איך מנהלים חשבונות?
אם אתה תוהה כיצד להקים מערכת הנהלת חשבונות לעסק שלך, התחל מהחלטה אם ברצונך להשתמש בתוכנת הנהלת חשבונות או בגיליון אלקטרוני ידני. כשאתה מבחין בעסקאות, השתמש בהנהלת חשבונות כפולה כדי לראות בדיוק מאיפה הכסף שלך מגיע והולך. לדוגמא, אם אתה רוכש מלאי באמצעות מזומנים, רשום אותו כגידול במלאי וירידה במזומן. ואז, כאשר המלאי הזה נמכר, שים לב לירידה במלאי אך כעלייה בחשבונות חייבים. כדי ללמוד כיצד לפרסם עסקאות בחשבונאות, המשך לקרוא!
באיזו תדירות אתה מפרסם עסקה בספר החשבונות מהכתבי העת תלוי בהיקף העסקה שלך.
הנהלת חשבונות, כמו חשבונאות, היא אחת הרעות הנחוצות לניהול עסק. למרות מה שרבים עשויים לחשוב, שני מונחים אלה מתייחסים לתהליכים שונים. הנהלת חשבונות, כפי שנדון כאן, מתייחסת פשוט לאיסוף רישומי ההוצאות וההכנסות, ואז לפרסום עסקאות אלה בפנקס חשבונות כללי. חשבונאות היא התהליך שעוקב אחרי הנהלת חשבונות, וכולל המרת המידע בפנקס למדדים עסקיים שימושיים ודוחות. למרבה המזל, הנהלת חשבונות היא הפשוטה מבין השניים, וניתן ללמוד על ידי ביצוע השלבים הפשוטים להלן.
חלק 1 מתוך 3: הקמת מערכת
- 1החליטו באיזה סוג מערכת להשתמש. החלק החשוב ביותר בהנהלת חשבונות הוא עקביות. אינך מעוניין לאבד קבלות, לשכוח לרשום עסקאות או לרשום אותה עסקה פעמיים, מכיוון שהדבר עלול לגרום להצגה מוטעית של מצבו הכלכלי של העסק שלך. הדרך הפשוטה ביותר להימנע משגיאות אלה על ידי הקמת מערכת עקבית הן לרישום עסקאות בכתבי העת והן להזנתם לחשבונאות.
- מערכת זו יכולה להיות מסובכת כמו קופה רושמת קווית המוזנת בתוכנת הנהלת חשבונות או פשוטה כמו קופסה מלאה בקבלות ושטרות. זה יהיה תלוי בכמות העסקאות שהחברה שלך עושה על בסיס יומי או שבועי.
- 2השתמש בתוכנת הנהלת חשבונות. הדרך הפשוטה ביותר להבטיח שהעסקאות שלך נרשמות בצורה מהימנה היא להשקיע בתוכנית הנהלת חשבונות כמו QuickBooks, FreshBooks או Expensify. אלה יפיקו הרבה ניחושים מתוך רישום סוגים שונים של עסקאות ויציגו את המידע שלך בצורה ברורה. רבות מתוכניות אלה זמינות בחינם או כניסיון בחינם לתקופה מוגבלת.
- 3השתמש בגיליון אלקטרוני. למערכת ידנית יותר, נסה להגדיר גיליון אלקטרוני כדי להקליט עסקאות. ניתן לעשות זאת באופן ידני, עם כתבי עת של עסקאות פיזיות, או על המחשב עם תוכנית גיליון אלקטרוני. העיצוב של כתבי העת הללו תלוי בך, אך הוא צריך לכלול את הדברים הבאים, לכל הפחות:
- שם הספק / הקונה
- מספר חשבון
- סוג הוצאות / הכנסות (למשל ציוד משרדי, חומרי גלם)
- תאריך קבלת / יצירת החשבונית
- סכום חייב / משולם
- 4היה עקבי. בכל מערכת בה אתה משתמש, הקפד להזין את נתוני העסקאות שלך באופן קבוע ובאותה דרך בכל פעם. זה כדי להיות בטוח שלא מתעלמים מעסקאות ושיש לך את התמונה המעודכנת ביותר של הבריאות הפיננסית של העסק שלך. בנוסף, מומלץ לקבוע לוח זמנים קבוע להעברת מידע מהכתבי העת לפנקס הספרים, אולי על בסיס שבועי או חודשי.
לדוגמא, אם אתה רוכש מלאי באמצעות מזומנים, רשום אותו כגידול במלאי וירידה במזומן.
חלק 2 מתוך 3: רישום עסקאות כהלכה
- 1השתמש באותה שיטת חשבונאות עבור כל הרשומות. שני סוגי החשבונאות הם שיטות החשבונאות במזומן ובצבירה. למעשה, שיטת המזומנים מתעדת עסקאות כאשר מזומנים בפועל מחליפים ידיים, כמו כאשר לקוח משלם עבור פריט או כשאתה משלם עבור הוצאה. עם זאת, שיטת הצבירה מביאה חשבונות לעסקאות כאשר אותה עסקה מתרחשת, למשל כאשר נוצרות הוצאות או כאשר לקוחות קונים פריט (אך לא בהכרח כאשר כסף מחליף ידיים לעסקה). איזו שיטה תבחר תלויה ביעדים ובאסטרטגיות העסק שלך.
- 2השווה בין שתי שיטות החשבונאות. שיטת החשבונאות במזומן נפוצה יותר בעסקים קטנים מכיוון שהיא נותנת ייצוג מדויק של יתרת המזומנים של החברה. עם זאת, ככל שהעסק גדל, ייתכן שיהיה פחות חשוב לדעת את יתרת המזומנים המדויקת של החברה ולהתמקד במקום בבריאותה הנוכחית. כאן נכנסת שיטת הצבירה. על ידי מעקב אחר הוצאות כאשר הן מתרחשות והכנסות כאשר הן מרוויחות, במקום ששולמו עבורן, שיטת הצבירה שוללת את ההשפעות של עיכובים בתשלום בקביעת המצב הכלכלי של החברה.
- 3החליטו באיזו שיטה להשתמש. מבחינה חוקית, חברה רשאית לבחור בשיטה חשבונאית כל עוד לחברה יש הכנסות של פחות מ -3,70 מיליון אירו בכל שנה, או אם היא מוכרת מוצרים לציבור, יש לה פחות מ- 0,70 מיליון אירו הכנסות ברוטו (כל ההכנסות). כל חברה עם הכנסות מעל רמות אלה נדרשת, על פי החוק, להשתמש בשיטת הצבירה.
- למידע נוסף על בחירת שיטת חשבונאות, ראה כיצד להחליט בין חשבונאות מזומנים לצבירה עבור העסק שלך.
- 4השתמש בהנהלת חשבונות כפולה. עסקים קטנים רבים טועים בשימוש בהנהלת חשבונות חד פעמית. כלומר, הם רק רושמים עסקאות כתנועות של כסף לחשבון יחיד או ממנו. עם זאת, כל עסקה עסקית מתרחשת בשני חשבונות לפחות, ויש לרשום אותה ככזו לדיוק. זה נקרא הנהלת חשבונות כפולה. זה מאפשר לך לראות בדיוק מאיפה הכסף שלך מגיע ולאן הוא הולך.
- לדוגמא, רכישת מלאי באמצעות מזומנים תירשם כגידול במלאי וירידה בחשבון המזומנים. לחלופין, מכירה של מלאי זה ללקוח המשלם אשראי תירשם כירידה במלאי ועלייה בחשבונות חייבים.
- בעולם החשבונאות, אלה יירשמו בתנאים הרשמיים, כחיובים וזיכויים לחשבונות שונים. עם זאת, כמנהל חשבונות, חשוב שתשתמש במערכת עקבית הגיונית עבורך.
- 5רישום עסקאות בעיתונים. בהתחלה, יש להזין עסקאות רק בכתבי עת יומיים או שבועיים, תלוי בהיקף העסקאות שלך. ערכים אלה יכללו מידע על העסקה, כולל הקונה / מוכר, הסכום, התאריך וסוג העסקה. בהמשך, מידע זה יסווג ויתווסף לפנקס החשבונות. עם זאת, לעת עתה חשוב רק להקליט את המידע לשימוש מאוחר יותר. רישומים צריכים להיעשות על פי שיטת החשבונאות שבחרה בחברה (מזומנים או צבירה).
- הכנסת תוכנת הנהלת חשבונות הפכה את התהליך הדו-שלבי של כתבי-עת ופנקסים כמעט למיושן. התוכנה תעדכן אוטומטית את ספר החשבונות, מה שהופך את התהליך לאחד פשוט להזנת עסקאות תוך כדי התרחשותן. עם זאת, עסקים מסוימים עדיין בוחרים להשתמש בשיטת ספר היומן.
למידע נוסף על בחירת שיטת חשבונאות, ראה כיצד להחליט בין חשבונאות מזומנים לצבירה עבור העסק שלך.
חלק 3 מתוך 3: רישום עסקאות בפנקס
- 1הפרד עסקאות לחשבונות. הדרך הטובה ביותר לעקוב אחר העסקאות שלך היא להפריד אותן לחשבונות שונים בתוך ספר החשבונות. על ידי התחלה עם חשבונות מוגדרים והוספה או חיסור מהם בכל עסקה, אתה מקבל תמונה ברורה יותר לאן הכסף נכנס ונכנס. חשבונות אלה יכולים להיות כלליים כמו מכירות או כסוגים מסוימים של מלאי ספציפי. לדוגמה, זה יכול להיות הגיוני שמוסך אוטומטי ישמור חשבון שלם למלאי נפט. החשבונות ישתנו בין עסקים, אך לכל הפחות אמורים לכסות את הדברים הבאים:
- כסף מזומן
- חשבונות חייבים (כסף המגיע מלקוחות המשלמים באשראי).
- חשבונות חייבים (כסף שאתה חייב לספקים).
- מכירות (ההכנסות שאתה מרוויח מפעולות ראשוניות).
- מלאי
- עלות מכירה (ציוד שאתה קונה לייצור או לעסק שלך).
- הוצאות שכר (שכר עבודה).
- הון בעלים (הסכום שהבעלים הכניסו לעסק).
- רווחים שמורים (רווחים שהושקעו בחברה).
- 2פרסם עסקאות באופן קבוע. באיזו תדירות אתה מפרסם עסקה בספר החשבונות מהכתבי העת תלוי בהיקף העסקה שלך. זה יכול להיות יומי, שבועי, ואפילו חודשי. עם זאת, יש לעשות זאת באופן עקבי על מנת להבטיח כי אתה לא מוצף פתאום בעבודה בתום תקופת חשבונאות. שוב, תוכנת הנהלת חשבונות תסייע לך להתעדכן בתהליכים אלה.
- 3ניתוח חשבונות ספר החשבונות שלך. חשבונות ספר חשבונות שימושיים בעיקר לכימות הבריאות הפיננסית של החברה. בעוד שהדוחות הכספיים האמיתיים עדיפים להשאיר לרואי חשבון מקצועיים, כל אחד יכול להשוות חשבונות ספר ספרים כדי ליצור השוואות או דוחות פשוטים. לדוגמא, השווה מכירות להוצאות כדי לקבל מושג כללי על האופן שבו החברה שלך עברה לאחרונה. ברור שאם המכירות גבוהות מההוצאות אתה מרוויח. לקבלת דוחות מורכבים יותר, פנה לרואה חשבון או לתוכנית הנהלת חשבונות.
- לקבלת מידע נוסף על פרסום לחשבונאות ויצירת דוחות פשוטים, ראה כיצד לכתוב ספר חשבונאות.
שיטת חשבונאות המזומנים נפוצה יותר בעסקים קטנים מכיוון שהיא נותנת ייצוג מדויק של יתרת המזומנים של החברה.
- הקפד לשלם לספקים שלך כמה ימים לפני מועד התשלום, בין אם זה 30 יום או פרק זמן ארוך יותר. זה ייתן לך קצת מרחב פעולה אם תשכח לשלם באותו יום ולשים אותך ביחסים טובים עם הספקים.
- אם הנהלת חשבונות מתחילה לקחת יותר מדי מזמנך ככל שהעסק שלך גדל, זה יכול להיות רעיון טוב לשכור עזרה. העסקת רואה חשבון משכיל תאפשר לכם לקבל תמונה מלאה ומדויקת יותר על הבריאות הפיננסית של העסק שלכם.
קרא גם: כיצד מחשבים עמלה?
שאלות ותשובות
- האם עלי לתייג את דלק הרכב כהוצאה אוטומטית?יש להגיש את הערך הנכון תחת "הוצאות דלק".
- מה יהיה האשראי והחיוב שלי, ומה יהיה שם החשבון שאשתמש בו, עבור הוצאה שונות ששילמתי?חשבון הוצאות חיוב אחר (ההוצאה עלתה); מזומן אשראי (או חשבון אשראי שיש לשלם אם על בסיס צבירה).
- מה הדיסק הכי טוב לשים את הספרים שלי כדי לתת לרואה החשבון?כונן הבזק יעבוד בסדר, אך תוכל גם לשלוח בקלות עותק גיבוי או נייד של קובץ ה- QB שלך לרואי החשבון שלך.
- מה זה אחרי ספר חשבונות? מה אני עושה עם המידע שיש לי על ספר החשבונות?לאחר רישומם לחשבונות ספר החשבונות שלכם, תוכלו להשתמש בהם לעריכת דוח רווח והפסד, דוח על מצב פיננסי ודיווחים אחרים כגון תחזיות תזרים מזומנים וכו '. הנתונים עשויים להיות שימושיים לניטור ביצועי העסק באמצעות ניתוח שונה.
- מה השלב האחרון בהנהלת חשבונות?סוף חודש או סוף שנת הכספים, תלוי כמה זמן אתה מנהל ספרים.
תגובות (6)
- תודה, זה מאוד מועיל לעסק שלי.
- זה מאוד עוזר לי. תודה רבה!
- הסבירו בבירור את הרעיון החשבונאי.
- כמתחיל, אני שמח על המידע באתר זה. תודה.
- זה בפירוט ברור, במיוחד עם תמונות.
- זה עזר לי כסטודנט.
קרא גם:
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
