כיצד להגן על חשבון הבנק העסקי שלך מפני הונאה?
החל מהשתלטות על חשבונות עסקיים, ועד דוא"ל שנפגע, בדיקות מרמה ורישיונות ACH בלתי מורשים, ישנם שערים רבים עבור רמאי שינסה לשים את ידו על הכסף בחשבון הבנק העסקי שלך.
החל מהשתלטות על חשבונות עסקיים, ועד דוא"ל שנפגע, בדיקות מרמה ורישיונות ACH בלתי מורשים, ישנם שערים רבים עבור רמאי שינסה לשים את ידו על הכסף בחשבון הבנק העסקי שלך. ביצוע שיטות עבודה מומלצות אלה יסייע לך להפחית את הסיכון להונאה בחשבון הבנק העסקי שלך.
חלק 1 מתוך 3: הגנה על חשבונך מפני השתלטות על חשבונות ארגוניים
- 1שמור על הגישה לחשבונות הבנקאות העסקיים המקוונים שלך מוגבלת לאלה הזקוקים לחלוטין לגישה. זה יכול להיות מפתה לספק גישה מקוונת לחשבונות שלך לשלל האנשים המסייעים בכספי החברה שלך, כגון רואי חשבון, אנשי שכר ואנשי מקצוע פיננסיים אחרים בארגון שלך. זכור שככל שאתה נותן יותר גישה לחשבונות שלך, כך גדל הסיכוי שפרטי חשבונך ייפול לידיים הלא נכונות.
- אמנם חשוב להבטיח שאינך מעניק יותר מדי גישה לחשבונות שלך, אך חשוב לוודא כי יותר מאדם אחד עוקב באופן קבוע אחר חשבונותיך. פיקוח יומיומי על חשבונותיך על ידי לפחות 2 אנשים יעזור להימנע ממקרים של מעילה או פעילות מוצלת אחרת שאולי לא תגלה אודותיהם עד שיינקז חשבונך.
- 2שמור על תחנות עבודה מאובטחות המוקדשות לפעילות בנקאית מקוונת בלבד. זה קריטי במיוחד אם החברה שלך משתמשת בשירותים הקשורים לניהול אוצר, כגון היכולת להעביר העברות בנקאיות ו / או להגיש קבצי ACH לבנק שלך לעיבוד.
- על ידי הגבלת כל השימוש באינטרנט לבנקאות מקוונת בלבד, אתה יכול להפחית במידה ניכרת את הסיכון להידבק במחשב שלך בתוכנות זדוניות או ווירוסים שיכולים לחדור למחשב שלך ולגנוב את פרטי הכניסה לחשבונך באמצעות רישום מקשים או אמצעים זדוניים אחרים.
- 3עדכן את מערכת ההפעלה של המחשב ואת הגנת הווירוסים שלך. האקרים ממהרים למצוא נקודות תורפה במערכות הפעלה, ולכן לוודא שיש לכם תמיד את הגרסה העדכנית ביותר של מערכות אלו והגנה מפני וירוסים תסייע בהפחתת האפשרות שרמאים יוכלו לפגוע במחשב שלכם.
- 4היזהר מאוד בבקשות שהתקבלו בדוא"ל למשלוח העברות בנקאיות או ACH, גם אם אתה סומך על כתובת הדוא"ל ששלחה לך את הבקשה. עסקים ברחבי העולם מפסידים מאות מיליוני דולרים מדי שנה מסוג זה של בקשות דוא"ל, ואתה כעסק תניח לעיתים קרובות את אובדן ההונאה שקשור למשלוח העברות בנקאיות מרמה או זיכויי ACH, ולא הבנק שלך.
- השתמש באימות הלהקה כדי לאמת את הלגיטימיות של כל הבקשות שאתה מקבל למשלוח כספים. אימות הלהקה הוא פשוט אימות באמצעים אחרים מאשר איך שקיבלת את הבקשה עם מגיש הבקשה. דוגמאות לאימות מחוץ ללהקה יכולות לכלול מעקב אחר שיחת טלפון, הודעת טקסט, הודעה מיידית, פקס או כל סוג אחר של אימות מאובטח הזמין לארגון שלך. למרות שזה עשוי להיראות כמו מיצוב יתר, בפעם הראשונה שתמנע משליחת העברה בנקאית במרמה תמורת עשרות אלפי דולרים, תיזכר בשווה לעשות את פעולות האבטחה הנוספות הללו.
ביצוע שיטות עבודה מומלצות אלה יסייע לך להפחית את הסיכון להונאה בחשבון הבנק העסקי שלך.
חלק 2 מתוך 3: הגנה על חשבונך מפני העברות כספים במרמה
- 1השתמש באימות / אישור כפול לכל בקשות העברת הכספים, כולל בקשות העברה בנקאית והעברות ACH. אימות כפול מוצע על ידי כמעט כל הבנקים ומגביל את המשתמשים בחשבונות הבנקאות המקוונת שלך להגיש העברות כספים בעצמם מבלי לקבל אישור ממשתמש אחר בעל סמכות מספקת לאשר את הבקשה.
- גם אם אינך עוסק בעובד שעושה נוכלים, דרישה לאימות כפול יכולה לתפוס מקרים שבהם אישורי הכניסה המקוונים של העובד נפגעים על ידי רמאים.
- 2בקש גישה סמלית לחשבונך, אם זמין. גישה סמלית ניתנת בדרך כלל ללקוחות עסקיים המשתמשים בשירותי ניהול אוצר מתקדמים יותר, כגון העברות בנקאיות ו- ACH, והיא דורשת להזין אסימון (בדומה לכונן הבזק מסוג USB) בכל פעם שאתה נכנס לחשבונך. האסימון יספק קוד גישה חד פעמי חדש עבור כל כניסה.
- 3בקש אימות הלהקה מהבנק שלך לצורך העברות בנקאיות שהוגשו והגשת קבצי ACH. אם הבנק שלך מציע שירות זה, הם לא ישחררו העברה בנקאית או הגשות קבצים של ACH שהם מקבלים ממך עד שאישרת באמצעות אמצעי אחר שההעברות בסדר שיישלחו. אימות מחוץ ללהקה מתבצע בדרך כלל באמצעות הגשת שיחה חוזרת, התקשרות, פקס או הגשת הודעה מאובטחת, בה אתה מאמת את סכום ההעברה הדולרי, מספר הפריטים בקובץ (עבור קבצי ACH) ועוד מידע ישים.
הבנק שלך לא יכול להחזיר את רוב העסקאות בחשבונות העסקיים מאוחר יותר מיום העסקים שלאחר מכן לאחר פרסום חשבונך.
חלק 3 מתוך 3: הגנה על חשבונך מפני בדיקות הונאה וחיובי ACH
- 1השתמש בשכר חיובי. כמעט כל הבנקים מציעים שירות בשם Positive Pay, שהוא אחד האמצעים הטובים ביותר להגנה מפני רישומי חיובים במרמה בחשבונך. קיימות וריאציות רבות ושונות של תשלום חיובי, אך למעשה השירות מאפשר למשתמש מורשה בעסק שלך לבדוק את הצ'קים, חיובי ACH ועסקאות אחרות המופיעות בחשבונך כדי לוודא שהם אכן מורשים. אם יש חיובים לא מורשים, ניתן לסמן אותם להחזרה והבנק שלך יוכל להחזיר את החיוב במרמה לשולח.
- לכל חיובי ACH בין עסק לעסק יש זמני אספקה מוגבלים מאוד להגשת תביעות הונאה כנגד, ואם אתה בודק רק את דוחות הבנק בחשבון העסקי שלך מדי חודש, אתה עלול למצוא עצמך אחראי לעסקאות מרמה של עד חודש. עליך לדווח על עסקאות ACH מרמה לעסקים לבנק שלך לא יאוחר מיום העסקים לאחר הצגתם לתשלום כדי להימנע מאחריות ברוב המקרים. פנה לבנק שלך או עיין בתנאי החשבון שלך כדי לאמת כל תנאי או דרישה נוספים לדיווח על הונאה.
- 2הימנע מכתיבת צ'קים, במידת האפשר. בכל פעם שנמחק צ'ק בחשבון העסקי שלך, אתה מעביר גישה לשם העסק שלך, כתובת, שם הבנק, מספר הניתוב הבנקאי ומספר חשבון הבנק העסקי שלך - כל הכלים הדרושים לרמאים כדי לשלוח חובות לא מורשים לחשבונך או ליצור המחאות מרמה.
- אם העסק שלך חייב להוציא צ'קים, ודא שאתה משתמש בכלים נוספים למניעת הונאה כמו חיובי תשלום כדי לפקח על חשבונך על בסיס יומי.
- 3השתמש במקורות ACH בגין שכר וחובות ותשלומים אחרים. מקור ACH עבור שכר ומשכורות אחרות יעזור לשמור על אבטחת מספר החשבון שלך ועל פרטי החשבון שלך וגם להפחית את זמן הצף. התייעץ עם צוותי ניהול האוצר של הבנק שלך או ניהול מזומנים כדי למצוא מידע נוסף על האופן שבו העסק שלך יכול להשתמש בצורה הטובה ביותר במקור ACH.
דיווח בזמן על הונאות לבנק שלך יעזור להפחית או אפילו לבטל את האחריות שלך בגין הפסדי הונאה.
- לא ניתן להילחץ מספיק במעקב היומי של חשבונך. הבנק שלך לא יכול להחזיר את רוב העסקאות בחשבונות העסקיים מאוחר יותר מיום העסקים שלאחר מכן לאחר פרסום חשבונך. דיווח בזמן על הונאות לבנק שלך יעזור להפחית או אפילו לבטל את האחריות שלך בגין הפסדי הונאה.
- דווח לבנק שלך באופן מיידי על כל פעילות בלתי מורשית, כולל עסקאות הונאה. ככל שהפעילות מדווחת מהר יותר לבנק שלך, כך הבנק שלך יוכל להגיב ולעזור לסגור או להקפיא את הגישה לחשבונך, או לנסות לגבות כספים שאבדו.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
