כיצד להגיש בקשה להסמכת ISO?
זהו הצעד התובעני ביותר באבטחת הסמכת ISO, אז הקדש את הזמן לוודא שהתיעוד שלך מוקפד.
קבלת הסמכת החברה או המוצר שלך על ידי הארגון הבינלאומי לתקינה (ISO) מסמן לצרכנים שהשירות שאתה מספק בטוח, יעיל ואמין. לאחר שהרכבתם ניתוח מקיף של ניהול איכות האיכות, קבעו ביקורת אצל הרשם מגוף אישורים חיצוני מוסמך. הרשם יקבע אם המדיניות והנהלים של החברה שלך תואמים לתקנים המחמירים של ISO. אם תעבור בהצלחה את הביקורת, תקבל אישור מ- ISO המציין כי עמדת בתנאי ההסמכה.
חלק 1 מתוך 3: פיתוח מערכת ניהול איכות
- 1מינוי מפקח על הפרויקט. בחר מישהו בחברה שלך שיפקח על המשימה ליצור מערכת ניהול איכות. זהו למעשה אוסף של מסמכים המפרטים את אופן ביצוע החברה שלה. מכיוון שהרכבת ניתוח מורכב שכזה תדרוש הבנה מעמיקה של מדיניות העסק ומבנהו הפנימי, יש לקחת בחשבון רק את העובדים המנוסים ביותר לתפקיד.
- מנהל, מנהל מחלקה או מנהל תפעול יהיה בין העובדים המוסמכים ביותר ליצור מערכת ניהול איכות ממוקדת.
- אם אתה קצין שליטה בחברה שלך, אולי יהיה לך יותר נוח לקחת את האחריות בעצמך.
- 2תעד את שיטות העבודה הייחודיות של החברה שלך. במהלך שלב זה, תיכתב בכתב את כל המאפיינים של העסק או המוצר שלך. ניתוח מערכת ניהול האיכות שלך עשוי לכלול פרטים כמו הצהרת המשימה של החברה שלך, מידע על מדיניות ונהלים ספציפיים ורשימת תקנים ממלכתיים ופדרליים שאתה מפעיל בהתאם.
- חשוב על מערכת ניהול האיכות שלך כסקירה מקיפה על מה שהחברה שלך מקווה להשיג עם מוצר, שירות או מודל עסקי מסוים, והצעדים המדויקים שהם מבצעים בכדי להשיג זאת.
- אם אתם מחפשים הסמכה למוצר, מטרת הניתוח שלכם היא לתאר את עיצוב המוצר וחומריו, את מערכת הייצור של החברה שלכם ואת תהליך הערכת האיכות הפנימית של החברה שלכם.
- זהו הצעד התובעני ביותר באבטחת הסמכת ISO, אז הקדש את הזמן לוודא שהתיעוד שלך מוקפד.
- 3בצע ביקורת פנימית. הקצה עובד מוסמך להשוות את המידע שנקבע בניתוח מערכת ניהול האיכות שלך ובין הפעילות השוטפת של החברה. בפרט, עליהם לחפש לראות שהנהלים שלך עומדים הן בתקנות התעשייה והן בתקני החברה. אם אתה מקווה לקבל הסמכת ISO, חשוב שכל היבט בייצור או בשירות יבוצע באופן שתואר.
- הורה למבקר הפנימי שלך לפקוח על חוסר עקביות בין תיעוד מערכת ניהול האיכות שלך לאופן שבו הדברים נעשים בפועל.
- תן שם למישהו שאינו מפקח הפרויקט לתפקיד המבקר. זה יעזור להבטיח חוסר משוא פנים ולהקטין את הסיכויים לפערים פוטנציאליים שלא יבחינו בהם.
- 4בצע את השיפורים הדרושים בשיטות העבודה שלך. אם הביקורת הפנימית שלך מציגה תכונה שאינה מתאימה לרעש, העדיפות העליונה שלך היא לתקן אותה לפני הגשתה לביקורת רשמית. השתמש בהערות המבקר שלך כמדריך, זהה אזורים שבהם הפעילות שלך אינה משיגה את היעדים שקבעה מערכת האיכות שלך. מצא דרכים לפתור בעיות פוטנציאליות במהלך השבועות והחודשים.
- עמידה בתקני הביצועים הממוקדים שלך עשויה לדרוש ממך ליישם מדיניות חדשה, לבחון נהלים בטוחים יותר או יעילים יותר, או להכשיר עובדים מחדש.
אם תעבור בהצלחה את הביקורת, תקבל אישור מ- ISO המציין כי עמדת בתנאי ההסמכה.
חלק 2 מתוך 3: בחירת גוף מאשר
- 1מצא רשם מוסמך לבדיקת הפעולות שלך. חפש רשם מורשה להביא לביקורת חיצונית. חפש ארגונים באזורך המייצגים את המגזר הספציפי בו העסק שלך נופל. רשמים חלקם רק להתמודד עם הנדסת תוכנה, למשל, בעוד שאחרים עשויים להיות מוסמכים להבטיח תקני איכות עבור מכשירים רפואיים, ייצור גז טבעי, לבין ניהול סביבתי.
- ארגון ה- ISO מתכנן רק תקני תעשייה ומספק הסמכה לגופי הסמכה עצמאיים - הוא לא ממש מעניק אישורים.
- מועצת ההסמכה הלאומית ANSI-ASQ (ANAB) ערכה ספרייה של גופי הסמכה מוסמכים לעסקים הפונים לביקורת חיצונית.
- בחירת הרשם המתאים לעסק שלך יכולה לקחת זמן מה. התחל בחיפוש בזמן שאתה עדיין מפתח את תיעוד מערכת ניהול האיכות שלך כדי לתת לעצמך זמן רב.
- 2בחר רשם המחזיק בתעודות הנחוצות. ההסמכה שלך תיראה בצורה הטובה ביותר מארגון שהוכיח את עצמו כי הוא עומד בדרישות מסוימות. שקול רק גופי הסמכה המשתמשים בתקן הוועדה להערכת תאימות (CASCO). הסמכה עצמאית היא גם סימן לכך שהגוף איתו אתה מתמודד נחקר ואושר היטב.
- הסמכה היא יתרון מרכזי, אך אין זה הכרח. רשם עדיין יכול להיות כשיר ביותר גם אם הוא לא נמצא ברשימת אישורי הסמכה.
- 3נסח חוזה יישום ISO. לאחר שהבטחת את שירותיו של רשם, שב עימם כדי לדון בהוראות תהליך הביקורת. הם יעברו על הזכויות והחובות המשפטיות השונות של שני הצדדים ויידעו אותך על מדיניות סודיות האחריות של הארגון. אם אתה מרוצה מתנאי ההסכם, חתום על החוזה כדי לאשר את תאריך הביקורת שלך.
- בשל הצורך בתקנים בינלאומיים מחמירים בכל הלוח, יתכן שלא ניתן יהיה לנהל משא ומתן על תנאי חוזה הבקשה שלך.
לאחר שהרכבתם ניתוח מקיף של ניהול איכות האיכות, קבעו ביקורת אצל הרשם מגוף אישורים חיצוני מוסמך.
חלק 3 מתוך 3: הגשת בקשה להסמכה
- 1הגש את תיעוד מערכת ניהול האיכות שלך להערכה מוקדמת. הערכה מוקדמת אינה שלב נדרש בתהליך ההסמכה. עם זאת, סקירה ראשונית תיתן לגוף ההסמכה הזדמנות לאתר כל שגיאה או מחדל גלוי בתיעוד שלך. ניקוי נושאים אלה לפני הביקורת הפורמלית יעזור לך למקד את מערכת האיכות שלך ולשפר את הסיכויים שלך לעמוד בהצלחה בתקני הסמכת ISO.
- אם תבחר לעבור הערכה מוקדמת, יהיה עליך לספק לגוף ההסמכה שבחרת עותק מלא ועדכני של ניירת מערכת ניהול האיכות שלך.
- שים לב שתקופת ההערכה המקדימה עשויה להוסיף 2-4 שבועות לתהליך ההסמכה.
- 2העבירו את הביקורת החיצונית. בתאריך הפתיחה של הבדיקה שלך, הרשם שלך יישב עם אנשי החברה המרכזיים כדי להציג את עצמם ולדון בקצרה בהליכים. לאחר מכן הם יפנו את תשומת ליבם לבדיקת פעילות החברה שלך ולוודא שהם עומדים בתקנים המפורטים במערכת ניהול האיכות שלך. היו מוכנים להציע את עזרתכם בכל דרך שתוכלו.
- אתה או העובדים שלך עשויים להתראיין בנפרד או להתקשר להסביר את פרטי המדיניות והנהלים המרכזיים בפעילותך.
- הביקורת בפועל היא תהליך מתמשך שעשוי להימשך בין ימים לשבועות. האורך המדויק יהיה תלוי במורכבות מערכת ניהול האיכות שלך ובגודל ובמבנה הארגוני של החברה שלך.
- 3עיין בדוח הביקורת המלא שלך. לאחר הביקורת, הגוף המאשר ישלח דואר ביקורת מפורט בדואר. הדו"ח יסכם את ממצאי הרשם במהלך הביקורת ויביא לידיעתך תחומים בהם נוהלי החברה שלך אינם תואמים את הסטנדרטים המפורטים במערכת ניהול האיכות שלך (המכונה "אי התאמות ".) הרשם רשאי לצטט שני סוגים שונים. נושאים - אי התאמות קלות ואי התאמות עיקריות.
- ודא שמפקח הפרויקט שלך, המבקר הפנימי וכל עובדי המפתח האחרים נמצאים כאשר אתה עובר על ממצאי דוח הביקורת שלך.
- 4הגש תוכנית לפעולה מתקנת לפתרון אי התאמות קלות. זהו מסמך קצר המסביר את אופי הנושא ומבטא את הצעדים הדרושים לתיקונו. מטרתו העיקרית היא להוכיח לגוף המאשר שאתה מבין כיצד פיקוח לא מצליח לעמוד בסטנדרטים של ISO. ניתן לנקות את מרבית האי-התאמות הקטנות ללא צורך בבדיקות נוספות, ולא יעכבו את ההסמכה שלך.
- אי התאמות קלות מתייחסות לשגיאות פרוצדוראליות קטנות או למקרים בהם המדיניות והפרקטיקה לא ממש מסתדרים, אך בסופו של דבר אינם משפיעים על איכות המוצר או השירות שלך.
- 5הדבק את הפעולות שלך להתמודדות עם אי התאמות גדולות. ציטוטים אלה מצביעים על סתירות בולטות באופן המודל והעסקה שלך. חזרה מאי התאמה גדולה כוללת לרוב סדרת בדיקות מעקב, לצד העלויות הכרוכות בתיקון הבעיה מבפנים. החברה או המוצר שלך לא יאושרו להסמכה עד שכל הציטוטים העיקריים לאי-תאימות נבדקו מחדש ואושרו על ידי הרשם.
- אי התאמות גדולות עלולות גם להשאיר אתכם בקנסות או בעונשים דומים אם יתגלה שהם מפרים את החוק.
- אם דוח הביקורת שלך חוזר עם יותר מאי התאמה מרכזית אחת, ייתכן שתצטרך לשקול מחדש את התוכן של מערכת ניהול האיכות שלך כדי לקבוע אם זה אפשרי בצורתו הנוכחית.
- 6המתן להסמכת ISO שלך. אם הרשם מרוצה מממצאיו, הוא ידווח לגוף המאשר בחזרה עם המלצה כי תוענק לחברתך הסמכה. לאחר מכן תישלח אליך האישור הרשמי שלך. המסמך יציג את רמת ההסמכה שלך ואת מערך הסטנדרטים המדויק שהתגלו כמתאימים להם, יחד עם חותמת רשמית של הגוף המאשר.
- זה עלול לקחת 2-3 שבועות עבור האישור כדי להגיע אחרי שקיבלת את המילה אישור מהגוף המאשר.
- העסק שלך יתווסף גם לפנקס חברות עם הסמכת ISO, שניתן לראות על ידי צרכנים כמו גם עסקים אחרים.
ניקוי נושאים אלה לפני הביקורת הפורמלית יעזור לך למקד את מערכת האיכות שלך ולשפר את הסיכויים שלך לעמוד בהצלחה בתקני הסמכת ISO.
- אינך צריך לקבל הסמכה ל- ISO על מנת שהחברה או המוצר שלך יצליחו - זו פשוט דרך שימושית עבור הצרכנים להכיר בעסקים שפרקטיקותיהם עולים בקנה אחד עם סטנדרטים בינלאומיים שנוצרו לטובת עצמם.
- בעת תיוג מוצר, שירות או הליך לאחר קבלת הסמכת ה- ISO שלך, הקפד לכלול את הייעוד המספרי של התקן הספציפי בו נעשה שימוש. במקום פשוט לכתוב "מוסמך ISO", למשל, היית כותב "מוסמך ISO 9001".
- הקפד לקרוא על משך הזמן והתנאים המדויקים של ההסמכה שלך כדי לראות מה אתה צריך לעשות כדי לשמור עליו בהמשך הדרך.
קרא גם: איך להגיע לאנשי קשר בגוגל?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
