כיצד להפעיל אסיפה כללית (אסיפה כללית שנתית)?
להפעלת אסיפה כללית שנתית, התחל בקבלת פני המשתתפים בברכה רשמית. במהלך תקופה זו, וודאו כי סדר היום של הפגישה והדוחות השנתיים מופצים למשתתפים. לאחר שפתחתם את הפגישה באופן רשמי, עיינו בפרוטוקול הישיבה הקודמת והצביעו לקבלם או לתקן אותם. לאחר מכן, הציגו עניינים חדשים או חששות נוכחיים. לאחר טיפול בכל עסק חדש, עיין בדוחות הנשיא, המזכיר והגזבר והצעה לקבלם. אם יש בחירות, דאג להכריז עליהן ולדאוג להן בשלב זה. לאחר מכן, דון בעסקים כלליים, כולל כל נושא או חשש שיש למשתתפים. כאשר הכל סוקר, הכריזו על הפגישה סגורה. כדי ללמוד כיצד להפוך את האסיפה הכללית שלך למהנה עבור המשתתפים, המשך לקרוא!
אסיפה כללית שנתית (AGM) מתקיימת אחת לשנה בהתאם לחוקה או לכללי הארגון.
אסיפה כללית שנתית (AGM) מתקיימת אחת לשנה בהתאם לחוקה או לכללי הארגון. במהלך פגישה זו תצטרך לדון בכספים, בחירות לדירקטוריון ובעניינים אחרים המשפיעים על הארגון כולו.
חלק 1 מתוך 3: חלק ראשון: תכנון הפגישה
- 1סקור את כללי הארגון. לפני שתגדיר משהו, עיין בכללי הארגון והתקנות בנוגע ל- AGM. בעוד שרוב הארגונים מקפידים על אותו מבנה כללי, כמה פרטים יכולים להשתנות.
- פרטים שתצטרך להקדיש תשומת לב מיוחדת כדי לכלול את סוג ההודעה שעליך להעביר לחברים בנוגע לישיבה, הליך בחירת חברי הדירקטוריון החדשים וסוג המידע שיש לבחון בכל אסיפה.
- עליכם לבדוק גם כמה אנשים חייבים להיות נוכחים בכדי שהפגישה תיחשב רשמית ואופן הצגת התיקונים החדשים לחוקת הארגון.
- 2קבעו את הפגישה מוקדם. הגדר את התאריך והשעה של האסיפה המוקדמת ככל האפשר. הודע לחברי מפתח באופן מיידי.
- יש ליידע חברים שאינם חיוניים לאחר סיום הפרטים.
- לאחר שכולם התבשרו על התאריך, עליכם לשלוח תזכורות קבועות כדי למנוע מאיש לשכוח.
- 3אבטח את המקום. אם אין לך מקום משלך, תצטרך לבחור מקום שיוכל לקיים את האסיפה הכללית שלך ולאבטח אותה בהקדם האפשרי.
- גם אם יש לכם מתקנים משלכם, קיום האסיפה הכללית במקום נפרד עשוי לגרום לאירוע להיראות משמעותי יותר וככזה, עשוי למשוך יותר משתתפים.
- בחר מקום שיוכל להכיל את כל המעורבים. וודאו שהחדר גדול מספיק כדי להכיל את כולם בנוחות. אם יש לכם חברים או משתתפים אחרים הזקוקים למקומות לינה מיוחדים (כמו דלתות רחבות ורמפות לחברים בכיסאות גלגלים), ודאו שהמקום יכול להתאים לצרכים אלה לפני שאתם מזמינים אותו.
- לאחר שתחליט על המקום הנכון, הזמין אותו ברגע שתגדיר את התאריך והשעה.
- 4הכינו סדר יום. סדר היום הוא למעשה רשימה או מתווה של המידע שיוסקר באסיפה הכללית.
- הכן את סדר היום הזה מראש. יתכן שתצטרך לשלוח אותו למשתתפים עם הודעת הפגישה, אך גם אם לא, תצטרך שיהיה מוכן להתעלף בפגישה בפועל.
- ציין את נושאי הדיון לפי הסדר שאתה מצפה להתייחס אליו.
- בדרך כלל, רישום הכותרת של כל נושא מספיק על סדר היום. אתה כנראה לא צריך לספק שום פירוט על כל נושא.
- סדר יום לדוגמא עשוי להראות בערך:
- סדר היום
- 1) ברוך הבא
- 2) מתנצל על היעדרות
- 3) דקות AGM קודמות
- 4) עניינים הנובעים מדקות
- 5) דוח שנתי של יו"ר אדם
- 6) דו"ח שנתי של המזכירה
- 7) דוח שנתי של הגזבר
- 8) בחירת קצינים
- 9) עסק כללי
- 10) תאריך הפגישה הבאה
- 11) סגירת הפגישה
להפעלת אסיפה כללית שנתית, התחל בקבלת פני המשתתפים בברכה רשמית. - 5קח את הזמן הדרוש להכנת מסמכים ודוחות. לוקח זמן להכין את כל ההצהרות, הדוחות והמסמכים השונים שתזדקק להם לקראת האסיפה, אז התחל מוקדם.
- דאג לכל המסמכים והדוחות שאתה אחראי עליהם מוקדם ככל האפשר.
- הזכר לחברי הוועדה האחרים להכין גם את המידע עליו הם אחראים.
- מסמכים ייתכן שיהיה הצורך להכין יכול לכלול דוחות כספיים חודשי ואחרים בדוחות כספיים, את דקות AGM הקודמות, דו"ח לנשיא, הדו"ח של המזכיר, והדו"ח של הגזבר.
- 6תקשר עם חברים לגבי תפקידי מנהיגות. אם בחירות לדירקטוריון יידונו באסיפה הכללית, עליכם לחפש חברים שעשויים להתאים לתפקידים הנדרשים לפני הפגישה עצמה.
- שוחח עם החברים שיש לך עין עליהם ושאל אם הם יהיו מוכנים לקחת על עצמם את התפקיד.
- אם תידרש הכשרה נוספת, ספק לאותם חברים את ההדרכה לה הם זקוקים.
- 7שלח את ההודעה. עליכם לשלוח "הודעת פגישה" רשמית לכל החברים. עקוב אחר התקנות הקבועות בכללי הארגון שלך בעת קביעת המועד וכיצד לעשות זאת.
- יתכן שתצטרך להזמין גם נותני חסות, חברים ובוגרים לכל החיים, ובעלי עניין אחרים או גורמים קשורים.
- בדרך כלל, הודעה על פגישה חייבת לכלול את התאריך, השעה, משך הזמן ומקום האסיפה. יהיה עליך לציין כי הבחירות מתקיימות במידת הצורך.
- תוכל לכלול את כל סדר היום של הפגישה, או שתבחר להזכיר פריט מפתח אחד או שניים. בדוק את חוקת הארגון כדי לקבוע את הנוהל הנכון.
- 8הגדירו את החלל לפני הפגישה. ביום האסיפה, הגיע מספר שעות מוקדם כדי שתוכל להקים את החדר.
- זכור שחלק מהמשתתפים עשויים להגיע 30 דקות מוקדם בערך. נסו להגדיר את כל המושבים והכיבוד לפני שזה קורה.
חלק 2 מתוך 3: חלק שני: דיון בסדר היום בפגישה
- 1קח כמה דקות. המזכיר בדרך כלל אחראי על לקיחת דקות פגישה, אך אם זה לא המקרה עבור הארגון שלך, יהיה עליך למנות מישהו שיירשם את תוכן האסיפה.
- רשום תיעוד של כל ההחלטות שהתקבלו באסיפה, במיוחד בהחלטות לגבי בחירות ושינויים בחוקת הארגון.
- זה יכול להיות רעיון נבון גם לרשום את שמותיהם ופרטי יצירת הקשר של המשתתפים. אתה יכול לעשות זאת על ידי הוראת המשתתפים להיכנס עם הגעתם.
- 2ברוך הבא למשתתפים. פתח את האסיפה הכללית בברכה רשמית. במהלך ברכה זו, ודא כי סדר היום של הפגישה והדוחות השנתיים מופצים למשתתפים.
- הכריזו על הישיבה כפתוחה. תוך כדי כך ציין את שמו המלא של הארגון ומספר האסיפה הנוכחי (האסיפה הכללית השנתית עשרים ושניים, האסיפה הכללית השנתית שלושים ותשע וכו ').
- קבלו את כל החברים וקראו שם לכל מבקר מיוחד.
- 3התנצל בכל הדרוש. אם קצין או חבר משמעותי נעדר, ייתכן שתרצה לציין בקצרה את שמות הנעדרים לאחר הודעת קבלת הפנים שלך.
- אתה יכול להזמין חברים אחרים בהווה להתנצל גם בשם משתתפים נעדרים נוספים.
- הגיש הצעה רשמית לקבל את ההתנצלויות.
האם עליך לקרוא את כל החברים שאינם בוועדה באסיפה כללית שנתית? - 4עיין בפרוטוקול הישיבה הקודם. ודא שכולם קיבלו עותק מהפגישות מה- AGM בשנה שעברה. עיין בפרוטוקולים אלה וכאשר כל הנושאים מטופלים, עבור לקבל את הפרוטוקול באופן רשמי.
- אם יש לבצע תיקונים או תיקונים, יש לבצע אותם לפני קבלת הפרוטוקול.
- לאחר שהצביע לקבל את הפרוטוקול, יצטרך היו"ר לחתום עליהם.
- 5הציגו עניינים חדשים. יש להתייחס לנושאים שקשורים לפרוטוקול מהאסיפה הקודמת שלך מיד לאחר קבלת פרוטוקול זה.
- דון בעניינים לפי הצורך. זה בדרך כלל זמן להציג חששות ותצפיות, ולכן ייתכן שלא יהיה צורך בתנועות פורמליות.
- 6עיין בדוחות. יהיה עליך לדון בדו"ח הנשיא או היו"ר, בדו"ח המזכירות ובדוח הגזבר.
- קרא ודון בכל דוח בזה אחר זה. לאחר בדיקת כל דוח ביסודיות, עליך להגיש בקשה רשמית לאימוץ דוח זה.
- במהלך דו"ח הגזבר, יהיה עליכם להציג בפני הנוכחים תיעוד של כספי השנה הקודמת. הגזבר יכול בדרך כלל לבצע את המשימה, אך ארגונים מסוימים עשויים לדרוש שימוש במפלגה עצמאית.
- 7לעבור כל בחירות. אם צריך לבחור חברי דירקטוריון חדשים באסיפה הקרובה של השנה, עליכם לקיים את הבחירות האלה לאחר מסירת הדוחות, אך לפני שעסק כללי כלשהו טופל.
- הכן מראש את החומרים הדרושים.
- החליטו על מערכת ההצבעה לפני הפגישה. הסבירו את המערכת בצורה ברורה לפני הגשת ההצבעות.
- מפלגה ניטרלית צריכה לספור את הקולות.
- הפרוטוקולים יצטרכו להראות מי היה מועמד, מי הציע את המינוי ומי ששימש אותו. כמו כן, עליו לרשום את מספר הקולות שהיה לכל מועמד ומי נבחר לכל תפקיד.
- 8דון בעסקים כלליים. עסקים כלליים הם בדרך כלל העניין האחרון שנדון באסיפה. זה הזמן של המשתתפים להעלות נושאים וחששות שאינם מכוסים אחרת.
- מכיוון שחלק זה של הפגישה אינו רשמי במקצת, סביר להניח שלא תקבל הצעות או הצבעות במהלך תקופה זו.
- 9קבעו תאריך לפגישה הבאה. אם ידוע לך על התאריך והמיקום של האסיפה הבאה, ציין זאת בסוף הפגישה.
- דלג על שלב זה אם עדיין לא נערכו תוכניות רשמיות.
- 10סגור את הפגישה. כאשר הכל סוקר, הכריז על סגירת האסיפה הכללית.
גם אם מדובר באסיפה של דירקטוריון SAB. כיצד אוכל לנהל אסיפה כללית אם חלק מהחברים אינם מסכימים עם חלק מההחלטות?
חלק 3 מתוך 3: חלק שלישי: מהנה את הפגישה
- 1פרסם מברך בדלת. מינוי חבר או שניים שיעמוד ליד הדלת וברך אנשים עם הגעתם.
- השימוש בברכות יכול לגרום לאווירה להיראות ידידותית ומסבירת פנים.
- 2מספקים כיבוד. לכל הפחות, נסו לספק מים למשתתפים, במיוחד אם הפגישה תהיה ארוכה.
- אפשרות טובה יותר להציע מגוון כיבוד. שקול לספק גם שתייה קרה (מים, תה קר ולימונדה / פונץ ') וגם שתייה חמה (קפה ותה חם).
- תלוי בשעה ביום, יתכן ויהיה מתאים גם להציע חטיפים קלים כמו גבינה וקרקרים.
- 3הזמינו דובר אורח. על הדובר האורח לדבר על נושא לא רשמי בעל חשיבות רבה לחברי הארגון שלך.
- בדרך כלל, הדובר יעקוב אחר הצגת העסק הכללי אך יגיע לפני סגירת הפגישה בפועל. אם תרצה בכך, תוכל לבקש מהדובר להציג לאחר סגירת הפגישה הרשמית.
- 4מציעים פרסים. פרס לדלת יכול לעודד נוכחות. הגרלות יכולות לעודד גם נוכחות וגם תמיכה כלכלית.
- שקול לארח הגרלה של 50/50 בה מחצית ההכנסות מגיעות לזוכה וחצי מגיעה לארגון.
- הגרלות סל מתנה הן אפשרות נוספת.
- שקול להציב נוכחות לדרישת פרסים.
- 5עקוב אחר הפגישה עם חברתי. עודד נוכחות על ידי הקפדה על החלק העסקי הרשמי של האסיפה הכללית. עקוב אחריו עם חברתי שבו המשתתפים יכולים לקיים אינטראקציה וליהנות.
- אם יש לך תקציב, שקול לארח ארוחת צהריים לאחר סיום הפגישה. אתה יכול לקצץ בעלויות על ידי הפיכת ארוחת הצהריים למאכל.
- עבור ארגונים עם תקציבים נמוכים יותר, שעת קוקטייל לא רשמית עשויה להיות מציאותית יותר. במקום לספק כיבוד במהלך המפגש, המתינו עד לאחר מכן והגישו את אוכל החטיף עם מגוון משקאות ואלכוהוליים.
שאלות ותשובות
- האם ניתן לצרוך אלכוהול באסיפה כללית של מועדון חברתי?ללא אלכוהול בכלל. גם אם מדובר באסיפה של דירקטוריון SAB.
- מי צריך לחתום על הפרוטוקול אם נבחר נשיא חדש שייכנס לתפקיד מרגע הבחירות, הנשיא לשעבר שהתקשר לאסיפה, או הנשיא החדש שהשתלט על מחצית הדרך?גם הנשיא שנבחר לאחרונה וגם הנשיא היוצא יחתמו על כל מסמך.
- כשמשנים חוקה באסיפה, מתי החדשה נכנסת לתוקף?כל עוד הוא מתוקן או אומץ, נחתם על ידי רוב הדירקטורים ונפסק, הוא נחשב כמאושר.
- כאשר נבחר יו"ר חדש באסיפה, מתי הוא / היא משתלטים עליו? מיד לאחר הבחירות או בתום הפגישה?מיד לאחר הבחירות. היו"ר החדש מקבל את התפקיד מיד. כדי למנוע בלבול.
- מי צריך לנהל ישיבה אם הנשיא חולה ואין סגן נשיא לקבוצה?המזכיר או חבר אחר בדירקטוריון יכולים לקיים את הישיבה.
- האם מקובל להגיש פריטים המיועדים ל- AOB לפני האסיפה?זה לא רגיל, אבל לעתים קרובות מועיל. זה נותן לדירקטורים זמן להכין תשובה מדויקת.
- כמה זמן לפני האסיפה עלי לשלוח הודעה על כך?ניתן לענות על כך בחוקה או בתקנון המועדון, החברה וכו '. לכל הפחות הייתי אומר שנדרשת התראה של שבועיים, רצוי יותר (במיוחד אם יש לדון במשהו שנוי במחלוקת או חשוב). אם אנשים יצטרכו לנסוע מחוץ למדינה כדי להגיע לפגישה, תרצה לתת להם כמה שבועות נוספים כדי לקבוע סידורים.
שאלות ללא מענה
- למי יש הצבעה בהצבעה במקרה של תיקו לבחירה מחודשת ליו"ר?
- האם עליך לקרוא את כל החברים שאינם בוועדה באסיפה כללית שנתית?
- כיצד אוכל לנהל אסיפה כללית אם חלק מהחברים אינם מסכימים עם חלק מההחלטות?
- מה יקרה אם לא אוכל להגיע למניין האסיפה?
- האם זה נורמלי שהוועדה תפנה את כל התפקידים לפני הבחירות גם אם הם עומדים לבחירה מחדש?
תגובות (3)
- האסיפה הכללית שלנו יצאה נהדר. תמיד סומכתי על המדריך.
- מדהים, עזר מאוד.
- אני מארגן אסיפה ראשונה כך שהמידע וההצעות עוזרים לי מאוד.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
