איך כותבים קבלה?
לקבלת קבלות מכירה בכתב יד קנו ספר קבלות ללא חלקים. השתמש בעט שחור או כחול והנשא. כלול את התאריך, הפריטים שנקנו, המסים, סכום העסקה הכולל ואופן התשלום. בדוק את המידע ואז חתום עליו בחותמת הרשמית של החברה שלך. תן את העותק ללקוח ושמור על המקור. כדי ללמוד כיצד ליצור קבלת שכר דירה או לראות קבלה לדוגמה, המשך לקרוא!
אתה יכול לאפס את מספרי הקבלה כל יום כל עוד אתה כותב את התאריך על כל קבלה.
הקבלות משמשות כמסמך לתשלומי לקוחות וכרשומת מכירה. אם ברצונך לספק ללקוח קבלה, תוכל לכתוב בכתב יד על גבי נייר או ליצור אותה דיגיטלית באמצעות תבנית או מערכת תוכנה. אם אתם מתכננים לעשות עסקים, חשוב שתדעו לכתוב כראוי קבלה לצורך תיעוד מתאים, לצורכי מס, ולהגן על עצמכם ועל לקוחותיכם.
שיטה 1 מתוך 2: כתב יד קבלה
- 1קנו ספר קבלות כדי להקל על כתיבת קבלות. ניתן לרכוש פנקס קבלות ללא פחמן דו חלקי באינטרנט או בחנות ציוד משרדי או כזה שיש בו כמה גיליונות של נייר פחמן רב פעמי. חוברות אלו בדרך כלל ממונות מראש וכבר מכותרות כניסה. דאגו לקבל חוברות עם 2 טפסים חלקיים, כך שתקבלו עותק שתוכלו לשמור לצורך הרשומות שלכם. אם אין לך חוברת בהישג יד, תוכל פשוט לכתוב קבלות על דף נייר ולצלם אותן.
- וודא כי נייר הפחמן נמצא בין המקור להעתק לפני שתתחיל לכתוב קבלה.
- השתמש בעט בעת קבלת כתב יד וודא ללחוץ כלפי מטה כך שהמידע יועבר להעתק.
- 2כתוב את מספר הקבלה והתאריך בצד ימין למעלה. כתוב את התאריך המלא שביצעת את המכירה ומספר קבלה שהוזמן כרונולוגית. לכל קבלה צריך להיות מספר כדי שתוכל לעקוב אחר כל מכירה לאורך כל היום. למספר הקבלה התחל עם 001 ועלי מספר אחד לכל קבלה. אתה יכול לעשות זאת מבעוד מועד, כך שאתה לא צריך לכתוב את זה בכל פעם שאתה מבצע מכירה.
- לדוגמה, החלק הימני העליון של הקבלה ייראה בערך כמו:
20 בינואר, 2019
004 - אתה יכול לאפס את מספרי הקבלה כל יום כל עוד אתה כותב את התאריך על כל קבלה.
- ברוב חוברות הקבלה כבר יהיה מספר קבלה שונה עבור כל קבלה.
כיצד אוכל לכתוב קבלה בגין תשלום חד פעמי בגין עבודה? - לדוגמה, החלק הימני העליון של הקבלה ייראה בערך כמו:
- 3כתוב את שם החברה ופרטי הקשר שלך בצד שמאל למעלה. כתוב את מספר הטלפון והכתובת של החברה שלך תחת שם החברה. תוכל גם לכלול פרטים אחרים כמו האתר, חשבונות מדיה חברתית ו / או שעות פעילות. מידע זה ישמש הוכחה לכך שחברתך ביצעה את המכירה ויסייע ללקוח ליצור איתך קשר אם הוא יצטרך.
- אם אין לך חברה, כתוב את שמך המלא במקום שם החברה.
- 4דלג על שורה ורשום את הפריטים שנרכשו ואת עלותם. כתוב את שם הפריט בצד שמאל של הקבלה וכתוב את העלות של כל פריט בצד ימין של הקבלה. אם מכרתם יותר מפריט אחד, ציינו את הפריטים ומחיריהם ברצף.
- לדוגמא, רשימה מפורטת בקבלה צריכה להיראות בערך כמו:
נייר טואלט.......... 0,3 €
מסרק................. 0, 2,20 €
קרם לחות........... 0,15 €
- לדוגמא, רשימה מפורטת בקבלה צריכה להיראות בערך כמו:
- 5כתוב את סיכום המשנה מתחת לכל הפריטים. סכום המשנה הוא עלות כל הפריטים לפני מיסים ותשלומים נוספים. הוסף את העלות של כל אחד מהפריטים שמכרת וכתב את המספר הכולל ברשימת מחירי הפריטים.
- ליתר דיוק, השתמש במחשבון כדי להוסיף את הפריטים.
- סכום המשנה אמור להיראות בערך כמו:
נייר טואלט.......... 0,3 €
מסרק................. 0,2,20 €
קרם לחות........... 0,15 € בסך הכל
.......... 0,20 €
ברוב חוברות הקבלה כבר יהיה מספר קבלה שונה עבור כל קבלה. - 6הוסף מיסים וחיובים אחרים לסכום המשנה לסכום כולל. ציין את שם המס או חיובים נוספים בצד שמאל של הקבלה ותמלל את עלותם בצד ימין של הקבלה. לאחר מכן, הוסף את העמלות והמיסים החלים על סכום המשנה בכדי לקבל את הסכום הכולל, או את הסכום שעל הלקוח לשלם.
- הסכום הכולל אמור להיראות בערך כמו: סך הכל
.......... 0,20 €
מס מכירה............ 0,4,10 €
משלוח............. 0,2,20 €
סך הכל.... 0,26 €
- הסכום הכולל אמור להיראות בערך כמו: סך הכל
- 7רשמו את אמצעי התשלום ואת שם הלקוח. שיטת התשלום יכול להיות מזומן, צ'ק, או כרטיס אשראי. בשורה האחרונה של הקבלה כתוב את שמו המלא של הלקוח. אם הם שילמו בכרטיס אשראי, יש לחתום עליהם בתחתית הקבלה. לאחר מכן, הכינו עותק של הקבלה ושמרו אותו לרשומותיכם והגישו ללקוח את הקבלה המקורית.
שיטה 2 מתוך 2: ביצוע קבלה דיגיטלית
- 1הורד תבנית קבלה לפיתרון דיגיטלי קל. אם אתה מספק למישהו קבלה באופן מקוון, ייתכן שיהיה קל יותר לכתוב את הקבלה על המחשב. במקרה זה, חפשו תבניות קבלה באופן מקוון והורידו תבניות המתאימות לצרכים שלכם. לאחר מכן, מלא את כל השדות הרלוונטיים באמצעות מעבד תמלילים ושלח ללקוח עותק של הקבלה.
- זכור לכלול את תאריך המכירה לכל קבלה שתכתוב.
- הורד רק תבניות מאתרים שנראים מכובדים.
אם אתה מספק למישהו קבלה באופן מקוון, ייתכן שיהיה קל יותר לכתוב את הקבלה על המחשב. - 2השתמש בתוכנה ליצירת קבלות במראה מקצועי. השווה תוכנות ליצירת קבלות בתשלום ובחינם והורד את התוכנה המתאימה ביותר לצרכיך. הגדר את התוכנית ומלא את שם החברה שלך ואת המידע בכרטיסיית ההגדרות. לאחר מכן, זה רק עניין של מילוי נכון של השדות הרלוונטיים. לאחר שסיימתם, התוכנית תיצור עבורכם קבלה למראה מקצועי ללקוח, ותירשם את הקבלה במאגר המידע שלה כדי שתוכלו להפנות אליה בהמשך.
- תוכניות קבלה פופולריות כוללות NeatReceipts, Certify ו- Shoeboxed.
- אתה יכול גם להעלות את לוגו החברה שלך כך שהוא יופיע בעותק הלקוח של הקבלה.
- 3השתמש במערכת קופה לניהול קבלות מדויק ביותר. קופה, או נקודת מכירה, היא מערכת המסייעת לך לעקוב אחר הוצאות עסקיות, מכירות, קבלות, ויכולה לעבד תשלומים כמו צ'קים וכרטיסי אשראי. מערכת זו תיצור קבלה אוטומטית ללקוח בנקודת המכירה ותירשם את המכירה במסד הנתונים שלך. השווה בין מערכות קופה שונות באינטרנט ובחר מערכת שתתאים לצרכים שלך. לאחר מכן, הורד את המערכת למחשב שלך ועבוד עם תמיכת הלקוחות כדי לקבל קבלות אוטומטיות בכל פעם שאתה מבצע מכירה.
- מערכות קופה פופולריות כוללות Vend, Shopify ו- Square Up.
- כעת ניתן להוריד מערכות קופה רבות בטלפון, בטאבלט או במחשב.
קרא גם: איך לכתוב מכתב עסקי ללקוחות?
שאלות ותשובות
- כיצד אוכל למלא קבלות כאשר שניים או יותר כותבים שיקים פרטניים לתשלום והם מבקשים קבלות אישיות?מלא את הקבלה כרגיל, ואז תייג בדיוק את התשלום. לדוגמה, אם זה להשכרה אתה יכול לכתוב משהו כמו, "50% משכר הדירה בינואר" ואז לכתוב את העלות בצד ימין של הקבלה. תן לכל אדם קבלה אישית עבור התשלום שלו ושמור עותק של כל עסקה לצורך רישומך.
- מי מקבל את הקבלה המקורית ומי מקבל את הכפול או ההעתק?בדרך כלל, הרוכש מקבל את הקבלה והסוחר מקבל את העותק.
- האם מקבל המקבל את ההחלקה המקורית או הצהובה בעת כתיבת קבלה?בתור האדם שמוכר את הסחורה או השירותים, היית לוקח את העותק הצהוב של הקבלה ונותן את המקור לאדם שאליו אתה מוכר את הסחורה.
- כיצד אוכל לכתוב קבלה על תרומה?קבלה על תרומה תכלול את אותם הדברים שתכלול בקבלה למכירה. ציין מהי התרומה בצד שמאל של הקבלה והערך המשוער של הסחורה בצד ימין של הקבלה. עליך לכלול גם את מספר הזהות שלך ללא מטרות רווח לצרכי מס.
- האם אתה יכול להשתמש בקבלה להוכחת רכישה של רכב מנועי?ברוב המקומות, על קבלות לרכב מנועי להכיל פרטים נוספים ובדרך כלל מכנים שטר מכירה. בדרך כלל אלה כוללים דברים שמספר היצרן, הדגם, השנה ומספר ה- VIN לרכב. שטר מכר לרכב עשוי גם לפרט תנאים מסוימים למכירת הרכב, כגון האם קיימת אחריות או לא.
- האם אני חותם את שמי בחתימה או בשמי המודפס על קבלת שכר דירה?עליך לקבל את הקבלה המודפסת עם שמך ולחתום מעל לשם המודפס.
- האם שם הקונה או המוכר נכנס בשדה "מ-" על קבלה?קבלה היא מסמך שנועד להציג את היסטוריית הרכישה עבור הקונה; זה ניתן על ידי המוכר. במקרה זה, השדה "מ-" יכלול את המוכר.
- האם אוכל להקליד את שמי בקבלה ולא לכתוב אותו?לא, כי אתה צריך להיות מסוגל להוכיח שזה אתה שרכשת את הפריטים ולא מישהו אחר. כמו כן, במקרה של חזרה, סביר להניח שלא תתאשרו לך ללא אותנטיות.
- האם קבלה חייבת להתאים לתאריך ההזמנה שלי?כן, התאריך אמור להתאים להזמנת הכסף לשמירת רשומות מדויקת.
- כיצד אוכל לכתוב שכר שהתקבל?היית כותב את סוג העבודה שביצעת בצד שמאל של הקבלה ואת עלות העבודה בצד ימין של הקבלה. כדאי לשקול גם לכתוב חשבונית עבור הרשומות שלך.
שאלות ללא מענה
- כיצד אוכל לכתוב קבלה בגין תשלום חד פעמי בגין עבודה?
- לשם מה נועד השורה "לפי" בתחתית הקבלה?
- בתחתית הקבלה, מי או החתימה של מי מופיע בשורה לפי?
- הכתובת של מי עוברת על שורת הכתובת?
- כיצד אוכל לנסח קבלה על תשלום טיפול בילדים שהתקבל? האם אוכל להקליד קבלה?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
