איך עושים הנהלת חשבונות עבור עסק קטן?
כדי לבצע הנהלת חשבונות עבור עסק קטן, התחל ביצירת גיליון אלקטרוני לתשלומי חשבונות עם עמודות למידע כמו שם הספק, סוג ההוצאה והסכום שאתה חייב. לאחר מכן, פרסם את המידע שלך ועדכן את הגיליון האלקטרוני לפחות פעם בשבוע כדי שתוכל להישאר בראש החשבונות שלך. יהיה עליך ליצור תבנית חשבונית עם מונחים ברורים, כגון "התשלום נדרש תוך 30 יום מתאריך החשבונית", כך שתוכל לבקש מלקוחות תשלום. ברגע שלקוח משלם, הגש עותק של החשבונית עם הצ'ק שבוטל או הוכחת תשלום אחרת. למידע נוסף, כולל כיצד לתעד את המזומנים הקטנים שלך וליישב את חשבונותיך, המשך לקרוא!
אם אתה לא רוצה לעשות זאת בעצמך, יש תוכנת הנהלת חשבונות שתוכל לרכוש שתקל על הנהלת חשבונות.
הנהלת חשבונות היא פעולה של רישום העסקאות היומיומיות שלך. יהיה עליך לרשום את הכסף שיוצא כמו גם את הכסף שנכנס. מכיוון שתיעוד הוא המפתח, תצטרך להתארגן. החזיקו בקבלות, בשטרות ובצ'קים שבוטלו. שימו לב במיוחד למזומנים הקטנים שלכם וזכרו ליישב את חשבונותיכם לפחות פעם בחודש.
חלק 1 מתוך 4: הגדרת חשבונות שלך לתשלום
- 1שמור הוכחה להוצאות העסק. חשבונות לתשלום הם סכום הכסף שאתה חייב לאנשים אחרים בגין הוצאות עסקיות. אם אתה קונה מלאי או אספקה, תצטרך לאסוף הוכחה להוצאה. כמו כן, תזדקק למידע זה מאוחר יותר בזמן המס. שמור את הדברים הבאים:
- שטרות
- קבלות
- הצהרות בנק
- הצהרות בכרטיסי אשראי
- אישור תשלום
- כל עדות תיעודית אחרת
- 2הגדר גיליון אלקטרוני או ספר חשבונות. יהיה עליך ליצור גיליון אלקטרוני או ספר ספרים על פיסת נייר. אם אתה לא רוצה לעשות זאת בעצמך, יש תוכנת הנהלת חשבונות שתוכל לרכוש שתקל על הנהלת חשבונות.
- חשוב על מעבר למערכת אוטומטית כאשר אתה מקבל יותר משני חשבונות ביום או שההוצאות שלך גדלות במהירות.
- 3צור עמודות למידע הכרחי. תכלול את המידע הבא בגיליון האלקטרוני או בספר החשבונות שלך, לכן צור עמודה לכל אחד מהם:
- שם הספק
- מספר חשבון
- סוג ההוצאה (למשל ציוד משרדי, שירותים מקצועיים וכו ')
- תאריך שקיבלת את החשבונית
- סכום שאתה חייב
- 4פרסם מידע מדי יום. חשוב לא להתעלם מחשבונות המשתלמים ולשכוח לכלול אותם בגיליון האלקטרוני שלך. הרגל לפרסם מידע מדי יום.
- אם יש לך הוצאות מועטות, ייתכן שתרצה לפרסם רק שבועי או חודשי, אך המפתח שאתה זוכר לפתח שגרה.
- 5שלם את החשבונות שלך בזמן. זכור לשלם חשבונות לעתים קרובות - על בסיס שבועי הוא אידיאלי. אל תחכה לתאריך היעד. במקום זאת, תן לעצמך כמה ימים לפני המועד האחרון.
- תשלום חשבונות מוקדם הוא דרך טובה לשמור על קשרים יעילים עם הספקים שלך.
- עם זאת, אם הוזמרתם על ידי עסק לעבודה כמנהלת חשבונות, אז תשלום בזמן הוא הכרח לצורך שמירה על העבודה שלך.
למרות שהסכומים עשויים להיראות קטנים, הם יכולים להסתדר במהירות עבור עסק קטן.
חלק 2 מתוך 4: הגדרת חשבונות חייבים שלך
- 1צור תבנית חשבונית. אתה רוצה שהחשבונית שלך תהיה ברורה, כך שלקוחות ישלמו במהירות האפשרית. כלול את המידע הבא בחשבונית שלך:
- פרטי יצירת הקשר העסקיים שלך
- לוגו העסק שלך (אם רלוונטי)
- תנאי תשלום ברורים, כגון "התשלום נדרש תוך 30 יום מתאריך החשבונית"
- פירוט אודות הפרטים של השירות שלך
- שעות עבודה
- את השם שצריך לבצע אליו צ'ק (חשוב במיוחד אם אתה פועל תחת שם בדוי)
- 2שמור הוכחת תשלום ומסמכים אחרים. בדיוק כמו שאתה מתעד את הוצאותיך, תעד גם את חשבונותיך. הקפידו על הדברים הבאים וצרו עותקים אלקטרוניים במידת האפשר:
- חשבוניות
- צ'קים שבוטלו
- הוכחת תשלום אחרת
- 3צור גיליון אלקטרוני או ספר חשבונות. אתה צריך משהו כדי להזין את המידע שקיבלו חשבונות שלך. בחר גיליון אלקטרוני או ספר ספר חשבונות. שקול גם להשתמש בתוכנה. באפשרותך להשתמש באותה תוכנה עבור חשבונות חייבים שבהם אתה משתמש עבור חשבונות לתשלום.
- אם אתה מקבל 5-10 חשבוניות בשבוע, עליך לשקול להפוך את המערכת לאוטומטית.
- 4הוסף עמודות למידע לקבל חשבונות. הגדר עמודות למידע הבא בגיליון האלקטרוני או בספר החשבונות שלך:
- שם לקוח
- תאריך חשבונית
- מספר חשבונית
- סכום חייב
- תאריך להגשה
- סכום שפירעון
- תאריך קבלת התשלום
- 5פרסם מידע לפנקסיך באופן קבוע. הרגל להישאר על הסכומים שהלקוחות שלך חייבים לך. עליך לפרסם חשבונות חייבים באופן קבוע, אשר יהיה תלוי בגודל העסק שלך. המפתח הוא להיכנס להרגל עקבי כדי שלא תשכח.
- אם אתה מקבל מספר חשבוניות ביום, פרסום יומי הוא רעיון טוב.
- עם זאת, אם יש לך רק כמה חשבוניות גדולות בחודש, ייתכן שתרצה לפרסם חודשי או שבועי.
- עם זאת, אם אתה מפרסם חשבונות המשתלמים מדי יום, עליך להרגיל לבדוק חשבונות חייבים במקביל.
- 6מעקב אחר איחור בתשלומים. מנהל חשבונות צריך גם לאתר לקוחות שלא שילמו במועד. <> תצטרך לשלוח מכתבים מתאימים שיודיעו ללקוח שהחשבון שלהם נדרש.
- אם אתה מוצא שלקוחות לא משלמים לעסק, כדאי לשוחח עם הבעלים על מתן אפשרויות נוספות ללקוחות לביצוע תשלום. לדוגמא, העסק יכול היה לקבל כרטיסי אשראי.
כדאי לשאול בעלי עסקים אחרים למי הם משתמשים עבור מנהל חשבונות והאם הם ימליצו על האדם.
חלק 3 מתוך 4: תיעוד מזומנים קטנים
- 1קבע את האיזון ההתחלתי. אתה יכול לאבד במהירות את המיקום לאן המזומנים הקטנים שלך נעלם אם אתה לא מנהל רישומים מדויקים. בהתאם, התחל עם יתרה ראשונית. הפוך אותו לקטן מספיק כדי שהעובדים שלך לא ירגישו פיתוי לגנוב ממנו אבל מספיק גדול כדי שהוא יכול לכסות הוצאות סבירות.
- רוב העסקים הקטנים יכולים להסתדר עם מזומנים קטנים של 37 € -200.
- 2דרוש קבלות. שמור תיעוד מדוקדק על מה מזומנים קטנים. דרוש מעובדיך לספק קבלות על כל הרכישות שבוצעו באמצעות כסף מזומן. הכן תיקיה בה אתה שומר קבלות, ותרגל לארגן קבלות על בסיס שבועי.
- 3צור יומן. אתה צריך גם לנהל יומן יחד עם הקבלות שלך. אתה צריך את היומן כי לא בכל רכישה תהיה קבלה. ביומן רשום את הסכום שנלקח מזומנים קטנים ועל מה הוצא. הזן את המידע באופן מיידי.
- לדוגמא, אם הוצאת 15 יורו לרכישת עטים חדשים למשרד, עליך להזין את המידע ברגע שתסיר את הכסף מתיבת המזומנים הקטנים. אם נשאר לכם כסף, רשמו שאתם מחזירים כסף לתיבת המזומנים הקטנים.
- 4מלא מחדש על ידי כתיבת צ'ק לעצמך. זו דרך טובה לתעד העברות במזומן. אתה יכול לשמור עותק של השיק שבוטל שמראה מאיזה חשבון העברת כסף. לא פשוט לקחת מזומנים מהארנק שלך ולזרוק אותו לקופסת המזומנים הקטנים.
- 5הזן מידע מזומן זעיר במדויק במאזן שלך. ראה במזומן זעיר נכס בדוחות הכספיים שלך. אל תזניחו להקליט אותו במדויק. למרות שהסכומים עשויים להיראות קטנים, הם יכולים להסתדר במהירות עבור עסק קטן.
חלק 4 מתוך 4: התאמת חשבונות שלך
- 1שמור פנקסים לכל החשבונות הכספיים. ייתכן שיש לך כמה חשבונות בנק עסקיים. לדוגמא, עסקים קטנים בדרך כלל יש חשבון עובר ושב אל חשבונות לשלם לבין חשבון חיסכון לחסוך כסף למס עבודה עצמית בשכר. עליך גם ליצור ספר חשבונות או גיליון אלקטרוני לכל אחד מהחשבונות העיקריים שלך.
- שמירה על ספר חשבונות זה תאפשר לך לעקוב אחר המצב הנוכחי של העסק שלך. לא תצטרך לחכות לדוח הבנק החודשי כדי לראות אם העסק שלך חדל פירעון או פורח.
- 2ליישב את הספרים שלך. עליך לוודא כי רישום ההוצאות החודשי שלך הוא זהה המופיע ברשומות הבנק שלך. המשמעות היא ניתוח דוח הבנק שלך וחשבונותיך כדי לוודא שאותן עסקאות מופיעות בכל אחת מהן.
- פיוס הוא דרך טובה לתפוס טעויות שלך או של הבנק. אם הבנק טועה, אתה יכול לפנות אליהם. שתף את כל התיעוד שברשותך (קבלות, צ'קים שבוטלו).
- אתה יכול גם לתפוס פעילות הונאה עם פיוס. לדוגמא, עובד יכול היה למשוך כסף מחשבון הצ'ק מבלי לספר לך.
- בצע פיוס חודשי. אם תחכה יותר מדי זמן, יהיה קשה יותר להתפייס. כמו כן, לא תתפסו עסקאות הונאה במועד.
טיפ מומחההמומחה שלנו מסכים: כשאתה מכין חשבונאות לעסק קטן, השתמש במאזן כמחאה כדי לעזור לדיוק הספרים. לדוגמא, כשאתה מסתכל על המאזן, עליך לקבל מושג לגבי רווחי החברה והפסדיה, כמו גם יתרות ההלוואות הסופיות וכמה הבעלים השקיע בעסק לעומת הכמות שהוציא.
- 3נפגש עם רואה החשבון. יתכן שתצטרך להיפגש עם רואה חשבון החברה פעם בחודש כדי לעבור על הספרים. רואה החשבון יכול לזהות כל הקלטות שאינן ברורות או לא מדויקות, ואתה יכול לדבר עליהן.
כדי לבצע הנהלת חשבונות עבור עסק קטן, התחל ביצירת גיליון אלקטרוני לתשלומי חשבונות עם עמודות למידע כמו שם הספק, סוג ההוצאה והסכום שאתה חייב.
- בשלב מסוים, ייתכן שיהיה עליך להזמין מנהל חשבונות או למיקור חוץ את פונקציית הנהלת החשבונות שלך למישהו אחר. כדאי לשאול בעלי עסקים אחרים למי הם משתמשים עבור מנהל חשבונות והאם הם ימליצו על האדם. יש כמה ספקי הנהלת חשבונות מקוונים שעליך לחקור.
- כאשר ההכנסות שלך עולות מעל 0,70 מיליון אירו, ייתכן שתצטרך לשכור מנהל חשבונות פנים בחברה שלך.
- מינהל העסקים הקטנים בארה"ב (SBA) מציע מבוא מקוון חינם לקורס חשבונאות: https://sba.gov/tools/sba-learning-center/training/introduction-accounting.
קרא גם: איך מגישים בקשה לטיפולים?
תגובות (1)
- למדתי המון בזמן שאני עושה הנהלת חשבונות עבור העסק הקטן שלי. למידה נהדרת!
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
