כיצד להעריך התקדמות מול התקציב?
הידיעה כיצד להעריך את התקדמות הפרויקט מול תקציב הפרויקט היא מיומנות מכרעת שיש למנהלי הפרויקט.
הידיעה כיצד להעריך את התקדמות הפרויקט מול תקציב הפרויקט היא מיומנות מכרעת שיש למנהלי הפרויקט. זה מאפשר למנהל פרויקט להשלים פרויקט בזמן ותקציב. מנהלי פרויקטים חדשים נאבקים לעיתים קרובות במעקב אחר התקדמות הפרויקט ביחס לתקציב מכיוון שהוא דורש שליטה בשני מיומנויות: מעקב מדויק אחר ההתקדמות ושליטה על עלויות מלכתחילה.
שיטה 1 מתוך 2: מעקב אחר ההתקדמות
- 1בצע תחזיות שבועיות באמצעות TCPI ו- CPI. במקום לחכות לרגע האחרון כדי למדוד את קצב ההתקדמות של הפרויקט לעומת העלויות הכוללות שלו, קח חשבון על ההישגים של כל שבוע תוך כדי. TCPI ו- CPI הם שני מדדים המאפשרים לך לבחון את ההתקדמות השבועית והתאמתה ביחס לסיום הפרויקט כולו.
- מדד המחירים לצרכן מייצג מדד ביצועי עלות. מדד המחירים לצרכן מייצג את היעילות הכוללת של הפרויקט. אתה יכול לחשב את זה על ידי חלוקת הערך המושכר (EV) לפי העלות בפועל (AC). בתורו, EV מחושב על ידי הכפלת אחוז ההשלמה בתקציב בסיום (BAC). ערך גדול מאחד פירושו שהפרויקט מבצע בתקציב. ערך פחות מאחד אומר לך שהפרויקט חורג מהתקציב.
- אז CPI = EV / AC, כאשר EV = השלמה בפועל% x BAC. אז אם ה- BAC שלך = 75 € וסיימת 50% מהפרויקט, יהיה לך EV של 37 € אם הוצאת 19 €, יהיה לך מדד מחיר של 2.
- TCPI מייצג את To Complete Performance Index, וזה מדד שנועד לספר לך מה אתה צריך לעשות כדי להישאר במסגרת התקציב שלך. באפשרותך לחשב את ה- TCPI על ידי חלוקת העבודה הנותרת בכספים הנותרים. בתורו, ניתן לחשב את העבודה שנותרה על ידי הפחתת ה- EV מה- BAC. ערך גדול מאחד אומר לך שאתה צריך לבצע בקצב יעילות חיובי כדי להישאר תחת התקציב. ערך פחות מאחד אומר לך שאתה יכול באמת לבצע שלילי ביעילות ועדיין להישאר במסגרת התקציב שלך.
- אז TCPI = (BAC-EV) / (BAC-AC). שימוש באותם מספרים כאמור לעיל, (75 € -37 €) / (75 € -19 €) = 0,667.
- מדד המחירים לצרכן מייצג מדד ביצועי עלות. מדד המחירים לצרכן מייצג את היעילות הכוללת של הפרויקט. אתה יכול לחשב את זה על ידי חלוקת הערך המושכר (EV) לפי העלות בפועל (AC). בתורו, EV מחושב על ידי הכפלת אחוז ההשלמה בתקציב בסיום (BAC). ערך גדול מאחד פירושו שהפרויקט מבצע בתקציב. ערך פחות מאחד אומר לך שהפרויקט חורג מהתקציב.
- 2עקוב אחר הזמן באמצעות SPI. דרך פחות טכנית למדוד את התקדמות הפרויקט שלך מול התקציב היא פשוט לעקוב אחר לוח הזמנים וכמה שאתה נמצא עד לסיומו. הסיבה לכך היא שפרויקט שמקפיד על פי לוח הזמנים בדרך כלל עולה יותר ממה שחזוי במקור. גם אם אתה לא השקעת כסף עדיין, סביר להניח, כאחד עיכוב יש אפקט אדווה, גורם לעיכובים נוספים בהמשך הדרך.
- SPI מייצג מדד ביצועי לוח זמנים. זה מודד עד כמה אתה עומד בלוח הזמנים. ערך גדול מאחד פירושו שאתה לפני לוח הזמנים וערך של פחות מאחד פירושו שאתה מאחורי לוח הזמנים. חשב את SPI על ידי חלוקת הערך המושכר לפי הערך המתוכנן (PV). ניתן לחשב את ה- PV על ידי הכפלת אחוז ההשלמה המתוכנן ב- BAC.
- אז SPI = EV / PV; כאשר PV = השלמה מתוכננת% x BAC. בהנחה שהשלמה מתוכננת% של 40%, ה- SPI יהיה 1,25, כי 37 € / 30 € = 1,25.
אז אם יש חמישה פריטים בתקציב שלך, אתה מוסיף 2% לעלות של כל פריט, ואז מוסיף עוד 5% לתקציב הכולל. - SPI מייצג מדד ביצועי לוח זמנים. זה מודד עד כמה אתה עומד בלוח הזמנים. ערך גדול מאחד פירושו שאתה לפני לוח הזמנים וערך של פחות מאחד פירושו שאתה מאחורי לוח הזמנים. חשב את SPI על ידי חלוקת הערך המושכר לפי הערך המתוכנן (PV). ניתן לחשב את ה- PV על ידי הכפלת אחוז ההשלמה המתוכנן ב- BAC.
- 3השווה את ניצול המשאבים לסך כל המשאבים. במובן הכללי, סך המשאבים שלך כולל את כל מה שיש לך להשלמת הפרויקט. אך בהערכות ניהול פרויקטים, המשמעות של המשאבים היא שעות עבודה. ניתן למדוד את ניצול המשאבים על ידי חלוקת המספר הכולל של השעות בהן ניתן לעבוד במספר הכולל של שעות החיוב (שעות שהמשרד מקבל תשלום עבורן) שעבד.
- אז אם הצוות שלך יכול לעבוד 100 שעות והמחיר שלו רק 50, זה יחס ניצול המשאבים של 2: 1. אתה רוצה שהיחס יהיה קרוב ככל האפשר ל -1: 1.
- 4השתמש בתוכנה. אף על פי שאף אחד מהמדדים הללו אינו דורש כישורים מתקדמים במתמטיקה, זה עדיין יכול להיות הרבה לעמוד בקצב. הדרך הקלה ביותר לעשות זאת היא להשתמש בתוכנה. ישנן מספר אפשרויות:
- גיליונות אלקטרוניים הם הדרך הזולה ביותר לעקוב אחר מדד מדד המחירים לצרכן, TCPI ומדדים אחרים. עם זאת, שימוש בגיליון אלקטרוני יהיה גם הדרך הקשה ביותר לעקוב אחר המדדים הללו, מכיוון שתצטרך להזין ולחשב יותר נתונים ממה שהיית עושה עם תוכנית מתוחכמת יותר.
- ישנם גם עשרות יישומי מעקב מתוחכמים יותר ותוכנות שיכולים לשמש לשתף פעולה, תקציב מסלול, תזמון, משאב, ומדדים השלמה, ולאפשר למשתמשים מרובים כדי להזין נתונים בו זמנית. פרויקט MS הוא כנראה המפורסם ביותר, אך Basecamp, Smartsheet, Liquid Planner ו- Wrike הן אפשרויות אחרות בעלות דירוג גבוה.
שיטה 2 מתוך 2: להישאר תחת התקציב
- 1נהל את היקף הפרויקט. אחת הדרכים הקלות ביותר לעלויות של פרויקט לחרוג מתקציבו נקראת "זחילת היקף". זחילה בהיקף מתרחשת כאשר היקף הפרויקט מתרחב בהדרגה. זה יוצר דיסוננס בין התקציב לבין מטרת הפרויקט, ויוצר סביבה מושלמת להחרפת עלויות.
- סבירות גבוהה יותר שזחילת היקף תתרחש כשפרויקט יעבוד טוב מאשר כאשר הוא ילך בצורה גרועה, מה שמקשה על ההתנגדות. כאשר פרויקט כבר נמצא בתקציב ומוקדם מתוזמן, יש פיתוי עז להוסיף עליו עוד קצת. לא.
עקוב אחר הזמן באמצעות SPI. דרך פחות טכנית למדוד את התקדמות הפרויקט שלך מול התקציב היא פשוט לעקוב אחר לוח הזמנים וכמה שאתה נמצא עד לסיומו. - 2מרפדים כל אומדן. תקציב יורכב מפריטי שורה שונים. מכיוון שתקציב הפרויקט הוא מסמך צופה פני עתיד, רוב פריטי השורה הם אומדנים. כשאתה יוצר את התקציב, כדאי למעט את העלות של כל פריט. מקרים לא צפויים מתעוררים, והם בדרך כלל מעלים את העלויות ולא מקטינים אותם.
- 2% -5% שתוסיפו לכל פריט שורה בנוסף ל -5% -10% שתוסיפו לתקציב הכולל למגבלות. אז אם יש חמישה פריטים בתקציב שלך, אתה מוסיף 2% לעלות של כל פריט, ואז מוסיף עוד 5% לתקציב הכולל.
- 3צור אבני דרך. בזמן שאתה שומר על הצוות שלך, צור אבני דרך המתאימות לשלבי סיום. זה עוזר לצוות לזכור את המטרה הכוללת ומעניק להם יעדים מוחשיים לחתור להם.
- אמירת אבן דרך מתאימה לשלב השלמה לא אומר שציון הדרך הוא שלב ההשלמה. אז אבן הדרך אינה שלמה של 25%, אבן הדרך היא X, מה שמסמן שהפרויקט יושלם בערך 25%.
- 4איזון השימוש בכוח אדם מול התפוקה. זה אולי נראה לא אינטואיטיבי, אך קבוצות קטנות ועובדים בודדים בדרך כלל יותר פרודוקטיביות מקבוצות גדולות יותר. ככל שהצוות גדול יותר, כך הוא יהיה פחות יעיל. עם זאת, צוות גדול יותר ישלים פרויקט במהירות רבה יותר מאשר קטן יותר. על מנת להימנע מחוסר היעילות אשר מפריעה לפרודוקטיביות ותורמים לחריגות עלויות, עליכם לאזן בין הצורך להשיג אבן דרך במהירות לבין חוסר היעילות שצוות גדול עשוי ליצור.
- לדוגמא, נניח שהפרויקט חופר בור 6'x6'x3' באדמה. מכיוון שאנשים צריכים לקחת הפסקות, זה יהיה פרודוקטיבי יותר (ומהיר יותר) אם מישהו יחפור כל הזמן, כלומר יהיה יותר מחופר אחד. אך בעוד שקבוצה של שניים עשויה לבצע את החפירה במהירות וביעילות רבה יותר מקבוצה אחת, קבוצה של חמש עשרה תהיה מוגזמת מכיוון שתשלמו להרבה אנשים לעמוד מסביב.
מנהלי פרויקטים חדשים נאבקים לעיתים קרובות במעקב אחר התקדמות הפרויקט ביחס לתקציב מכיוון שהוא דורש שליטה בשתי מיומנויות: מעקב מדויק אחר ההתקדמות ושליטה על עלויות מלכתחילה. - 5שמור על הצוות שלך. כאשר הצוות שלך לא יודע כיצד פעולותיהם משתלבות בהקשר הגדול יותר של השלמת הפרויקט, הם יתקשו הרבה יותר לנהל את היעילות שלהם. אנשים הם יצירתיים מטבעם, ויש להם נטייה לנסות ולהעלות דרכים להקל על העבודה או לעשות זאת טוב יותר. אם תשמור על הצוות שלך, אתה תהיה מצויד טוב יותר לרתום את האנרגיה היצירתית הזו.
- לדוגמה, בדוגמת החור, הצוות שלך עשוי להתרשם שגדול יותר טוב. מכיוון שזו העבודה האחרונה של היום, הם לוקחים קצת זמן נוסף להרחיב את החור עוד שתי רגליים. ללא ידיעתם, החור עומד לרגל מזח בטון, לא רק שהגודל הגדול יותר מיותר, אלא למעשה מקשה על צנרת המזח.
- 6תגמול הישגים. המורל הוא קריטי לפרודוקטיביות, ומנהל פרויקטים טוב מתעלם ממורל בסכנתם. אחת הדרכים הקלות ביותר להעצמת המורל והפרודוקטיביות היא על ידי תגמול התפוקה. צוותי מכירות עושים זאת כל הזמן, ומעניקים פרסים למופיעים המובילים שלהם. אם תעשה זאת בצוותים משלך, תמריץ את התפוקה ותשמור על המורל גבוה.
- זהו רעיון טוב כדי לתגמל הן הישגים אישיים והישגי קבוצה. בדרך זו אינך יוצר תמריץ לעובדים בודדים לערער על מבצעים בודדים אחרים.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
