איך כותבים דוח סטטוס?
כדי לכתוב דוח סטטוס, כתוב כותרת ברורה הכוללת את שם הפרויקט ואת התאריכים שהדוח מכסה. פתח את הדוח עם סיכום מנהלים כדי לספק את המידע החשוב ביותר במבט אחד. לאחר מכן, חלק את שאר הדו"ח לחלקים כדי לאפשר קריאה קלה יותר. הקפד לכלול תקציב, מידע על תזמון, רשימת הישגים עיקריים ותיקונים פוטנציאליים לבעיות. לסיום, שקול להשתמש באלמנט חזותי לגישה מהירה למידע, כגון אור ירוק לצד לוח זמנים המתוזמן בזמן. לטיפים נוספים ליצירת סיכומי מנהלים, המשך לקרוא!
כדי לכתוב דוח סטטוס, כתוב כותרת ברורה הכוללת את שם הפרויקט ואת התאריכים שהדוח מכסה.
דוח מצב אולי נראה כמו מטלה, אך זו יכולה להיות הזדמנות מצוינת לתקשר עם ההנהלה. שים את המידע החשוב ביותר בסיכום בתחילת הדוח. ספק פרטים ספציפיים על תקציב הפרויקט וציר הזמן, ואז תאר הישגים ואתגרים. שמור על הכתיבה שלך ברורה ותמציתית. המנהל שלך יעריך דוח מאורגן קצר אך אינפורמטיבי.
שיטה 1 מתוך 3: כולל מידע נחוץ
- 1אסוף מידע על תקציב ותזמון. ברוב הפרויקטים, התקציב והלוח הזמנים הם החלק החשוב ביותר בדוח מצב. המנהל שלך רוצה לדעת שהפרויקט יושלם בזמן ובאופן אידיאלי בתקציב.
- המידע הכולל על הפרויקט יהיה ככל הנראה רחב. גלה אילו דברים קטנים יותר חייבים לעשות כדי להשיג את המטרה הסופית. לדוגמא, אם המטרה שלך היא לייצר 1000 חולצות ותקציבך הוא 370 €, אתה צריך לדעת אילו חומרים דרושים כדי לייצר את החולצות והאם הם כבר בהישג יד או שיש להזמין אותם.
- 2פרקו יעדים גדולים לקטנים יותר. אם יש יעדים כוללים לפרויקט, חלוקתם ליעדים קטנים יותר מאפשרת לך להעריך טוב יותר את ההתקדמות לקראת עמידה ביעדים אלה. התחל עם מועדים ספציפיים שכבר נקבעו, ואז נסה לבנות בזמן שבו תוכל להתמודד עם אתגרים.
- לדוגמא, אם המטרה שלך היא לייצר 1000 חולצות תוך 4 חודשים, תוכל לפרק מטרה זו למטרות קטנות יותר של 250 חולצות בכל חודש. אם הצוות ייצר 300 חולצות בחודש הראשון, אתה יכול לדווח שאתה מקדים את לוח הזמנים.
- 3רשום הישגים מרכזיים. המטרה של דוח מצב היא תיידע את המנהל שלך במהירות מה עובד ומה לא. שים את ההישגים בראש, והתמקד באבני דרך. כלול כמה שיותר פרטים ספציפיים.
- אם אתה עובד בצוות, שוחח עם חברי צוות אחרים על מה הולך טוב עם הפרויקט. כלול כמה שיותר בדוחות שלך.
- השתמש במספרים ספציפיים במקום שאתה יכול, בניגוד לכלליות.
כיצד אוכל לכתוב דוח סטטוס לפרויקט בנייה? - 4פתרונות סיעור מוחות לבעיות. אם אתה מזהה בעיות בפרויקט, אל תנסה להסתיר אותם. במקום זאת, הקדימו את המנהל לגבי הנושאים והציעו פתרונות. נסה להמציא כמה אפשרויות כדי שיוכלו לבחור את האפשרות שהכי אוהבים.
- לדוגמא, אם הפרויקט שלך נמצא לפני המתוזמן אך מאחוריו בתקציב, אתה עשוי להציע לזרז את הייצור, להוסיף עובד נוסף לפרויקט או להגדיל את התקציב.
- 5זיהוי אבני דרך ותחזיות מרכזיות. במהלך חייו של הפרויקט, יעדים קטנים יותר מייצגים אבני דרך שחייבים להשיג בנקודה מסוימת כדי לשמור על הפרויקט על המסלול. בעזרת הסטטוס הנוכחי של הפרויקט, ניבא מתי תגיע אבן הדרך הבאה.
- לדוגמה, נניח שהפקת 250 חולצות בתוך 28 יום. אתה יכול לחזות כי 250 החולצות הבאות יושלמו בעוד 28 יום מיום דוח הסטטוס.
- 6הוסף הערות חשובות לפרויקט. כלול אלמנט אנושי בדוח הסטטוס שלך עם מידע על חברי הצוות שעבודתם הייתה יוצאת מן הכלל, או שינויים שבוצעו שהשפיעו על הביצועים.
- לדוגמה, אולי תכתוב "הפרויקט מקדים את לוח הזמנים, במידה רבה, בזכות המאמצים החרוצים של סאלי סאנשיין. סאלי עבדה שעות נוספות בשבוע האחרון."
שיטה 2 מתוך 3: עיצוב הדוח שלך
- 1שאל אם יש תבנית שעליך להשתמש בה. לחברות רבות יש תבנית סטנדרטית בה הם משתמשים לכל דוחות הסטטוס. אם לחברה שלך יש כזה, השימוש בו יכול לעזור לך לשמור על הדוח שלך מאורגן ולהבטיח שכל המידע הדרוש כלול.
- אם אין תבנית ספציפית, ייתכן שתוכל להשתמש בתוכנה לעיבוד תמלילים שלך. תוכל גם למצוא תבניות לדוגמא באופן מקוון על ידי חיפוש "תבנית דוח סטטוס". ודא שכל תבנית שתוריד תעבוד בפועל עבור הפרויקט שלך. ייתכן שתרצה לתת למפקח לבחון זאת תחילה.
- 2התחל עם כותרת ברורה. הכותרת או הכותרת של הדוח שלך אמורה לציין את שם הפרויקט או העבודה שעליהם אתה מדווח, ואת התאריכים שבהם הדוח מכסה. אם תהיה אחראי למספר דוחות, כולם צריכים להיות בעלי כותרת באותה מתכונת.
- לדוגמה, הכותרת שלך עשויה להיות "מצב משלוחי פארקר באוגוסט 2018." דוח לחודש הבא יהיה " סטטוס המשלוח של פארקר 2018 ".
- לפני שאתה מעלה כותרת או כותרת משלך, בדוק אם לחברה שלך יש פורמט ספציפי לכותרות דוחות סטטוס.
ברוב הפרויקטים, התקציב והלוח הזמנים הם החלק החשוב ביותר בדוח מצב. - 3כתוב סיכום מנהלים בעמוד הראשון. המנהלים עסוקים, וייתכן שהמנהל שלך לא יספיק לקרוא את כל הדוח שלך. תקציר מנהלים מספק את המידע החשוב ביותר מלפנים כך למנהל שלך יודע את המצב של הפרוייקט שלך במבט חטוף.
- לדוגמה, סיכום ההנהלה של " מצב משלוחי פארקר באוגוסט 2018 " עשוי להיות: "המשלוח של פארקר הוא לפני המועד. עם זאת, השתמשנו ב -50% מתקציבנו כשרק 30% מכלל המשלוח שהופק. האצת הייצור עשויה להאיץ. לעזור להפחית עלויות. "
- 4ארגן את הדוח שלך בחלקים. יכול לקחת זמן רב מדי לסריקה של גושי טקסט ארוכים ומסורבלים לקריאה. השתמש בפסקאות קצרות וברשימות כדורים במידת האפשר, כך שהדוח שלך קל יותר לעיכול.
- לדוגמה, ייתכן שיהיה לך קטע אחד להישגים, אחר עבור אתגרים, ושלישי לפתרונות.
שיטה 3 מתוך 3: הפיכת הדוח שלך למושך מבחינה ויזואלית
- 1התחל את הדוח מוקדם כדי לתת לעצמך זמן רב יותר. גלה מתי מגיע דוחות סטטוס, ופנה זמן כל יום כדי לעבוד על הדוח שלך. כך לא תמהרו לנסות לעשות זאת ברגע האחרון.
- אם אתה עובד על פרויקט מתמשך, תוכל ליצור "תבנית" לדוחות הסטטוס שלך שתשתמש בה בכל פעם. זה יהיה הרבה יותר קל עבור המנהל שלך, כי הם יידעו בדיוק היכן למצוא את המידע הדרוש להם בכל דוח.
- אם אתה צריך לעדכן את הנתונים הכלולים בדוח לפני שתסגיר אותו, השאר לעצמך תזכורות לעשות זאת.
- 2התאם את הדוח שלך לסגנון המנהל שלך. ארגן את הדוח שלך כך שהדברים שאתה יודע חשובים למנהל שלך יהיו קדמיים ומרכזיים. אם אינך בטוח לגבי סגנון והעדפות המנהל שלך, בקש לראות דוגמאות לדיווחי סטטוס קודמים שאהבו.
- לדוגמא, אם אתה יודע שהמנהל שלך אוהב לקרוא סיפור כרונולוגי, אתה יכול להתחיל במדור שכותרתו "התקדמות השבוע", ואחריו עוד שכותרתו "מה הלאה".
- 3בצע אופטימיזציה לדוח שלך על פי שיטת המסירה. אם אתה מגיש קובץ דיגיטלי של הדוח שלך, אתה יכול לכלול קישורים לאתרים או אפילו קובצי GIF וסרטונים, אם זה מתאים. עם זאת, אם אתה מגיש עותק קשיח, אלמנטים אלה לא יהיו שימושיים.
- כדאי גם לשקול כיצד יקרא דוח הסטטוס שלך. לדוגמא, אם אתה שולח קובץ דיגיטלי באמצעות דוא"ל, כדאי לוודא שניתן לראות אלמנטים חזותיים כלשהם במכשיר נייד.
מטרת דוח הסטטוס היא להודיע למנהל שלך במהירות מה עובד ומה לא. - 4הגה וערוך את הדוח שלך. אל תסתמך רק על בודקי האיות והדקדוק באפליקציית עיבוד התמלילים שלך. שמור על משפטים קצרים, והסר מילים וחזרות מיותרות.
- הכתיבה שלך צריכה להיות תמציתית וישירה. הימנע משימוש בז'רגון רב, מה שיכול לגרום לך להיראות כאילו אתה מנסה להסתיר משהו או לא יודע על מה אתה מדבר.
- קרא את הדוח שלך בקול רם. אם אתה מועד על משפט, זה רמז לכך שהכתיבה שלך לא ברורה כפי שהיא יכולה להיות.
- 5צור אלמנטים חזותיים, אם תרצה בכך. יש מנהלים שמעדיפים רמזים חזותיים לגבי אופן ביצוע הפרויקט, כך שהם יכולים להעריך מהר יותר את מצב הפרויקט. כלול רק אלמנטים חזותיים אם התבקשת במיוחד לעשות זאת, או אם אתה חושב שהם יוסיפו משהו לדוח.
- לדוגמה, ייתכן שתציב רמזור ירוק ליד התקציב, כדי לציין כי העלויות מנוהלות היטב. אם אתה קצת מאחורי לוח הזמנים, היית מציב נורה צהובה ליד קטע התזמון.
- לאחר שתשלח את דוח הסטטוס שלך, עקוב אחריו. אם אינך שומע דבר מהמנהל שלך או מחברי צוות אחרים, חפש משוב. דבר עם אנשים אחד על אחד, במקום לשלוח דוא"ל המוני.
דוחות מצב לדוגמא
שאלות ותשובות
- מה המטרה העיקרית של דוח סטטוס?דוח סטטוס צריך לעשות בדיוק את מה ששמו רומז אליו: לעדכן אנשים לגבי מצב הפרויקט או המשימה כדי שיוכלו להעריך בבירור ובקלות היכן הוא עומד. לשם כך, דוח מצב טוב אמור להכיל רק מידע שימושי ורלוונטי כגון המשימות שהושלמו, כמו גם כל בעיה או בעיה. כמו כן, צריך שיהיו לו כמה פתרונות פוטנציאליים לבעיות, כך שיתקיים דיון על הדרך הטובה ביותר לפתור אותן. דוח הסטטוס אמור למעשה לעדכן אנשים אודות העבודה המתנהלת, כמו גם להתוות את האסטרטגיות לפרויקטים הבאים.
- כיצד אוכל לכתוב דוח סטטוס לפרויקט בנייה?זה כמו דוח התקדמות על מה שהשגת בפרויקט עד כה ועל הנושאים הממתינים שאתה צופה בעתיד. לאחר שכתבת דברים אלה, ציין אם אתה נמצא לפני לוח הזמנים או מאחורי לוח הזמנים ומתי אתה מעריך שהפרויקט יסתיים.
- כיצד אוכל לכתוב דואר סטטוס טכני?בהנחה שדואר סטטוס טכני הוא דוא"ל המספק את הסטטוס הנוכחי של פרויקט טכני, עליו לענות על הדברים הבאים: האם הוא מתוזמן? באיזה שלב הוא נמצא? מתי ייעשה השלב הנוכחי? מה תאריך הסיום הצפוי, בהשוואה ללוח הזמנים הנוכחי? האם יש לו את המשאבים (בדרך כלל אנשים וחומרה) שהוא צריך להשלים בזמן או להימנע מפיגור נוסף? אם לא, אילו משאבים נדרשים? בלעדיהם, מה תהיה ההשפעה על מועד ההשלמה?
- מה צריך לכלול דוח מצב?דוח מצב תמיד צריך להיות ישיר ולעניין ככל האפשר. כלומר, עליו להכיל רק מידע רלוונטי והכרחי. רשום את כל הפריטים הגדולים שהדוח מכסה ופצל אותם לפריטים הקטנים יותר העוסקים בביצועם. לאחר מכן, רשום את כל ההישגים העיקריים, ואחריו כשלים או בעיות שהתרחשו עם כל אחד מהפרויקטים או המטלות. לאחר הבעיות, הוסף כמה תיקונים או פתרונות פוטנציאליים שהגעת אליהם כדי שתוכל לדון באפשרויות הטובות ביותר להתקדם. עטוף את זה על ידי התבוננות קדימה בכל היעדים והפרויקטים העתידיים שאתה עובד להשיג.
- מהו דוח מצב חודשי?דוח מצב חודשי הוא מסמך המשמש לעדכון אנשים על התקדמות החודש הקודם ביעד או בפרויקט ספציפי. זה צריך לכלול כל עבודה שהושלמה, כמו גם כל עבודה שהתמודדה עם בעיות או עמדה על פי לוח הזמנים. זה יכול לכלול גם פתרונות פוטנציאליים לבעיות, כך שבעלי העניין, המנהלים או מי שהדוח מיועד אליו יוכלו לדון בפתרון הטוב ביותר האפשרי בהמשך. בנוסף, דוחות המצב החודשיים יכולים לכלול תחזיות ומשימות בהן יתמקדו בחודש שלאחר מכן.
- כיצד אוכל לכתוב דוח סיכום?התחל עם מבוא, ואז פיסקת גוף ראשונה, כל אחד אחר שאתה צריך ואז בצע פסקת סיום. בצע את השלבים במאמר זה.
- כיצד אוכל לכתוב דוח עבודה?אתה יכול לחפש בגוגל תבנית דוחות עבודה. זה יהיה תלוי באיזה סוג משרה אתה מדווח.
שאלות ללא מענה
- באילו מילים אוכל להשתמש באישור כדף?
תגובות (1)
- עדיין מחפש מכתב טוב יותר.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
