כיצד לציין סגירות במכתב?
אם אתה צריך לציין את המתחם במכתב, השאר רווח כפול מתחת לחתימה שלך והברכה, ואז כתוב "מארז". כדי לסמן כי במכתבך יש יותר ממסמך אחד, השתמש ברבים "מארזים" ואחריהם נקודתיים ומספר המסמכים. לחלופין, אתה יכול להשתמש בקיצור כמו "Enc". או "כלול". במקום לכתוב את "מארז" במלואו. שקול לכלול את כותרות המסמכים המצורפים וכל תיאור שעשוי להועיל. בגוף מכתבכם ציינו את המסמכים שצירפתם והעניקו להם הקשר כך שהקורא מוכן לקרוא אותם. לקבלת טיפים נוספים, כמו לעצב את המכתב שלך, המשך לקרוא.
אם אתה צריך לציין את המתחם במכתב, השאר רווח כפול מתחת לחתימה שלך והברכה, ואז כתוב "מארז".
יתכן שתבצע את רוב התקשורת העסקית שלך באמצעות דוא"ל, אך לעיתים עליך לשלוח מכתב עסקי רשמי. אם יש לך מסמכים נוספים שעליך לכלול יחד עם המכתב, ברצונך לציין אותם בגוף המכתב ועם סימון בסוף. בדרך זו הנמען שלך יכול לוודא שהוא קיבל את כל מה ששלחת.
שיטה 1 מתוך 3: ביצוע סימון מתחם
- 1סגור את המכתב שלך. סימון המתחם מתרחש לאחר הסגירה והחתימה של מכתבך. השתמש בסגירה חינם כגון "בברכה" או "באמת שלך", השאר מקום לחתימה שלך והקלד את שמך.
- באופן כללי, הסגירה שלך עשויה להיות מוכרת יותר אם אתה נמצא בתנאים אישיים יותר עם הנמען. לדוגמה, אם אתה כותב לאביו של החבר הכי טוב שלך, אתה יכול להשתמש בסגירה לא פורמלית יותר כמו "בברכה" או "איחולים."
- 2הקלד "מארז" תחת שמך. אם כללת מסמך שאינו האות יחד עם האות, הרווח כפול לאחר שתקליד את שמך לחתימתך והקלד את סימון המתחם שלך.
- אם צירפתם יותר ממסמך אחד, השתמשו ברבים "מארזים" וציינו את מספר המתחם לאחר מכן. המספר צריך להיות אחרי נקודתיים או להיות כלול בסוגריים. לדוגמה, אם היו לך שלושה מתחמים, תוכל להקליד "מארזים: 3" או "מארזים (3)".
- 3השתמש בקיצור. אתה לא בהכרח צריך להקליד את כל המילה "מתחם" כדי לערוך רישום על גבי מכתב עסקי רשמי. שניהם "Enc." ו"כלול ". מקובלים לצרפים.
- מבחינה טכנית, "enc." הוא קיצור של הפועל "סגור", ואילו "encl." יכול להיות "סגור" או "מתחם".
- אם אתה מצרף יותר ממסמך אחד, אתה יכול לציין את מספר המתחמים אחרי הקיצור, אך לא להוסיף "s" לקיצור.
אתה רוצה להזכיר את כל התוספות בגוף המכתב בנוסף לכלול סימון לאחר הסגירה. - 4רשימת כותרות מסמכים. לפעמים אם יש לך מספר מתחמים, פשוט לציין את מספר המסמכים המצורפים אינו מספק מספיק מידע. אם אתה חושב שזה הכרחי, אתה יכול גם לכלול את כותרות המסמכים אחרי המילה "מתחמים".
- ודא שלכל המסמכים יש כותרת שניתן לזהות בקלות אם ברצונך לרשום אותם בצורה זו. אתה לא רוצה שהנמען שלך ינסה לחשוב אם המסמכים הנכונים נמצאים שם.
- אם אתה רושם כותרות, אל תכלול גם את מספר המתחם.
- 5כלול תיאור רלוונטי כלשהו. במקרים מסוימים ייתכן גם שיהיה חשוב ליידע את הנמען מה סוג המסמכים שצירפת. בדרך כלל תזדקק לכך אם אתה כולל גם מסמכים מקוריים וגם עותקים.
- כל שעליך לעשות הוא לרשום את כותרת המסמך ואז לכלול את התיאור בסוגריים. לדוגמה, אתה יכול לכתוב "מארזים: תעודת לידה (מקור בתוספת שני עותקים)."
- אם צירפתם מסמכים מקוריים אליהם תצטרכו להחזיר לכם, דאגו להזכיר זאת בגוף המכתב.
שיטה 2 מתוך 3: עיצוב המכתב שלך
- 1בחר את הגופן והשוליים הטובים ביותר. הגופן של מכתב עסקי רשמי צריך להיות גופן סטנדרטי וקל לקריאה כגון Times New Roman או Helvetica. בדרך כלל זה יהיה גופן ברירת המחדל ביישום עיבוד התמלילים שלך.
- גם שולי ברירת המחדל צריכים להיות בסדר. הם צריכים להיות לפחות סנטימטר מכל הצדדים. אם יש לך אות קצרה יותר שברצונך למלא את הדף, תוכל לשקול להגדיל מעט את השוליים ולראות אם זה עוזר לאזן את הדף.
- באותיות קצרות במיוחד, אתה יכול לנסות גופן קצת יותר גדול ומפוזר יותר, כגון ורדנה. אבל היזהר שהגופן לא מסיח את הדעת. אם אתם בספק, הדפיסו את המכתב והגישו את הנייר לחבר. תבקשי מהם להסתכל על זה כמה שניות ואז לקחת אותו ולבקש שיספרו לך על זה. אם הגופן מסיח את הדעת, הם יוכלו לומר לך.
- 2כלול את הכתובת שלך. אלא אם כן אתה כותב על נייר מכתבים, הכתובת שלך בדרך כלל תהיה הדבר הראשון בראש הדף במכתב עסקי רשמי. אין צורך לכלול את שמך מכיוון שתחתום על המכתב.
- בדרך כלל הכתובת שלך הינה בעלת רווח יחיד ומוצדקת ימינה. לאפליקציית עיבוד התמלילים שלך עשויה להיות תבנית מכתב עסקי שתוכל להשתמש בה, כך שלא תצטרך לבצע את כל העיצוב באופן ידני.
- בנוסף לכתובת הדואר שלך, אתה יכול גם לכלול את מספר הטלפון שלך, כתובת הדוא"ל שלך או שניהם.
- 3הקלד את תאריך השלמת המכתב. אם אתה מעצב את המכתב שלך באופן ידני, רווח כפול מהשורה האחרונה של הכתובת שלך וחזור לטקסט מוצדק משמאל. הקלד את הגרסה המלאה של התאריך, המעוצב בסגנון שהנמען משתמש בו.
- לדוגמה, אם אתה כותב את מכתבך למישהו באירופה, היית רוצה לשים את היום הראשון, ואז את החודש, ואז את השנה: "16 ביולי 2017." אם אתה כותב את מכתבך לאירופי, לעומת זאת, היית כותב "16 ביולי 2017."
- אל תנסה לנחש את המועד שלפניך במכתב עסקי רשמי. אם הנמען יקבל את המכתב שלך לפני התאריך, זה יגרום לך להיראות רע. נסו לשלוח את המכתב בהקדם האפשרי לאחר ההדפסה ולחתום עליו.
שיטה זו לציון מתחמים בגוף המכתב שלך היא המתאימה ביותר כאשר אין לך הרבה מארזים. - 4זהה את הנמען. רווח כפול מהתאריך והקלד את שם האדם שאליו אתה כותב, יחד עם כתובת הדואר שלו. בהתאם לסיבת הכתיבה שלך, ייתכן שתכלול את שם תפקידם או שם החברה שלהם.
- לאחר הכתובת, דלג על שתי שורות נוספות והקלד את הברכה שלך. "יקר" מתאים, ואחריו שם האדם ושמו.
- השתמש בשיקול דעתך אם לכלול את שמו הפרטי של האדם. אם האדם נמצא בסמכות, בדרך כלל עדיף לך להשתמש ב"מר ". או "גב '" ואחריהם שם המשפחה שלהם.
- 5הקלד את הגוף בסגנון בלוק. ישנם מספר סגנונות פסקה עבור אותיות עסקיות רשמיות, אבל סגנון הבלוק הוא פשוט ביותר בשימוש נפוץ. עבור סגנון זה, תרווח רווח יחיד על הטקסט שלך למעט רווח כפול בין פסקאות.
- פסקאות אינן מוטעות בסגנון בלוק. הטקסט שלך בדרך כלל מוצדק משמאל, אם כי אתה יכול לבחור ביישור "מוצדק". הטקסט יהיה מרווח כך שיהיה אפילו משני צידי הדף. טקסט מוצדק עשוי להיות קשה יותר לקריאה בהקשרים מסוימים, אך עבור אות קצרה הוא יכול לגרום לטקסט שלך להראות נקי יותר. זה בעיקר עניין של בחירה אישית.
- 6השתמש בנייר הנכון כדי להדפיס את המכתב שלך. לאחר שטרחתם לנסח ולעצב מכתב עסקי רשמי, אתם רוצים לוודא שהנייר שבחרתם משקף את כבוד המכתב עצמו.
- הנייר שתבחר יכול לקבוע אם המקבל מתייחס ברצינות למקבל. זה חשוב במיוחד אם אתה כותב מכתב עסקי רשמי מכיוון שאתה מגיש בקשה לעבודה, או מנסה לקבל קבלה לבית ספר.
- בדרך כלל אתה רוצה נייר שהוא מלאי מעט כבד יותר, ולבן או לבן. נייר צבעוני עשוי להתאים לאותיות אישיות, אך לאותיות עסקיות הוא יגרום לכם להיראות פחות רציניים.
שיטה 3 מתוך 3: דיון במתחמים בגוף
- 1ציין את הסיבה לכתיבה שלך. מכתב עסקי צריך להיות קצר ולעניין. לאחר שהצגת את עצמך, היכנס מיד מדוע אתה כותב את המכתב ומה אתה מקווה להשיג כתוצאה מכך.
- לדוגמה, אם אתה כותב כדי להגיש מועמדות לעבודה, אתה יכול לכתוב "שמי סאלי סאנשיין ואני בוגרת לאחרונה באקדמיה לקאפקייקס. ראיתי שאתה מחפש אופה של קאפקייקס ואני מאמין בכישורי. יהיה התאמה טובה עבורך. "
- 2הזכר מתחמים בהקשר. אתה רוצה להזכיר את כל התוספות בגוף המכתב בנוסף לכלול סימון לאחר הסגירה. זה מכין את הנמען למסמכים וכיצד הם קשורים לסיבת הכתיבה שלך.
- לדוגמה, אולי תכתוב "כפי שאתה יכול לראות בקורות החיים שלי (מצורף), סיימתי את האקדמיה לקאפקייקס עם הציונים הגבוהים בכיתתי וציון לשבח של הדיקן."
- שיטה זו לציון מתחמים בגוף המכתב שלך היא המתאימה ביותר כאשר אין לך הרבה מארזים.
אם יש לך מסמכים נוספים שעליך לכלול יחד עם המכתב, ברצונך לציין אותם בגוף המכתב ועם סימון בסוף. - 3תאר את כל המסמכים שצירפת. אם אתה מצרף מספר מסמכים, זה יכול להיות יעיל יותר פשוט לרשום אותם במכתב שלך, יחד עם הסבר קצר על המסמכים האלה.
- לדוגמא, נניח שאתה כותב עסק כדי לדרוש החזר עבור מוצר פגום. אולי תכתוב "צירפתי את הקבלה שלי עבור הסחורה יחד עם שתי תמונות המציגות את הפגם שהיה ניכר כשהסרתי אותו לראשונה מהקופסה."
- בסימון שלך מתחת לסגירת מכתבך, הדבר יבוא לידי ביטוי "מארזים (3)" או "מארזים: קבלה מיום 11 ביולי 2017; תמונות (2)."
- 4הסבר כיצד המתחמים רלוונטיים. אם רשמת את המארזים שלך בגוף מכתבך, ייתכן שיהיה עליך לכלול משפט או שניים המדגימים בפני הנמען מדוע ואיך מסמכים אלה קשורים לסיבה המקורית שלך לכתיבה.
- לדוגמא, אם אתה מצרף קבלה ותמונות כדי לדרוש החזר עבור מוצר פגום, אתה עשוי לכתוב "התמונות מציינות את הבעיה בפריט זה. אם אתה משווה את התאריך בתמונות לתאריך בקבלה שתראה שהם נלקחו ביום שקניתי את המוצר. מוצר זה נפגע כשקניתי אותו. "
קרא גם: איך לשכוח?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
