול את עצמך: "האם האימייל הזה באמת נחוץ?" שוב, רק שליחת מיילים הכרחי בהחלט מראה כבוד לאדם שאליו אתה שולח דוא"ל. ברגע שאתה מוכן להרכיב את הדוא"ל שלך, נסה להתחיל במשהו כמו:

• "אני כותב כדי לברר אודות..."
• "אני כותב בהתייחס ל..."
• "אנא הקדיש זמן לבחון את השינויים הללו והציע לי משוב שלך..."

תודה למקבל (אופציונלי). אם אתה עונה לשאלת הלקוח, או אם מישהו ענה לאחד מהודעות הדוא"ל שלך, עליך להתחיל בשורת תודה. לדוגמה:

• "תודה שחזרת אליי..."
• "תודה על תשומת הלב בעניין זה..."
• "תודה שפנית לאוקיינוס ספארי סקובה..."
• תודה לקורא היא דרך נהדרת להישאר מנומסים, מקצועיים וביחסים טובים עם הנמען שלך.

שמור על גוף האימייל שלך בקצרה. עם אימיילים עסקיים, ככל שתכללו פחות כך יהיה טוב יותר. שלח לכל דוא"ל שאתה שולח כמעט דבר אחד. אם אתה צריך לתקשר על פרויקט אחר, צור דוא"ל נוסף.

• נסה לתקשר את כל מה שאתה צריך בחמישה משפטים בלבד. אמור כל מה שאתה צריך לומר, ולא יותר. לפעמים אי אפשר יהיה להגביל את הדוא"ל שלך לחמישה משפטים בלבד. אל תדאג אם אתה צריך לכלול מידע נוסף.
• בגוף הדוא"ל שלך, כלול את כל המידע הרלוונטי וכל מה שאתה עשוי לדרוש מהנמענים שלך.

כלול קריאה לפעולה (אופציונלי). אם אתה זקוק למקבל שלך לעשות משהו, לא רק להניח שהוא יידע מה לעשות ומתי. עזור להם על ידי מתאר בבירור מה שאתה צריך. אמור משהו כמו:

• "אתה יכול לשלוח לי את הקבצים האלה עד יום חמישי?"
• "אתה יכול לכתוב את זה בשבועיים הקרובים?"
• "אנא כתוב לתומאס על כך, והודיע לי מתי עשית זאת."
• מבנה בקשתך כשאלה מעודד תשובה. אתה יכול לומר, "הודע לי כשתעשה זאת."

הוסף את הסגירה שלך. כדי לשמור על מקצוע הדוא"ל שלך, סיים את הדוא"ל שלך בתודה נוספת לקורא שלך או פרידה רשמית כגון:

• "תודה על הסבלנות ושיתוף הפעולה"
• "תודה על ההתחשבות שלך"
• "אם יש לך שאלות או חששות, אל תהסס להודיע לי"
• "אני מצפה לשמוע ממך".
• סיים את הדוא"ל שלך עם סגירה נכונה לפני שמך, כמו "בברכה" או "בברכה"
• הימנע מסגירות מזדמנות כמו "לחיים" אלא אם כן אתה ידידים טובים עם הקורא, מכיוון שסוגי סוגרים אלה הם פחות מקצועיים.

חתום את שמך. בדוא"ל מקצועי חתימתך צריכה לכלול את הדברים הבאים:

• השם שלך.
• שם התפקיד שלך.
• קישור לאתר שלך.
• קישורים לחשבונות מדיה חברתית (אופציונלי).
• פרטי קשר נחוצים.

לפשט את הדוא"ל שלך במידת האפשר. זכור, הנמענים שלך עסוקים והם רוצים להגיע במהירות לבשר הדוא"ל. קח צעד אחורה והעריך את הדוא"ל שלך. הנה כמה דברים שיש לקחת בחשבון:

• השתמש במשפטים קצרים, מילים ופסקאות. זה עוזר להפוך את הדוא"ל למהיר וקל לקריאה ולהבנה.
• אם אפשר לגזור מילה, גזור אותה. חתוך את המשפטים שלך עד כמה שיותר קצר.

תן לדוא"ל שלך הגהה יסודית. מיילים מקצועיים דורשים הגהה מדוקדקת. קרא את הדוא"ל שלך בקול לעצמך. זה יכול לעזור לך לתפוס הרבה שגיאות כתיב ודקדוק. שאל את עצמך:

• האם הדוא"ל שלי ברור?
• האם ניתן להבין את הדוא"ל שלי בצורה לא נכונה?
• איך זה היה נשמע אם הייתי המקבל?

שמור על זה מקצועי. אינך צריך להראות את אישיותך בדוא"ל המקצועי שלך. אם תרצה, תוכל לתת לו להראות בעדינות דרך סגנון הכתיבה שלך, אך להתרחק מסמלי הבעה, קיצורי צ'אט (כגון LOL) או גופנים ורקעים צבעוניים.

• הפעם היחידה שמתאימה להשתמש ברגשונים או בקיצורי צ'אט היא כאשר אתה משקף את שפת הדוא"ל של האדם שאליו אתה כותב.
• כתוב כמו שאתה מדבר. זה יכול לעזור לך לשמור על הדוא"ל שלך קצר, ידידותי ואישי.
• אל תגיד דבר בדוא"ל שלא היית אומר לנמען שלך באופן אישי.