כיצד לשמור על דיוק המלאי?

קבעו את עדכוני המלאי שלכם. כדי לשמור על רשומות מלאי מדויקות לאחר ביצוע הספירה המקורית שלך, עליך ליישם נהלים כדי להוסיף מלאי חדש בעת ביצוע רכישות ולהפחית מלאי בעת ביצוע מכירות. אם אתה עוקב אחר מלאי באופן ידני, בחר באיזו תדירות תספור את כל המלאי שלך ותעדכן את הרשומות שלך. כדאי לעשות זאת לפחות פעם בשנה, אך תלוי בסוג המלאי שאתה מחזיק, ייתכן שתרצה לספור ולעדכן את המלאי בתדירות של פעם בשבוע או פעם בחודש. אם אתה משתמש במערכת מלאי אלקטרונית , ככל הנראה תהיה לך אפשרות לחבר את המערכת שלך לקופה, ולהשתמש ברישום מלאי רציף.

• אם אתה עוקב אחר מלאי באופן ידני אתה יכול לבחור אם לעדכן את רשומות המלאי שלך כאשר אתה רוכש מלאי חדש, או פשוט לספור את כל המלאי שלך במרווחי זמן קבועים ולבצע עדכונים אז. בין אם אתה מעדכן לרכישות ובין אם לא, עליך לבצע ספירות קבועות.
• אם יש לך מלאי רב וספירת הכל באופן קבוע אינה מציאותית, ספירת מחזור היא הפיתרון. ספירת מחזור היא ספירה של קבוצות מלאי בודדות, כך שאתה לא סופר הכל, אך כחלק מתוכנית ספירת המחזור שלך, אתה תמיד מסתובב בין הקבוצות שלך וסופר כמה מהן בכל פעם. זו יכולה להיות דרך יעילה לשמור על רשומות מלאי מדויקות מבלי לספור כל הזמן את כל מה שבבעלותך.

בצע התאמות מלאי תקופתיות. בכל פעם שאתה מבצע ספירה, התאם את רמות המלאי הרשומות שלך כך שישקפו את הנפח הנוכחי. אם אתה משתמש במערכת ידנית, עדכן כל פריט במלאי שלך בכמות הנוכחית שיש בידך. אם אתה משתמש במערכת אלקטרונית, סביר להניח שהיא תנחה אותך בשלבי ביצוע ההתאמות, אך אתה תעשה את אותה פונקציה של הגדלה או הפחתה של רמת המלאי עבור כל אחד מהפריטים שלך, בהתבסס על ספירתך.

• זה גם זמן טוב לפקח על השימוש שלך במלאי על מנת למצוא סבירות. אם רמת המלאי שלך נמוכה בהרבה ממה שציפית, מדוע זה? שקול אם אתה מאבד מלאי בגניבה, או שמא פעולותיך דורשות יותר אספקה מכפי שציפית.
• זכרו שלא כל אובדן המלאי הוא בגניבה. אתה עלול גם לאבד מלאי בגלל נזק או פגם, ולכן צפוי סכום הפסד סמלי. אובדן מלאי עקב גניבה, נזק, ליקוי וכו 'נקרא הצטמקות, וכדאי לשאוף למזער הצטמקות ובכל זאת לאפשר טעות סבירה.

קבע את צרכי בקרת המלאי שלך. אם יש לך עובדים, ייתכן שתרצה לאבטח את המלאי שלך מפני גניבה או שימוש לרעה. רמת השליטה שתקבע צריכה להתבסס על הערך והסיכון הכרוך במלאי שלך. אם המלאי שלך כולל תרופות מרשם, תחמושת או מוצרים מסוכנים אחרים, עליך לפתח בקרות חזקות. אם המלאי שלך הוא מזון, משקאות או פריטים אחרים בעלות נמוכה, הבקרה שלך יכולה להיות פחות מחמירה מכיוון שהמלאי שלך אינו מסוכן כל כך. זכור כי ניתן לשלוט יתר על המלאי שלך - ככל שהבקרות מורכבות יותר כך עלות העבודה הקשורה לביצוען תהיה גבוהה יותר. הבקרות שלך צריכות לשקף את הצרכים העסקיים שלך.

הפרד את המלאי שלך מהפעילות העסקית. על ידי אחסון המלאי במקום נפרד ממנו אתה עושה עסקים, אתה מבטיח שהוא לא יהיה זמין או גלוי בכל עת. לדוגמא, יתכן שיהיה לך מקרר ומקפיא גדול בחלק האחורי של בית הקפה שלך, והעובדים עשויים להביא חלב מהמקרר הזה לבר כשצריך. בעל שטח אחסון נפרד יכול להקל על מעקב אחר המלאי שלך.

הגבל את הגישה לאזור אחסון המלאי שלך. זה יכול להיות פשוט כמו שלט "עובדים בלבד" מחוץ לאחסון המלאי שלך, או מורכב כמו לדרוש מפתח או תג עובד כדי להיכנס אליו. רמת הגישה המוגבלת למלאי שלך צריכה לשקף את הסיכונים הכרוכים בפריטים שאתה יש על היד. מערכות מלאי רבות למכירה מספקות גישה מוגבלת על ידי דרישת סיסמאות או החלקות תג לגישה לחדר מלאי נעול.

רשמו את השימוש במלאי. אתה יכול לדרוש מהעובדים להיכנס כאשר הם מוציאים פריט מהמלאי לשימוש בעסק שלך. צורת הקלטה פשוטה היא גיליון צ'ק-אאוט, ולכן העובדים רושמים את שמם, את התאריך ואת כמות המלאי שהם מסירים. צורה מורכבת יותר של שימוש במלאי מוקלט היא מערכת הגישה למחשב, שם העובדים חייבים להתחבר עם תעודת הזהות הייחודית שלהם ולסרוק כל פריט מלאי שהם מושכים.

• הקלטה חשובה במיוחד כאשר המלאי שלך מסוכן או ערך גבוה. רישום יומן מתי הוסרו דברים יכול להפחית גניבות ולוודא שיש לך תיעוד של מי לקח מה מתי.

בצע ביקורות מלאי וספירות מחזור. אם אתה משתמש במערכת מלאי שמעדכנת באופן אוטומטי את נפח המלאי שלך בכל פעם שאתה מבצע מכירה, אתה יכול לבצע ביקורות מלאי אקראיות ולהשוות את הספירה בביקורת לסכום שנרשם במערכת המלאי שלך. ספירות פיזיות תקופתיות נחוצות על מנת להבטיח כי רשומות חשבונאיות ומלאי פיזי מסכימים. כדי להיות יעיל אינך צריך לבדוק כל קבוצת מלאי, אתה יכול פשוט לבחור כמה קבוצות שונות לביקורת בכל פעם. שים לב לפריטים שנמצאים באופן עקבי במהלך הביקורת, שקול להגביל את הגישה לפריטים אלה.

קבע בקרות מערכת מלאי. יש לשלוט על כל מה שתשתמש כדי לרשום את רמות המלאי שלך, כדי למנוע ממישהו לשנות את הרשומות שלך שלא בצדק או בטעות. אם אתה משתמש במערכת מלאי אלקטרונית, הקפד להגדיר שם משתמש וסיסמא מאובטחים שרק אתה יודע. ספק לעובדים אחרים הניגשים למידע כניסה ייחודי למערכת. אם אתה משתמש בגיליון אלקטרוני של Excel כדי לעקוב אחר המלאי, אחסן את הגיליון האלקטרוני במחשב מאובטח שרק לך יש גישה אליו. באופן דומה, אם אתה משתמש במחברת, שמור את המחברת במקום מאובטח. זה ימנע מעובדים לגנוב מלאי ואז לשנות את רשומות המלאי שלך כדי לכסות על הגניבה.

ללכת בשיחה. אם העובדים שלך יודעים שאתה רציני לגבי דיוק המלאי ויחקרו פערים, סביר יותר שהם יתייחסו למערכת שלך ברצינות ויבצעו אותה. כדי להבהיר זאת, ספק הכשרה מספקת לכל עובדיך במערכת המלאי שלך, ואחראי על עובדיך על ביצוע הוראות אלה. הודיעו לעובדים על הפקדים שיש לכם במלאי ואמרו להם שאתם מתכננים לפקח על רמות המלאי בגין גניבה ושימוש לרעה. מעל לכל, קח את עצמך ברצינות לדיוק המלאי. הדבר הגרוע ביותר שאתה יכול לעשות הוא לדגמן לעובדים גישה מזדמנת ביחס למלאי שלך - אם אתה לא לוקח את זה ברצינות, הם בוודאי לא.

תכנן את מחזור הרכישה שלך. אחד היתרונות הגדולים ביותר שיש מערכת מלאי מדויקת היא שאתה יכול לתכנן את הרכישות שלך בהתאם, כך שלא תצטרך לאחסן יותר מלאי ממה שאתה צריך. קבע כמה מכל קבוצת מוצרים אתה זקוק לכל יום עסקים, ואז החלט באיזו תדירות תחדש מלאי (שבועי, חודשי וכו '). הכפל את כמות המוצר היומית הדרושה לפי משך זמן בין מסעות הקניות שלך, והוסף יומיים עד חמישה ימים נוספים לביקוש מוגבר. זה כמות המוצר שאתה צריך בהישג יד לאחר הרכישה - זה מספיק כדי לענות על הצרכים העסקיים שלך עד הרכישה הבאה שלך, בתוספת תוספת קטנה (בדרך כלל יומיים עד חמישה ימים). כדי לקבוע כמה אתה צריך לרכוש בכל פעם שאתה ממלא את המלאי מחדש, עליך לדעת כמה מהמוצר כרגע יש לך, ולהחסיר את הסכום מהכמות הרצויה.

• ככל שתנודות הביקוש למוצרים שלך גדלות, כך יהיה לך מוצר נוסף נוסף בנוסף למה שאתה צריך כדי לנהל את העסק שלך.
• כאשר מחליטים על רמות מלאי, עליכם לשקול גם את הקושי להשיג מוצר רב יותר אם נגמר לכם לפני לוח הזמנים. אם אתה בית קפה ואתה מזמין נמוך, לא קשה לרוץ ולקנות כמה ליטרים נוספים של חלב. מצד שני, אם אתה רופא שיניים שמזמין את אספקת תחמוצת החנקן שלך, ייתכן שתרצה להחזיק עוד מוצר רזרבי בהישג יד, מכיוון שאזלה תביא לבעיה גדולה יותר.
• כדוגמה, דמיין שכמשיכת שיער אתה בדרך כלל משתמש בבקבוק שמפו אחד ביום, ותרצה לבצע מלאי מלא רק פעם בחודש. כלומר לאחר מלאי מלאי אתה רוצה שיהיה לך 33 בקבוקי שמפו (31 לכל יום בחודש, ושניים נוספים). כאשר הגיע הזמן להזמין שמפו חדש, עדיין נותרו לכם שבעה בקבוקי שמפו. אתה מפחית שבעה מ -33 ומזמין 26 בקבוקי שמפו.

חפש הזדמנויות לאוטומציה. אם השקעתם במערכת לניהול מלאי, ישנם תכונות רבות בהן תוכלו להשתמש גם לניהול הרכישה שלכם. אם אינך רוצה לבצע נסיעות רכישה בכמויות גדולות, ובמקום זאת להזמין ממספר ספקים שמספקים לך, תוכל לתכנת את מערכת המלאי שלך כדי להתריע בפניך בכל פעם שאתה מגיע לכמות נמוכה בקבוצה מסוימת. מערכות מסוימות אף יזמינו עבורך מלאי, רק על סמך רמת ההיצע שיש לך. שיטה זו יקרה יותר ממלאי ידני ורכישה, אך בעסק גדול עם מלאי מלאי היא יכולה לחסוך זמן משמעותי וכאב ראש.

• כמו בדוגמת השמפו לעיל, אם יש לך מערכת מלאי אוטומטית שבה אתה סורק כל בקבוק כשאתה מוציא אותו מהאחסון, המערכת שלך עשויה לאפשר לך לבצע רכישות מלאכותיות מחדש של שמפו. אתה מתכנת את המערכת להזמין 30 בקבוקי שמפו חדשים מהספק שלך בכל פעם שאתה מקבל עד חמישה בקבוקים במלאי.
• גם אם אינך מבצע רכישות אוטומטיות, סביר להניח שמערכת המלאי שלך יכולה להתריע בפניך כאשר המוצר שלך נגמר. אתה יכול להשתמש בתזכורות אלה כדי לדעת מתי לבצע הזמנות ידניות, במקום לבצע אותן תמיד במרווחים ספציפיים.