כיצד למנוע תביעות סיום שלא כדין?

חוזי עובד חייט. לפני שאתם מציעים לעובד חוזה, עליכם לבדוק היטב את החוזה שלכם ולהתאים אותו לדרישות התפקיד. לא פשוט למחזר חוזה עבודה ישן. כמו כן אל פשוט להשתמש בטופס או בחוזה תבנית.

• תמיד תוכלו לעורך דין לבחון את החוזה ולהמליץ על שינויים.

סקור מדריכים וספרי יד. על המעסיקים לבחון היטב את כל ספרי המדריך או המדריכים שהם מפיצים לעובדים. אם חומרים אלה יוצרים הבטחות מוגדרות מספיק (למשל, זמן חופשה, משך זמן עבודה מובטח, העלאות שכר וכו '), הם יכולים להוות בסיס לחוזה עם העובד.

• הסר כל מהמדריכים או ספרי היד שנשמע כמו הבטחה או החורג מהחוזה הכתוב שלך. הבטחות בעל פה יכולות להוות גם בסיס לתלונה על הפרת חוזה. אתה צריך להימנע הבטחות מילוליות של העלאות שכר, קידום, או מוגבר בזמן חופשה עד זמן כזה שאתה יכול לשים אותם על כתב.
• כמו כן, הזכר את מחויבות החברה שלך לדבוק בחוקים למניעת הפליה בספר היד שלך והסבר את תהליך הגשת התלונה ללא חשש מנקמה. הכללת מידע זה במדריך או במדריך המופץ באופן נרחב עשויה להקטין את סיכוייך להיות אחראים לאפליה או לנקמה.

הרכבת מפקחים. אתה יכול למזער את הסבירות לתביעות אם אתה מאמן את המפקחים שלך על יסודות הטרדה, אפליה, נקמה, בטיחות ופרטיות העובדים.

• למעסיקים יש "אחריות שילוחית" לכל הטרדה שנעשית על ידי המפקחים. המשמעות היא שהחברה עצמה תהיה אחראית גם להטרדות. לכן חשוב להתייחס ברצינות לתלונות על הטרדה מצד המפקחים.

קבע פרוטוקולי סיום. אחת הדרכים להגן על עצמך מפני תביעות אפליה ונקמה היא ליצור פרוטוקול סיום סטנדרטי, שיחול בכל העסק. זה צריך להתפרסם בספר העובדים שלך ולדון עם כל המפקחים. אלמנטים של פרוטוקול סיום יעיל כוללים:

• נהלי משמעת מתקדמים. התאר אילו אירועים צריכים להפעיל אזהרה בכתב והסבר כיצד יש לשמור על אזהרות אלה בתיק העובד. הסבר גם כל היררכיה של משמעת. לדוגמא: אזהרה מילולית, נזיפה בכתב, פריקה.
• מערכות תלונות או סכסוכים פנימיים. עובדים עשויים לעקוב אחר נזיפה על ידי הגשת תלונה. ספרו לעובדים על הנוהל הנכון להגשת תלונה, והסבירו כיצד תיבחן התלונה.

צור טופס סקירה שנתי שימושי. מטרת הסקירה השנתית היא לבדוק את ביצועי העובד ולהציע תחומי שיפור. יחד עם זאת, זהו אמצעי קריטי לתיעוד ביצועים נחותים, שעשוי להיות שימושי אם תזדקק לתמיכה בהחלטת סיום במועד מאוחר יותר. זכרו, הנטל יהיה תמיד על המעסיק כדי להצדיק סיום. לפיכך, טופסי סקירה שנתיים צריכים לכלול מרחבים לשפוט את הדברים הבאים (שהם סיבות נפוצות לסיום):

• ביצועים נמוכים
• סירוב למלא אחר ההוראות
• שימוש לרעה בחופשת מחלה
• היעדרות מוגזמת ואיכות רגילה
• הפרה של כללי החברה
• אי יושר
• סכנת בריאותם או בטיחותם של אחרים או התנהגות אלימה בעבודה
• חשיפת מידע חסוי בפני גורמים חיצוניים

דרוש אישור עובד על ביקורות. כאשר אתה מבצע סקירה שנתית, או בכל פעם שאתה נוזף בעובד, ודא שהוא בכתב וכי העובד חותם על הנזיפה. חתימה זו משמשת כהוכחה לכך שהודעת לעובד על ביצועיו התחתונים.

• שקול גם "אישור בכתב שנתי" בו העובדת חותמת על מכתב המציינת כי קיבלה מדריך מעודכן, כי ההעסקה היא "כרצונו" (אם כן), וכי היא לא ספגה הטרדה או אפליה. ההודאה יכולה לטפל בכל נושא אחר, כגון סכום שעות נוספות או חופשה שנצברו.
• דוגמה ניתן למצוא כאן.
• אינך יכול להכריח עובדים לחתום עליו. עם זאת, עליך לציין כי אם העובד אינו מסכים עם כל האמור במכתב, עליו לומר למעסיקו. זה מגן על המעסיק בשתי דרכים. ראשית, העובד עשוי בהחלט לחתום עליו. שנית, אם הוא מסרב לחתום, עליו להתריע בפני ההנהלה מכל טענה אפשרית שיש להפלות או הטרדות.

חקור מייד תלונות פנימיות. אם אתה לומד על התנהלות לא נכונה של עובד אחד כלפי עובד אחר, עליך לחקור את ההתנהגות הפסולה. פעולה זו תגן עליך מפני אחריות משפטית.

• חלק את עורך הדין שלך מוקדם גם כן. מעורבות עורך הדין לא רק מראה כי אתה מתייחס לתלונה ברצינות, אלא גם תקבל ייעוץ משפטי נאות כיצד להתמודד עם החקירה כדי למזער את אחריותך.

שקול ביקורת עצמאית. במקום לאפשר למפקח ישיר לפטר מישהו באופן מיידי, סקירה עצמאית מעניקה להנהלה את האפשרות לוודא שהחברה מצייתת לחוק. עליכם לוודא:

• שהירי לא יפר חוקי אפלייה או חוקים אחרים.
• שהפיטורים לא יפרו את חוזהו של עובד.
• כי החברה נתנה לעובד אזהרות מספקות ומתועדות (אלא אם כן ההתנהגות מצדיקה ירי מיידי).
• שהחברה עקבה אחר כל נוהלי החברה המוצהרים.
• שהחברה עקבה אחר אותם נהלים במצבים דומים שבהם מעורבים עובדים אחרים.

לאסוף תיעוד. אסוף את כל התיעוד שתוכל לתמוך בסיבת הפסקת העבודה וקרא אותו. תיעוד יכול להיות הערכות שנתיות, הערות או ציטוטים המונחים בתיק עובדים, כמו גם הצהרות בכתב של עובדים אחרים. היו מוכנים לדון באיכות עבודת העובדים כאשר אתם מסיימים אותם.

• אתה זקוק לתיעוד שיהיה קביל בבית המשפט. אם היו לך תלונות על עובדים, חשוב להפחית את הכתיבה בתלונות לפני החלטת הפסקת העבודה. אם אתה ממתין עד לאחר הגשת תביעת סיום שלא כדין, נראה כאילו אתה מגיש תלונות נגד העובד פשוט כדי להגן על עצמך.

התייעץ עם עורך דין. עורך דין לעבודה מנוסה יכול לעזור לכם בכל שלב ביחסי עובד מעביד. באופן אידיאלי, היית מבקש עזרה מעו"ד בעת תכנון הליכים פנימיים ובעת עריכת חוזי עבודה. אם לא, עורך דין עדיין יכול לעזור לענות על כל שאלה שיש לך לגבי פיטורי עובד.

• מצבים נפוצים בהם מעסיקים מבקשים ייעוץ של עורך דין כוללים: לעובד יש חוזה בכתב, העובד הגיש לאחרונה תלונה לסוכנות ממשלתית (כמו ה- EEOC), לעובד יש גישה לסודות מסחריים, או כאשר פיטורי העובד היו דרמטיים לשנות את הדמוגרפיה של מקום העבודה שלך.