איך כותבים תוכנית מגירה?
כדי לכתוב תוכנית מגירה, התחל בהערכת הסיכונים הפוטנציאליים עבור הארגון שלך. התמקדו בסיכונים הקשורים לניהול, תקשורת, משאבים פיננסיים, תיאום וטכנולוגיה, אך תוכלו לכלול גם אסונות טבע, תאונות ובעיות כוח אדם. פיתחו תרחישים מציאותיים לסיכונים הגבוהים ביותר, ואז כללו את האסטרטגיות המיועדות שלכם להפעלת העסק שוב. לקבלת טיפים לשמירה ולבדיקת תוכנית המגירה שלך, המשך לקרוא!
מנהיג תכנית המגירה מספק מיומנויות, כלים ובסיס ידע כך שכל מחלקה תוכל לכתוב תוכנית משלה.
ארגונים יוצרים תוכניות מגירה, המכונות לפעמים "תוכנית ב '", כדי להתכונן למשהו רע שעלול להשפיע על יכולת התפקוד של הארגון. פיתוח תוכנית מגירה אפקטיבית חיוני לכל ארגון. דברים רבים יכולים לסכן ארגון, מאסון טכני (כמו הפרת נתונים) ועד טבעי (כמו שיטפון). כתיבת תוכניות מגירה מכינה ארגון לאפשרויות כאלה.
חלק 1 מתוך 3: הערכת הסיכונים
- 1התכונן לכתוב את תוכנית המגירה שלך. מטרת המפתח צריכה להיות כדי לוודא שאתה יכול לשמור את הפעולה של הארגון שלך אם האסון היה להתרחש.
- מומלץ לקיים מדיניות רשמית המכתיבה את הצורך בתוכנית מגירה.
- התוכנית צריכה להיות פשוטה בסך הכל. השפה וההוראות בה צריכות להיות מובנות לקהל העתידי. אתה אף פעם לא יודע מי יצטרך ליישם את זה.
- בדוק את הטריגר הספציפי שיחייב אותך להשתמש בתוכנית המגירה שלך. קבע כיצד תוכל למדוד הצלחה כך שתוכל לחזור לפעילות רגילה. זהה את כל הפעולות הקריטיות להמשך העסק שלך.
- 2ודא שהתוכנית עונה על שלוש השאלות המרכזיות של תוכניות מגירה. הקפדה על כך שהתוכנית שלך מתייחסת לכל אחת משלוש השאלות הללו תעזור לך להבטיח שלא תחמיץ דבר.
- מה יכול לקרות?
- מה נעשה בתגובה?
- מה אנחנו יכולים לעשות מראש כדי להכין?
- 3בדוק את הסיכונים הסבירים ביותר להתרחש בארגון הספציפי שלך. קביעת סיכונים פוטנציאליים היא אחד ההיבטים החשובים ביותר של תוכנית מגירה. זה לא יהיה תהליך שמתאים לכל אחד. עליכם לקבוע את הסיכונים הייחודיים לארגון. ישנם סיכונים אפשריים רבים בהם עסקים יכולים להתמודד.
- אסונות טבע, כמו שיטפונות, הוריקנים ובצורות עשויים לדרוש תוכנית מגירה. סיכונים אפשריים אחרים כוללים משבר, תאונה באתר העבודה, בעיות כוח אדם (כמו מוות של מנהיג או שביתה), אובדן נתונים, ניהול כושל ובעיות מוצר (כמו זיכרון).
- עליכם להתמקד בתחומים כולל ניהול, תקשורת, משאבים פיננסיים, תיאום, תגובות לוגיסטיות וטכניות.
- אסונות טכניים יכולים לכלול את אותם מרכיבים בארגון שלך העוסקים בתשתית תקשורת. אתה רוצה לשקול אובדן פוטנציאלי של נתונים או לקוחות.
- 4תעדף את הסיכונים. דרג את הסיכונים על פי ההסתברות שהם יתרחשו. כל הסיכונים אינם נוצרים שווים, ורוב תוכניות המגירה אינן יכולות להתמודד עמוק עם כל סיכון פוטנציאלי. עליכם להבין מה הם הסבירות הגבוהה ביותר שישפיעו על החברה ביותר.
- התמקדו באירועים הקריטיים ביותר. עליכם לרשום כל אירוע אחד שעשוי להשפיע על פעולות, אך אז לדרג אותם בין 1 ל 10. מה תהיה ההשפעה של כל אירוע? אש קטנה המבודדת למכונה אחת עשויה להיות בדרגה נמוכה יותר מכל הצמח שנשרף, למשל.
- לאחר מכן, פתח דירוג לתדירות הסיכון שעלול להתרחש. לדוגמה, אתה יכול לקבל את זה 10 אם זה יכול לקרות פעם בחודש ו- 1 אם זה יכול לקרות פעם ב 100 שנה. לאחר מכן, הכפל את שני הציונים, על פי הסבירות וההשפעה, כדי לקבל ציון כולל.
- עבוד קודם על הציונים הגבוהים ביותר. בוא עם חתך. אולי אתה יכול להסתכל על פריטי הציון הנמוך ולפתח תהליך כללי. תחומים חיוניים להישרדות הארגון בדרך כלל מונחים בראשם, כגון שמירה על תזרים מזומנים, נתח שוק ותמיכה בצוותים.
כיצד אוכל לכתוב תוכנית מגירה בסלון?
חלק 2 מתוך 3: זיהוי תרחישים
- 1פתח תרחישים לסיכונים המדורגים הכי גבוה. יהיה עליך לייצר תרחישים מציאותיים עבור כל סיכון על מנת לפתח תוכנית מגירה יעילה. התאר באופן ספציפי מה יכול לקרות אם כל אחד מהסיכונים בראש סדר העדיפויות יתרחש.
- אתה יכול להתחיל לקבוע את ההשפעות לאחר שתפתח את התרחישים ביסודיות. מה יכולה להיות ההשפעה האולטימטיבית של כל תרחיש, בפירוט?
- אתה יכול לפתח דרגות שונות של אותו תרחיש, כגון המקרה הטוב ביותר, קרוב לוודאי, והתרחיש הגרוע ביותר.
- 2צור ציר זמן לאופן בו התרחישים עשויים להתפתח. קבע מי יהיה אחראי על מה ומתי. אל תשכח לעדכן את רשימות אנשי הקשר ולקבוע מי יהיה אחראי להודעות.
- מסגרות זמן מתארות. מה יקרה ביום הראשון או בשבוע הראשון? היה מאוד ספציפי.
- יכול להיות שיש לך לוחות זמנים לתרחישים העוסקים בפגיעות פיזיות, פגיעות ארגוניות ופגיעות מוסדיות. לדוגמה, פגיעות פיזית עשויה להתמודד עם תשתיות. ארגונים עשויים להתמודד אם יש מערכות התרעה מוקדמת או צוותי תגובה מיומנים. פגיעות מוסדיות עשויות להתמודד בין אם קיימים משאבים כספיים ובין אם שותפים חיצוניים. אנשים שונים עשויים להיות אחראים על היבטים שונים.
- 3החלט מה יהיה החיוני ביותר בכדי להפעיל שוב את העסק שלך. חקור את הזוויות האלה בפירוט. התארו יכולות כמו גם נקודות תורפה. איזו יכולת יש לארגון לעמוד בסיכונים או למתן אותם?
- לדוגמא, נניח שהמפגע הפוטנציאלי הוא שיטפון. סיכון פוטנציאלי עלול להיות שטפונות הנהר עולה על גדותיו הבנקים המשפיעים בתים באזור. הפגיעות עשויה להיות תשתית לקויה. יכולת להיות שיש צוות מיומן בהישג יד.
- בצע הערכה כנה של המשאבים. אילו פונקציות תצטרך לשנות או להפחית בגלל משאבים מוגבלים? בצע ניתוח השפעות עסקיות. אתה רוצה לזהות אילו אזורים נחוצים כדי שהעסק יעמוד במשימתו וימשיך לפעול.
- 4מצא דרכים להפחתת הסיכון. בדרך כלל לא מספיק לפתח "תוכנית ב '" ואז לשבת לאחור ולקוות שהיא לעולם לא תצא לפועל. הערך כיצד תוכל לנקוט צעדים באופן מיידי להפחתת הסיכונים. לפתח אסטרטגיות מונעות.
- שקול את זמינות השותפים. אילו משאבים מקומיים יהיו זמינים אם האסון יתרחש? האם שכנים היו מוכנים לעזור?
- תוכניות המגירה הטובות ביותר מסייעות לחברות לאתר אזורים שבהם הן יכולות לשפר, כך שתקטין את הסבירות שתצטרך התוכנית מלכתחילה.
- אולי אתה מבין שאתה צריך ביטוח, למשל, או שאתה צריך לבצע תרגילי אסון. אולי אתה מבין שאנשי מפתח זקוקים להכשרה נוספת. כשמדובר באיומי נתונים, ייתכן שתתקין מערכת גיבוי. תכנן תוכנית לכל תרחיש
כיצד אוכל לכתוב תוכנית מגירה לשביתה בעבודה שתתרחש?
חלק 3 מתוך 3: שמרו על תוכנית המגירה שלכם
- 1לתקשר על התוכנית לכל העובדים. עליך לחנך אנשי מפתח בארגון שלך על המקום לפני שיהיה בו צורך.
- ספר לאנשים איזה תפקיד ואחריות יהיה להם, כך שאין שום בלבול אם התוכנית צריכה להיות מיושמת בשעת חירום. זה יקטין את הסיכויים לבהלה.
- תן לאנשים את ההכשרה המתאימה להם הם זקוקים לעמידה בהתחייבויותיהם כמפורט בתוכנית. החזק תרגילים במידת הצורך. בצע התאמות לאחר התבוננות באימונים.
- 2בדוק את תוכנית המגירה שלך. אתה יכול להפוך את הבדיקה לניהול וחסכוני על ידי בדיקה בארבעה שלבים. אם אזור מתגלה כפגום או מתנגש עם תוכניות מגירה של מחלקות אחרות, אתה יכול לערוך את התוכנית ולבחון אותה מחדש.
- ערכו סקירת צוות בכיר. הסגל הבכיר בוחר תאריך ושעה כדי לעבור על כל התוכניות המגירות ולהכיר אנשים שסיימו את המטלה שלהם ביסודיות.
- בצע סקירה בין מחלקתית. זה המקום בו כל מחלקה בודקת את תוכניותיה של מחלקה אחרת. זה השלב שמקצה משאבים ומזהה קונפליקטים.
- מחקר כישלונות של מערכות קריטיות. ניתן למקם את שלב הבדיקות במחלקות. הבדיקה כוללת הדמיה של כשלים במערכת ו / או ספק. אתה יכול לשחק תרחישים ללא תפקיד לסגור ציוד או תהליכים חשובים.
- העסקה האמיתית. לבסוף, עליכם לבדוק את תוכנית המגירה במלואה. זה יכול לכלול כיבוי לטווח קצר בתחומי מפתח שנעשים בזמן אמת.
- 3אחסן את התוכנית במקום שבו ניתן לגשת אליה בקלות. אם תתרחש אסון, אינך רוצה שהתוכנית תישרף עם האש או תיסחף עם השיטפון. אינך מעוניין בהפרת נתונים שתקשה על אחזור התוכנית כאשר אתה זקוק לה ביותר.
- מצא מיקום לתוכנית (או עותק שלה) במיקום אחר. אתה רוצה לשמור את זה איפשהו, שם אתה יכול להגיע אליו במהירות אם אתה צריך.
- שמור תמיד עותק של התוכנית במקום אחר מהמקור. וודא כי יותר מאדם אחד יודע לגשת אליו ובעל סמכות לעשות זאת.
- 4חזור על התוכנית על פי לוח זמנים קבוע. לפעמים הדברים משתנים. ההנחות שלך יכולות להיות מיושנות. הסיכונים עשויים להיות גדולים יותר מבעבר.
- חלק יותר מאדם אחד בתוכנית ועדכוניה. לדוגמה, אולי תרצה שעובד חדש יסתכל על זה בעין רעננה או יעבור ביקורת.
- אשר את כל ההנחות על ידי התאמתן לנתונים עדכניים או על ידי בדיקת צד שלישי. אולי מערכת המחשב המגבה מכילה פחות נתונים ממה שהנחת.
כדי לכתוב תוכנית מגירה, התחל בהערכת הסיכונים הפוטנציאליים עבור הארגון שלך.
- אל תעמיד את תוכנית המגירה שלך בעדיפות נמוכה כל כך שלעולם לא תגיע אליה!
- ייתכן שתרצה יותר מתכנית מגירה אחת.
- התחל בהקמת ועדה לתכנון מגירה ובחר אדם שיוביל את הוועדה הזו. מנהיג תכנית המגירה מספק מיומנויות, כלים ובסיס ידע כך שכל מחלקה תוכל לכתוב תוכנית משלה.
- עברו שוב על התוכנית. סקירה שנייה מסייעת במציאת דברים שהוחמצו בפעם הראשונה.
שאלות ותשובות
- כיצד אוכל להכין תוכנית מגירה למתקן צבע?תוכניות מגירה מתוכננות תוך התחשבות באותם היבטים עבור כל סוג של עסק. מה שמשתנה הן נקודות המפתח המשכיות העסק הקריטיות. אך בכל הנוגע לאירועים שיש להם השפעה בעסקים, הם לרוב זהים: פריצה, סיבות טבעיות וכו '. המטרה העיקרית היא לזהות פעולות מפתח ולקבוע פעולות מיותרות כדי לשמור על פעולתו.
- כיצד אוכל להכין תוכנית מגירה למועד מתי הציוד שלי מתקלקל בעבודה?מצא את שורש ההתמוטטות. הערך את זמן ההחלמה. אם זמן התיקון וההחלמה ארוך מדי ומשפיע על אספקת המוצר, נסה להשיג ציוד גיבוי, מקווי הייצור האחרים או כרכישה חדשה. תקשר עם הלקוחות על הנושא, ההשפעה והפתרון.
- איך תדע מתי להפעיל את תוכנית המגירה?לתוכנית המגירה שלך צריך להיות טריגר לכל תרחיש שנחשב קריטי. טריגר זה כולל אילו תנאים חייבים לעמוד להפעלת התוכנית ובאיזה זמן מוגדר (אם אפשר), כדי לאפשר לכל משתמשי התוכנית להיות מסונכרנים ככל האפשר מההתחלה.
שאלות ללא מענה
- מה משולב בתכנית המגירה של מודד הכמויות?
- כיצד אוכל להכין תוכנית מגירה לארגוני?
- כיצד אוכל לכתוב תוכנית מגירה לשביתה בעבודה שתתרחש?
- כיצד אוכל לכתוב תוכנית מגירה בסלון?
- כיצד אוכל לכתוב תוכנית מגירה של אתר נופש?
תגובות (16)
- הסביר הכל.
- מאמר זה עזר לי במשימה שלי בבית הספר שכותרתה 'תוכנית / ניהול מגירה'.
- מועיל מאוד, תודה!
- הפשטות הכוללת הייתה שינוי מבורך.
- הרעיון עורר בי השראה ליצור תוכנית משלי.
- עצות טובות עבורי, גם זו התייחסות טובה לעורר השראה לחשוב יותר על תוכנית מגירה.
- זה יכול לעזור לי להגיע לתוכנית ב '.
- רעיונות נהדרים למתווה מגירה.
- אינפורמטיבי ביותר עם הרבה פרטים טובים.
- זה עזר לי לכתוב תוכנית מגירה. עקבתי אחר המאמר שלב אחר שלב.
- הצעתם עצות טובות ורעיונות בסיסיים אשר תמיד עוזרים למערכת ולתעדף מחשבות ולתאם פעולות.
- מובנה וכתוב היטב. קל לעקוב אחר המאמר כשהוא זורם בין כל אלמנט.
- עזר לי לרענן את זיכרוני כיצד לעשות תוכנית מגירה.
- תקשורת מאוד ברורה ויסודית. מעולה!
- מועיל מאוד למי שיש פחות הבנה או חסר ידע.
- זה מאמר מרתק באמת, והוא נותן לי מדריכים מתאימים כאדם שלא כתב תוכנית מגירה כזו לפני כן. תודה.
קרא גם:
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
