איך לבצע מיקור חוץ?
אם אתה חושב על מיקור חוץ של השירותים העסקיים שלך, התחל במיקור חוץ של משימות שיכולות לחסוך לך כסף, או משימות הכוללות מיומנויות או ציוד מיוחד. לדוגמה, שקול לבצע מיקור חוץ של משימות שכר כדי להפחית הוצאות חשבונאיות, או להתקשר עם מעצב אתרים לעדכון האתר שלך. ברגע שאתה יודע איזו עבודה אתה רוצה למיקור חוץ, בקש ממקורבי העסקים או מחדר המסחר המקומי המלצות של נותני שירותים מוסמכים. לאחר מכן, וודא שאתה חותם על חוזה המציג בבירור את השירותים שאתה מעוניין לספק. לקבלת ייעוץ נוסף מבודק העסקים שלנו, כמו כיצד להגיש בקשה להצעות ללקוחות פוטנציאליים מוסמכים, המשך לקרוא!
לדוגמא, שותף למיקור חוץ בייצור עשוי להשתמש בחומרים לא תקניים החורגים מתנאי החוזה.
משימות מיקור חוץ היא אחת האסטרטגיות בהן חברות יכולות להשתמש כדי לשמור על עלויות של פונקציות חיוניות נמוכות ככל האפשר. כאשר נבחרים השותפים הנכונים למיקור חוץ, התוצאה הסופית היא כי משימות אלה מבוצעות ביעילות והעסק מרוויח ממומחיותם של אותם שותפים. בחירת השותפים הנכונים מחייבת הבנה באילו צרכים יעמוד מיקור החוץ, כיצד השותפים מבצעים משימות אלה, וקביעה אם המדיניות והנהלים הללו תואמים את התרבות הארגונית של החברה שלך.
חלק 1 מתוך 3: קביעת המשימות למיקור חוץ
- 1בדקו אילו משימות ניתן למיקור חוץ וחסכו כסף לחברה. זיהוי המשימות למיקור חוץ, כמו גם היתרונות של מיקור החוץ שהחברה תפיק, קובע את הבמה למציאת השותפים הנכונים למיקור חוץ. ישנן מגוון סיבות למיקור חוץ, כולל חיסכון בעלויות, היעדר כישורים פנימיים, משימות או פרויקטים קצרי טווח והרחבה לשווקים חדשים.
- מיקור חוץ יכול להיות שימושי לצרכים חד פעמיים, כמו למשל יצירת לוגו.
- 2שקול משימות למיקור חוץ הכוללות מערך מיומנויות מיוחד או ציוד. המשימות הטובות ביותר למיקור חוץ הן משימות הדורשות ציוד מיוחד או מערכי מיומנויות שאין לחברה שלך או לעובדים שלך. לדוגמא, יתכן שתזדקק למעצב אתרים מנוסה שיעדכן את אתרך, אך אל תעשה זאת לעתים קרובות מספיק כדי להעסיק מפתח אתרים במשרה מלאה. לחלופין, ייתכן שתרצה להעביר מיקור חוץ למשימות חוזרות כמו הזנת נתונים או משלוח מוצרים שדורשים תשתית והכשרה פשוטה לביצוע.
- לדוגמא נוספת, חברות רבות מגלות כי מיקור חוץ משימות שכר עוזר כדי להפחית הוצאות חשבונאות משמעותית.
- באופן דומה חברות גם נוטות לגלות כי מיקור חוץ של שירות לקוחות ותמיכה מאפשרים בכל זאת לעזור ללקוחות בשאלות ותהיות מבלי לשמור על צוות שירות לקוחות במשרה מלאה.
- 3הימנע ממיקור חוץ של תהליכים עסקיים מרכזיים. המשימות שאתה מבצע במיקור חוץ אמורות להיות אלה שמישהו מחוץ לחברה שלך יכול לבצע באותה מידה. כלומר, אל תבצע מיקור חוץ באף אחת מהאסטרטגיות העסקיות העיקריות שלך. לדוגמא, עסק קטן שמתכנן ומייצר אביזרי טלפון לא צריך למיקור חוץ מתהליכי העיצוב שלהם, אלא עשוי לחשוב על ייצור מיקור חוץ אם ורק אם בן / בת הזוג שלהם יוכלו לייצר את המוצר, כמו גם שהעסק יוכל לעשות בבית.
- אל תעבירו למיקור חוץ פונקציות שלא ניתן למדוד; אם אינך יכול למדוד פעילות, אינך יכול לנהל אותה.
- עם זאת, עסק הדוגמה צריך לבדוק מיקור חוץ של תהליכים עסקיים חיוניים אחרים, כמו משלוח ושכר, בהנחה שחסכון בעלויות קיים.
- 4בתחילה מיקור חוץ של משימות קטנות. זה יכול להיות מועיל להתחיל במשימה קטנה יחסית עבור השותף שלך למיקור חוץ. זה יאפשר לכם לראות את איכות העבודה שלהם מבלי לקחת על עצמכם יותר מדי סיכון. דרך נוספת לעשות זאת היא לתת תקופת ניסיון של כחודש בערך. זה עובד למשימות שלא בהכרח ניתן לפרק לחלקים קטנים יותר.
לחלופין, ייתכן שתרצה להעביר מיקור חוץ למשימות חוזרות כמו הזנת נתונים או משלוח מוצרים שדורשים תשתית והכשרה פשוטה לביצוע.
חלק 2 מתוך 3: איתור שותף למיקור חוץ
- 1קבעו את הכישורים עבור השותף למיקור חוץ. הרעיון הוא לאבטח שותף שמסוגל לבצע את המשימות שהוקצו באופן שיעצים את העסק שלך, ולא להציב מגבלות על התפוקה של החברה. כדאי גם להגדיר ציפיות ברורות לפרק הזמן בו המשימות אמורות להסתיים.
- לדוגמא, שירותי שכר צריכים להיות מסוגלים לנהל את כל הלנת הניכוי ולמסור שכר לעובדים ללא עיכובים, בעוד שספקי שירותי הלקוחות צריכים להיות מסוגלים לעקוב אחר ההנחיות שלך לאינטראקציה עם לקוחות.
- 2שקול להשתמש בסוכנות מיקור חוץ. אם אתם מתכננים לבצע מיקור חוץ בחו"ל, זה יכול להועיל להשתמש בסוכנות מיקור חוץ. ארגונים אלו מתאימים עסקים מקומיים עם שותפים בינלאומיים למיקור חוץ, מספקים ערבויות איכות ויכולים לעבוד לפשט תהליכים כמו תקשורת וחיוב. חפש באינטרנט סוכנויות מיקור חוץ כדי להתחיל. חלק מהשחקנים הגדולים הם:
- אודסק.
- אלנס.
- 3זהה שותפים פוטנציאליים למיקור חוץ. אסוף שמות של שותפים אפשריים מהקשרים העסקיים שלך, מלשכות המסחר המקומיות, מאגודות עסקיות ואפילו מחיפושים באינטרנט. הגבל את רשימת השותפים למי שנראה כי הם מספקים את היתרונות שיש לך בראש ויש להם מוניטין של מתן רמה גבוהה של תמיכה לקהל הלקוחות שלהם. חפש דירוגים של השותפים הטובים ביותר ונסה למצוא דוגמאות לקודמים שלהם כדי לראות אם הוא עומד בסטנדרטים האיכותיים שלך.
- 4ראיינו את הסיכויים הללו. קח את הזמן ליצור קשר עם כל אחד בנפרד ולדון בצרכיך. כל הלקוחות הפוטנציאליים שמספקים תשובות ישירות, ברורות ומציינים שהם מבינים מה אתה צריך ויכולים לענות על הצרכים האלה נשארים ברשימה. כל קשר שנראה מעורפל או מתחמק בתגובותיהם צריך להימחק מהרשימה. יש לערוך ביקור פיזי אם העבודה המתבצעת משמעותית. כמו כן, אם אתם מבצעים מיקור חוץ לחו"ל, עליכם להיות בטוחים שהמיקור חוץ עומד בתקני העבודה בארה"ב או להיות מוכנים לפרסום רע.
- 5שלח בקשה להצעה, או RFP לאותם לקוחות פוטנציאליים מוסמכים. RFP יכלול בקשה להערכת מחיר ותיאור השירותים שהם מסוגלים לספק, לצד דוגמאות לעבודתם הקודמת. פעולה זו מאפשרת לך לסקור מידע על כל לקוחות פוטנציאליים זה לצד זה, ובסופו של דבר לצמצם את הבחירה לשותף אחד אשר סביר מאוד שיענה על צרכיך.
- 6אל תהיה זול. פעל תמיד לקראת עבודה עם בן הזוג שיכול לספק את השילוב הטוב ביותר בין איכות וערך. כלומר, לא רק לחפש את המחיר הנמוך ביותר. בחר רק בהצעת המחיר הנמוכה ביותר אם האיכות שלהם תואמת לשלך ו / או למה שאתה מצפה מהשותף שלך למיקור חוץ.
זיהוי אילו משימות למיקור חוץ, כמו גם היתרונות למיקור חוץ שהחברה תפיק, קובע את הבמה למציאת השותפים הנכונים למיקור חוץ.
חלק 3 מתוך 3: עבודה עם שותף למיקור חוץ
- 1צור הצהרת חוזה עבודה. החוזה שלך עם השותף שלך יוגדר על ידי הצהרת עבודה המפרטת את הפרטים של הקשר העסקי שלך. הוא יפרט את השירותים שיינתנו, את ציר הזמן למתן שירותים אלה ואת התשלום עבור השירותים.
- כתוב במונחים ברורים בדיוק מה השותף צריך לספק ומתי העבודה, או חלקי העבודה, אמורים להתבצע. זה עשוי לכלול אבני דרך, ציר זמן ומוצרים ספציפיים.
- השתמש בזה כהזדמנות לארגן גם קשר. לדוגמה, שקול להקים שיחה שבועית או חודשית להערכת ההתקדמות.
- עליכם גם לנהל משא ומתן על תנאי תשלום ותשלום, כמו הסכום לתשלום בכל שלב ועל איזה תשלום מותנה.
- במידת האפשר, קבע קנס כספי במקרה שהמיקור חוץ לא יעמוד בהתחייבותו. הכנסת מטלות לבית או מציאת גורם חיצוני אחר יכולות להיות יקרות.
- 2התקשר עם השותף המועדף על פי בחירה. לאחר בחינת תנאי החוזה כדי לוודא שהתמחור ורכיבי המפתח האחרים במסגרת ההסכם תואמים את המידע שנמסר בהצעה, סיים את השותפות והתחל ליהנות מהיתרונות הנובעים ממיקור חוץ של משימות חיוניות לשותף הנכון. זה יכול להיות קשה לוותר על השליטה במשימה לצד חיצוני, אך נסו לא לבדוק את עבודתם בכל פעם. זה ינקז במהירות את הזמן שהרווחת ממיקור חוץ של העבודה.
- 3ייעל את התקשורת עם השותף. לא משנה כמה רחוק הוא השותף שלך, תצטרך למצוא דרך ליצור תקשורת אפקטיבית עם אותם כך שאתה יכול לתקשר תוכניות ואת יעדי ביצועים בבירור. ליצור נקודות מגע עם הארגון שלהם באופן מיידי כדי שתוכל להתחיל לבנות איתם קשר. לאחר מכן, קבע פרוטוקולי תקשורת, כמו בדיוק המשמעות של מילים או ביטויים מסוימים בחוזה שלך במסגרת החוזה. הקפד להסביר כל חברה או מונחים ספציפיים לתעשייה המשמשים כי השותף אינו מכיר. פעולה זו יכולה לסייע במניעת בלבול בהמשך הדרך.
- 4העריך את ביצועי השותף. לאחר ציון הדרך הראשון או שהושג או שהמוצרים והשירותים הראשונים הועברו, הקדש זמן להערכת איכות העבודה והשותף. האם עמדו בהבטחותיהם? זה כאשר אתה יכול להחליט אם להמשיך את הקשר שלך עם השותף הזה או לא. אם הם הצליחו טוב מאוד, תוכל לבחור להחמיר את המעורבות שלך איתם.
- 5אמון, אך אמת את עבודתו של השותף. יש דוגמאות רבות לשותפים במיקור חוץ שלא מצליחים לעמוד בתום החוזה שלהם. לדוגמא, שותף למיקור חוץ בייצור עשוי להשתמש בחומרים לא תקניים החורגים מתנאי החוזה. לחילופין, עשויה להיווצר ידידות בין השותף למיקור חוץ והיזם, דבר שיגרום לקשיים בשמירה על יחסי בעלים של גורם גורם חיצוני. בשני המקרים, חשוב שבעל העסק יזכור לסמוך על השותף למיקור חוץ, אך עדיין יבצע הערכות אובייקטיביות קבועות על מנת להבטיח שהוא מבצע כמפורט בחוזה.
- 6היו מודעים להבדלים תרבותיים. כאשר אתה מתקשר עם שותף למיקור חוץ בחו"ל, הקפד לקחת בחשבון הבדלים תרבותיים. לדוגמא, משא ומתן, הערות ביקורתיות, ובמקרים מסוימים, הצהרות ישירות עשויים להיתפס אחרת על ידי תרבויות אחרות. קח את הזמן לחקור פרקטיקות עסקיות לתרבות השותף שלך לפני שאתה נכנס איתם למשא ומתן. זה יהפוך את שיתוף הפעולה שלך לפשוט ויעיל יותר.
לחילופין, עשויה להיווצר ידידות בין השותף למיקור חוץ והיזם, דבר שיגרום לקשיים בשמירה על יחסי בעלים של גורם גורם חיצוני.
- שמור תמיד על ההצעות לפחות שנה לערך. במקרה שמתפתח קושי כלשהו עם בן / בת הזוג שבחרת, אתה תמיד יכול לסקור את האחרים ואולי לזהות תחליף בר-קיימא.
- קח את הזמן שלך בבחירת שותף למיקור חוץ. פעולה זו מגדילה את הסיכויים לבחירה נכונה בפעם הראשונה, במקום להשקיף על משהו חשוב ולהצטרך להתחיל מחדש במועד מאוחר יותר עם בן זוג חדש.
קרא גם: איך סוגרים עסק קטן?
קרא גם:
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
