איך כותבים הודעת טקסט עסקית?

הימנע מקיצורים. כשאתה שולח SMS יחיד, יש לך רק 160 תווים להעביר את המסר שלך. זו כנראה הסיבה שרוב האנשים משתמשים בקיצורים. יש כמה בעיות עם זה:

• קיצורים נראים מזדמנים ואינם ענייניים
• ייתכן שחלק מהעמיתים (במיוחד אם הם מבוגרים בהרבה) אינם מבינים את הקיצורים
• ייתכן שקיצורים מסוימים לא חוצים גבולות תרבותיים, וזה נושא אם אתה עובד עם צוות רב לשוני
• באותו נושא, ישנם קיצורים שהם לא מובהק. אם לא היית אומר WTF במלואו בשיחה עסקית, אל תכניס אותו להודעת טקסט עסקית.
• ברוב המקרים, קל באותה מידה להקליד את המילה כולה, במיוחד אם אתה משתמש במקלדת ניידת עם פונקציית השלמה אוטומטית טובה.

הימנעו מרגשונים. הכלל השני של נימוסי הודעות טקסט עסקיים הוא להימנע מסמלי הבעה, שהם מאוד מאוד נינוחים. בטח, הם יכולים לעזור לרכך את הטון של הודעת טקסט (עוד על כך בעוד זמן מה), אך הם אינם ענייניים ואנשים לא יתייחסו אליך ברצינות אם תשתמש בהם. אלא אם כן אתה עובד עם קבוצה של אנשים שכולם בגיל העשרה, היצמד למילים ישנות פשוטות

צפה בטון שלך. הבעיה עם הודעות שהוקלדו היא שקשה להעביר טון. זה אפילו קשה יותר עם הודעות טקסט עסקיות, שם קל להישמע קורט. קח קצת זמן לעצב את המסר שלך כדי שתגיד את מה שאתה צריך להגיד בלי לפגוע בנמען.

• בזמן שאתה בעניין, הימנע מהקלדה בכל הכותרות. כמו במיילים ובהודעות חברתיות, הדבר נתפס כצעקות ורק יעצבן את הנמענים. בדיוק כמו שלא הייתם צועקים על אנשי קשר עסקיים פנים אל פנים, אל תעשו זאת בטקסט.

בדוק את השפה שלך. כשאתה כותב הודעות טקסט לעסקים, צפה באיות, בדקדוק ובפיסוק שלך. מילים באיות שגוי ופיסוק לקוי יוצר רושם רע.

• הגה הגהה על המסר שלך כדי למנוע שגיאות לפני שתלחץ על השליחה. שימו לב במיוחד לתיקון אוטומטי ולהשלמה אוטומטית נכשלת. שים לב למה שאתה מקליד וודא שכל תיקון אומר את מה שהתכוונת לומר.
• באופן דומה, אם אתה שולח הודעות SMS בקול, בדוק את ההודעה לפני השליחה, מכיוון שאין שום התחייבות שהיא אכן תהיה נכונה.
  • בשורה התחתונה? השתדל תמיד לתקשורת עסקית נטולת שגיאות, בין אם אתה כותב מכתב, דוא"ל - או הודעת טקסט.

בדוק את הנמען. פונקציות תיקון אוטומטי אלה בטלפון שלך נהדרות, אך עלולות לגרום לבלבול אם לאנשי הקשר יש שמות דומים. בדוק שההודעה שלך עוברת לאדם או לאנשים הנכונים לפני שאתה שולח אותה. בדרך זו לא תבזבזו את זמנכם ובטעות לא תשלחו מידע פנים לאדם הלא נכון.

חתמו על ההודעות שלכם. במצב של הודעות טקסט עסקיות, אינך יכול להיות בטוח שיש למקבל את פרטי ההתקשרות שלך. אם הם לא יודעים מי אתה, הם עשויים להתעלם מההודעה. אז הוסף את שמך או את ראשי התיבות בסוף ההודעה כדי להבהיר מיהו השולח.

קבל אישור. רק 4% מאנשי המקצוע העסקיים מעדיפים טקסט על פני צורות תקשורת אחרות, לכן וודא שזה בסדר לשלוח טקסטים עסקיים לאנשי הקשר שלך. רק בקשו אישור ושלחו רק למי ששמח להשתמש בטקסטים לתקשורת עסקית. (רמז: אם אתה שולח טקסטים לאנשי קשר והם מגיבים בדוא"ל, זה סימן שהם לא אוהבים לשלוח הודעות טקסט לעסקים, אז הפסק לסמס אליהם.)

• זה חל גם על טקסטים קבוצתיים. הודעות קבוצתיות יכולות במהירות לקבל רועש ומעצבן, כדי לוודא שיש לך הרשאה להוסיף אנשים על קבוצת אנשי קשר לפני שאתה שולח את הטקסט הראשון. במדריך זה לסמסים קבוצתיים ב- Huffington Post יש כמה הנחיות שימושיות אחרות.

שלח את ההודעות הנכונות. עד כמה שאנחנו אוהבים הודעות טקסט, זו לא תמיד הדרך הנכונה להעביר מידע. במיוחד לעסקים, השתמש בשיטת התקשורת המתאימה ביותר. אם בעיה מסוימת מצריכה דוא"ל, שלח דוא"ל שייתן לך תיעוד קבוע של האינטראקציה שלך. ואם עדיף לבצע שיחת טלפון, אז בצע את השיחה.

• ישנם גם כמה סוגים של הודעות שאסור לשלוח בטקסט. לא היית נפרד מבן הזוג שלך באמצעות טקסט, אז אל תעשה את אותו הדבר בעסקים.
• Business Insider מציע לך להימנע משימוש בהודעות טקסט לשינוי זמני הפגישה או המקומות. קל להחמיץ את השינויים האלה, במיוחד כאשר חלק מהעמיתים לא בודקים את הטלפונים שלהם לעתים קרובות. עם זאת, ישנם מקרים בהם הודעת טקסט היא צורת התקשורת המושלמת. אם יש מצב חירום וזו הדרך הטובה ביותר להגיע לאנשים, שלח הודעת טקסט.

קבל דואר בזמן הנכון. היה לך אימייל לעבודה כשהיית באמצע ליהנות מהערב או מסוף השבוע שלך? זה הוציא אותך מאיזון? אם ענית כן, אתה לא לבד. לכן חשוב לשמור על מסרונים עסקיים לשעות המשרד. זה לא יעזור לקשר העסקי שלך.

שלח הודעת טקסט פעם אחת בלבד. כששלחת טקסט, אל תמשיך לשלוח אותו שוב אם האדם לא מגיב מיד. זה רק אומר שאותו אדם לא בדק את הטלפון שלו. זה יקרה וזו סיבה נוספת להימנע משינוי זמני הפגישה באמצעות טקסט. תן למקבל מספיק זמן לאסוף את ההודעה לפני שתתחיל לדאוג. ואם זה קורה באופן קבוע, ראה כלל 7: אולי הודעות טקסט אינן שיטת התקשורת הנכונה עבור הקולגה המסוים הזה.

אל תסמס בזמן פגישות. אל תסמס כאשר אתה אמור לשים לב למה שקורה בחדר. בין אם אתה בפגישה, דן בעסקים פנים אל פנים או צופה במצגת, גישוש בטלפון שלך כדי לשלוח הודעת טקסט חשאית הוא פשוט גס רוח. היית נעלב אם אנשים היו עושים את זה בזמן שאתה מציג, אז אל תעשה את זה לאף אחד אחר.