כיצד מודדים שיפור בתהליך?
מדידת שיפור התהליכים של העסק שלך היא מכריעה לביצועים הכוללים שלה. אתה יכול למדוד את התהליכים של העסק שלך באמצעות מגוון מדדים, בהתאם להגדרת העסק שלך. תוכלו למדוד את הזמן שנדרש להשלמת שלבים שונים בתהליך התכנון, הייצור או ההפצה, או את העלות הכוללת של תהליך הייצור. לחלופין, למדוד את שביעות רצון הלקוחות באמצעות סקרים, תלונות רשומות וצורות משוב אחרות. תוכל גם למדוד את כמות המוצרים והשירותים שלך המיוצרים בפרק זמן נתון. ודא שאתה עקבי עם אופן איסוף הנתונים ברחבי החברה שלך והיחידות בהן הם מודדים אותם כדי לעזור לך לעקוב אחר ההתקדמות שלך לאורך זמן. לקבלת טיפים נוספים מאת מחברנו הפיננסי, כולל כיצד להסביר תוצאות בלתי צפויות, המשך לקרוא!
תוכלו למדוד את הזמן שנדרש להשלמת שלבים שונים בתהליך התכנון, הייצור או ההפצה, או את העלות הכוללת של תהליך הייצור.
אחת הדרכים לעסקים להישאר תחרותיים היא באמצעות שיפור התהליכים שלהם, הן תפעוליים והן פיננסיים. לשם כך נדרש ליצור דרך למדוד באופן ספציפי את השיפור. כמו שנאמר, "אי אפשר לנהל את מה שלא ניתן למדוד." כדי לפתור בעיה זו, עסקים יוצרים מדדים, פרטים ניתנים למדידה של תהליך, לאיסוף נתונים אודות תהליך לפני הכנסת השינוי ואחריו. ניתוח מדדים אלה מספק נתונים המתקשרים עד כמה השינוי שיפר את התהליך, אם בכלל. כדי להתחיל, חשוב לבחור תחילה את המדדים המתאימים ביותר לתהליך שלך.
חלק 1 מתוך 3: ארגון מערכת השבחת התהליכים שלך
- 1הגדירו מה צריך למדוד. כלומר, הגדירו למה בדיוק אתם מתכוונים בשיפור. האם אתה רוצה שהתהליך שלך יהיה אמין יותר, מהיר יותר, יעיל יותר או טוב יותר בדרך אחרת? זה מביא בהירות לפרויקט. ודא כי התהליך שלך מייצר תפוקה הניתנת למדידה בדרך כלשהי.
- לדוגמא, חברה שרוצה לשפר את מהירות המסירה תמדוד זמן. חברת דיגיטציה של נתונים עשויה למדוד אחוז שגיאות תווים בקבוצות, או פלט תהליכים.
- 2הפוך את אוצר המילים של הפרויקט שלך לעקבי. הקפד להשתמש בהגדרות נפוצות כדי להבטיח עקביות ודיוק. זה מבטיח אמינות של מידע המשותף בין אנשים ממתקנים או מיקומים שונים. למנוע אי הבנות על ידי מתן הגדרות ברורות של כל המשתנים הנמדדים.
- לדוגמא, נניח שחברה מודדת זמן בימים. סניפים שונים של אותה חברה עשויים להגדיר "יום אחד" בדרכים שונות. המשמעות יכולה להיות ימי עסקים בלבד, כל תקופה של 24 שעות, או יום עבודה של 8 שעות. חוסר עקביות מסוג זה עלול להטעות.
- 3הגדר כיצד יש לאסוף נתונים. יש לאסוף נתונים באופן דומה ברחבי החברה. לדוגמה, אם מחלקה אחת משתמשת דגימה אקראית כדי נתונים גוביינא, וכך צריכים לעשות כל האחרים. אחרת אי אפשר יהיה להשוות את הנתונים שלהם. כמו כן, יש להגדיר יחידות מידה. ודא שיחידות המידה שוות בכל מקום בו נמדדת התפוקה שלך.
- לדוגמה, ניתן למדוד את מהירות המסירה בדקות או בשעות, ולקחת זמן להמיר אחד לשני יהיה לא יעיל.
יכול להיות שיש נזק לביטחונות שנגרם על ידי פרויקט שיפור התהליך. - 4תקן דיוק של חישובים. זה רק אומר שלא אמורה להיות מחלקה אחת שתעגל את השעה לשעה ואחר שתציין זמן בשעות ובמאתות שעה. אחרת, רמות שונות של פירוט בערכים יבלבלו את התוצאות. זכור כי יחידות קטנות יותר נוטות לתת תוצאות מדויקות יותר.
- לדוגמא, כל המחלקות חייבות להסכים כיצד לעגל עשרוניות.
חלק 2 מתוך 3: בחירת המדדים המתאימים לפרויקט שלך
- 1בחר מדד ראשי. המדד העיקרי מגדיר את התפוקה או המטרה של שיפור התהליך. לדוגמה, מפעל רכב יכול לבחור במספר מכוניות המיוצרות בשעה. לפני הכנסת שיפור בתהליך, נערכת מדידה בסיסית. בסוף הפרויקט נמדד התהליך שוב. מחושב סכום השיפור.
- 2חבר את המדד הראשי שלך למדד עסקי. המדד העסקי מודד כיצד השיפור התפעולי משיג את אחת ממטרות החברה. לדוגמה, אם המדד העיקרי הוא ייצור המוצר מהר יותר, ייתכן שהמדד העסקי יהיה רווח מוגבר או הפחתת עלויות קבועות. קיים קשר סיבה ותוצאה בין המדדים העיקריים לעסקים. זה מדגים מדוע השיפור במדד הראשי טוב לעסקים.
- 3שקול אפשרות לתוצאות בלתי צפויות. יכול להיות שיש נזק לביטחונות שנגרם על ידי פרויקט שיפור התהליך. אם המדד הראשי מודד את מה שיש לשפר, חייב להיות מדד אחר, המדד התוצאתי, כדי למדוד את מה שאסור לשנות. יש לאסוף נתונים מדדיים תוצאתיים לפני, במהלך ואחרי הפרויקט. מבין מדדי התוצאה הרבים האפשריים בפרויקט נתון, יש לקחת בחשבון רק את המעטים הראשונים המשפיעים על איכות התפוקות.
- לדוגמא, חברה שמנסה לשפר את מהירות האספקה לא אמורה לראות עלייה במוצרים שנפגעו עקב טיפול מרושל. שיעור המוצרים הפגועים יהיה המדד התוצאתי במקרה זה.
המדד העיקרי מגדיר את התפוקה או המטרה של שיפור התהליך. - 4קבע מדד פיננסי. ייתכן שחסכון בכסף אינו המדד העיקרי של החברה. עם זאת, חברות צריכות לעקוב אחר התוצאות הכספיות של תהליכי שיפור. אין לבלבל זאת עם חשבונאות של עלות הפרויקט. במקום זאת, המדד הכספי צריך להיות כלי לניתוח התועלת הכספית של הפרויקט. חברות רבות ממשיכות לעקוב אחר המדד הכספי עד שנה לאחר סיום הפרויקט.
- לדוגמא, שיפור בזמן הייצור עשוי להיות צפוי להגדיל את הכנסות החברה. החברה תפקח על ההכנסות, יחד עם גורמים אחרים כמו רווח, מרגע הכנסת השינויים והלאה כדי למדוד כיצד השינוי בתהליך השפיע עליהם.
חלק 3 מתוך 3: איסוף הנתונים
- 1מדוד זמן. זמן התהליך מודד כמה זמן לוקח להשלים את השלבים של יצירת מוצר או שירות. מדדי זמן אחרים מודדים את הזמן המושקע בהוספת ערך לפרויקט, או כמה זמן לוקח לענות לבקשת הלקוח. חישובים מדדיים עשויים לכלול את האחוז במשלוח הזמן.
- צמצום זמן התהליך הוא אסטרטגיה מוכחת לעסקים טובים יותר. פעולה זו מאפשרת ייצור גדול יותר ומספקת את המוצר או השירות מוקדם יותר. שקול ייצור רהיטים. כל הדברים שווים, לקוחות מעדיפים לקבל את הספה החדשה או את ערכת חדר האוכל שלהם במוקדם ולא במאוחר. אם אתה יכול להפחית את זמן התהליך, אתה משפר את הסיכויים להזמנות חוזרות ולעסקים חדשים.
- 2מדוד עלויות. מדדי עלות מעריכים את העלות הכוללת של תהליך הייצור. הם מודדים גם עלויות תפעול ביחס לרמות הייצור. עלות לעסקה מודדת את העלות לייצור יחידה אחת. חיסכון בעלויות מודד הפחתה בעלויות לעסקה. חיסכון בעבודה מודד צמצום שעות העבודה הדרוש לייצור המוצר או השירות.
- אסטרטגיות להפחתת עלויות הופכות חשובות לעסקים כאשר ההכנסות מתחילות לרדת. לדוגמא, כאשר בנק אירופה חווה ירידה בהכנסות הלוואות ומסחר בשנת 2011, הם החליטו לצמצם את כוח האדם שלהם כדי להמשיך ולהעביר הכנסות לבעלי המניות. מנהלי בנקים ויועצים החליטו להשתמש במדדי עלות לזיהוי משרות לחיסול שיכולות לחסוך הכי הרבה כסף מבלי לפגוע בארגון.
- 3מדוד את האיכות. מדדי איכות מודדים את שביעות רצון הלקוחות. ניתן לאסוף נתוני שביעות רצון לקוחות מסקרים, תלונות רשומות ומשוב אחר. מדדי איכות גם מעריכים האם התהליך יוצר ערך עבור הלקוח. הם גם בוחנים את תדירות השגיאות ואת הצורך בעבודות חוזרות. שיעור הליקויים מסתכל על אחוז הטעויות. שלם האחוז ואמצעי שיעור מדויק באיזו תדירות שום טעויות נעשות.
- בתעשיית הבריאות מסתמכת במידה רבה על מדדי איכות. שיפור האיכות חייב להיות מבוסס נתונים. אנליסטים בוחנים נתונים פיננסיים וקליניים כדי לזהות וריאציות באופן שמספקים שירותי בריאות. הם מפרקים את התהליך ומוצאים אזורים של בזבוז או יתירות על מנת ליצור תהליך המספק תוצאה קלינית איכותית. הפחתת העלויות אינה בעלת ערך אלא אם כן היא מעלה או שומרת על רמת האיכות הנוכחית הניתנת.
- המפתח בשיפור האיכות הוא הגברת היעילות מבלי לפגוע ביעילות. יעילות מתייחסת לכמות המשאבים הדרושה לצורך אספקת מוצר או שירות. יעילות מתייחסת לאופן שבו הושגו יעדי המוצר או השירות.
חברת דיגיטציה של נתונים עשויה למדוד אחוז שגיאות תווים בקבוצות, או פלט תהליכים. - 4מדוד פלט. מדדי פלט מודדים את כמות המוצרים והשירותים המיוצרים בפרק זמן נתון. מטרת הייצור צריכה להתאים לביקוש הלקוחות. מדדי התפוקה בוחנים גם צבר ומלאי עודף. אלה צריכים להיות מינימליים. לבסוף נמדדות עבודות בתהליך. זה קובע את מספר המוצרים או השירותים בצינור.
- אסטרטגיה אחת להגדלת התפוקה בייצור היא עבודה סטנדרטית. לדוגמא, בענף הרכב, ליצרניות הרכב יש שיטה סטנדרטית להרכבת מכוניות. היצרנים יכולים לתקנן את תהליכי הייצור במטרה להגדיל את התפוקה. מדדים יכולים לעזור לנתח עד כמה תהליך משפר את התפוקה עבור היצרן. אם מייצרים מוצרים נוספים בזמן נתון בתהליך הסטנדרטי החדש, אז זו הצלחה.
- 5מדוד את מורכבות התהליך. מדד זה מודד כמה שלבים בתהליך הייצור. כמו כן, נבדק באיזו תדירות מאט את התהליך על ידי החלפת ידיים או דרישה לאישור פיקוח. המספר הכולל של שלבי התהליך מחושב יחד עם מספר שלבי התהליך המוסף ערך. אלה השלבים שהופכים את המוצר או השירות ליותר יקר. נמדדים גם גב לולאות, או מספר הפעמים שמוצר מוחזר לטעויות לתקן.
- חברות שואפות להפחית את המורכבות בתהליכים, בארגון, במוצרים ובמערכות המידע שלהם במטרה לעורר צמיחה, להפחית עלויות ולהגדיל את התשואות. מדידת מורכבות התהליך מסייעת למנהלים לזהות היכן מוצרים ושירותים עונים באופן מלא על צרכי הלקוחות בעלות הנמוכה ביותר. זה עוזר לחשוף עלויות נסתרות בתהליכים מסובכים מדי. זה מאפשר לחברות לזהות אילו מוצרים הם הרווחיים ביותר, מה הלקוחות באמת מעריכים ואיפה צווארי בקבוק מפריעים ליעילות.
תגובות (2)
- מאמר וואו. זה נתן לי את התובנה מהן מדידות התהליך.
- מאמר זה ממש מועיל. זה נותן הנחיות פשוטות כיצד למדוד שיפור בתהליך.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
