כיצד לשדרג את פתרון ה- ERP הקיים שלך?
מקבל ההחלטות ברכישה צריך להבטיח את דרישות המשתמש, העסק, הפונקציונאלי והפיננסי.
בבוא העת לשנות פתרון קיים לניהול פיננסי או עסקי, חברות יכולות למצוא את עצמן לעתים קרובות נרתעות מהסיכוי של התחייבות כה גדולה. כמה שאלות שחברות צריכות לשאול את עצמן לפני שהן מתחילות הן:
- האם אתה בטוח שאתה באמת צריך לשנות את המערכת הקיימת שלך?
- האם באמת הצמחת את זה, או שאתה פשוט לא מנצל את זה?
- 1לפתח את היקף ולהבין את ההשפעה ואת לוחות הזמנים של היישום.
- 2בנו צוות (קבוצת היגוי) של נציגי מפתח שיעזרו בתכנון, בפיתוח וביישום הפרויקט. אוכלוסיית המשתמשים צריכה לשמש כקבוצת היגוי, ולהבטיח דרישות פונקציונליות, תהליכים קיימים, אתגרים עכשוויים ותכונות שמהם הם ייהנו במערכת עתידית נלקחים בחשבון בבחירת מערכת.
- 3מקבל החלטות רכישה צריכה לוודא שהמשתמש, עסקים, פונקציונלי, ודרישות כספיות נסקרות.
- 4להרכיב מפרט של דרישות מפתח כולל: אסטרטגיה עסקית, איסוף דרישות, כל דרישות מפתח שעשויות להיות לא סטנדרטיות
אל תפחד לשאול את השאלות של מנהל חשבונות השותף שלך, צוות התמיכה שלך ובפורומים המקוונים שלהם. - 5קבעו את האלמנטים שהופכים את הספק / השותף הנכון והקפידו לקחת בחשבון: נטוורקינג עם בני דורם בענפים דומים כדי ללמוד מניסיונם יכול להיות מאוד חינוכי.
- 6הרכיב בקשה למידע (RFI) להצגה / שליחה לספקים פוטנציאליים, פרט את הנושאים הבאים בעת בניית ה- RFI שלך: מידע רקע על ארגון קונים, סיכום דרישת היישום, דרישות חומרה, מדרגיות (נפח נתונים / משתמשים), כישורי אינטגרציה, לוחות זמנים של פרויקט ואבני דרך נבחרות, לוח זמנים של עלות משוערת
- 7עבוד עם צוות הפרויקט על מנת להעריך את תגובת הספקים הפוטנציאליים ואת הפתרונות שהם מציגים; יש לוודא כי ההיבטים הבאים נחשבים: ניהול פרויקטים וכישורי ייעוץ עסקי, מומחיות אנכית בשוק, שירות באיכות גבוהה ותמיכה מקומית, קישורים הדוקים עם מחבר התוכנה, בסיס משתמשים ארצי / בינלאומי, רמות שוות של מומחיות ייעוץ במקרה שנעדר ראש ממשלה לכל פרק זמן בו יש צורך להעביר את הפרויקט, מיומנויות אינטגרציה, פיתוח שיפורי ערך מוסף לתוכנה, תהליך יישום, תוספות מומחים, ידע בענף.
- 8הערך את התגובות כחלק מהערכה זו; רשימת המועמדים לשלושה ספקים, בקש הפגנות ברמה גבוהה ומפורטת (במשרדיהם כדי לפגוש את הצוותים המעורבים), התרשם מגודל הפעילות שלהם ובסולם, עבוד באמצעות RFI עם הספקים במהלך הפגישות כדי להבטיח שהם מבינים היטב את הדרישות שלך ולקחת הפניות טלפוניות.
- 9בקש הערכות / הפגנות מחלקתיות מפורטות וביקורי התייחסות לאתר אצל הספק המועדף. ביקורים אלה מספקים הזדמנות להבין את תהליך ההטמעה והתמיכה המוצעים על ידי הספק הפוטנציאלי, אולם אין לשרוף את הגשרים שלך עם הספקים האחרים, לכל מקרה.
- 10הכינו את תוכנית הפרויקט מול הספק; לבדוק את החוזים, לסיים את העלויות ולבצע חוזה.
- חלק מהסיבות העיקריות לשינוי מערכות כוללות: החברה דורשת פתרון שמסוגל לענות על שינויים בתהליכים ונהלים עסקיים; יש צורך בשילוב רב יותר עם מערכות אחרות; הפתרון הקיים כבר לא עונה על הצרכים העסקיים.
בנו צוות (קבוצת היגוי) של נציגי מפתח שיעזרו בתכנון, בפיתוח וביישום הפרויקט. - משהו שיש לקחת בחשבון לגבי המערכת הבאה שתבחר הוא החשיבות של שדרוג באופן קבוע כדי למנוע זמן השבתה, אובדן נתונים ועלויות מוגברות. גרסאות ישנות לרוב אינן תואמות לחדשות, לכן חשוב להתעדכן.
- כלקוח שמשלם את התמיכה והשמירה השנתיים שלהם, בדרך כלל אתה זכאי לגרסאות העדכניות ביותר של התוכנה במסגרת חוזה זה. שדרוג הפתרון שלך יאפשר לך לנצל בדרך כלל את הגרסה האחרונה של MS Windows, MS Office, MS SQL ופלטפורמות עסקיות נפוצות אחרות. אלה יכולים לשפר משמעותית את אבטחת הנתונים, את הנגישות המבוקרת ואת המהירות.
- אם אינך משדרג כאשר הגרסאות החדשות המלאות יוצאות, או אם יש לך מספר משמעותי של תיקונים מאחור, אתה יכול לשלול מעצמך יתרונות עסקיים שאתה כבר משלם עליהם בחידוש התחזוקה שלך.
- אל תפחד לשאול את השאלות של מנהל חשבונות השותף שלך, צוות התמיכה שלך ובפורומים המקוונים שלהם. כמו כן, מומלץ לבדוק באתרי הכותבים ובפורטלי הלקוחות אם יש ביקורות על הגרסאות החדשות שפורסמו על ידי משתמשים אחרים ולנהל קשר עם מחברים וצוותי שותפים באירועי המשתמש והקבוצות הרגילים.
קרא גם: איך לבצע מיקור חוץ?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
