כיצד לנהל רשומות ארגוניות?
רשומות הארגון שלך צריכות לכלול עותקים של כל המכתבים או תקשורת רשמית אחרת בין החברה לבין כל בעלי המניות או כל בעלי המניות.
אחד ההבדלים הגדולים ביותר בין תאגיד ל- LLC טמון בדרישות הרשומות הרשומות לתאגידים. בארה"ב דרישות אלו מגולמות בחוק המדינה, כך שהפרטים עשויים להשתנות בהתאם למיקום בו החברה שלך התאגדה. עם זאת, יש לשמור על רשומות מסוימות בהתאם לשיטות העבודה הטובות ביותר, ללא קשר לשאלה אם החוק של מדינה מסוימת מחייב אותם.
שיטה 1 מתוך 3: שמירה על מסמכים ארגוניים
- 1בדוק את חוק המדינה שלך. לכל מדינה יש תקנות משלה הקובעות את הרישומים שחברותיה צריכות לשמור וכמה זמן עליהן לשמור אותן.
- לשכת שר החוץ מטפלת בהתאגדות ברוב המדינות ובדרך כלל תהיה באתר רשימה של דרישות לניהול רשומות ארגוניות.
- בנוסף לכך שיש כללים בדבר אילו מסמכים יש לשמור ואיפה, רוב המדינות דורשות כי רשומות אלה יהיו פתוחות לבדיקת מנהלי חברות או פקידי מדינה בכל עת.
- גם אם מצב ההתאגדות שלך אינו דורש רשומות מסוימות, ייתכן שמדינות אחרות בהן אתה פועל בעתיד. בנוסף, רשומות מסוימות עשויות שלא להידרש על ידי המדינה, אך יתכן שיידרשו על ידי בנקים או על ידי רשויות מיסוי או רישוי.
- אם שכרת עו"ד שיסייע בארגון התאגיד שלך, בקש ממנו פירוט מפורט של המסמכים שעליך לשמור ברשומות הארגוניות שלך וכמה זמן עליך לשמור אותם.
- 2ארגן את המסמכים החוקתיים שלך יחד עם כל תיקון. בנוסף להגשת המסמכים הארגוניים שלך למדינה, עליך לשמור עותק מהם במקום העסקי העיקרי שלך ועם הסוכן הרשום של התאגיד שלך.
- תקנון ההתאגדות והתקנון שלך נחשבים למסמכים החוקתיים של התאגיד שלך. אלה בדרך כלל יש להגיש למזכיר המדינה במדינה בה התאגדה החברה.
- אם החברה שלך מאוגדת במדינה אחרת מזו בה היא עושה עסקים, עליך לשמור עותקים של מסמכים אלה אצל הסוכן הרשום בכל מדינה.
- לדוגמה, אם החברה שלך התאגדה במסצ'וסטס אך גם עושה עסקים בקונטיקט ובניו המפשייר, יהיה עליך לשמור עותקים של מסמכים אלה במשרד הראשי שלך במסצ'וסטס, כמו גם אצל הסוכנים הרשומים שלך בקונטיקט ובניו המפשייר.
- כמו כן, עליך לכלול עותקים של כל דוחות שנתיים או הגשות אחרות הנדרשים על ידי מצב ההתאגדות שלך או כל מדינה אחרת בה אתה פועל.
גם אם מצב ההתאגדות שלך אינו דורש רשומות מסוימות, ייתכן שמדינות אחרות בהן אתה פועל בעתיד. - 3ערכו רשימה של דירקטורים וקצינים בהווה ובעבר. יש לעדכן רשימה זו בכל שנה או לפי הצורך בכדי להסביר כל שינוי.
- על הרשימה שלך לכלול שמות חוקיים מלאים של כל דירקטור ופקיד, כמו גם את כתובותיהם האחרונות הידועות וכל פרטי קשר רלוונטיים אחרים.
- 4שמור עותקים של כל התקשורת עם בעלי המניות. רשומות הארגון שלך צריכות לכלול עותקים של כל המכתבים או תקשורת רשמית אחרת בין החברה לבין כל בעלי המניות או כל בעלי המניות.
- עסקאות חברות רבות, כולל מכירות גדולות של מניות או סיווג מחדש של מניות, מחייבות הודעה לבעלי המניות. עותקים אלה מספקים הוכחה לעמידתך בדרישות ההודעה.
- יש לשמור על כל התקשורת במשך שלוש שנים לפחות או כל עוד הנושא המתואר במסמך פעיל ויש לו רלוונטיות מתמשכת לחברה.
שיטה 2 מתוך 3: ניהול מסים פיננסיים
- 1כלול ספר העברת מניות ורשומות של כל בעלי המניות. בדרך כלל עליכם לנהל רשומות מדויקות ועדכניות בנוגע לבעלות החברה.
- רשימת בעלי המניות שלך צריכה לכלול את שם כל בעל המניות וכן את מספר וסוגי המניות שבבעלותם.
- אם יש לך הסכם בעלים, שמור עותק של זה יחד עם מסמכי הבעלות האחרים שלך.
- כמו כן, עליך לכלול את כל ההחלטות שהתקבלו על ידי הדירקטוריון החוזרות לפחות שלוש שנים המתקנות זכויות, העדפות או מגבלות של סוג אחד או יותר של מניות מניות.
לפני שאתה מטהר רשומות, תוכל לשקול להתייעץ עם עו"ד או רואה חשבון אם יש לשמור על רשומות פיננסיות. - 2שמור תיעוד של כל הדוחות הכספיים והעסקאות. תיק מסודר של כספי התאגיד מקל על עריכת דוחות שנתיים ודוחות כספיים אחרים.
- בדרך כלל יש לשמור רשומות אלה לפחות שלוש שנים.
- חשבונות חייבים וחשבונות חייבים חייבים להישמר במשך שבע שנים לפחות, כמו גם דפי בנק ותיאומים.
- שיטות עבודה מומלצות מחייבות שמירה על רשומות מסוימות - כמו מאזנים, פנקסים כלליים, תשלומי מזומנים ותקבולים ובדיקות דיבידנד מבוטלות ללא הגבלת זמן.
- אם יש לך שאלות בנוגע לכמה זמן יש לשמור תיעוד, טועה בצד הזהירות ושמור אותו.
- לפני שאתה מטהר רשומות, תוכל לשקול להתייעץ עם עו"ד או רואה חשבון אם יש לשמור על רשומות פיננסיות.
- 3שמור עותקים של כל החזרי המס הפדרליים, הממלכתיים והמקומיים. אלא אם כן חוק המדינה שלך קובע פרק זמן ארוך יותר, בדרך כלל עליך לשמור את החזרי המס שלך על חברות למשך שלוש שנים לפחות.
- IRS ממליצה שמירה החזרי מס ומסמכים נלווים לפחות כל עוד תקופת ההתיישנות, המהווה את הזמן שבמהלכו אתה יכול לתקן החזרי מס או מס הכנסה יכול להעריך מסים נוספים. תקופה זו היא שלוש שנים עבור מרבית המסמכים.
- יש לשמור את רישומי מס העבודה בארבע שנים מיום ששילמתם את המס או מיום תשלום המס, לפי המאוחר מביניהם.
- יש לשמור רשומות של כל הפריטים שנתבעו בגין פחת כל עוד פריט זה עדיין פוחת. לדוגמא, אם התאגיד תובע פחת נכסים בלוח זמנים של שבע שנים, יש לשמור רשומות הנוגעות לרכישת אותם נכסים במשך שבע שנים.
שיטה 3 מתוך 3: שמירת פרוטוקולים ארגוניים
- 1רשום פעילויות מפתח של החברה. יש לכלול כל החלטה שקיבלה הדירקטוריון בנוגע לארגון או להפעלת החברה.
- ברגע שאתה מתאגד, החברה שלך יכולה לפעול רק דרך הדירקטוריון שלה. לרוב תצטרך לספק ראיות לאישור דירקטוריון לפעולות מסוימות כגון פתיחת קו אשראי חדש או מכירת מניות למשקיעים.
- דקות עסקיות הופכות לחלק חשוב בבדיקת הנאותות הנחוצה כאשר חברה אחרת מעוניינת להשתלט עליכם או אם אתם רוכשים משקיעים גדולים נוספים.
- אם החלטה דורשת אישור בעלי מניות, יש לציין את האישור בפרוטוקול התאגידי שלך.
- בדרך כלל עליך לתכנן לשמור את פרוטוקול ישיבות הדירקטוריון והחלטות הדירקטוריון למשך שלוש שנים לפחות מיום הפגישה או ההחלטה.
בנוסף לכך שיש כללים בדבר אילו מסמכים יש לשמור ואיפה, רוב המדינות דורשות כי רשומות אלה יהיו פתוחות לבדיקת מנהלי חברות או פקידי מדינה בכל עת. - 2כלול פרטים רלוונטיים לכל ערך. אתה אמור להיות מסוגל להסתכל בערך ולקבוע במהירות את הפעולה שבוצעה, מי ביצע אותה ומתי.
- ציין מזכירה בכל ישיבת דירקטוריון. הוא יהיה אחראי על רישום בכתב של כל ההחלטות שהתקבלו וההחלטות הרשמיות שהתקבלו בפגישה.
- נוהגים ליצור פרוטוקולים מיד לאחר כל ישיבת דירקטוריון במקום ליצור פרוטוקולים למספר פגישות בבת אחת חודשים לאחר מעשה. זה מבטיח שהערכים מדויקים ופרטים חשובים לא יושמטו.
- 3השתמש בפורמט סטנדרטי לכל הערכים. זה מאפשר לארגן ולקרוא כל ערך בקלות.
- חיפוש באינטרנט עבור תבניות בסיסיות שיכול לשמש דקות הארגונית שלך.
- תוכל גם לשקול לקנות או להירשם כמנוי לשירות תוכנה כדי לנהל ולעצב את הדקות שלך.
- כלול עותק מוטבע בקובץ של תעודת ההתאגדות והתקנון שבחזית ספר הדקות הארגוני שלך לצורך עיון קל, כמו גם את רשימת נושאי המשרה והדירקטורים.
קרא גם: איך להתנהג בבית המשפט?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
