כיצד לוודא את זכאות העובד?

קבע מתי עליך למלא את הטופס i-9. יש למלא טופס I-9 בכל פעם שתעסיק עובד חדש. אתה נחשב כ"מעסיק "עובד ברגע שאתה מתחיל לשלם להם עבור שירותיהם. "עובד" הוא מי שמבצע שירותים או עבודה במסגרת אירופה. אין למלא את טופס I-9 עד שהצעת לעובד עבודה והוא מקבל את הצעתך.

• אינך צריך למלא טופס I-9 אם אתה מעסיק מישהו לעבודה מזדמנת בבית פרטי (למשל, כיסוח מדשאות, משק בית), מעסיק קבלן עצמאי או מעסיק מישהו שלא עובד פיזית על אדמת ארה"ב.
• עליכם למלא את טופס I-9 לחלוטין תוך שלושה ימי עסקים מהשכירה.

השג עותק של טופס i-9. עליך למלא טופס I-9 נפרד עבור כל עובד חדש שתעסיק. ניתן להשיג עותק מקוון באתר שירותי אזרחות והגירה בארה"ב. כדי למצוא עותק, פשוט גוגל "טופס I-9 USCIS" וקישור אמור להופיע. הטופס הוא תשעה עמודים, אם כי יש למלא רק את עמודים שבע ושמונה. בדפים האחרים יש הוראות למילוי הטופס.

• לאחר שתוריד ותדפיס טופס אחד, תוכל פשוט להעתיק את הטופס פעמים רבות ככל שיידרש.

בקש מהעובד למלא את סעיף 1. לאחר שתשיג עותק של טופס I-9 ותעסיק עובד חדש, אותו עובד יצטרך למלא את סעיף 1 בטופס במהלך יום עבודתו הראשון. שב עם העובד וודא כי סעיף 1 מלא לחלוטין. אתה אחראי לאימות שלמות ודיוק המידע שנמסר. סעיף 1 מחייב את העובד למסור את המידע הבא:

• שמם החוקי המלא, כולל כל שמות המשפחה בהם השתמשו בעבר.
• כתובתם. אם אין להם כתובת, על העובד לספק תיאור היכן הוא גר.
• תאריך הלידה שלהם. בנוסף, אם אתה משתמש במערכת E-Verify, העובד יצטרך לספק את מספר הביטוח הלאומי שלו. לעובד יש גם אפשרות לספק כתובת דוא"ל ומספר טלפון.
• עדות למעמד האזרחות שלהם וליכולת לעבוד בארה"ב. אם העובד מעיד על היותו 'חייזר מורשה לעבוד', יהיה עליו לספק מספר רישום זר או את מספר הקבלה שלהם לטופס I-94.
• חתימתם ותאריך.

בחן את המסמכים המקוריים של העובד. לפני שתוכל למלא את סעיף 2 ו -3 בטופס I-9, עליך להשיג עותקים מקוריים של מסמכים מסוימים שיעזרו לך לאמת את זהות העובד שלך. כאשר העובד שלך מציג בפניך את המסמכים המקוריים הדרושים, בדוק אותם בקפידה כדי לוודא שהם אמיתיים. האדם שבוחן את המסמכים חייב להיות אותו אדם החותם על סעיף 2 בטופס I-9. בנוסף, על העובד להציג בפניכם את המסמכים פיזית. הם לא יכולים שמישהו אחר יעשה זאת עבורם והם לא יכולים להשאיר אותם כדי שתוכלו לבחון אותם אחר כך. רשימה של מסמכים מקובלים נמצאת בעמוד תשע בטופס I-9.

• מסמכים מקובלים כוללים דרכונים, רישיונות נהיגה, כרטיסי בוחר, מזהים צבאיים, כרטיס הביטוח לאומי, וכן תעודות לידה.
• מסמכים מסוימים נכללים ברשימות מסוימות. כאשר אתה ממלא את סעיף 2 תצטרך להחזיק מסמכים מסוימים מרשימות מסוימות על מנת למלא את דרישות טופס I-9 (כלומר, תזדקק למסמך אחד מרשימה A או B ומסמך אחד מרשימה C).

מלא את סעיף 2. לאחר שהוצגו בפניך טפסים מקובלים של מסמכים, תמלא את סעיף 2. ראשית, הזן את שם העובד כפי שנכתב בסעיף 1. שנית, הזן את פרטי המסמך באזור שסופק. הקפד להשיג את המספר הנדרש של מסמכים מקוריים מהרשימות הנדרשות. שלישית, הזן את התאריך בו העובד התחיל לעבוד אצלך. רביעית, על המעסיק שבדק את המסמכים להעיד כי הוא בוחן אותם פיזית על ידי חתימה ותיארוך עם סעיף 2.

• בשלב זה, חובותיך מתמלאות כל עוד העובד לא משנה את שמו, משנה את פרטי זהותו או מקבל מחדש. בהיעדר נסיבות אלה, תוכל לדלג על סעיף 3 ופשוט להגיש את הטופס I-9 המלא.

מלא את סעיף 3 במידת הצורך. אם אתה מגיש עובד מחדש או שיש לאמת את המידע שלהם (כלומר, העובד משנה את שמו או את פרטי הזיהוי), יהיה עליך למלא את סעיף 3 בטופס I-9. אם קיימת אחת מהנסיבות הללו, עליכם למצוא את הטופס I-9 שהושלם בעבר ו:

• הזן את שמו החדש של העובד
• הזן את תאריך הגיוס מחדש של העובד
• הזן את פרטי המסמך החדש
• חתום ותארך את סעיף 3 שהושלם.

שמור את הטופס i-9 במקום בטוח. עליך לשמור טפסים מלאים של I-9 כל עוד העובד עובד עבורך. לאחר סיום העובד, עליך לשמור על טופס I-9 שלוש שנים לאחר מועד ההעסקה או שנה לאחר סיום העבודה, לפי המאוחר. ניתן לשמור עותקים על נייר או באופן אלקטרוני.

• אם אתה שומר את ה- I-9 שלך על נייר, אתה יכול לאחסן אותם מחוץ לאתר, כל עוד תוכל להציג את הטפסים תוך שלושה ימים מהבקשה.
• אם אתה שומר את ה- I-9 שלך באופן אלקטרוני, עליהם להיות מאוחסנים בצורה כזו שתגן על המידע הפרטי ותשמור על האותנטיות של המידע. כאשר אתה שומר את הטפסים שלך באופן אלקטרוני אתה נדרש לשמור ולהגיש תיעוד של תהליכי האחסון שלך.

הפוך את הטפסים לזמינים על פי בקשה. ממשלת ארה"ב, ובמיוחד המחלקה לביטחון פנים, משרד היועץ המיוחד ומשרד העבודה, יכולים לבקש הוכחה לכיסוי ה- I-9 שהושלמתם כל עוד הם יודיעו לכם על שלושה ימים. אם תקבל בקשה כדין, וודא שאתה מספק את כל התיעוד המבוקש במועד. אם לא תצליח לעשות זאת, אתה עלול להוטל קנס.