כיצד ליצור תוכנית תקשורת?
כדי ליצור תוכנית תקשורת, התחל בהגדרת המטרות שלך והקהל שאיתו תקשר, כמו המעסיקים, הלקוחות או בעלי העניין שלך. ברגע שאתה מכיר את המטרות והקהל שלך, התחל לנסח את תוכנית התקשורת שלך, החל מ -1-2 משפטים המסבירים מה ההחלטה שאתה מקבל. בהמשך, הסביר מדוע זו ההחלטה הנכונה ועל מי היא משפיעה. לאחר מכן, הסבירו כיצד מיושמת ההחלטה ומתי יתרחשו השינויים. לסיום, אמור להם היכן יוכלו למצוא מידע נוסף על ההחלטה. כדי ללמוד כיצד להעביר אפקטיבי תוכנית תקשורת, גלול מטה!
כדי ליצור תוכנית תקשורת, התחל בהגדרת המטרות שלך והקהל שאיתו תקשר, כמו המעסיקים, הלקוחות או בעלי העניין שלך.
תוכנית תקשורת היא מפת דרכים להעברת מסר לקהל, לאתר למי אתה צריך לקבל מידע וכן מתי ואיך אתה מתכוון לתקשר אותו. זהו כלי חיוני ברחבי העולם העסקי, בין אם אתה עובד בתחום השיווק, משאבי אנוש, יחסי ציבור או ענייני חברות. להקדיש זמן לציון המטרות, הקהלים ואסטרטגיות התקשורת שלך יהפוך את התוכנית שלך לחזקה ויעילה ככל האפשר.
חלק 1 מתוך 3: קביעת היעדים והקהל שלך
- 1צור ציר זמן או לוח שנה כדי לשמור על התכנית שלך. כדי להתחיל לשרטט את תוכנית התקשורת שלך, תזדקק לכמה פיסות נייר שריטה יחד עם ציר זמן או לוח שנה ריק, שבו תשתמש כדי לארגן את היוזמות השונות שלך. כשסיעור מוחות ומצמצם את הרעיונות שלך, תתחיל להזין אותם בלוח השנה או בציר הזמן שלך. לעת עתה, פשוט הגדר את לוח השנה לידך כדי שתוכל לשמור על תזמון ותזמון בראש שלך בעת יצירת התוכנית שלך.
- אתה יכול להשתמש בלוח שנה נייר כדי לשמור על הקיר או על שולחן העבודה שלך, או ללכת עם לוח שנה למחשב, שיכול לתת לך תזכורות כאשר מועדים מתקרבים.
- 2תאר את מצב החברה או הפרויקט כפי שהוא. לפני שתתחיל לתכנן את הרעיונות שלך עבור החברה או הפרויקט שלך, עליך לקבל מושג טוב מה הסטטוס הנוכחי. שוחח עם העובדים שלך, עמיתים לעבודה או בעלי העניין, ואז ניתח ומפה את המצב הנוכחי ככל האפשר. רשמו את הנקודות הללו תוך כדי סיעור מוחות.
- חשוב על מצב השוק שלך ועל החברה או הפרויקט בכללותו. שאל את עצמך מה החברה או הפרויקט שלך עושים נכון, ובמה זה יכול להשתפר.
- לדוגמה, תוכל לפרט על המכירות הנוכחיות של החברה שלך, תחזית התקציב שלה והצמיחה הצפויה שלה. אתה יכול גם לדבר על דברים כמו שביעות רצון עובדים ולקוחות ושימורם.
- 3ציין את המטרה הרחבה שלך לשמור על התוכנית שלך ממוקדת. כדי לאתר את המטרה המדויקת אליה אתה מכוון, שאל את עצמך מה עליך לעשות ולמה אתה צריך לעשות זאת. מה מטרת החברה או הפרויקט שלך? אילו רעיונות יש לך לשפר בזמן שאתה נשאר נאמן לשורה התחתונה? שקול מה יהיה שונה בחברה או בפרויקט שלך לאחר ביצוע הרעיונות שלך.
- רשום את המטרה הרחבה שלך באותיות גדולות ועזות. אתה רוצה להמשיך להתייחס אליו כשתמשיך ליצור את תוכנית התקשורת שלך.
- לדוגמה, אם ברצונך להרחיק את החברה שלך מעסקי חלונות הראווה ולעבר לקוחות דיגיטליים, תוכל למסגר אותה כדרך להמשיך ולהפיק רווח בר-קיימא בנוף עסקי משתנה.
- 4הגדר יעדי משנה קטנים יותר העוקבים אחר פריסת SMART. לאחר שזיהית את מטרת העל שלך, התווה כמה מטרות משנה שיעזרו לך להגיע לשם. לדוגמא, אם אתם עוברים לחלון ראווה דיגיטלי, מטרה אחת יכולה להיות יצירת אתר, בעוד שאחרת יכולה לעבור לפרסום באינטרנט. בצע את שיטת SMART כדי להפוך יעדים אלה ספציפיים ומשיגים ככל האפשר.
- בדף סיעור המוחות שלך, רשום את יעדי המשנה שלך מתחת למטרה הרחבה שלך.
יצירת יעדים חכמיםהגדר את המטרה העסקית שלך...
ספציפי וממוקד.
מדיד, כך שתוכל לכמת את ההתקדמות שלך.
ניתן להשיג, כך שתצליחו לבצע את זה תוך פרק זמן ועם המשאבים שיש לכם.
רלוונטי למטרה הרחבה יותר של החברה שלך.
זמן קשור, מכוון להשלים את המטרה בתאריך מסוים.
- 5דאג לקהל / ה הקהל / ים שאיתם תדבר. לאחר שהחלטת על מטרתך, חשוב על מי בסופו של דבר אתה רוצה לדבר ולהשפיע. שאל את עצמך מי יעזור לך להגיע ליעדים שלך, מי יהיה אחראי ליישום שינויים, ובמידת הצורך מי יספק כספים עבורם. התחל לשקול כיצד תוכל להעביר בצורה הטובה ביותר את המטרות שלך לקהל המסוים הזה ולרשום הערות לכל אחד.
- לדוגמא, אם אתה מתקשר עם חברה גדולה וצרכנים, אתה עשוי לפצל את הקהלים שלך לעובדים, בעלי עניין ולקוחות.
- אם אתה מתקשר עם קהלים שונים, ייתכן שיהיה עליך לבוא עם אסטרטגיות שונות עבור כל אחד, שכן טקטיקה שעובדת עבור קבוצה אחת עשויה לא להיות יעילה עבור קבוצה אחת. לדוגמא, תקשורת עם הלקוח עשויה לעבוד בצורה הטובה ביותר עם גישה מבוססת תמונה, בעוד בעלי עניין עשויים להעדיף יותר נתונים וניתוחים.
מעבר לביצוע בהצלחה של מטרת החברה הרחבה שלך, אתה גם רוצה לוודא שתוכנית התקשורת שלך יעילה.
חלק 2 מתוך 3: יצירת נקודות מפתח ספציפיות
- 1החליטו על 3 נקודות חשובות שתצטרכו להעביר לכל קהל. בהתבסס על הקהל שלך ועל היעדים הרחבים שלך, התחל למפות כ -3 נקודות (או פחות) עיקריות שכל קהל צריך לדעת. שאל את עצמך, מה הדבר הכי חשוב שכל קהל יהיה מודע אליו? כמה פרטים כל קהל יצטרך?
- לדוגמא, נניח שאתה מרחיב את המלאי של חברה קמעונאית כך שיכלול בגדי ילדים וגם מבוגרים. יתכן שתצטרך לספר לענף הייצור את העובדות המעשיות יותר לגבי אופן יישום השינוי וכיצד הם יצטרכו לשנות את התהליכים הנוכחיים שלהם. עבור סניף שהשפעתו פחות ישירה עליו, תוכל למקד את המסרים שלך בהשפעות הרחבות יותר של השינוי.
- 2ספר לקהל מה ההחלטה ראשונה. כל קהל ירצה לדעת בדיוק מה ההחלטה, אז פרוש זאת בצורה ברורה ככל האפשר. נסה להגיד את זה רק במשפט של 1-2 משפטים, והשאיר את זה פשוט וישר.
- לדוגמה, אתה יכול לומר, "החלטנו כחברה לפתוח את הקמעונאות שלנו לילדים וגם למבוגרים."
- 3תקשר מדוע זו ההחלטה הנכונה. עכשיו תגיד לקהל שלך מדוע החלטת לבצע את השינויים האלה, מדוע הם חשובים ומדוע זה קורה עכשיו. תמכו בנקודתכם בנתונים, עובדות או סיפורים, ואולי השתמשו בפרטים שונים עבור קהלים שונים. חשוב מה יהיה הכי מרתק עבור כל קהל, וכיצד תוכל להשתמש באסטרטגיה זו כדי להעביר את הנקודה שלך.
- לדוגמה, אתה יכול לומר, "כצוות הנתונים שלנו, אתה יודע שרוב הלקוחות שלנו הם גם הורים - כ- 70% מהם. הרחבת המלאי שלנו כך שתכלול מוצרי ילדים מאפשרת לנו להפוך את הלקוחות הקיימים שלנו למרוצים עוד יותר. "
- 4אמור מי קיבל את ההחלטה ועל מי היא משפיעה. הקהל שלך ירצה לדעת בדיוק ממי באה ההחלטה הזו ומי יראה את השינויים הרבים ביותר. היו ספציפיים וכנים כאן, גם אם חלק מהשינויים עשויים להיות לא פופולריים.
- לדוגמה, אתה יכול לומר, "החלטה זו התקבלה על ידי צוות המורכב מעובדים ומנהלים מכל סניף בחברה. הרחבת המלאי שלנו פירושה גם הגדלת עומס העבודה. כולנו, וצוות הנתונים במיוחד, נצטרך לעבוד קשה יותר מ אי פעם כדי להוציא את היוזמה הזו. בינתיים נתחיל בתהליך הגיוס של אנליסטים חדשים שיעזרו להקל על חלק מהעומס. "
- 5שוחח על אופן קבלת ההחלטה וכיצד היא תיושם. קהלים מסוימים עשויים להזדקק או לרצות לדעת כיצד ההחלטה הגיעה ברמות הגבוהות יותר, ולספר להם על תהליך זה עולה אמון והתחשבות בצרכיהם. רוב הקהלים יצטרכו גם לדעת כיצד ייושם השינוי, מכיוון שהוא משפיע עליהם.
- לדוגמה, אתה יכול לומר, "הגענו להחלטה זו לאחר השלמת מספר ביקורות כלליות על שביעות רצון הלקוחות ומעורבותם. שלחנו גם סקרים לכל לקוחותינו כדי לראות מה אנו יכולים לעשות כדי לשמור על עסקיהם, ופתיחת מחלקת ילדים היה פופולרי ביותר. "
- כשאתה מספר לסניף כיצד זה משפיע עליהם, אתה יכול לומר, "כצוות הנתונים שלנו, המשמעות היא שתשלוף מידע ממקור חדש כעת: מחלקת הילדים שלנו. כשאנחנו משיקים לראשונה, זה אומר מדידת כניסות ושמירת עמודים תעריפים, כמו גם מידע על קופות, והשוואה ישירות עם מוצרי הגברים והנשים שלנו. "
- 6תגיד מתי השינויים יתרחשו. לאחר שתיאר במלואם את היקף והרקע של השינויים, תצטרך להודיע לקהל שלך מתי ההחלטה תתגלגל. יתכן שתצטרך לומר להם מתי הם יתחילו לראות שינויים מסוימים ומתי הם יצטרכו להתחיל ליישם פעולות משלהם.
- אתה יכול לומר משהו כמו: "צוות העיצוב יתחיל לפתח מוצרים חדשים במהלך השבועות הקרובים. משם הייצור יתחיל לייצר אותם. אנו נשאף שהאתר והמלאי הראשון שלנו יהיו מוכנים בעוד 3 חודשים, עם תאריך ההשקה ב -15 במאי. החלק שלך בכך, כצוות הנתונים, יתחיל בערך אז. "
- 7ספר להם היכן יוכלו למצוא מידע נוסף. תלוי איך אתה מתקשר לקהל שלך, ייתכן שתוכל לשאול אותם אם יש לו שאלות באופן אישי או בדוא"ל. אם מדובר בתקשורת פחות ישירה, תוכל להפנות אותם לדף שאלות נפוצות או למוקד עזרה.
- לדוגמא, אם אתה מדבר עם צוות באופן אישי, אתה פשוט יכול לומר, "יש למישהו שאלות?"
- לשינויים רחבי היקף, כדאי לבקש שאלות בדוא"ל ולקיים פגישת המשך כדי לדון בהן אחת אחת.
ברגע שאתה מכיר את המטרות והקהל שלך, התחל לנסח את תוכנית התקשורת שלך, החל מ -1-2 משפטים המסבירים מה ההחלטה שאתה מקבל.
חלק 3 מתוך 3: תמיכה והעברת המסר שלך
- 1הציגו את המסר שלכם בצורה ברורה ומשכנעת. לאחר שפיתחת את נקודות המפתח שלך, אתה עדיין צריך לספק אותן בצורה יעילה ומעניינת. השתמש באסטרטגיות שכנוע המתחברות ישירות לכל אחד מהקהלים שלך ומראה להם מדוע זו ההחלטה הנכונה עבור החברה ועבורם כיחידים.טיפים להעברת המסר שלך
שמור על רעיונותיך פשוטים והצג אותם באופן בלתי צפוי ובלתי נשכח.
השתמש בתמונות, במידת האפשר, כדי להצביע על הנקודה שלך.
השתמש במבנה נרטיבי, כמו סיפור, ליצירת קשר רגשי.
כלול עובדות ונתונים ממקורות אמינים.
- 2בדוק כיצד להעביר את המסר שלך לכל קהל. ככל הנראה קהלים שונים יחייבו אמצעי תקשורת שונים. באופן כללי, לעומת זאת, השינויים הגדולים מתקשרים בצורה הטובה ביותר באופן אישי, בין אם בישיבת צוות ובין אם בשיחה אחד על אחד. חשבו עד כמה יהיו השינויים רחבים וכיצד הם ישפיעו על כל קהל כדי להחליט כיצד להעלות אותו בצורה הטובה ביותר.
השתמש בתקשורת פנים אל פנים לשינויים גדולים.
יש פגישה אם הרעיונות החדשים הם מסובכים יותר, או אם אתה רוצה רעיונות מאנשים אחרים.
השתמש בחוברות נייר כדי לעזור לאנשים לזכור תאריכים ופרטים. אם החברה שלך מסתמכת יותר על טכנולוגיה, שלח דוא"ל במקום זאת.
- 3פתח אסטרטגיה כדי למדוד עד כמה התקשורת שלך מצליחה. מעבר לביצוע בהצלחה של מטרת החברה הרחבה שלך, אתה גם רוצה לוודא שתוכנית התקשורת שלך יעילה. זה יכול לעזור לך להשתפר כמפקח, עובד או מתקשר באופן כללי. לפני שתפרוס את תוכנית התקשורת שלך, חשוב כיצד תוכל למדוד את הצלחתה. שקול אפשרויות כמו:
- חלוקת סקר לקהלים שלך, בבקשה לשפוט כיצד הוצג המידע.
- מדידת שיעורי השקעה, אם אתה מתקשר עם משקיעים
- מדידת שיעורי שימור לקוחות או עובדים
- 4בצע את התוכנית שלך. כעת, לאחר שתכננתם את תוכנית התקשורת שלכם, הגיע הזמן להתחיל אותה! עליך לעקוב מקרוב אחר לוח השנה שלך כדי לפרוס כל שלב בתוכנית שלך, אך אל תדאג אם תצטרך לסטות ממנו מעת לעת. התאם תאריכים ושעות לפי הצורך, אך ודא שאתה בדרך להשגת היעדים הרחבים שלך.
עבודה עם אנשים אחרים להכנת תוכנית התקשורת שלך, כולל עמיתים, מפקחים או עובדים, יכולה לתת לך דעות אחרות על הבחירות שלך ולהפוך את התוכנית לחזקה יותר בסך הכל.
- עבודה עם אנשים אחרים להכנת תוכנית התקשורת שלך, כולל עמיתים, מפקחים או עובדים, יכולה לתת לך דעות אחרות על הבחירות שלך ולהפוך את התוכנית לחזקה יותר בסך הכל.
- אם תדבר עם אנשים באופן אישי, בין אם בפגישה ובין אם אחד על אחד, תכנן מראש מה אתה רוצה לומר. אתה יכול להציץ בהערות מעת לעת, אך דיבור טבעי ויצירת קשר עין היא הדרך הטובה ביותר להעביר את המסר שלך.
קרא גם: איך לכתוב הצעת רכש?
תגובות (8)
- מעולם לא שמעתי על תוכנית תקשורת (אבל התבקשתי לכתוב אחת) וכך ניתן לי לפחות מושג מה צפוי. תודה!
- זה היה מדהים.
- עזר לי להדריך פגישה בנושא תוכניות תקשורת ואסטרטגיה עם הצוות שלי. הם קיבלו את זה!
- אני סטודנט באינטרנט והמאמר הזה עוזר מאוד, תודה!
- זה עזר לי מאוד. עכשיו אני יודע איפה להתחיל את תוכנית התקשורת שלי.
- זו הקדמה מאוד מועילה וברורה להפקת תוכנית תקשורת. זה לא מקיף, אבל הוא מאפשר למחברים להתחיל את התהליך ולזהות בעצמם כיצד לעשות זאת.
- אל תגור רחוק מדי מהבית כדי שלא תוכל לנהוג.
- כרגע אני עובד על תוכנית תקשורת ליצירת מודעות לפרסי השירות הלאומי. המאמר עזר לשרטט תוכנית פעולה כיצד להפיץ מסרים לקהל שלנו.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
