כיצד לעקוב אחר נכסים?
מערכות מעקב אחר נכסים יכולות לאתר נכסים עם תגי RFID, אך רק אם נכסים אלה נמצאים בקרבת קורא תגים.
אם אתה הבעלים של עסק קטן, מעקב אחר נכסים חיוני בכדי להפחית עלויות ניהול, להגדיל את התפוקה ולספק שירות לקוחות טוב יותר. תלוי בסוג העסק שיש לך, ייתכן שתצטרך גם מעקב אחר נכסים כדי לציית לחוקים הממלכתיים או הפדרליים, במיוחד אלה הקשורים לפרטיות ולאבטחת נתונים. השיטה שתבחר לעקוב אחר נכסי העסק שלך תלויה בגודל ובטווח ההיקף הגלובלי של העסק שלך.
שיטה 1 מתוך 3: שימוש בברקודים
- 1רכשו תוויות ברקוד שהודפסו מראש. מכיוון שההדפסה יכולה להשפיע על האם ברקוד יכול לסרוק, תוויות מודפסות מראש מבטיחות עקביות. בחר את הברקוד הסטנדרטי, או השתמש בקודי QR אם ברצונך שהקוד יכיל יותר נתונים ויהיה קל יותר לסריקה.
- תוויות ברקוד זולות יחסית. זה הופך את שיטת הברקוד למעקב אחר נכסים הטובה ביותר עבור עסק קטן יותר עם פחות נכסים או פחות עובדים. לדוגמה, אם אתה מפתח אפליקציות עם קומץ עובדים ויש לך מספר מכשירים לבדיקת היישומים שלך, אתה יכול להשתמש בתוויות ברקוד.
- אמנם ייתכן שתוכל למצוא אפליקציה לנייד הקוראת ברקוד מסורתי, אך ישנן מספר רב של אפליקציות סלולריות שקוראות קודי QR, רבות מהן בחינם. שימוש בקודי QR יכול לחסוך ממך צורך לרכוש קוראי ברקוד יקרים. ניתן להטמיע מידע רב יותר בקוד QR מאשר לברקוד, ולקודי QR יש יכולות מעקב פנימיות.
- 2תן לכל ברקוד מספר ייחודי. ברקודים מודפסים מראש מגיעים בדרך כלל עם מספרים עקביים וייחודיים שבהם תוכל להשתמש כדי לזהות את הנכס המשויך לאותו ברקוד. ארגן את מספרי המעקב האלה במאגר הנכסים שלך, כך שתוכל למצוא במהירות נכס מסוים.
- יתכן והנכסים שלך מסודרים לפי מספר סידורי, אך זה יכול להיות לא יעיל. סוגים שונים של נכסים עשויים להיות בעלי מספרים סידוריים דומים, או זהים. מספרים סידוריים עשויים להיות באורכים שונים, או בצירופי אותיות ומספרים, מה שמקשה על הארגון שלהם.
- 3החל את מספר הברקוד על הנכס. עדכן את מסד הנתונים שלך כך שמספר הברקוד מופיע עבור כל נכס. אתה יכול לעשות זאת עם תוכנת ניהול נכסים, או עם גיליון אלקטרוני פשוט לפעולות קטנות יותר.
- בנוסף לברקוד, כלול מידע בסיסי על כל נכס, כגון המודל, שנת רכישת הנכס וכל מידע על אחריות.
- כדאי גם לכלול תמונות של כל נכס לצורך זיהוי קל.
זה הופך את שיטת הברקוד למעקב אחר נכסים הטובה ביותר עבור עסק קטן יותר עם פחות נכסים או פחות עובדים. - 4השקיעו בקוראי ברקוד או בתוכנת סריקה. אם השתמשת בברקוד מסורתי, ייתכן שתצטרך לרכוש סורקים כדי שתוכל לקרוא את הברקודים. ניתן לקרוא קודי QR באמצעות אפליקציות טלפון סלולרי.
- הגדר את הקורא או הסורק שלך כך שיעלה את המידע למערכת ניהול הנכסים שלך בכל פעם שנסרק הברקוד. אם אינך מתמצא במיוחד בטכנולוגיה, תוכל להשתמש באפליקציה לניהול נכסים, או לשכור מומחה שיגדיר עבורך את המערכת שלך.
- 5הכשיר את הצוות לעדכן את רשומות הנכסים לפי הצורך. שימוש בברקודים דורש ניהול פעיל מצדך ושל הצוות שלך. יש לסרוק את הברקוד בכל פעם שנכס בודק או מעביר אותו.
- השתמש בביקורות קבועות כדי להעריך את מידת ההתאמה והיעילות של המערכת שלך. גלה באיזו תדירות פועלים ההליכים והאם לצוות יש בעיות כלשהן במערכת. לדוגמא, אם לעיתים קרובות הצוות לא מצליח לסרוק ברקודים כדי לבדוק נכס אם הוא מתכנן להשתמש בו רק למספר שעות, ייתכן שיהיה עליך לייעל את התהליך כך שהוא יעיל יותר עבור משתמשים קצרים.
שיטה 2 מתוך 3: אוטומציה של מעקב עם תגי RFID
- 1בחר את תצורת התג המתאימה לנכסים שלך. תגי RFID מגיעים בצורות ובגדלים שונים, והם עשויים מחומרים שונים. בדוק היכן ניתן להדביק תג על הנכסים שלך, כיצד יהיה צורך לצרף אותו ולאילו תנאים סביבתיים התג עשוי להיחשף.
- תגי RFID יהיו שימושיים אם יש לך נכסים המועברים לעתים קרובות או מוציאים ממקום העבודה. תלוי במגוון הנכסים שעליך לעקוב אחר, ייתכן שיהיה עליך להשתמש בשילוב של סוגים שונים של תגים.
- תגים עשויים גם להגיב באופן שונה בהתאם לחומר המשטח בו הם מותקנים, או אם הם עשויים להיחשף לנוזל.
- קרא בעיון את תיאורי התגים כדי לוודא שאתה בוחר את התגים המתאימים לנכסים שאתה צריך לעקוב אחריהם.
- 2שלב ברקודים עם תגי RFID. אתה יכול לקבל תגי RFID עם ברקוד מודפס מבחוץ. זה יכול להיות מעבר טוב אם הייתה לך בעבר מערכת ברקודים לניהול נכסים ועוברת למערכת RFID.
- אם בעבר הייתה לך מערכת ברקודים, גלה אם תוכל להשיג ברקודים זהים לתגי ה- RFID החדשים שלך. אחרת, יהיה עליך לעדכן את מספרי הברקוד שלך במערכת ניהול הנכסים שלך.
- שימוש הן ברקודים והן בתגי RFID מועיל אם הנכסים שלך כוללים הרבה מכשירים ניידים שנבדקים לעתים קרובות או נלקחים הביתה על ידי הצוות. ניתן להשתמש בברקוד עבור מערכת קופות הצוות, בעוד שתג RFID יכול לשמש לאיתור נכסים אבודים או חסרים.
קרא בעיון את תיאורי התגים כדי לוודא שאתה בוחר את התגים המתאימים לנכסים שאתה צריך לעקוב אחריהם. - 3הירשם למערכת מעקב אחר נכסים. מערכות מעקב אחר נכסים מאפשרות לבצע אוטומציה רבים מהתהליכים הקשורים לניהול נכסים, מה שמפחית את הטעות האנושית. רבות מהמערכות הללו כוללות תוכנות מחשב ואפליקציות סלולריות המשמשות להוספה או הסרה של תגים, או לאיתור נכסים מתויגים.
- מכיוון שניתן לקרוא תגי RFID באופן פסיבי, אינך צריך עוד לסמוך על הצוות שיסרוק ידנית את התג לפני שהם יבדקו או יעבירו נכס.
- מערכות מעקב אחר נכסים יכולות לאתר נכסים עם תגי RFID, אך רק אם נכסים אלה נמצאים בקרבת קורא תגים. הצב קוראי וסורקים של תגיות בכל מרחב העבודה שלך כדי להפוך את התהליך לאוטומטי.
- 4הגדר סורקים בפתחים. הצבת סורק RFID בכל פתח מאפשרת לך לעקוב בקלות אחר הנכסים מועברים לחדר אחר או עוזבים את הבניין לחלוטין. בשילוב עם תגי עובד RFID, אתה יכול גם לזהות למי יש את הנכס המסוים הזה.
- ללא תגי עובד של RFID, אתה עדיין זקוק למערכת כלשהי שעובדים יציאו ידנית מנכסים. עם זאת, סורקים בפתח יכולים לעזור בזיהוי גניבות פוטנציאליות.
- 5קנו ציוד חדש עם תגים משובצים. כשאתה צריך לשדרג או להחליף ציוד קיים, חפש התקנים שמגיעים עם תגי RFID. יצרנים רבים מייצרים מחשבים ושרתים שכבר מצוידים בתגים למעקב אחר נכסים.
- יצרנים מסוימים עשויים לדרוש ממך להשתמש במערכת הניהול הקניינית שלהם כדי להפעיל תגי RFID משובצים. לפני שאתם רוכשים ציוד או מכשירים אלקטרוניים עם תגים משובצים, וודאו שהוא יעבוד עם המערכת הקיימת שלכם.
שיטה 3 מתוך 3: איתור נכסים ניידים במכשירי GPS
- 1עקוב אחר נכסים ניידים באמצעות GPS. ברקודים ותגי RFID יש שימוש מוגבל אם לעסק שלך יש נכסים ניידים משמעותיים, כגון כלי רכב או ציוד בנייה, שעליך לעקוב אחריהם. עוקבי GPS יכולים לעזור לך לאתר אותם בקלות.
- מעקב אחר GPS מופעל בכל פעם שהנכס נע, מה שהופך אותם לכלים חשובים למניעת גניבה של ציוד יקר שנותר בשטח או באתר עבודה.
- מעקב GPS מפשט גם את התקשורת בין המשרד לעובדים בשטח. זה יכול להיות מועיל אם, למשל, אתה מנהל עסק בתחום הבנייה. אתה כבר יודע את מיקומם של הצוותים שלך מבלי שתצטרך ליצור איתך קשר ישירות.
עקוב אחר נכסים ניידים באמצעות GPS. ברקודים ותגי RFID יש שימוש מוגבל אם לעסק שלך יש נכסים ניידים משמעותיים, כגון כלי רכב או ציוד בנייה, שעליך לעקוב אחריהם. - 2בחר מערכת מקיפה. על המערכת שלך לכלול שירותי ניטור נרחבים והתראות, כך שתוכל לעקוב אחר לא רק את הנכסים שלך, אלא את אופן השימוש בהם. ניווט משולב מבטיח לעובדים שלך מסלולים יעילים וישירים לאתרי העבודה שלהם, וחוסכים זמן ועלויות דלק.
- לאחר שהגיע נכס לאתר, תוכלו להקים גדר גיאוגרפית סביב השטח. המערכת שלך תשלח לך התראה כאשר נכס במעקב עוזב את האזור הזה.
- מערכות מקיפות יכולות לחסוך לכם גם בעלויות הדלק וגם בעלויות העבודה, אם משתמשים בהן באופן עקבי. לדוגמה, אם אתה הבעלים של חברת קירוי עם לקוחות רבים למגורים, מערכת מעקב GPS מקיפה יכולה לעזור להבטיח שהצוותים שלך לא ילכו לאיבוד בניסיון למצוא את ביתו של לקוח חדש.
- 3התקן עוקבים על הנכסים שלך. יש לך אפשרות לבחור בין עוקבי GPS ניידים או קווית. קשה יותר להתקין עוקבים קווית, ולכן ייתכן שתצטרך להקפיץ להתקנת מומחים.
- עוקבים ניידים פשוטים יותר להתקנה, אך יש להם סוללות שיהיה צורך להחליף אותן. אם אתה מתקין עוקבים ניידים, וודא שהם קלים לגישה וקבע לוח זמנים קבוע להחלפת סוללה.
- באופן כללי, המקום הטוב ביותר להתקין גשש ברכב נמצא מתחת לקף המקורה קרוב לשמשה, כך שניתן לשלוח ולקבל אותות בצורה ברורה. אם יש לך גשש חוטית קשיח, הוא צריך להיות מחובר לחלל ההצתה של הרכב כדי לקבל כוח עקבי.
- 4הגדר את תוכנת המעקב שלך. לאחר התקנת הגששים שלך, הם ישלחו נתונים, בדרך כלל לשירות מבוסס ענן. אתה יכול לקרוא נתונים אלה באמצעות תוכנת ממשק משתמש. תהיה לך מפה עם סמנים עבור כל הנכסים שלך במעקב, כמו גם את היכולת לחפש נכס מסוים.
- מהתוכנה שלך תוכל להגדיר ולנהל התראות על פעולות או סוגים מסוימים של פעילות רכב.
- אם אתה שומר מידע על ניהול נכסים בגיליון אלקטרוני או במסד נתונים אחר, בדרך כלל תוכל להגדיר את התוכנה שלך כך שתוריד את הנתונים שאתה צריך על בסיס יומי, שבועי או חודשי.
קרא גם: כיצד לממן את עלויות ההפעלה שלך?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
