כיצד לוודא את זכאות העובד?
כל עובד שתעסיק חייב להיות זכאי לעבוד באירופה. אם תעסיק עובד שאינו כשיר, אתה יכול להוטל קנס. לאחר שתעסיק עובד חדש, עליך לוודא את זכאותו לעבוד במהירות (תוך שלושה ימים). אתה יכול לעשות זאת באמצעות עותק נייר של "טופס I-9" או על ידי שימוש במערכת "אימות אלקטרוני" של הממשלה. אם אתה עובד התוהה לגבי זכאותך לעבוד בארה"ב, תוכל לבדוק את הסטטוס שלך באמצעות אתר האינטרנט של המשרד לביטחון פנים.
שיטה 1 מתוך 3: מילוי טופס i-9
- 1קבע מתי עליך למלא את הטופס i-9. יש למלא טופס I-9 בכל פעם שתעסיק עובד חדש. אתה נחשב כ"מעסיק "עובד ברגע שאתה מתחיל לשלם להם עבור שירותיהם. "עובד" הוא מי שמבצע שירותים או עבודה במסגרת אירופה. אין למלא את טופס I-9 עד שהצעת לעובד עבודה והוא מקבל את הצעתך.
- אינך צריך למלא טופס I-9 אם אתה מעסיק מישהו לעבודה מזדמנת בבית פרטי (למשל, כיסוח מדשאות, משק בית), מעסיק קבלן עצמאי או מעסיק מישהו שלא עובד פיזית על אדמת ארה"ב.
- עליכם למלא את טופס I-9 לחלוטין תוך שלושה ימי עסקים מהשכירה.
- 2השג עותק של טופס i-9. עליך למלא טופס I-9 נפרד עבור כל עובד חדש שתעסיק. ניתן להשיג עותק מקוון באתר שירותי אזרחות והגירה בארה"ב. כדי למצוא עותק, פשוט גוגל "טופס I-9 USCIS" וקישור אמור להופיע. הטופס הוא תשעה עמודים, אם כי יש למלא רק את עמודים שבע ושמונה. בדפים האחרים יש הוראות למילוי הטופס.
- לאחר שתוריד ותדפיס טופס אחד, תוכל פשוט להעתיק את הטופס פעמים רבות ככל שיידרש.
- 3בקש מהעובד למלא את סעיף 1. לאחר שתשיג עותק של טופס I-9 ותעסיק עובד חדש, אותו עובד יצטרך למלא את סעיף 1 בטופס במהלך יום עבודתו הראשון. שב עם העובד וודא כי סעיף 1 מלא לחלוטין. אתה אחראי לאימות שלמות ודיוק המידע שנמסר. סעיף 1 מחייב את העובד למסור את המידע הבא:
- שמם החוקי המלא, כולל כל שמות המשפחה בהם השתמשו בעבר.
- כתובתם. אם אין להם כתובת, על העובד לספק תיאור היכן הוא גר.
- תאריך הלידה שלהם. בנוסף, אם אתה משתמש במערכת E-Verify, העובד יצטרך לספק את מספר הביטוח הלאומי שלו. לעובד יש גם אפשרות לספק כתובת דוא"ל ומספר טלפון.
- עדות למעמד האזרחות שלהם וליכולת לעבוד בארה"ב. אם העובד מעיד על היותו 'חייזר מורשה לעבוד', יהיה עליו לספק מספר רישום זר או את מספר הקבלה שלהם לטופס I-94.
- חתימתם ותאריך.
- 4בחן את המסמכים המקוריים של העובד. לפני שתוכל למלא את סעיף 2 ו -3 בטופס I-9, עליך להשיג עותקים מקוריים של מסמכים מסוימים שיעזרו לך לאמת את זהות העובד שלך. כאשר העובד שלך מציג בפניך את המסמכים המקוריים הדרושים, בדוק אותם בקפידה כדי לוודא שהם אמיתיים. האדם שבוחן את המסמכים חייב להיות אותו אדם החותם על סעיף 2 בטופס I-9. בנוסף, על העובד להציג בפניכם את המסמכים פיזית. הם לא יכולים שמישהו אחר יעשה זאת עבורם והם לא יכולים להשאיר אותם כדי שתוכלו לבחון אותם אחר כך. רשימה של מסמכים מקובלים נמצאת בעמוד תשע בטופס I-9.
- מסמכים מקובלים כוללים דרכונים, רישיונות נהיגה, כרטיסי בוחר, מזהים צבאיים, כרטיס הביטוח לאומי, וכן תעודות לידה.
- מסמכים מסוימים נכללים ברשימות מסוימות. כאשר אתה ממלא את סעיף 2 תצטרך להחזיק מסמכים מסוימים מרשימות מסוימות על מנת למלא את דרישות טופס I-9 (כלומר, תזדקק למסמך אחד מרשימה A או B ומסמך אחד מרשימה C).
- 5מלא את סעיף 2. לאחר שהוצגו בפניך טפסים מקובלים של מסמכים, תמלא את סעיף 2. ראשית, הזן את שם העובד כפי שנכתב בסעיף 1. שנית, הזן את פרטי המסמך באזור שסופק. הקפד להשיג את המספר הנדרש של מסמכים מקוריים מהרשימות הנדרשות. שלישית, הזן את התאריך בו העובד התחיל לעבוד אצלך. רביעית, על המעסיק שבדק את המסמכים להעיד כי הוא בוחן אותם פיזית על ידי חתימה ותיארוך עם סעיף 2.
- בשלב זה, חובותיך מתמלאות כל עוד העובד לא משנה את שמו, משנה את פרטי זהותו או מקבל מחדש. בהיעדר נסיבות אלה, תוכל לדלג על סעיף 3 ופשוט להגיש את הטופס I-9 המלא.
- 6מלא את סעיף 3 במידת הצורך. אם אתה מגיש עובד מחדש או שיש לאמת את המידע שלהם (כלומר, העובד משנה את שמו או את פרטי הזיהוי), יהיה עליך למלא את סעיף 3 בטופס I-9. אם קיימת אחת מהנסיבות הללו, עליכם למצוא את הטופס I-9 שהושלם בעבר ו:
- הזן את שמו החדש של העובד
- הזן את תאריך הגיוס מחדש של העובד
- הזן את פרטי המסמך החדש
- חתום ותארך את סעיף 3 שהושלם.
- 7שמור את הטופס i-9 במקום בטוח. עליך לשמור טפסים מלאים של I-9 כל עוד העובד עובד עבורך. לאחר סיום העובד, עליך לשמור על טופס I-9 שלוש שנים לאחר מועד ההעסקה או שנה לאחר סיום העבודה, לפי המאוחר. ניתן לשמור עותקים על נייר או באופן אלקטרוני.
- אם אתה שומר את ה- I-9 שלך על נייר, אתה יכול לאחסן אותם מחוץ לאתר, כל עוד תוכל להציג את הטפסים תוך שלושה ימים מהבקשה.
- אם אתה שומר את ה- I-9 שלך באופן אלקטרוני, עליהם להיות מאוחסנים בצורה כזו שתגן על המידע הפרטי ותשמור על האותנטיות של המידע. כאשר אתה שומר את הטפסים שלך באופן אלקטרוני אתה נדרש לשמור ולהגיש תיעוד של תהליכי האחסון שלך.
- 8הפוך את הטפסים לזמינים על פי בקשה. ממשלת ארה"ב, ובמיוחד המחלקה לביטחון פנים, משרד היועץ המיוחד ומשרד העבודה, יכולים לבקש הוכחה לכיסוי ה- I-9 שהושלמתם כל עוד הם יודיעו לכם על שלושה ימים. אם תקבל בקשה כדין, וודא שאתה מספק את כל התיעוד המבוקש במועד. אם לא תצליח לעשות זאת, אתה עלול להוטל קנס.
שיטה 2 מתוך 3: אימות הזכאות לעבודה באופן מקוון
- 1הירשם באמצעות אימות אלקטרוני. E-Verify היא מערכת אימות מבוססת אינטרנט המאפשרת למעסיקים לבדוק את זכאותם של עובדיהם. המערכת חופשית לשימוש כל עוד תירשם ותסכים לתנאי השימוש. כדי להירשם, עליך לבקר באתר ההרשמה ולהסכים לתנאי השימוש. לאחר שקראת את המידע, לחץ על "התחל אימות הרשמה מחדש" כדי להתחיל בתהליך.
- התחל בתשובה לשאלות שיעזרו לקבוע איזו שיטת גישה מתאימה לך. לאחר שתמלא את השאלון, עיין בתשובותיך ואשר את שיטת הגישה המתאימה לך.
- לאחר מכן יהיה עליך לבחור את ייעוד הארגון שלך, שיעזור ל- E-Verify להגדיר אותך עם מערכת האימות המתאימה. יש מעסיקים שצריכים למלא דרישות ייחודיות. לדוגמא, אם אתה קבלן פדרלי, תידרש לענות על שאלות נוספות.
- סקור את ההתחייבויות של החברה שלך, אשר מפורטות במזכר הבנות (MOU). אם אתה מסכים לתנאי ה- MOU, לחץ על "מסכים" וחתום על תחתית הדף.
- בשלב זה תצטרך לספק ל- E-Verify מידע על העסק שלך ומי ינהל את תהליך ה- E-Verify. בסיום תוכלו לעיין במידע ולהדפיס את ה- MOU החתום.
- 2צור תיק באמצעות טופס i-9 מלא. גם אם אתה משתמש במערכת E-Verify, עדיין תצטרך שהעובד ימלא את סעיף 1 בטופס I-9 (או לפחות יספק לך את המידע הדרוש). זכור, יהיה עליך להיות בעל מספר הביטוח הלאומי של העובד כדי להשתמש במערכת E-Verify. באמצעות המידע הנדרש, תיצור תיק לא יאוחר משלושה ימים לאחר שכירת העובד.
- 3התאמת תמונות כאשר הן זמינות. לאחר שתזין את המידע הנדרש ותתחיל תיק, ייתכן שתתבקש להתאים תמונות אם קיימות כאלה. אם העובד שלך סיפק לך דרכון, טופס I-551 כרטיס תושב קבוע או מסמך אישור עבודה טופס I-766, תתבקש באופן אוטומטי להשוות את התצלום על המסמך לתמונה שצצה על המסך.
- 4קבל תוצאת מקרה ביניים. לאחר שהמידע של העובד הוזן כהלכה למערכת E-Verify, מסופקת תוצאת מקרה. במקרים מסוימים, התגובה הראשונית שלך עשויה להיות זמנית. תוצאות מקרה ביניים מתרחשות כאשר E-Verify זקוק למידע נוסף לפני קביעה סופית לגבי זכאותו של עובד לעבוד. לדוגמא, תוצאות מקרה ביניים מתרחשות לעיתים קרובות כאשר:
- המחלקה לביטחון פנים (DHS) או המינהל לביטוח לאומי (SSA) לא מאשרים באופן זמני את העובד. המשמעות היא שהמידע שנמסר לא תאם לרשומות הזמינות ויש צורך במידע נוסף.
- מידע I-9 חסר או קלט בצורה שגויה. כשזה קורה, יהיה עליך לחזור ולתקן את שגיאות ההזנה.
- DHS זקוק ליותר זמן לאימות. כשזה קורה, אינך צריך לבצע שום פעולה. רוב המקרים הללו מסתיימים תוך 24 שעות, אך חלקם אורכים עד שלושה ימים.
- המקרה שלך הוא ברציפות. כשזה קורה זה אומר שעובד ביקר במשרד SSA או DHS. לא נדרשת כל פעולה מצדך. זה פשוט אומר ש- SSA או DHS זקוקים ליותר זמן כדי לאמת את הזכאות.
- 5קבל תוצאת מקרה סופית. תהליך האימות האלקטרוני לא הושלם עד שתקבל תוצאת מקרה סופית ותסגור את התיק שלך. סגירת תיק קלה ותעבור את התהליך לאחר שתקבל תוצאה סופית של התיק. תוצאות המקרה הסופי לובשות אחת מארבע צורות:
- העסקה מורשית, כלומר העובד זכאי לעבוד.
- אי אישור סופי של DHS או SSA, אשר אימות אלקטרוני אינו יכול לאמת את זכאות העובד לעבוד.
- אי-הופעה של DHS, כלומר העובד לא יצר קשר עם DHS בפרק הזמן הנדרש.
- שגיאה, כלומר עליך לסגור את התיק ולהגישו מחדש.
שיטה 3 מתוך 3: אישור זכאותך לעבודה
- 1בקר באתר DHS. אם אתה מישהו שמעוניין לבדוק את זכאותך לעבודה, אתה יכול לעשות זאת באמצעות שירות הבדיקה העצמית של E-Verify. זהו שירות חינמי הזמין לכל אחד מעל גיל 16. לבדיקת סטטוס הזכאות שלך לעבודה, בקר באתר DHS E-Verify.
- 2לחץ על הקישור לבדיקה עצמית. לאחר שתגיע לאתר DHS, תראה קישור "אימות עצמי בדוק עצמי" בצד שמאל של דף האינטרנט כ- 0,67 למטה בדף. לחץ על קישור זה ותועבר לאתר הבדיקה העצמית. שם תוכלו למצוא מידע על יצירת חשבון, השלמת תהליך הבדיקה העצמית וקבלת תוצאות.
- 3צור חשבון. אתה זקוק לחשבון כדי להשתמש במערכת הבדיקה העצמית. מדף הבית של בדיקה עצמית לחץ על הקישור "צור חשבון" בראש הדף. משם תתבקש להסכים לתנאי שימוש מסוימים. לאחר מכן תוכל לבחור להתקדם באנגלית או בספרדית.
- 4הזן את נתוני הזיהוי שלך. ברגע שתמשיך באנגלית או בספרדית, תתבקש להזין את נתוני הזיהוי שלך. זה יכלול את שמך, תאריך לידה ומספר ביטוח לאומי. לאחר שתשלים את כל המידע בדף זה, לחץ על "המשך".
- 5להיבחן. לאחר שתזין את המידע שלך האתר יאמת אותו באמצעות מקורות ממשלתיים מרובים. לאחר מכן האתר ייצור סדרה של שאלות אישיות שרק אתה תדע את התשובות להן. שאלות אלה יופיעו על גבי מסך המחשב שלך שם תוכל לענות עליהן. לאחר שתענה על שאלות החידון, לחץ על "המשך".
- 6הזן את נתוני המסמך שלך. אם תקבע בהצלחה את זהותך (כלומר, תענה נכון לשאלות החידון), תמשיך לאשר את זכאותך לעבודה. בשלב זה יהיה עליכם לספק תיעוד מסוים המאשר את זכאותכם לעבוד. זה עשוי לכלול מספר ביטוח לאומי, מעמד אזרחות ופרטים על כל תיעוד הגירה (למשל, גרין קארד).
- הזן את המידע מתיעוד זה ואז לחץ על "המשך".
- 7קבל את התוצאה שלך. ברגע שתגיש את המידע שלך, הוא ישווה לרשומות ממשלתיות כדי לקבוע את זכאותך לעבוד. התגובה תהיה כמעט מיידית. התוצאה שתופיע תופיע באחת משתי הצורות הבאות:
- ראשית, מערכת הבדיקה העצמית עשויה להחשיב אותך כשיר לעבוד. אם תקבל תגובה זו, כל מעסיק שמשתמש באימות אלקטרוני יקבל תגובה זו גם כשאתה מתקבל לעבודה.
- שנית, מערכת הבדיקה העצמית עשויה למצוא אתכם כשירים לעבוד. אם זה קורה זה בגלל שיש חוסר התאמה במידע שמסרת ובמידע שיש לממשלה. אם תקבל הודעה זו, האתר יספק לך מידע על האופן שבו תוכל לתקן את הרשומות שלך כדי להיות זכאי לעבוד.
קרא גם: איך להעסיק עובדים מוסמכים?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.