כיצד לפתח מערכת מלאי?
פיתוח מערכת מלאי היא דרך נהדרת לעקוב אחר המוצרים שלך ולקבוע במה אתה צריך להצטייד. עבור מלאי קטן, יהיה בסדר שתקליט אותו ביד, אך עבור מלאי גדול תוכל לחסוך זמן באמצעות סורק ברקודים. שמור גיליון אלקטרוני של המלאי שלך עם עמודות לתאריך, לספירת המלאי הקודמת, לכמות הנוכחית שיש לך ביד, ולאחוז עלות המכירה. רשום כל מלאי חסר כהצטמקות כדי לשמור על הנתונים המדויקים שלך. אל תשכח לספור את המלאי שלך באופן קבוע, בין אם זה יומי, שבועי או חודשי. אתה יכול גם לעובד שני לרשום את המלאי כדי להפחית את הסיכוי לטעות אנושית. לקבלת טיפים נוספים ממחברנו הפיננסי, כולל כיצד לבחור חבילת תוכנה לניהול מלאי, המשך לקרוא!
האנשים העובדים על מערכות המלאי והמלאי שלך הם ההיבט הקריטי ביותר במערכת המלאי שלך.
מערכת מלאי יעילה היא מרכיב הכרחי בכל פעולות קמעונאיות או ייצור. המטרה העיקרית של מערכת מלאי קמעונאית היא לשמור באופן מדויק על ספירה פיזית של מוצרים, חומרים מתכלים וחומרים המאוחסנים במחסן או במחסן. לאחר הקמתה, ניתן להשתמש במערכת מלאי לשליטה ותחזוקה של הסחורה המאוחסנת, כדי להבטיח שהמלאי לא יאבד לקלקול או לגניבה.
חלק 1 מתוך 4: פיתוח מערכת האחסון כדי להקל על הספירה
- 1ארגן את המוצרים במלאי עם הדלפקים בראש. האפקטיביות של מערכת מלאי תלויה במידה רבה בדיוק עם ספירת הפריטים שמלאי. ספירה לא מדויקת של מוצרים או סחורה גורמת לרוב לפערים בין חשבונות, מעקב אחר מכירות, הזמנת יתר וייצור יתר, בין היתר. מערכת אחסון לא יעילה תשפיע באופן משמעותי על עלות המעקב אחר מלאי על ידי הגדלת משך הזמן שנדרש להשלמת התהליך.
- התמקד בהפיכת המלאי שלך לגישה קלה, להפרדה ולספירה. עבוד על נראות, קלות תיוג וארגון פשוט, כך שהדלפקים שלך יוכלו לגשת במהירות לכל פריט.
- 2שקול דרישות אחסון. חשב את הממדים הפיזיים הדרושים לאחסון המלאי שלך. זה יכול להיות מחסן שלם או ארון קטן, תלוי בגודל המוצרים או החומרים שלך ונפח המכירות שלך. עליכם לשקול גם את התנאים המיוחדים הנדרשים לאחסון, כמו בקרת טמפרטורה או לחות.
- יתכנו גם חוקים ממלכתיים או פדרליים המכתיבים כיצד עליכם לאחסן סוגים מסוימים של מלאי, במיוחד עבור פריטים מסוכנים או מבוקרים.
- 3תכננו מדפי אחסון שיספקו קו ראייה ברור לכל פריט. סדר את המוצרים המאוחסנים כך שהאחראים על ביצוע מלאי יוכלו לגשת ולספור בקלות כל פריט בודד. תייגו הכל כך שניתן יהיה לזהות אותו בקלות ולהציב מלאי באזור המתאים.
- בחרו והגדירו מדפי אחסון ופחים בהתאם לסוג המלאי שתאחסנו בהם. קחו בחשבון את הגודל, הגובה והתכונות המיוחדות של הפחים או המדפים בעת בחירתכם.
- לדוגמא, חשוב כמה כבד יהיה מדף מלא במלאי שלך ובחר מערכת מדפים העומדת או חורגת מדרישת משקל זו.
- יש לזכור כי המלאי השמור על מדפי החנויות חייב להימנות גם במערכת מלאי.
- אתה יכול גם להשתמש בחריץ כדי לשפר את קלות השימוש. חריץ מתייחס להצבת המלאי בצורה יעילה. לדוגמא, פריטים שנשלחים בדרך כלל יחד עשויים להיות ממוקמים קרוב אחד לשני במחסן.
- בנוסף, יש להקים מלאי כך שהמלאי עם המחזור הגבוה ביותר יהיה הנגיש ביותר. יש לתכנן את החריץ מההתחלה ואז לתקן אותו לאורך זמן כדי להסביר פריטים חדשים ושינויים בביקוש או בפעולות. באופן אידיאלי, יש לחשוב מחדש על חריץ מדי שבוע או אפילו מדי יום.
- כדאי לשקול גם להיפטר מפריטים שנמכרים ולעתים קרובות מיושנים במהירות האפשרית. הסיכויים שהם ימכרו נמוכים ופעמים רבות פריטים אלו עולים לכם יותר לאחסון ממה שהם יביאו.
- 4שקול מערכת ברקודים. אם יש לך כמות גדולה של מלאי, תזדקק לאיזושהי דרך לעקוב אחר המלאי שלך מבלי להתייחס לכל פריט בשם. הדרך הפשוטה ביותר לעשות זאת היא באמצעות מערכת ברקודים. השג סורק באמצעותו תוכל לסרוק את המלאי פנימה והחוצה ולבצע ספירת מלאי. עם זאת, אם יש לך מעט מאוד פריטים או סוגי פריטים, ייתכן שתוכל להשתמש במערכת חזותית פשוטה. לאחר מכן תוכלו לעבור למערכת ברקודים אם מערכת הראייה שלכם הופכת זמן רב מדי או לא מדויקת.
- וודא שהסורק מיועד לסביבה שלך. לדוגמא, בית חולים עשוי להזדקק לסורקים הניתנים לעיקור.
- תזדקק גם למדפסת ברקוד כדי לתייג מדפים או רווחים שבהם מאוחסן הפריט עם אותו ברקוד.
- אם אתה מבצע פעולה קטנה, אתה יכול גם לבחור פשוט להוריד אפליקציה שמאפשרת להפוך את הטלפונים הניידים של העובדים שלך לסורקים.
- 5עצב גיליון אלקטרוני של מלאי כדי לשמש כתיעוד אב של כל מלאי שנלקח. פתח גיליון אלקטרוני בתוכנית כמו Excel, Pages או Google Sheets כדי להתחיל. בנה את הקטגוריות שלך באמצעות עמודות בגיליון אלקטרוני, ורשום את פריטי המלאי שלך בדף בשורות. מערכת מלאי יעילה צריכה לכלול את הקטגוריות הבאות של כותרת העמודות:
- השתמש בעמודה שכותרתה "תאריך הספירה" כדי להקליט את התאריך הנוכחי.
- השתמש בעמודה "כמות קודמת" כדי לרשום את כמות הפריט הזה מהספירה האחרונה.
- השתמש בעמודה "כמות בהישג יד" כדי לרשום את הספירות הכוללות עבור כל פריט.
- כלול יחידת מידה.
- השתמש בעמודה "תיאור מוצר" כדי לספק תיאור של הפריטים / ים שסופרים.
- השתמש בעמודה "Build-To" כדי לייצג את כמות הפריטים הנדרשים על מנת לענות על הביקוש החזוי.
- השתמש בעמודה "סכום שנמכר" כדי לייצג את כמות הפריטים שנמכרו בתקופה הקודמת.
- השתמש בעמודה "עלות אחוז מכירות" כדי לייצג את העלות של כל פריט כאחוז מעלות סך המכירות.
- השתמש בעמודה "כמות לייצור או סדר מחדש" כדי לייצר באופן אוטומטי את מספר הפריטים לרכישה או ייצור כדי לענות על הביקוש של תקופת המכירה הבאה.
- אתה יכול גם להשתמש בתוכנות הנהלת חשבונות כגון Quickbooks או Peachtree כדי לנהל את רמות המלאי שלך.
יש לזכור כי המלאי השמור על מדפי החנויות חייב להימנות גם במערכת מלאי.
חלק 2 מתוך 4: התאמת מלאי פיזי למלאי ספר
- 1הזן את הנתונים עבור כל קטגוריה בעמודות המתאימות בגיליון האלקטרוני. מחסרים את הסכום שנמכר מהסכום שהוזמן להקמת ה"בנייה ". לאחר מכן הפחת את הסכום בהישג יד מסכום ה- "build-to" כדי לקבוע את הסכום הנכון להתאמת המלאי לתקופה הקרובה. אל תשכח להזין נתונים עבור כל סוגי פריטי המלאי, כולל חומרי גלם ורכיבים.
- 2התאם נתונים להתכווצות המלאי. הצטמקות מלאי פירושה פשוט הפסדי מלאי במהלך פעילות עסקית רגילה. המלאי עלול לאבד בגלל גניבה, התיישנות, קלקול או נזק. הצטמקות מלאי תחשב להפרש בין ספירת מלאי פיזית לספירת המלאי שנרשמה לאחרונה בספרים. אם אתה מזהה התכווצות כלשהי לפני שאתה לוקח מלאי, הקפד לרשום אותו בגיליון האלקטרוני שלך באופן מיידי.
- 3מלאי נפרד ותפקידים מנהליים. ניהול מלאי ידרוש גם ניהול מלאי פיזי כמו ספירת מלאי ותנועה וגם חובות מנהליות כמו הגשת ניירת וחשבונאות נאותים. בחברות גדולות ככל הנראה התהליך הזה יטופל על ידי מחלקות או צוותים נפרדים. עם זאת, גם בעסקים הקטנים ביותר, צריך שיהיה אדם אחר שינהל את כל הצדדים. זה מקטין את הסיכון לגניבה.
התדירות בה לוקחים מלאי תשפיע משמעותית על דיוק מערכת המלאי.
חלק 3 מתוך 4: ביצוע מלאי במרווחי זמן קבועים
- 1הכשיר את עובדי המלאי שלך. האנשים העובדים על מערכות המלאי והמלאי שלך הם ההיבט הקריטי ביותר במערכת המלאי שלך. אם הם לא מאומנים או לא בטוחים מי אמור לבצע פעולה, יעילות ודיוק ניהול המלאי שלך ייפגעו. הכשיר את העובדים שלך בכל היבט בתהליך ניהול המלאי, כולל מה לעשות בכל נקודה, מי צריך לעשות את זה ואיך צריך לתעד. במידת הצורך, רשמו מדיניות זו כדי שהעובדים יוכלו להפנות למדריך. זה יעזור למנוע תסכול וניהול מוטעה של מלאי.
- 2בצע ספירת מלאי מדי יום, שבועית או חודשית. התדירות בה לוקחים מלאי תשפיע משמעותית על דיוק מערכת המלאי. עם זאת, ללא קשר לסוג הפעולה, סוגים מסוימים של פעולות ידרשו מרווחי מלאי קבועים יותר מאחרים. לדוגמה, סוכנות רכב לא בהכרח תדרוש את אותה תדירות של מרווחי מלאי כמו חנות כלבו או תפעול שירות המזון.
- ראשית התמקדו בפריטים הקריטיים ביותר. חלק את הפריטים שלך לשלוש קטגוריות על סמך התדירות שבה הם מוכרים.
- לדוגמה, נסה להגדיר את הפריטים שלך בעדיפות גבוהה כאל הפריטים המהווים 80 אחוז מהמכירות שלך. לאחר מכן, תוכל ליצור קטגוריות בעדיפות בינונית ובעדפות נמוכה עבור פריטים שנמכרים בתדירות נמוכה יותר.
- לאחר שתעשה זאת, תוכל למקד את הרוב המכריע של המאמץ שלך בפריטים העדיפים שלך. מאמץ זה כולל ספירה, חיזוי מכירות וסידור מחדש.
- לאחר שתסיים זאת, תוכל להשתמש בזמן עודף עבור פריטי העדיפות הבינונית והנמוכה שלך. פעולה זו תחסוך ממך בזבוז זמן על פריטים בעלי ביצועים נמוכים.
- 3בקש משני דלפקים לבצע ספירת מלאי. זה יכול להפחית באופן משמעותי את כמות הטעויות האנושיות בעת לקיחת ספירות פיזיות של פריטי מלאי. הדפיסו דפי מלאי נייר התואמים לרשומת האב לשימוש בקבלת המלאי הפיזי.
- בקש מאדם אחד לבצע את הספירה הפיזית על ידי קריאת המספרים בקול רם.
- הדלפק האחר יכניס את המספרים לשדה המתאים בגליון האלקטרוני מלאי כשמו כן הוא.
- עם זאת, זה לא בהכרח צריך להיעשות במקביל. מלאי יכול פשוט להילקח פעמיים על ידי אנשים שונים.
- לאחר מכן ניתן להשוות את הנתונים בכדי להבטיח את דיוק המלאי שנלקח.
האפקטיביות של מערכת מלאי תלויה במידה רבה בדיוק עם ספירת הפריטים שמלאי.
חלק 4 מתוך 4: שיפור ניהול המלאי
- 1ניתוח נתוני מלאי. אתה יכול לשפר את ניהול המלאי שלך על ידי ניתוח מידע על המלאי. באופן ספציפי, תוכלו לעבוד בכדי להבין כמה מלאי עליכם לסחוב בזמן מסוים ומתי עליכם להזמין יותר. התחל בחישוב העלות היומית של סחורות שנמכרו על ידי חלוקת העלות השנתית או הרבעונית של סחורות שנמכרו במספר הימים שהיית פתוח במהלך אותה תקופה. לאחר מכן, חלק את ערך המלאי הנוכחי שלך בסכום זה. התוצאה היא תקופת השקעת המלאי הממוצעת שלך.
- נתון זה מייצג כמה זמן לוקח להמיר את המלאי שנרכש למכירות, בממוצע.
- לאחר מכן תוכל לעבוד כדי להפחית את הנתון על ידי הזמנת מלאי קטן יותר או עבודה לקבלת תשלומים מהירים יותר מלקוחות.
- תוכל גם למצוא את יחס המלאי שלך למכירה על ידי חלוקת ערך המלאי שלך במכירות שלך לחודש. עקוב אחר ערך זה לאורך זמן כדי לראות אם הוא עולה או יורד.
- יחס גדל והמלאי למכירות פירושו שאתה רוכש יותר מדי מלאי, ואילו ירידה בממוצע פירושה שעליך לרכוש יותר.
- 2מטב את רמות המלאי שלך. יש לנהל את רמות המלאי ביעילות ולשמור על הרמה הנכונה על מנת למקסם את הרווח ולהפחית את ההפסד. החזקת מלאי רב מדי מגדילה את הסיכון להתיישנות, נזק וקלקול תוך אי שמירה מספקת פירושה הזדמנויות מכירות שאבדו. כדי לייעל את המלאי שלך, התחל עם תחזיות מכירה על סמך תקופות קודמות. לאחר מכן, התאם למגמות ועונתיות. לדוגמה, אם אתה חווה יותר מכירות בסתיו מאשר בשאר השנה, ייתכן שתרצה להתאים את המלאי שלך לחודשים אלה.
- 3יישם תוכנת ניהול מלאי. בעוד שגיליון אלקטרוני מלאי עשוי לעבוד עבור עסק קטן, כל סוג של עסק גדול או רב נפח יזדקק לתוכנה ייעודית לניהול מלאי. תוכניות אלה מאפשרות לך לנהל מלאי, הזמנות ונתונים אחרים תוך מתן ניתוח מעקב שימושי. באופן אידיאלי, המערכת שלך יכולה להשתלב בתוכנות העסקיות האחרות שלך כדי ליצור מערכת מאוחדת ולאוטומציה של חלק מהפעולות שלך.
- חבילת תוכנה לניהול מלאי מחקר מקוונת כדי למצוא אחת שתתאים לצרכים שלך. ספקיות פופולריות כוללות את Oracle ו- SAP.
- בחירת התוכנה שלך תלויה בצרכים הספציפיים שלך (נפח, סוג מלאי וכו '), התקציב שלך וזמן ההמרה שלך (כמה זמן אתה יכול לחסוך ליישום טכנולוגיה חדשה).
- 4עשה מאמצים לצמצם אובדן. הצטמקות המלאי היא בדרך כלל קטנה אך יכולה בסופו של דבר לחשב הפסד משמעותי אם לא מופחת באופן שיטתי. פעל למניעת גניבות על ידי הגברת האבטחה סביב המחסן או אזורי האחסון שלך. צמצם גניבות בחנות שלך על ידי התקנת מערכת מצלמות ופקח על לקוחות חשודים. ניתן גם להגדיר מערכת אזעקה המגיבה לתוויות או לתגי RFID בפריטים שלך.
- צמצם את הגניבה הפוטנציאלית של העובדים על ידי הגבלת הגישה לאזורי מוצרים לאלה שצריכים להיות שם באופן מוחלט.
- צמצם את הפסדי הקלקול על ידי השארת שיטות ספירת המלאי שלך. זכור להחזיר מלאי ישן קדימה בעת מלאי המדפים.
תגובות (1)
- מאוד אינפורמטיבי ונהניתי לקרוא מאמר זה.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
