איך מציעים חופש הוגן כעסק קטן?
בדרך כלל עסקים קטנים מספקים פחות מעשרה ימי חופשת מחלה בתשלום לעובדים מוסמכים.
שיעור תחלופה גבוה בקרב עובדים יכול להוות בעיה יקרה עבור עסקים קטנים. כבעל עסק קטן, אתה מעריך את העובדים שלך ורוצה להתייחס אליהם בהגינות כדי שיישארו נאמנים לאורך שנים. מרכיב מרכזי במערכת היחסים הזו הוא מתן חופש הוגן, כך שהעובדים יוכלו לדאוג לעצמם ולמשפחותיהם ולקבל הזדמנות להתרענן ולהיטען מחדש. החוק הממלכתי והפדרלי מספק התחלה, אך אם ברצונך להתמודד על העובדים הטובים ביותר עליך ליצור מדיניות מקיפה החורגת מההתחייבויות החוק המינימליות.
חלק 1 מתוך 3: מתן חופשת מחלה מספקת
- 1בדוק את חובותיך על פי החוק המדיני והפדרלי. החוק הפדראלי העיקרי שעליו אתה מכיר הוא חוק חופשת משפחה ורפואה (FMLA). במדינות רבות יש חוקים דומים שעשויים לכלול דרישות נוספות מעבר לחוק הפדרלי.
- כמעסיק במגזר הפרטי, FMLA פונה אליך אם יש לך יותר מ- 50 עובדים שעבדו 20 שבועות או יותר בשנה הקלנדרית הקודמת.
- כעסק קטן, ייתכן שהעובדים שלך אינם מכוסים על ידי החוק הפדרלי. עם זאת, חוקי העבודה הממלכתיים חלים בדרך כלל על עסקים קטנים בהרבה ועשויים להיות בעלי דרישות זהות, אם לא מחמירות יותר, מאלו של החוק הפדרלי.
- חוק המדינה שחל על העסק שלך הוא של המדינה בה העסק שלך נמצא. אתה יכול לפעול קרוב לגבול בין שתי מדינות, אבל לא משנה באיזו מדינה העובדים שלך גרים - זה משנה רק איפה הם עובדים.
- FMLA דורשת ממך לספק לעובדים מוסמכים חופש ללא תשלום. כל חופשה בתשלום שתציע היא בחירתך, וייתכן שתדרוש מהעובדים לנצל או להחליף חופשה בתשלום לפני שהם יוצאים לחופשת FMLA.
- 2חקר תוכניות חופשת מחלה של מעסיקים דומים. אתם מתחרים בעסקים דומים לשלכם על העובדים הטובים והנאמנים ביותר. הצעת חופשת מחלה טובה לפחות כמו שלהם, אם לא טובה משמעותית, יכולה להעניק לך את הקצה העליון.
- בדרך כלל עסקים קטנים מספקים פחות מעשרה ימי חופשת מחלה בתשלום לעובדים מוסמכים.
- כאשר אתה מחליט כמה ימי חופשת מחלה או שעות לספק, ברצונך גם לשקול אם תידרש הוכחה לסיבה רפואית כלשהי לנטילת חופשה זו, או שפשוט תאפשר לעובדים לקחת חופש צבור מכל סיבה שהיא..
- אם יש לך עובדים לפי שעה, זה אולי הגיוני יותר לצבור שעות, ולא ימים, של חופשת מחלה בתשלום. זה גם יכול לאפשר לעובדים לקחת ימים חלקיים עבור התחייבויות כגון פגישות עם רופא שלא בהכרח לוקח יום שלם להשלים.
- 3קבע אם לשנות את חופשת המחלה בין העובדים. בהתאם להיררכיה הפנימית שלך, ייתכן שתרצה להציע רמות שונות של חופשת מחלה עבור סוגים שונים של עובדים. זה יכול לשקף את דירוג העובד בארגון שלך או בגורמים אחרים.
- לדוגמא, עובדים שיש להם קשר שוטף ותדיר עם הציבור נוטים יותר לחלות כתוצאה מחשיפה רבה יותר. ייתכן שתרצה להציע לעובדים אלה הזדמנויות נוספות לחופשת מחלה.
- ייתכן גם שתרצה להשתמש בכמות מוגברת של חופשת מחלה כהטבה נוספת לעובדים בתפקידי פיקוח, ניהול או מנהל.
- אם אתה מתכנן לשנות חופשת מחלה, ודא שאתה שומר על סכומים זהים עבור עובדים באותה סיווג, כדי למנוע תלונות על אפליה.
- אתה גם רוצה לשקול מתי עובדים יהפכו זכאים לחופשת מחלה או לכל חופש בתשלום אחר בתחילה. חברות מסוימות מאפשרות לעובדים להתחיל לקבל חופשת מחלה וזמן חופשה לאחר פחות מ -90 ימי עבודה, אך רובן דורשות מהעובדים לעבוד שישה חודשים לפני שהם מרוויחים הטבות אלה.
אם יש לך עובדים לפי שעה, זה אולי הגיוני יותר לצבור שעות ולא ימים של חופשת מחלה בתשלום. - 4החליטו כמה זמן נצבר יהיה תקף. אמנם החלטתם כמה ימים או שעות של חופשת מחלה העובדים יצברו מדי שנה, אך עליכם גם להחליט אם שעות החופשה הללו יסתיימו בסופו של דבר או אם ניתן לצבור אותן ללא הגבלת זמן.
- מרבית המעסיקים אינם מאפשרים לעובדים להמשיך לצבור חופש בתשלום, ללא קשר לאופן שבו הזמן מתויג או מסווג, ללא הגבלת זמן.
- הסיבה העיקרית לכך היא שבדרך כלל עליכם לשלם לעובדים עבור שעות מצטברות כאשר הם עוזבים או מסתיימים. הסיכוי שיצטרך לשלם לעובד שהופסק עבור שבועות או אפילו חודשים של חופש שנצבר עלול לשבור תקציב שכר לעסקים קטנים.
- בדרך כלל, הזמן שנצבר נשאר בתוקף לפחות שנה או שנתיים מיום הצבירה.
- יש מעסיקים שנוהגים להשתמש בה או לאבד אותה בסגנון מדיניות של חופש בתשלום בו הזמן הנצבר של כל עובד אפס מדי שנה.
- 5שקול לכלול אפשרויות אחרות. זה לא תמיד הכרחי שעובד ייקח יום חופש שלם מהעבודה בגלל מחלה אישית או מטפל בילד חולה או בן משפחה. אפשרויות אחרות כמו לאפשר לעובדים לעבוד מהבית יכולות להעלות את ערך חופשת המחלה המוגבלת.
- עובדי משרד לעיתים קרובות יכולים לבצע רבים מתפקידי העבודה שלהם מהבית. עם זאת, אם אתה מפעיל חנות קמעונאית ייתכן שעובדי שירות הלקוחות לא יוכלו לעבוד מהבית.
- אפשרויות אחרות כוללות הצעה של זמן גמיש, המאפשר לעובדים לעבוד במשמרות מפוצלות או שעות לא מסורתיות כדי שיוכלו למלא חובות אחרות או לבלות עם ילדיהם.
- לעתים קרובות קל יותר לקבוע הסדרים אלה עם עובדים שמשלמים להם משכורת, מכיוון שאינכם משלמים להם עבור מספר שעות עבודה מסוים. יכול להיות שלא נעים לך לאפשר לעובדים לפי שעה לעבוד מהבית בגלל חוסר היכולת לפקח עליהם.
חלק 2 מתוך 3: מתן זמן חופשה בתשלום
- 1לכסות חגים גדולים. לכל הפחות, אתה רוצה להציע לעובדים שלך חופשה בתשלום עבור חגים גדולים, כגון חג המולד ויום חג ההודיה, גם אם העסק שלך יישאר פתוח. החליטו על חגים ספציפיים שייכללו, והאם העובדים יורשו לעבוד כמו גם לקבל תשלום עבור החג.
- מעסיקים רבים כוללים גם את יום הזיכרון, יום העצמאות, יום העבודה ויום ראש השנה בין חגים בתשלום.
- זכור שאם אתה לא משלם לעובדים עבור חגים, בדרך כלל הם לא ייקחו הרבה מאותם ימי חופש בכל מקרה.
- ישנם מעסיקים המציעים לעובדים אפשרות לעבוד בחגים גדולים בהתנדבות ולקבל את השכר הרגיל של היום בתוספת דמי החג הנוספים.
- המצב שונה אם אינכם מתכננים לפתוח את העסק בחגים ציבוריים גדולים. במקרים אלה עובדים אינם יכולים לעבוד גם אם הם רוצים לעשות זאת. תשלום לעובדים עבור חגים נוטה להיות חשוב יותר בהקשר זה.
- 2קבע אילו עובדים יהיו זכאים. ייתכן שתרצה לשריין זמן חופשה בתשלום כהטבה לעובדים ברמה הניהולית, כאשר זמן חופשה ללא תשלום זמין לעובדים אחרים.
- יחד עם זאת, עליך לזכור כי אם אתה מתכוון להציע זמן חופשה, זמן חופשה ללא תשלום אינו באמת מאפשר לעובדים רבים - במיוחד בעלי שכר נמוך יותר - לקחת חופשה מכל סוג שהוא.
- אתה יכול גם לאפשר כמויות שונות של זמן חופשה בתשלום עבור סיווגים שונים של עובדים. לדוגמה, אתה יכול להציע שבוע חופשה בתשלום לשנה לעובדים רגילים ולשבועיים חופשה בתשלום בשנה למנהלים.
- ייתכן שתרצה לשמור על זמן חופשה בתשלום כפרס לאריכות ימים. לדוגמה, ייתכן שתאפשר לעובדים להתחיל לצבור זמן חופשה בתשלום לאחר שעבדתם עם החברה שלך במשך שנה שלמה.
- עבור עובדים לפי שעה, כדאי לאפשר להם לצבור שעות, ולא ימים, של זמן חופשה.
- 3שקול להציע שילוב של זמן בתשלום ולא בתשלום. הצעה של זמן בתשלום וגם ללא תשלום יכולה לאפשר לעובדים שלך ליצור שילוב המאפשר להם לצאת לטיול ממושך יותר מבלי לפגוע בכספיהם.
- זמן חופשה ללא הגבלה הוא מגמה אחת, המוצעת בדרך כלל לעובדים בשכר או כזמן ללא תשלום עבור עובדים לפי שעה.
- מגמה אחרת מחייבת את כל העובדים לקחת חופש ספציפי, כגון שבוע או עשרה ימים, בכל שנה.
- מכיוון שאף חוקים ממלכתיים או פדרליים אינם מחייבים אתכם להציע לעובדיכם סכום ספציפי של זמן חופשה בתשלום, אתם רשאים לפתח תוכנית יצירתית המתאימה ביותר לצרכי העסק שלכם ובמקביל להציע הטבות הוגנות לעובדיכם.
הסיבה העיקרית לכך היא שאתה בדרך כלל צריך לשלם לעובדים עבור שעות מצטברות כאשר הם עוזבים או מסתיימים. - 4החליטו אם לאפשר לעובדים לפדות זמן שלא נוצל. אם לעובדים מותר לצבור זמן חופשה לאורך מספר שנים, כדאי שתאפשר להם לקבל תשלום או שעות אלה בלי לקחת חופש בפועל, כך שיש להם עתודת סיוע פוטנציאלית לכיסוי הוצאות בלתי צפויות.
- אם אתה מתכוון לאפשר לעובדים לפדות את זמנם שלא נוצל, תצטרך להבין את המספר המרבי של ימים או שעות שעובדים יכולים לפדות במהלך תקופת שכר אחת, שיעור שכר הזמן הזה שווה וכמה זמן העובד חייב להמתין לפני שפרע את הזמן.
- לדוגמה, ייתכן שתרצה לדרוש מהעובדים להמתין שישה חודשים לאחר שהזמן נצבר לפני שהם מזרים אותו.
- כמויות מקסימליות של זמן חופשה שעובד יכול לפדות בו זמנית תהיה תלויה בתקציב השכר של העסק שלך.
- יש לזכור כי אם קבעתם כי הזמן שנצבר יפוג לאחר תקופה מסוימת, כגון שנתיים, מדינות מסוימות דורשות מכם לשלם לעובדים עבור כל זמן שאינו מנוצל שעומד לפוג ולא פשוט שהעובד ייקח את ההפסד.
- 5הערך את האפשרות לשבתון מורחבת. מנהלים ועובדי מפתח אחרים עשויים להעריך את היכולת לקחת חופש היעדרות כדי להשיג הזדמנויות אחרות או למלא חובות.
- מנהלים שיש להם חובות אחרות, כמו חובות פוליטיות או קהילתיות, או כאלה שמתנדבים שעות משמעותיות בארגונים ללא מטרות רווח, יכולים לשפר מאוד את המוניטין והתדמית של החברה שלך על ידי כך שהם חופשיים לנצל הזדמנויות אלה.
- לפני שתקבע מדיניות שבתון, עיין במבנה החברה ובארגון שלה כדי לוודא שהפעילות לא תסבול יותר מדי אם אחד או יותר מעובדי המפתח שלך ייקחו חופשה ממושכת.
- 6עודדו מקום עבודה ידידותי לחופשה. לעתים קרובות זה לא מספיק פשוט להציע זמן חופשה בתשלום. על העובדים להבין שהם לא ייענשו ולא יזלזל בהם על ניצול ההטבה הזו.
- חובה כי כל העובדים לוקחים זמן חופשה מינימלי מדי שנה מבטיח שהעובדים שלך יעשו שימוש יעיל בחופש בתשלום שלהם.
- אתה גם רוצה לוודא שמנהלים ומנהלים משתמשים בעקביות בזמן החופשה הצבורה שלהם, ושהם פתוחים לשימוש בו.
- יישום מדיניות מסוג "השתמש בה או תאבד אותה", בה העובדים חייבים להשתמש בשעותיהם שנצברו בפרק זמן מסוים או לאבד אותן לחלוטין, עלולה לגרום לעובדים לצאת לחופשות רגילות.
חלק 3 מתוך 3: יצירת מדיניות ברורה
- 1ניסחו מדיניות פסק זמן אוניברסלית. לא משנה אם החלטתם להעמיד לרשות כל העובדים את כל אפשרויות החופשה, מדיניות הפסקת הזמן שלכם אמורה לספק תמונה ברורה לכל העובדים על ההטבות הקיימות.
- המדיניות שלך צריכה להיות בכתב, והיא צריכה להיות ברורה וקלה להבנת כל העובדים.
- אם סוגים מסוימים או סכומי חופש בתשלום זמינים רק לסיווגים מסוימים של עובדים כמו מנהלים, כולל מידע אודות היתרונות הללו לכל העובדים יוצר תחושה של שקיפות והגינות, וגם מספק מוטיבציה לעובדים בדרגה נמוכה יותר לעסוק בהמשך. העסק.
- כלול מידע על מדיניות הפסקה בתשלום ולא בתשלום בספר המדריך שלך לעובדים.
- 2הגדירו אילו עובדים זכאים לאילו תוכניות. כעסק קטן, ייתכן שלא תוכל לספק אותה רמת הטבות לכל העובדים. עם זאת, חשוב שהעובדים שלך יבינו איזה עובדים ספציפיים זכאים לאילו הטבות.
- זכור שאתה יכול לפתוח את העסק שלך בפני תלונות על אפליה, אלא אם כן אתה מציע את אותן הטבות לכל העובדים באותה סיווג.
- החוק הפדרלי אמנם אינו מחייב אותך להציע את אותן ההטבות לכל העובדים, אך אתה צריך להציע את אותם כמויות חופש לעובדים בעלי מיקום דומה שעושים את אותם סוגים של עבודה.
בהתאם להיררכיה הפנימית שלך, ייתכן שתרצה להציע רמות שונות של חופשת מחלה עבור סוגים שונים של עובדים. - 3ציין זמן חופשה שנצבר וחופשת מחלה בתלושי שכר. הכללת החופש שנצבר בסך הכל בתלושי השכר של העובדים שלך היא אחת הדרכים הקלות ביותר לעדכן את העובדים על השעות שיש להם וכן להגן על העסק שלך מפני טעויות יקרות.
- מידע על תלושי שכר פירושו שכל עובד יידע בכל עת בכמה שעות הוא צבר ויש לו זמינות לשימוש.
- אם עובד מאמין שצבר יותר זמן ממה שמופיע בתלוש השכר שלהם, הם יכולים להזכיר זאת ולפתור את המצב במהירות רבה יותר.
- 4תאר את ההליך הספציפי לבקשת חופש. זה לא מספיק להציע חופש הוגן לעובדים שלך אם אין להם מושג איך לקחת את זה, או אם לא ברור מתי לתת הודעה שאתה רוצה לקחת חופש ולמי יש לתת הודעה כזו.
- העובדים צריכים לדעת כיצד לבקש חופש, ומי צריך לקבל הודעה על בקשה זו.
- בואו עם פרק זמן סביר מראש לעובדים לבקש זמן לפני שהם מתכננים לקחת אותו. בדרך כלל מספיק שבועיים לפחות.
- יחד עם זאת, עליכם להחליט האם תוכלו לסרב לכל זמן חופשה שמתבקש.
- אתה צריך להיות מסוגל לאזן בין צרכי העסק שלך לבין צרכי העובדים שלך, ולא תוכל להעסיק כל כך הרבה עובדים בו זמנית שהפעילות שלך סובלת.
- שקול וצור כלל להתמודדות עם חריגים כאשר העובדים באמת אינם מסוגלים לספק התראה מספקת, כגון מצב רפואי חירום, שיאזן את צרכי העסק שלך עם צרכי העובדים שלך העומדים בפני דרישות דחופות.
- 5כלול שפה נדרשת בנוגע ל- FMLA. החוק הפדרלי מחייב כל מדיניות פסק זמן כתובה לכלול מידע מסוים המודיע לעובדיך על זכויותיהם במסגרת ה- FMLA. חוקי מדינתך עשויים לדרוש מידע נוסף.
- אם אתה מכוסה על ידי ה- FMLA, עליך לכלול מידע על משך הזמן שלא שולם מהעובדים שלך מובטח על ידי החוק הפדרלי, ומתאר את התהליך לבקשת זמן זה.
- כמו כן, עליך לרשום את שמו ותפקידו של האדם האחראי לטיפול בבקשות FMLA.
- בדוק בחוק המדינה שלך כדי לברר אם קיימת שפה נוספת הנוגעת לחופשה בתשלום או ללא תשלום הנדרשת לעסקים באזורך.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
