כיצד לסיים עובד "לפי רצון"?
נדרשת הכנה לסיום בטוח של עובד, אפילו עובד כרצונו, ולמזער את הסיכון לתביעה.
סיום עובד "כרצונו" יכול להיות קשה. למרות שהחוק אומר שאתה יכול לסיים עובדים כרצונך מכל סיבה שהיא, או ללא סיבה בכלל, פשוט לשאוג "אתה מפוטר!" והעובד הסורר מלווה מהמקום על ידי אבטחה אינו דרך להימנע מתביעת סיום שלא כדין. כדי לתמוך בהחלטות העבודה שלך ולהגן על החברה שלך מפני תביעות גוזלות זמן ויקרות, עליך לתעד ביסודיות את הפסקת העבודה, ולהעביר את הסיבות שלך לעובד. אי התייחסות לתהליך זה ברצינות יכולה לגרום לתביעות בגין סיום, אפליה או לשון הרע שלא כדין.
חלק 1 מתוך 3: תיעוד הסיבה לסיום
- 1עיין בתיק כוח האדם של העובד. עליכם לעיין בכל תיעוד מוקדם הנוגע לעובד ולביצועיו או ליחסיו עם החברה לפני שתקבלו את ההחלטה על הפסקת עבודתו.
- למרות שאתה יכול לסיים עובד באופן טכני מכל סיבה שהיא, אתה רוצה לוודא שהסיבות הללו מתיישבות עם שיא הביצועים של העובד. אחרת אתה תראה לא עקבי ועלול לפתוח פתח לתביעת אפליה.
- לדוגמא, אם תסיים עובד בגלל תשומת לב לקויה לפרטים, והיא קיבלה לפני שבועיים סקירת ביצועים ששיבחה את תשומת לבה לפרטים, העובד הזה יישאר תוהה מה הסיבה האמיתית לכך שהיא איבדה את עבודתה.
- קרא מקרוב את התקשורת עם העובד, ובמיוחד כל סקירת ביצועים, כדי לקבוע אם הובטחו הבטחות להעסקה עתידית. הסתמכות עובדים על הצהרות מסוג זה יכולה להיות עילה לתביעת סיום שלא כדין.
- היזהר מהבטחות מרומזות כמו גם הבטחות ישירות. לדוגמא, אם מפקח הצהיר בבדיקת הביצוע האחרונה של העובד כי "אם תמשיך כך, יש לך עתיד ארוך בחברה זו", הדבר יכול להתפרש כהבטחה לביטחון תעסוקתי ולהמשך העסקה.
- אם העובד הגיש תלונת אפליה בכל עת בחצי השנה האחרונה, התייעץ עם עורך דין. יש להתייחס לסיום בזהירות רבה מכיוון שלא חוקי לפטר את העובד בתגובה על תלונתו.
- 2כתוב את כל הפרות המשמעת. יש להעביר את הכללים והמדיניות של החברה שלך באופן ברור לכל העובדים, והם צריכים לקבל התראה בכתב כאשר הפרתם של כלל או מדיניות מביאה לצורה כלשהי של משמעת.
- אם התעוררה תשומת לבכם לבעיה, אך תיק העובדים של העובד מעיד על כך שהעובד מעולם לא קיבל הודעה או התייעצות בנוגע לבעיה, האינטרס שלכם הוא לקיים פגישה לשבת עם העובד ולדון בנושא לפני שאתם קופצים לסיום.
- נדרשת הכנה לסיום בטוח של עובד, אפילו עובד כרצונו, ולמזער את הסיכון לתביעה. שקול להיפגש עם העובד כדי לדון בסוגיות ביצוע זמן רב לפני סיום.
- ספק לעובד מטרות לשיפור וקבע תאריך לפגישת המשך. יידע את העובד שהוא או היא יעמדו בפני סיום אלא אם כן היעדים הללו יושגו עד אותו זמן.
- 3החל מדיניות באופן עקבי. הימנע מלתת לעובדים מסוימים להחליק או להחיל כללים בצורה קפדנית יותר על עובדים שאתה לא אוהב. יישום עקבי של מדיניות משמעת משרה אמון בעובדיך ויכול למנוע תביעת אפליה.
- התרשמו לכל המנהלים והמפקחים כי הם אינם רשאים "להביט בכיוון השני" או לערוך הסכמים עם העובדים שלא להפר עבירות משמעת.
- אכיפה עקבית של מדיניות ונהלים יכולה להיות ההגנה החזקה ביותר שלך בתביעות סיום או אפליה שלא כדין.
- יחד עם זאת, היזהר מהאופן בו נדונים הליכי משמעת בספרי היד לעובדים. אם אתה אומר לעובדים שיש לנקוט בצעדים מסוימים לפני סיומם (כמו למשל שלוש כתובות קופצים), אתה מסתכן בתביעת סיום שלא כדין אם אתה מפטר עובד מבלי לבצע את כל הצעדים במדויק.
- יתכן ויהיה לך מצב שיש להתמודד איתו מהר יותר ממה שהמדיניות הקיימת שלך תאפשר. אם יש לך בעיה קשה שאינה מכוסה במדיניות הקיימת שלך, עורך דין לעבודה עשוי לסייע לך בפיתוח אסטרטגיה בטוחה ויעילה שלא תפתח את החברה שלך לאחריות משפטית.
למרות שאתה יכול לסיים עובד באופן טכני מכל סיבה שהיא, אתה רוצה לוודא שהסיבות הללו מתיישבות עם שיא הביצועים של העובד. - 4שקול להתייעץ עם עורך דין. אם אתה חושש מבעיות פוטנציאליות או שזיהית סיום מסוים כסיכון גבוה, פנה להדרכה וסיוע מעורך דין לדיני עבודה לפני שתעבור את הסיום.
- במצבים רבים ניתן להקל על החששות שלך באמצעות שיחת טלפון פשוטה - ובעלי חוות דעת משפטית לגבי מצב מתוח יכולה לבטל את אי הוודאות.
- אם עדיין אין לך עורך דין אליו אתה מתייעץ באופן קבוע, שאל את עמיתים בתעשייה שלך מי הם משתמשים בנושאי תעסוקה או אם יש להם המלצה.
- עורכי דין אחרים שהשתמשת בעבר בעניינים עסקיים אחרים עשויים גם לדעת על עורך דין תעסוקתי טוב שהם ימליצו עליו.
- בקש חוות דעת של עורך דין בעל ניסיון בייצוג מעסיקים במקרים של אפליה בעבודה או תיקים בסיום עבירה. לעתים קרובות הם יכולים להיעזר במקרים מהעבר כדוגמאות כיצד עליכם לטפל במצב מסוים או לא.
חלק 2 מתוך 3: ניהול ראיון סיום
- 1קבע פגישה פרטית. כאשר החלטתם שאתם צריכים לסיים עובד, קבעו זמן בו תוכלו לשבת עם האדם אחד על אחד ולהסביר את החלטתכם.
- פגישה פרטית מעודדת כנות, ומאפשרת לך והעובד לקיים דיון פורה עם מינימום של הפרעות. הכן רשימת נקודות שיש לעקוב אחריה כדי שלא תצא מחוץ למסלול ולא תשכח לספק מידע חשוב.
- במיוחד אם מעולם לא דנית באופן אישי בבעיות ביצוע עם העובד, קבל את הצד שלו בסיפור לפני שתמשיך עם ההחלטה לסיים.
- כשאתה שואל את העובד שאלות לגבי המצב או הבעיות שהוא או היא נתקלים בחברה, הקשב באופן פעיל לעובד ונסה למצוא פיתרון קצר אם ניתן.
- לדוגמא, נניח שיש לך עובד שברצונך לסיים מכיוון שהיא איחרה באופן עקבי למשמרת שלה 30-45 דקות מדי יום במשך שבוע. עם זאת, כשאתה מדבר איתה אתה לומד שבעלה התחיל לאחרונה משמרת חדשה בעבודתו שמשמעותה שהיא צריכה לקחת את ילדיהם לבית הספר בבוקר, וזה גורם לה באיחור.
- בדוגמה זו יתכן שתוכלו לקבוע לה עבודות במשמרות מאוחרות יותר, או להתחיל את המשמרת בהמשך, כך שיהיה לה זמן לקחת את ילדיה לבית הספר ועדיין להגיע בזמן.
- 2הסבירו את הסיבה לסיום. למרות שאינך מחויב על פי חוק לספק סיבה לכך שאתה מסיים עובד, מתן סיבה מדויקת המגובה בתיעוד יכולה להגן על החברה ולעזור במניעת תביעה.
- הסבירו את הסיבה שלכם בצורה ברורה ומלאה, וספקו תיעוד במידת האפשר. היצמד לעובדות שניתן לתמוך בהן בראיות, והימנע מהאשמות או חזרה על שמועות שלא ניתנות לביסוס.
- אי מתן סיבה - או מתן סיבה מעורפלת שאינה מגובה בעובדות - נראה כאילו אתה מסתיר משהו ומזמין את העובד לחפש סיבה "אמיתית" אחרת לסיומו.
- היה יסודי בהסברך, אך אל תסתובב או תעבור לאזהרות והתנצלויות. הפסקת עובד היא אף פעם לא קלה, וטבע האדם הוא להזדהות עם האדם שאתה מרפה ממנו - אך להעניק שבחים או להתנצל על החלטתך גורם לך להיראות לא עקבי ולא בטוח.
- 3ספר לעובד מה קורה בהמשך. הסבר את נוהל הסיום, כולל זכאות לאבטלה ומתי וכיצד העובד יכול לצפות לתלוש המשכורת האחרון שלו, כך שהעובד לא יוצא עם שאלות או בלבול.
- יידע את העובד האם תוכל להציע התייחסות למעסיקים פוטנציאליים. אם המצב ידידותי למדי - נניח, אתה רק מארגן מחדש את הצוות בתגובה למכירות לקויות, אך לא מפסיק את העובד בשל ביצועים גרועים - ייתכן שתרצה להציע סיוע נוסף לעובד במציאת תפקיד חדש.
- אם אתם מציעים פיצויי פיטורים, הסבירו כמה יקבל העובד ומתי ישולם לו. עליכם לטפל בכל היתרונות כמו ביטוח בריאות שסיפקתם לעובד.
אם סיפקת לעובד לשעבר ביטוח בריאות, עליך להודיע למנהל תוכנית הבריאות הקבוצתית שלך תוך 30 יום מיום סיום העובד. - 4ספק את כל המידע בכתב. מתוך הכרה בכך שהעובד צפוי להיות בהלם ומתקשה לעבד שיטפון של מידע המגיע אליו, ספק מסמכים המסבירים את הליכי הפסקת העבודה, במיוחד בקשר לקצבאות ואבטלה.
- אם יש לך פרטי קשר למשרד האבטלה הממלכתי שלך, כלול את זה במסמכים שאתה מספק לעובד.
- כמו כן, עליך לספק מידע מפורט על כל ההטבות שסיפקת, כגון ביטוח בריאות, וכיצד העובד יכול להמשיך בהטבות אלה לאחר סיום.
- יש לזכור כי סביר להניח שהעובד יהסס ליצור איתך קשר אם יש לו שאלות. עשו כמיטב יכולתכם לחזות בבעיות שעלולות להתעורר ולתת לעובד את כל המידע שהוא זקוק לו.
- 5הגן על רכוש החברה ומידע. במצבים מסוימים, במיוחד כאשר לעובד יש גישה לסודות מסחריים או לקניין רוחני אחר של החברה, יתכן שתצטרך שהעובד יחתום על חוזה עם סיומו. ייתכן גם שתרצה שעורך הדין יחתום על שחרור ויתור על כל הסיבות שהוא או היא יצטרכו לתבוע אותך.
- זכור כי הסכמים אלה אינם תקפים מבחינה משפטית אלא אם כן הם נתמכים בתמורה תקפה - כלומר עליך לספק לעובד משהו בעל ערך בתמורה להבטחתו, בדרך כלל בצורה של פיצויי פיטורים.
- מכיוון שההסכמים הללו יכולים להיות יקרים, עליכם לשקול היטב את נחיצותם לפני שתחליטו שאתם רוצים שהעובד יחתום על אחד כזה. במצבים רבים ההסכם לא יהיה שווה את מה שהוא עולה לך בפיצויי פיטורים.
- כל הסכם אי-תחרות או אי-גילוי יכול להימשך רק לפרק זמן מוגדר, ואי-מתחרים בדרך כלל נחשבים תקפים רק אם הם מכסים אזור גיאוגרפי מוגבל.
- אם ההסכם מבקש מהעובד לשחרר אותך מאחריות, השפה בה אתה משתמש צריכה להיות ספציפית ככל האפשר. בתי משפט לרוב לא אוכפים שחרורים עם שחרורים מעורפלים ומעוררים של אחריות.
- וודא שלעובד יש הרבה זמן לקרוא ולהבין כל חוזה שאתה מעוניין שהוא יחתום עליו עם סיומו, והימנע מלהוציא את הרושם שלעובד אין ברירה אלא לחתום על ההסכם.
חלק 3 מתוך 3: שמירת רשומות נדרשות
- 1השלם את כל ניירת הסיום. במיוחד אם העובד זכאי לדמי אבטלה, ודא כי כל מסמכי הממשלה והביטוח מוגשים בהקדם האפשרי, כדי למנוע עיכוב או סיבוך לעובדך לשעבר.
- המסמכים הספציפיים שעליך למלא ישתנו בהתאם למדינה. אך באופן כללי, עליך לשלוח מידע על סיום לביטוח האבטלה של מדינתך. יתכן שתצטרך למלא מסמכים עבור ביטוח הבריאות של העובד, חשבונות פרישה והטבות אחרות.
- אם סיפקת לעובד לשעבר ביטוח בריאות, עליך להודיע למנהל תוכנית הבריאות הקבוצתית שלך תוך 30 יום מיום סיום העובד.
- שמור על עקביות באמצעות רשומות אלה עם מה שאמרת לעובד בראיון הפסקת העבודה שלו.
- הסיבה לסיום צריכה להיות זהה בכל הלוח, במיוחד בכל המסמכים שאתה מגיש לאבטלה. אם הטופס מספק רשימה של סיבות נפוצות ואף אחת מהן אינה מתאימה למצב, השתמש באפשרות ריקה וכתוב בתגובה הנכונה.
אם מידע על העובד מביא לנזק כספי או לפגיעה בעובד, וניתן לייחס את שחרורו של מידע זה לחברה שלך, אתה עלול למצוא עצמך נתבע. - 2הקפידו על סודיות כל מידע העובד. גם לאחר סיום העבודה, נקט בצעדים כדי להגן על המידע האישי של העובד ודון רק בסיבותיך להפסקת אותו עובד עם אנשים אשר זקוקים למידע לחלוטין בכדי למלא את האחריות שלהם.
- אם מידע על העובד מביא לנזק כספי או לפגיעה בעובד, וניתן לייחס את שחרורו של מידע זה לחברה שלך, אתה עלול למצוא עצמך נתבע.
- עובדים לשעבר עשויים גם להביא תביעות לשון הרע אם הסיבות להפסקתם נחשפות באופן נרחב או הופכות לנושא של רכילות של החברה.
- כל מה שעובדים לעבודה צריכים לדעת הוא שהעובד כבר לא נמצא בחברה, ויש לחלק את העבודה שלו ביעילות.
- כאשר מעסיקים פוטנציאליים מתקשרים אליך לקבלת התייחסות או בדיקת רקע בנוגע לעובד המופסק, הימנע מלהיות רע לו או להצהיר הצהרות דעת לגבי ביצועיו של העובד לשעבר.
- 3ארכיב את רישומי כוח האדם של העובד. במדינות רבות, לעובדים יש את הזכות לבקש עותק מתיק כוח האדם שלהם בסיום. בנוסף, חוקים ממלכתיים ופדרליים מחייבים אותך לשמור רשומות אלה לפחות שנה לאחר סיום העובד.
- באופן כללי, החוק הפדרלי מחייב אותך לשמור את כל רישומי כוח האדם למשך שנה לאחר סיום העובד באופן לא רצוני, ויש לשמור רשומות שכר בפרט במשך שלוש שנים לפחות לאחר מועד סיום העבודה.
- חוק המדינה שלך עשוי לתת לעובדים את הזכות לבדוק רשומות כוח אדם או לבקש העתק מכל רשומות כוח האדם. בדוק את החוק במדינתך כדי שתדע כיצד ומתי עובדים עשויים לבקש גישה לרשומות האישיות שלהם, ומה עליך לעשות כדי לעמוד בהם.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
