כיצד ליצור תוכנית לניהול סיכונים ומניעת אובדן?
כדי ליצור תוכנית לניהול סיכונים ומניעת הפסדים, קבע רכז לניהול סיכונים שיוביל את המאמץ לזהות ולנתח סיכונים פוטנציאליים כדי שתוכל ליישם אסטרטגיות לחיסולם או למזערם.
עבור קבלנים ממשלתיים ופדרליים רבים, נדרשות תוכניות לניהול סיכונים. עם זאת, גם אם אינך ממלא חוזים ממשלתיים, תוכנית לניהול סיכונים ומניעת הפסדים מועילה לעסק שלך בכך שהיא מסייעת לך לזהות ולהעריך סיכונים כדי שתוכל למנוע הפסדים או למזער אותם כאשר הם קורים. כדי ליצור תוכנית לניהול סיכונים ומניעת הפסדים, קבע רכז לניהול סיכונים שיוביל את המאמץ לזהות ולנתח סיכונים פוטנציאליים כדי שתוכל ליישם אסטרטגיות לחיסולם או למזערם.
חלק 1 מתוך 3: זיהוי סיכונים
- 1שים מישהו אחראי. כדי ליצור תוכנית לניהול סיכונים ומניעת אובדן, עליך לייעד עובד מסוים - בדרך כלל מישהו ברמת הניהול - שיפקח ויתאם את התוכנית.
- קיום אדם יחיד המתאם את תוכנית ניהול הסיכונים ומניעת הפסדים מבטיח ארגון ועוזר לך למנוע כפילויות של מאמץ.
- בחר מישהו שממוקד פרט ואנליטי, מכיוון שתפקידם יכלול קריאה וניתוח של דוחות וכן יצירת פתרונות כוללים לבעיות פוטנציאליות שיעזרו לשמור על נכסי ומשאבי החברה.
- 2הערך את הסביבה הפיזית של העסק שלך. סיכונים פיזיים כוללים לא רק את אבטחת הרכוש הפיזי שלך מפני גניבה, אלא גם כל חולשה או בעיה פוטנציאלית במבנה עצמו.
- ברצונך להעריך את מבנה הבניין בו נמצא העסק שלך לגבי פגמים פוטנציאליים, כגון חיווט פגום או סדקים משמעותיים בקירות או בתקרות, העלולים להוות סיכון לעסק שלך.
- אם אתה שוכר במקום הבעלות, ייתכן שלא מדובר בדברים שתוכל לתקן מיד, אך על מתאם ניהול הסיכונים שלך לזהות אותם ולעקוב אחריהם.
- חלק מהבעיות, כמו מנעול שבור בכניסה האחורית, הן בעיות אבטחה בולטות שיש לתקן מיד.
- סיכונים פיזיים יכולים גם להיות קשורים להרגלי העבודה או הליכי העבודה של העובדים. לדוגמא, אם עובדי המחסנים מכניסים באופן שגרתי בלוק אבץ בדלת האחורית כאשר הם יוצאים להפסקת עשן במקום לסגור את הדלת לחלוטין, הדבר עלול להוות סיכון ביטחוני.
- 3הערכת פגיעות משפטיות אפשריות. בהתאם לענף העסק שלך, הסביבה המשפטית או הרגולטורית עשויה להוות אתגרים לפעילות ולתקציב שלך שעבורם תצטרך להתחשב.
- לדוגמא, ה- FDA הודיע בשנת 2016 כי הוא יווסת את הסיגריות האלקטרוניות באותו אופן שבו הוא מבצע סיגריות רגילות. אם אתה הבעלים של עסק המייצר או מפיץ מוצרי וופינג, הכרזה זו מהווה שינוי משמעותי בסביבת הרגולציה למוצריך.
- יש לבחון תקנות תעסוקה גם כאשר אנו מעריכים פגיעות משפטיות. אם לרכז ניהול הסיכונים שלך אין ניסיון משפטי משמעותי, שקול לעבוד עם עורך דין עסקי כדי להעריך את התחומים שבהם החברה שלך עלולה להיות פגיעה.
- תקנות בריאות ובטיחות הן נושא עבור עסקים קטנים רבים, כולל מסעדות וחנויות קמעונאיות. צפייה בעובדים יכולה לעזור לך לזהות אזורים שבהם אתה עלול להיות מצוטט בגלל הפרות של תקנות אלה.
קיום אדם יחיד המתאם את תוכנית ניהול הסיכונים ומניעת הפסדים מבטיח ארגון ועוזר לך למנוע כפילויות של מאמץ. - 4שקול בעיות כוח אדם. ללא קשר לגודל כוח האדם שלך, עליך לזהות סיכונים הנוצרים כתוצאה מבעיות עם העובדים וההצטלבות של חוק התעסוקה הממלכתי והפדרלי עם המדיניות והנהלים של העסק שלך.
- דאג לבדיקות קבועות של אנשי צוות ותיקי השכר וודא שהם עדכניים ומדויקים.
- עיין במדיניות החברה ובספרי הידיים שלך כדי לזהות תחומים שבהם אתה נמצא בסכנת תביעה בגין אי עמידה בדרישות חוקי התעסוקה הממלכתיים או הפדרליים.
- אם יש לך חוזים ממלכתיים או פדרליים, ייתכן שתצטרך לעמוד בדרישות דיווח נוספות שנועדו לעודד מגוון בכוח העבודה שלך.
- 5ערכו ביקורת פיננסית. ביקורות קבועות יכולות לאתר נקודות תורפה בתקציבך העלולות לחשוף אותך לסיכונים רבים יותר, וכן לגלות פערים העלולים להצביע על הפסדים פוטנציאליים או על אי דיוקים חשבונאיים.
- שימו לב לאזורים או מחלקות הנוטים להוצאות מוגזמות או מציגים שולי הפסד גדולים יותר מאחרים.
- אם יש לך עובדים שנוסעים לעסקים ומספקים דוחות קילומטראז והוצאות להחזר, יש להעריך אותם בקפידה על מנת להבטיח הפסד מינימלי.
חלק 2 מתוך 3: הערכת איומים יחסית
- 1שקול להתקשר עם סוכנות עצמאית. ישנן סוכנויות עצמאיות רבות המציעות שירותים שנועדו לסקור ולדווח על סיכונים פוטנציאליים שהעסק שלך עשוי להיחשף אליהם, וכן מייעצים לך לגבי אפשרויות למנוע סיכונים אלה או למזער את החשיפה שלך.
- וטרינר ביסודיות לכל סוכנות עצמאית לפני שתעסיק אותם. זכור כי רבות מסוכנויות אלה הן חלק מחברות ביטוח גדולות יותר ומטרת העל של הערכותיהן היא למכור לך ביטוח נוסף.
- אם יש לך עסק קטן יחסית, יתכן והיתרונות של שכירת סוכנות עצמאית לביצוע הערכות סיכונים והערכות אינם מצדיקים את ההוצאה.
- עם זאת, חוזים ממשלתיים ופדרליים כוללים בדרך כלל דרישות ספציפיות למניעת הפסדים. אם העסק שלך עובד באופן שוטף על פי חוזים כאלה, סוכנות עצמאית יכולה לעזור להבטיח שההערכות שלך עומדות בדרישות הממשלה.
- 2חקר את ההסתברויות לאיומים שונים. עליכם להבין עד כמה סביר שיקרה איום כדי שתוכלו לתעדף את המשאבים שלכם בכדי להתמודד עם האיומים הללו או למזער את החשיפה של העסק שלכם.
- השווה את ההסתברות היחסית לעלות ביטול או הפחתת סיכון זה. גם אם לסיכון מסוים יש סיכוי נמוך מאוד להתרחש בפועל, אם הוא יכול להתבטל על ידי החלפת חלק זול, זה האינטרס של החברה שלך להמשיך ולעשות את זה.
- איומים בסבירות גבוהה שגם יקרים נגד או שליטה בהם עשויים לדרוש תכנון במספר שלבים כדי להפחית את האיום בהדרגה לאורך זמן.
כדי ליצור תוכנית לניהול סיכונים ומניעת אובדן, עליך לייעד עובד מסוים - בדרך כלל מישהו ברמת הניהול - שיפקח ויתאם את התוכנית. - 3סקור תגובות קודמות לאירועים. אם העסק שלך כבר עמד בפני אחד מהסיכונים שזיהית, תגובתך בעבר יכולה לגלות אמצעי הגנה נוספים שיכולים להיות במקום או שגיאות לתיקון.
- לדוגמא, אם העסק שלך היה קורבן לפריצה בה נגנבו מספרי כרטיסי אשראי, ההערכה שלך צריכה לכלול סיכום מתי ואיך הגבת לפריצה, אילו אמצעים ננקטו כדי למנוע את התרחשותה מחדש והאם יש יש בעיות מתמשכות עם לקוחות שנותרו לא פתורות.
- שקול תגובות עובדים במצבים כגון תאונות או פציעות במקום.
- אם העסק שלך נפגע מאסון טבע, הערך כיצד טופל המצב מיד לאחר האירוע, את תגובת חברת הביטוח שלך וכמה התאוששות העסק שלך.
- 4צור דוחות מפורטים. על סמך הערכתך, עליך לבוא עם דוח על כל סיכון משמעותי המנתח את הסבירות שהסיכון יתרחש, את הצעדים שכבר נקטת למניעתו, וצעדים נוספים שתוכל לנקוט כדי להקטין עוד יותר את הסבירות להתרחשותו..
- הדוחות לא צריכים רק לנתח את הפגיעות של העסק לסיכונים מסוימים, אלא גם לרשום פעולות אפשריות שיכולות להפחית או לבטל את הסיכון, יחד עם הזמן שייקח ליישום פעולות אלו ועלותן.
- לבעיות רחבות היקף יותר, תן לרכז ניהול הסיכונים שלך את הכוח להאציל משימות ספציפיות לחברי הצוות האחרים שלך או לשכור מומחים להערכת המצב.
חלק 3 מתוך 3: טיפול בחשיפה לסיכון
- 1סקור את מדיניות החברה. תוכל להילחם ביעילות בכמה סיכונים, במיוחד אלה הקשורים לעובדים, על ידי שינוי מדיניות החברה כך שהסיכון לבעיה פוטנציאלית יופחת או יוסר.
- לדוגמא, שינוי או בירור הליכי סיום יכולים להפחית את הסיכון לתביעת שחרור שלא כדין.
- ניסיון העבר יכול גם להיות מדריך. אם מישהו ניצל פרצה במדיניות מסוימת ובסופו של דבר זה יעלה לחברה זמן, כסף או משאבים משמעותיים, עליך לשנות את המדיניות שלך כדי לסגור את הפרצה כך שאותו דבר לא יכול לקרות שוב.
- הגדירו עובדים ספציפיים שיהיו אחראים על הטיפול בתלונות העובדים, כך שהעובדים שלכם תמיד ידעו עם מי הם צריכים לדבר. קבע נהלים המחייבים את כל הפעולות שננקטו כדי לפתור סכסוך במקום העבודה להירשם בכתב.
- אם נדרש שיפוץ משמעותי של המדיניות, שקול להתייעץ עם עורך דין עסקי או תעסוקתי בנוגע ליעילות השינויים המוצעים שלך במדיניות.
- 2ערכו הדרכות עובדים קבועות. יש להכשיר את כל העובדים להבין היטב את החלת החוקים והתקנות על מקום עבודתם, וכן להראות לזהות ולהגיב לבעיות פוטנציאליות על בסיס יומי.
- אפליה מגדרית לבין הטרדה מינית אימון בפרט יכולים להפחית את הסיכון של החברה להיתבע על הטרדה מינית במקום העבודה או סביבת עבודה עוינת.
- העובדים צריכים גם לקבל הכשרה קבועה בנושא תקנות בריאות ובטיחות החלות במקום העבודה שלך.
- ודא שכל המנהלים והמפקחים מקבלים הכשרה נוספת כיצד לפתור סכסוכים ולתקשר בצורה יעילה עם העובדים.
עם זאת, גם אם אינך ממלא חוזים ממשלתיים, תוכנית לניהול סיכונים ומניעת הפסדים מועילה לעסק שלך בכך שהיא מסייעת לך לזהות ולהעריך סיכונים כדי שתוכל למנוע הפסדים או למזער אותם כאשר הם קורים. - 3שמור על כיסוי ביטוחי הולם. פוליסת ביטוח אחריות מקיפה יכול להגן על העסק שלך מפני סיכונים פוטנציאליים רבים, כולל איום בתביעה אם לקוח נפגע על הנכס שלך.
- ביטוח רכוש יגן עליך מפני אובדן או נזק של רכוש החברה, ואילו פוליסת אחריות מגנה עליך אם יש תאונה או פגיעה מטעמי החברה.
- ביטוח פיצויים לעובדים, הנדרש בכל המדינות, מכסה אתכם במקרה שעובד נפגע בעבודה.
- אם יש לך עסק מקצועי כגון משרד עורכי דין או פרקטיקה רפואית, ייתכן שתידרש על פי חוק מדינתך לבצע ביטוח רשלנות על כל העובדים המקצועיים. גם אם זה לא נדרש על פי חוק, ביטוח רשלנות הוא ניהול סיכונים תקין.
- אם העסק שלך רגיש במיוחד לסיכונים, כדאי לך לשקול רכישת כיסוי ביטוח גג נוסף.
- 4הפעל בדיקות אבטחה רגילות. במיוחד אם אתה עושה שימוש תדיר במחשבים וברשתות בפעילות העסקית שלך, סריקות אבטחה תכופות הן חובה בכדי להבטיח כי הנתונים העסקיים שלך מוגנים מפני גניבה או השחתה.
- אתה יכול להתקשר עם חברה עצמאית שתפקח על הרשת שלך ותודיע לך על סיכוני אבטחה.
- ודא שהרשת האלחוטית שלך מוגנת באמצעות סיסמה וכל המידע הרגיש מוצפן.
- הכשיר את העובדים שלך לאבטחת המידע וודא שכל סיסמאות או מפתחות גישה לא נותרים במקום בו מישהו יכול לראות אותם, כמו למשל על פתק שהודבק על צג המחשב.
- 5צור תוכניות תגובה לאסון. במקרה חירום, כל העובדים צריכים לדעת כיצד לאבטח ולפנות את המתקן כדי להבטיח פגיעות מינימליות או נזק לרכוש העסק ולנכסיו.
- זכור שאם יתרחש אסון, אתה עלול להיות אחראי לא רק על חייהם של העובדים שלך, אלא גם על כל לקוח או לקוח במקום.
- הכשר את העובדים להליכי פינוי והצבת שלטים עם מסלולי פינוי במקום בולט, במיוחד אם העסק שלך ממוקם באזור שלעתים קרובות נמצא בסיכון לאסונות טבע.
קרא גם:
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
