כיצד לבצע מיקור חוץ במשימות של עסקים קטנים?
אם מיקור החוץ שלך הוכיח הצלחה, אתה יכול לקבוע אם ישנן משימות אחרות שהעסק הקטן שלך יכול למיקור חוץ.
מיקור חוץ של משימות לעסקים קטנים, כך שאתה ועובדיך יוכלו להתמקד בייצור הכנסות ועסקים חדשים היא דרך נהדרת להשפיע על התפוקה, הצמיחה וההכנסות של העסק הקטן שלך. הודות לטכנולוגיה המאפשרת לך ליצור קשר דיגיטלי עם כל אדם בעולם בכל עת, תוכל למסור אחריות כמו הנהלת חשבונות, שיווק, טכנולוגיות מידע ופונקציות ניהוליות לקבלנים ולעצמאים שאינך צריך לשמור על הצוות. ניתן גם לבצע מיקור חוץ של ייצור חלקי מוצרים לספקים. מיקור חוץ של משימות עסקיות קטנות על ידי החלטה עם מה אינך רוצה לעשות בעצמך ומצא את אנשי המקצוע הטובים ביותר לעבוד איתם.
חלק 1 מתוך 4: בחירת המשימות למיקור חוץ
- 1להחליט מה העסק שלך צריך למיקור חוץ. בין אם אתה בעלים יחיד או בעלים של חברה קטנה, ישנן משימות רבות שכנראה אין לך את הזמן או את הצוות לעשות. זהה משימות שלא צריך לבצע במשרד. מבחינה לוגיסטית, אלה יהיו הכי קלים למיקור חוץ. לאחר מכן, קבעו את נקודות החוזק והערכים של העסק שלכם ואת יכולות הליבה שלכם ושל הצוות שלכם. אתה והעובדים שלך צריכים להתמקד במה שאתה עושה הכי טוב.
- לדוגמא, עסק בעיצוב אתרים לא צריך למיקור חוץ מכל היבט של עיצוב אתרים, מכיוון שעיצוב אתרים הוא יכולת הליבה של העסק והבעלים לא צריך להאציל זאת לאחרים.
- עם זאת, עסק זה יכול למיקור חוץ את שכר העבודה או תהליך אחר שאינו ליבה.
- עליכם לחפש עזרה חיצונית למשימות חוזרות. את רוב המשימות הפשוטות והחוזרות יחסית ניתן למיקור חוץ בזול. לדוגמה, ככל הנראה אין צורך לבצע משימות הנהלת חשבונות, שכר והזנת נתונים.
- בנוסף, תוכלו להוזיל את עלות עבודת דלפק הקבלה שלכם (כמו לתזמן ולקבל שיחות) על ידי שכירת עוזר וירטואלי ולא פקיד קבלה במשרה מלאה.
- ישנם מספר שירותי עוזרים וירטואליים המציעים טיפול בשיחות טלפון, סיוע בסיסי ללקוחות וניהול פגישות, והכל במחיר נמוך בהרבה ממה שיעלה לך להזמין פקיד קבלה.
- 2משימות למיקור חוץ הדורשות מומחיות שאין לעסק שלך. ישנן שלוש סיבות למיקור חוץ: להשיג מומחיות חסרה, להאריך משאבים ולהוזיל עלויות. כאשר אתה זקוק למומחיות ברמת ההנהלה אך אינך יכול להרשות לעצמך להעסיק צוות של סמנכ"לים, תוכל למיקור חוץ מסוג זה של עבודה. לדוגמה, השתמש בעורך דין מיסים מספר פעמים בשנה לניתוח הספרים והדוחות הכספיים שלך. זה יחסוך לך את הצרות לשכור מנהל כספים או רואה חשבון במשרה מלאה.
- ניתן גם לבצע מיקור חוץ יעיל של תמיכת הלקוחות שלך, ה- IT ומשימות מבוססות ידע אחרות אם יש לך את השותף הנכון. פעולה זו יכולה לחסוך ממך העסקת מספר עובדים נוספים והארכת שעות העבודה שלך. דאג לחפש חברה מכובדת שתוכל לספק את אותה רמת שירות לקוחות שהיית מספק בעצמך.
- 3מיקור חוץ לצורך קיבולת גדולה יותר. כמה פרויקטים חיוניים לעסק שלך יצטרכו להסתיים רק פעם אחת או פעם בכמה שנים. לדוגמה, אתה צריך את הלוגו ואתר האינטרנט שלך מעוצבים (או מעוצבים מחדש) רק מספר שנים. לכן, אין סיבה להעסיק עובדים קבועים למשימות אלה.
- אם הם מצליחים טוב, אתה יכול לשכור את אותם שותפים למיקור חוץ כאשר אתה זקוק לשירותים נוספים הקשורים כמו עדכון אתר או עיצוב גרפי לפרסומת.
- 4מיקור חוץ להפחתת עלויות. סיבה נפוצה נוספת למיקור חוץ היא הפחתת עלויות. אלה יכולים להיות עלויות כספיות או עלויות זמן. במקרים רבים, שותף מיוחד במיקור חוץ יוכל לבצע את המשימה ברמת יעילות גבוהה יותר, ולכן בעלות נמוכה יותר. ניתן לעשות זאת בייצור כמו גם בפעולות עסקיות אחרות, כגון שיווק.
אפילו השותף המנוסה ביותר במיקור חוץ יזדקק לזמן מה כדי לשכלל את השירות שהם מספקים לעסק שלך.
חלק 2 מתוך 4: הגדרת צרכי מיקור החוץ שלך
- 1הגדר את המשימה שלך במיקור חוץ. כתוב הסבר והגדרה יסודיים של המשימות או התהליך במיקור חוץ. דאגו לציין את התשומות שלכם (מה תספקו לשותף במיקור חוץ, אם בכלל) ותפוקות (המשלוחים שאתם מצפים לקבל בתמורה). כלול פרטים רבים ככל האפשר על מה שאתה צריך באשר לאיכות, כמות ומהירות. בדוק שוב את פרטיך כדי לוודא שכללת את כל מה שאתה רוצה ששותף מיקור החוץ יהיה אחראי עליו.
- 2קבעו את תקני האיכות שלכם ומה אתם יכולים להרשות לעצמכם. לבחירת שותף אמין למיקור חוץ, תזדקק לדרך להעריך את איכות השירותים שלהם. זה יעזור לך לחסל שותפים פוטנציאליים שאינם יכולים לספק רמת שירות זו. בררו יחידה הניתנת להגדרה באמצעותה תוכלו למדוד את רמת הביצועים של השותף במיקור חוץ.
- לדוגמא, ניתן למדוד, לעקוב אחריהם ולסכם עליהם דירוג שביעות רצון לקוחות עבור תמיכת לקוחות או אחוז שגיאה בשירותי שכר בחוזה מיקור חוץ.
- במקרים רבים, יחול פשרה בין איכות לבין מהירות או עלות. יתכן שתצטרך להוריד את ציפיות האיכות שלך אם אינך יכול להרשות לעצמו את השותפים האיכותיים יותר למיקור חוץ.
- זכור שלעולם לא כדאי לך למיקור חוץ משהו שאתה לא יכול לנהל בעצמך. לדוגמה, לעולם לא היית נותן למישהו אחר לעשות חשבונאות של החברה אלא אם כן הייתה מומחיות בחברה להבין ולנהל את התהליך / המשלוחים.
- 3הבהיר את תנאי האינטראקציה עם שותפים במיקור חוץ. משימות במיקור חוץ תמיד ידרשו פיקוח מהקצה שלכם. יהיה עליך להבין מי, אם אתה עצמך או עובד, עומד להיות אחראי על מתן מידע, אינטראקציה ופתרון סכסוכים עם השותף למיקור חוץ. כלול את היקף האינטראקציה הזו, ככל שצרכיך ויכולותיך לעשות זאת, בתיאור צרכי מיקור החוץ שלך. הקפד לציין כיצד התהליכים והמחלקות שלך יתקיימו עם אלה של השותף למיקור חוץ.
- זהו גם מקום טוב לכלול בו כללים או מגבלות על נתונים המשותפים עם השותף למיקור חוץ.
- 4ספק חבילת הצעות מחיר עבור שותפים פוטנציאליים למיקור חוץ. צור הסבר ספציפי על העבודה שאתה צריך לבצע. זה צריך לכלול הסבר טוב על היקף העבודה, הציפיות, ציר הזמן וכל דרישות אחרות. זה יאפשר לספקים הפוטנציאליים שלך או לשותפים במיקור חוץ לחשב את העלויות בסופם ולספק לך הצעה מדויקת.
- ספק יעדים / יעדים מדידים לתהליכים שלך במיקור חוץ.
- הגדירו את הצרכים שלכם בצורה ברורה כך שאתם ושותפים פוטנציאליים למיקור חוץ נמצאים באותו דף מההתחלה.
מיקור חוץ של משימות לעסקים קטנים על ידי החלטה עם מה אינך רוצה לעשות בעצמך ומצא את אנשי המקצוע הטובים ביותר לעבוד איתם.
חלק 3 מתוך 4: מציאת שותף למיקור חוץ
- 1חפש ספקים מצוינים. ברגע שאתה מחליט מה למיקור חוץ, חפש את הקבלנים המתאימים. התחל בבקשת הפניות מהרשת המקצועית שלך. שוחח עם בעלי עסקים ואנשי מקצוע אחרים על האופן והיכן הם מבצעים מיקור חוץ. אתה יכול גם לבדוק איגודים מקצועיים או תחומי קבוצות סחר בהם אתה מנסה למיקור חוץ של עבודה. השתמש בפלטפורמות מדיה חברתית אחרות כגון פייסבוק או טוויטר כדי לפרסם את מה שאתה מחפש.
- לחלופין, תוכלו ליצור קשר עם קבלנים ועצמאים באתרים כמו eLance, Guru ו- oDesk. אתרים אלה מאפשרים לבעלי עסקים לפרסם מודעה המתארת איזה סוג עבודה הם צריכים לבצע, וקבלנים מגיבים בכישוריהם ובשיעוריהם.
- שלח לכל ספק פוטנציאלי את אותו מסמך הצעות שהכנת כדי שתוכל להשוות ביתר קלות את ההצעות שלהם.
- 2בדוק את הכישורים והניסיון. בדקו הפניות וערכו ראיונות. בקש לראות דוגמאות לעבודה ולהפניות. וודא כי השותף למיקור חוץ מדבר בשפה שלך מספיק טוב כדי לנהל עסקים. שאל שאלות כדי לכסות את כל החששות שלך או לטפל בבעיות פוטנציאליות שעלולות להופיע בהמשך הדרך. מחקר על כל פוטנציאל יותר ממה שאתה חושב שנדרש יעזור לך לבחור את השותף הטוב ביותר למיקור חוץ.
- בצע בדיקת נאותות לכל מועמד. זה צריך לכלול יצירת קשר עם לקוחות קודמים וקיימים באופן ספציפי.
- 3הערך את רמת בטיחות הנתונים של השותף למיקור חוץ. אם אתה משתף מידע פיננסי, לקוח או קנייני עם השותף למיקור חוץ, תצטרך לוודא שאבטחת הנתונים שלהם עומדת בקנה אחד. בקש הצהרת תאימות ISO 27002 כדי להעריך את רמת האבטחה הכוללת שלהם. באופן דומה, הצהרת תאימות PCIDSS ואת הצהרת תאימות HIPAA צריכה להיבדק עבור שותפי טיפול בכרטיסי אשראי וביטוח בריאות מידע, בהתאמה.
- 4השווה בין שותפים פוטנציאליים ובחר את ההתאמה הטובה ביותר. צרו קשר עם שותפים פוטנציאליים נחשבים למיקור חוץ ובקשו מהם להגיש הצעה בהתבסס על היקף העבודה שלכם. אל תיידע אותם מה התקציב שלך כדי שיוכלו להגיש הצעות כנות. לאחר שאספת מספר הצעות, בדוק אותן במחיר וברמת האיכות שהם יכולים לספק. בדרך כלל לא מומלץ לבחור בהצעה הנמוכה ביותר, מכיוון שאתה מקבל בדרך כלל את מה שאתה משלם.
מיקור חוץ של משימות לעסקים קטנים, כך שאתה ועובדיך יוכלו להתמקד בייצור הכנסות ועסקים חדשים היא דרך נהדרת להשפיע על התפוקה, הצמיחה וההכנסות של העסק הקטן שלך.
חלק 4 מתוך 4: השלמת הסכם מיקור החוץ
- 1צור חוזה. כאשר אתה מוצא אדם או משרד אתה מוכן למיקור חוץ למשימות שלך, לערוך חוזה המתאר את העבודה, מועדים, ציפיות ושיעור התשלום. ודא שכל פרט אפשרי בהסכם נאמר בבירור ואינו משאיר מקום לפרשנות מוטעית. זה נכון במיוחד לגבי מועד אחרון וכמות / איכות העבודה הצפויה. עליך לכלול בחוזה גם סעיף המספק תיקונים להסכם שלך.
- הקפד לכלול אלמנטים למקורות ולתרופות במקרה והדברים משתבשים. שוחח עם עורך הדין שלך על יצירת סוגים אלה של הגנות משפטיות בחוזה.
- וודאו שגם אתם וגם השותף קראתם את החוזה וששניכם מבינים אותו היטב לפני החתימה.
- הוציאו כל שאלה או דאגה מהדרך לפני סיום החוזה. אתה לא רוצה שנושאים אלה יעלו ברגע שאתה עובד יחד.
- 2תקשר בצורה ברורה ולעתים קרובות עם ספק מיקור החוץ שלך. בקש דיווחי מצב שבועיים או ערוך פגישות באמצעות שיחת ועידה או צ'אט וידאו כדי לעדכן זה את זה על מקומך. אם יש הבדל באזור הזמן בינך לבין השותף למיקור חוץ, הפוך את זה ליתרון בכך שהוא עובד על משימות הרגישות בזמן בזמן שאתה לא עובד (כגון לילה).
- 3אפשר לזמן השותף למיקור חוץ להסתגל. אפילו השותף המנוסה ביותר במיקור חוץ יזדקק לזמן מה כדי לשכלל את השירות שהם מספקים לעסק שלך. עובדים בסופם יצטרכו ללמוד את הנוהגים העסקיים או המידע הקבוע שלך לאורך זמן. ככל הנראה תהיה תקופת מעבר בה רמת השירות אינה עומדת בסטנדרטים שלך. אל תדאג; אם בחרת בבן הזוג הנכון, הם ישתפרו עם הזמן.
- המשך התהליך בבית עד שתם תקופת המעבר והעבודה נעשית בהצלחה.
- אם הם לא ישתפרו, עליכם להיות מוגנים על ידי תקני האיכות שנקבעו בחוזה שלכם ותוכלו להתחיל לחפש שותף חדש במיקור חוץ.
- הימנע מניהול מיקרו של עבודת השותף שלך במיקור חוץ. זה רק יצמצם את הזמן שאתה צריך לחסוך על ידי מיקור חוץ במלאכת העבודה שלך ולהסיח את דעתך מפעולות הליבה שלך.
- 4הערך את תהליך מיקור החוץ על בסיס קבוע. וודא שמיקור חוץ חוסך זמן וכסף לחברה שלך, ושהעבודה נעשית לשביעות רצונך. אם מיקור החוץ שלך הוכיח הצלחה, אתה יכול לקבוע אם ישנן משימות אחרות שהעסק הקטן שלך יכול למיקור חוץ.
- היזהר שלא לבצע מיקור חוץ במשימות פשוט משום שהן לא פופולריות ולא מתחשק לך לבצע אותן. כשאתה מזהה את החלקים בעבודה שלך שחיוניים לעסק שלך וללקוחות שלך, ודא שאתה ועובדיך במשרה מלאה מטפלים במשימות אלה.
קרא גם: איך למכור עסק משלך?
קרא גם:
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
