איך לנהל את הכספים העסקיים?
גם אם אתה מנהל את העסק שלך כבעלות יחידה, אתה עדיין רוצה לשמור על הכספים העסקיים שלך בנפרד מהכספים האישיים שלך.
ניהול יעיל של כספים הוא קריטי לצמיחה ולהצלחה של כל עסק קטן. הדרך הקלה ביותר לעשות זאת היא להעסיק מייד רואה חשבון או מנהל חשבונות ייעודי. אם אין לך את המשאבים להזמין איש מקצוע, נצל את הנהלת החשבונות ותוכנות פיננסיות אחרות כדי לעקוב אחר תזרים המזומנים שלך וליצור דוחות. כך תוכלו להישאר בראש הרווחים ולפעול במהירות למזעור הפסדים.
שיטה 1 מתוך 4: לקיחת תשלומים ותשלום הוצאות
- 1צור תקציב ובדוק אותו באופן קבוע. תקציב הוא חיוני אם אתה רוצה שהעסק שלך יהיה רווחי. סיווג את ההוצאות הרגילות של העסק שלך כדי לקבוע כמה הכנסה העסק שלך צריך לייצר.
- יצירת תקציבים מרובים יכולה להיות מועילה. לדוגמה, ייתכן שתרצה ליצור כזה במינימום מכירות, כך שתדע כיצד להקצות את הכסף כאשר לא נכנס הרבה.
- השתמש בתקציב שלך כדי לתכנן את צמיחת העסק שלך, כגון העסקת עובד חדש או הרחבת הפרסום והשיווק שלך.
- 2פתח חשבון בנק עסקי נפרד. גם אם אתה מנהל את העסק שלך כבעלות יחידה, אתה עדיין רוצה לשמור על הכספים העסקיים שלך בנפרד מהכספים האישיים שלך. ערבוב הנכסים שלך יחד יכול לגרום לבעיות אם אתה מבוקר, או נתבע על ידי נושה עסקי.
- אל תיקח כסף מחשבון הבנק העסקי שלך כדי לשלם עבור הוצאות אישיות. אם אתה זקוק לכסף מהעסק, תייג אותו כמשוך מהעסק והעביר תחילה את הכסף לחשבון הבנק האישי שלך.
- 3החליטו אילו סוגי תשלום תקבלו. קיום מגוון אפשרויות תשלום מהווה נוחות עבור לקוחותיך. לכל אמצעי תשלום יש עלויות וסיכונים משלו שתרצו לקחת בחשבון.
- מזומן הוא אמצעי התשלום הפשוט ביותר, אך מהווה סיכוני ביטחון. אם אתה מתכוון לקחת מזומנים, קיים כספת מאובטחת ותכנן לבצע הפקדות בנקאיות רגילות.
- אם ברצונך לקחת כרטיסי אשראי או חיוב, בדוק את השירותים השונים כדי למצוא את השירות המתאים ביותר לצרכיך ולתקציב הכולל שלך. בדרך כלל עליכם לשלם דמי מנוי עבור השירות, בתוספת עמלה לעסקה. ייתכן שתרצה לדרוש סכום קנייה מינימלי לכרטיסי אשראי או חיוב.
- 4תקן את תנאי התשלום. עליכם לקיים מדיניות שקובעת כללים לתשלום המוצרים והשירותים שלכם. החל כללים אלה על כל הלקוחות, במקום ליצור תנאי תשלום עבור לקוחות בודדים באופן חלקי.
- תנאי תשלום אוניברסליים יקלו על הנהלת החשבונות שלך ויכולים להחליק את תהליך האיסוף שלך. אם אתה מחיל את אותם תנאים בכל הלוח, אתה גם לא צריך לדאוג לזכור את הסדרים שקבעת עם כל לקוח.
כדי לנהל את הכספים העסקיים שלך, עליך לבחור בשיטת החשבונאות במזומן או בצבירה ולהשתמש בה באופן עקבי.
שיטה 2 מתוך 4: מעקב אחר תזרים מזומנים כולל
- 1בחר את שיטת החשבונאות שלך. כדי לנהל את הכספים העסקיים שלך, עליך לבחור בשיטת החשבונאות במזומן או בצבירה ולהשתמש בה באופן עקבי. בשיטת המזומנים אתה רושם מכירות והוצאות כאשר הכסף אכן מחליף ידיים. לעומת זאת, בשיטת הצבירה אתה רושם מכירות והוצאות כשהן מתקיימות, ולא כאשר הכסף מחליף ידיים.
- לדוגמא, נניח שאתה קבלן בנייה ומקבל חשבונית. אם היית משתמש בשיטת המזומנים, היית רושם את ההוצאה בספרים שלך כאשר שילמת בפועל את החשבונית. עם זאת, אם היית משתמש בשיטת הצבירה היית מקליט אותה ביום שקיבלת אותה, גם אם לא שילמת אותה במשך מספר ימים או שבועות.
- חשבונאות מזומנים עובדת טוב יותר אם יש לך עסק קטן העוסק בעיקר בעסקאות נקודת מכירה. אם אתה מתמודד עם חוזים גדולים יותר שלא משולמים בבת אחת, שיטת הצבירה עשויה להיות אפשרות טובה יותר עבורך.
- 2רשום את כל המכירות וההוצאות. הגדר מערכת כך שכל המכירות וההוצאות יוכנסו לספרים ביום התרחשותם, לפי שיטת החשבונאות שבחרת. רק ביצוע הספרים על בסיס חודשי או רבעוני עלול לגרום לשגיאות.
- אם יש לך חנות, אתה יכול להשתמש במערכת נקודת מכירה כדי לעקוב אחר מכירות ולהפיק דוחות שבהם תוכל להשתמש בקלות כדי ליישב את הספרים שלך בכל יום.
- כאשר יש לך עובדים או שותפים אחרים שקונים דברים עבור העסק, ודא שאתה מקבל את הקבלות בהקדם האפשרי כדי שתוכל לעדכן את הספרים שלך.
- 3רכשו תוכנת הנהלת חשבונות. ישנן מספר תוכניות הנהלת חשבונות, כגון QuickBooks, שתוכלו לרכוש ולהשתמש בהן לניהול הכספים העסקיים שלכם. מרבית התוכניות הללו מסודרות כך שתשלמו דמי מנוי חודשיים לשימוש בשירות.
- כשאתה משתמש במנוי, פלטפורמת תוכנה כשירות, הנתונים שלך מאוחסנים בענן, כך שלא תצטרך לדאוג לאבטחה או לאובדן נתונים.
- ניתן לחבר תוכניות אלה לחשבונות הבנק העסקיים שלך, כרטיסי האשראי, ומערכות אחרות, כך שרבים מהמידע מוזנים בספרים שלך באופן אוטומטי.
- 4שכר רואה חשבון אם אתה זקוק לעזרה. אם אין לך השכלה וניסיון בהנהלת חשבונות וניהול חשבונות, ייתכן שתרצה להעסיק מישהו שיעשה זאת. במיוחד אם שאלת כסף להקמת העסק שלך, איש מקצוע יכול לעזור לך להימנע מטעויות שעלולות להיות יקרות.
- פנה לרשות הרישוי או הרגולציה המקומית כדי לוודא שלכל איש מקצוע פיננסי שאתה רוצה להעסיק יש את כל ההשכלה והאישורים הנדרשים, ושהרישיונות שלהם פעילים ונקיים מכל פעולות משמעת.
- אם אינך יכול להרשות לעצמך שמישהו יעבוד עבור העסק שלך במשרה מלאה, ייתכן שתוכל להתייעץ עם רואה חשבון מעת לעת, או להשתמש במנהל חשבונות מדי פעם כדי לעבור על הספרים שלך ולתקן שגיאות כלשהן.
ישנן מספר תוכניות הנהלת חשבונות, כגון QuickBooks, שתוכלו לרכוש ולהשתמש בהן לניהול הכספים העסקיים שלכם.
שיטה 3 מתוך 4: הפקת דוחות כספיים
- 1הורד תוכנת הנהלת חשבונות כדי לפשט את יצירת הדוחות. כאשר אתה משתמש בתוכנת הנהלת חשבונות, יש לך גם את היכולת להפיק את הדוחות הכספיים שאתה צריך בלחיצת כפתור. עם זאת, הדוחות שנוצרו טובים רק כמו המידע שהכנסת לתוכנה.
- עברו על המכירות וההוצאות שלכם לפני שתפיקו את הדוחות הסופיים. השלימו את הספרים שלכם עם הקבלות והצהרות חשבון הבנק שלכם כדי לוודא שהמידע נכון.
- לאחר שתהיה מרוצה מהמידע, לחץ דרך כדי ליצור את הדוחות שלך. בדרך כלל תתבקש להזין את התאריכים שברצונך שהדוח יכסה, ואת המידע הספציפי שתרצה לכלול.
- 2צור דוחות רווח והפסד רבעוניים (p & l). דוחות ה- P&L שלך הם בין הכלים החשובים ביותר להערכת העסק שלך והצמיחתו. תוכניות הנהלת חשבונות רבות יפיקו עבורך דוחות אלה אם תזין את פרמטרי הדוח הרצוי.
- ה- P&L שלך מתחיל בסך המכירות שלך. לאחר מכן תגרע ממכירות אלה את עלות המוצרים או השירותים שנמכרו כדי לקבל את הרווח הגולמי שלך.
- קח את הרווח הגולמי שלך והחסיר הוצאות אחרות, כגון שכר דירה או כלי עזר, ממספר זה. תישאר עם הרווח הנקי שלך לתקופת הזמן.
- דוחות P&L חשובים במיוחד אם אתה צופה צורך בהלוואות לעסקים קטנים או במימון חיצוני אחר.
- 3הכן דוחות כספיים רבעוניים של העסק. בנוסף לתשלומי הכספים שלך, ישנם כמה דוחות אחרים, כגון דוח תזרים המזומנים והמאזן שלך, המסייעים לך לקבוע לאן הכסף זורם פנימה והחוצה מהעסק שלך.
- דוח תזרים המזומנים שלך מדווח על גידול או ירידה בכסף הזורם לעסק שלך. תוכלו לראות במהירות את כמות המזומנים בהישג יד ומה עשיתם איתם, וכן מאיפה הגיע הכסף הזה (בין אם ממכירות או ממקורות אחרים, כמו הלוואה).
- המאזן מסכם את הנכסים וההתחייבויות של העסק שלך. זה יועיל במיוחד אם יש לך כרטיס אשראי לעסקים, או אם נטלת הלוואה לעסקים קטנים כדי לסייע במימון הקמת העסק שלך.
- 4עדכן את התחזיות שלך על סמך תזרים המזומנים שלך בפועל. התוכנית העסקית שלך כוללת ככל הנראה תחזיות תזרים מזומנים ורווח מספר שנים לעתיד. בזמן שאתה מפעיל את העסק שלך, תרצה לבדוק מעת לעת ולוודא שהתחזיות הללו עדיין מדויקות בהתחשב בביצועים העסקיים שלך בפועל.
- בדוק את התוכנית העסקית שלך ועדכן אותה פעמיים בשנה. אתה גם רוצה לעדכן את זה בכל עת שאתה מבקש הלוואה לעסקים קטנים או מחזר אחרי משקיעים, כך שיש להם את המידע העדכני ביותר כדי לקבל את החלטתם.
- תלוי איך הביצועים בפועל משתווים לציפיות הראשוניות שלך, ייתכן שתרצה להתאים חלק מהיעדים העסקיים שלך ותוכניות לצמיחה או הרחבה.
גם אם אתה מנהל את העסק שלך כבעלות יחידה, מספר זיהוי מס נפרד לעסק שלך יעזור לשמור על הפרדה בין הכספים העסקיים והאישיים שלך.
שיטה 4 מתוך 4: הגשת מיסי עסק
- 1קבל מספר זיהוי מס נפרד לעסק שלך. גם אם אתה מנהל את העסק שלך כבעלות יחידה, מספר זיהוי מס נפרד לעסק שלך יעזור להפריד בין הכספים העסקיים והאישיים שלך.
- אם יש לך עסק בארה"ב, תוכל לקבל מספר זיהוי מעסיק (EIN) באופן מקוון בקלות באתר האינטרנט של מס הכנסה. פשוט עבור אל https://sa.www4.irs.gov/modiein/individual/index.jsp והתחל את הבקשה שלך.
- במדינות אחרות, התייעץ עם איש מקצוע בתחום המס או עו"ד עסקי כדי לברר מה אתה צריך לעשות כדי לתעד נכון את העסק שלך לצורכי מס.
- 2בחר את שנת המס שלך. לצורכי מס, אתה יכול להשתמש בשנה הקלנדרית, או בכל תקופה של 12 חודשים שמתחילה בתאריך מסוים. ברוב המקרים, הכי קל להשתמש בשנה הקלנדרית. כאשר אתה בוחר את שנת המס שלך, עליך להשתמש בה בעקביות כל עוד אתה נשאר בעסקים. בדרך כלל, אינך יכול לשנות זאת מאוחר יותר.
- רוב העסקים משתמשים בשנה הקלנדרית כשנת המס שלהם. אם אתה חושב להשתמש בתקופה אחרת של 12 חודשים, ייתכן שתרצה להתייעץ תחילה עם עורך דין או איש מקצוע בתחום המס.
- 3שמור תיעוד של הוצאות השתתפות עצמית. כאשר אתה מנהל עסק משלך, יש לך את היכולת לנכות הרבה מההוצאות הקשורות לעסקים שלך על המסים שלך. ניכויים אלה מורידים את הרווחים שלך ומקטינים את חבות המס של העסק שלך.
- באופן כללי, כל דבר שתקנה לצורך ניהול עסקים יהיה לניכוי חלקי לפחות. ההוצאה חייבת להיות סבירה. אם אינך בטוח במשהו, שמור את הקבלות ודון בכך עם איש מקצוע מוסמך.
- הוצאות כגון שכירות ושירותים עבור שטחים מסחריים, מחשבים וציוד משרדי הן דוגמאות להוצאות עסקיות שבדרך כלל ניתנות לניכוי.
- 4השתמש בפחת עבור נכסים ומתקנים יקרים יותר. אם אתה קונה משהו לשימוש בעסק שלך שאתה מצפה להשתמש בו במשך שנים רבות, אתה בדרך כלל לא יכול לנכות את כל העלות בבת אחת. במקום זאת, אתה מנכה חלק ממנו למשך מספר שנים.
- פרק הזמן ומשך הזמן בו אתה יכול לתבוע פחת תלוי באופן סיווג ההוצאה ובאורך חיי השימוש שלה. אלה מוגדרים על ידי הממשלה.
- אם יש לך כמות משמעותית של רכישות המופחתות, רצוי שאיש מקצוע מיסים יבצע את המסים שלך, כך שתוכל לוודא שאתה פוחת אותם בשיטה הנכונה ולקבל את הניכוי המרבי האפשרי.
- 5בדוק את חובות המס והרישוי מול המדינה או השלטון המקומי שלך. ממשלות ומדינות מקומיות עשויות גם למס על עסקים, או לדרוש ממך לשמור אישורים או רישיונות אם ברצונך להפעיל את העסק שלך.
- לאיגוד העסקים הקטנים המקומי שלך או לשכת המסחר בדרך כלל יהיה מידע על הרישיונות הנדרשים להפעלת עסק קטן באזורך.
- בקר באתר של מדינתך או ברשות המסים הממשלתית המקומית שלך כדי לגלות אילו מיסים עליך לשלם כבעל עסק. לדוגמא, אם יש לך עובדים אתה נדרש בדרך כלל לשלם עבור ביטוח הפיצויים של העובד.
- 6הגדר את הלנת הנכונות הנכונה לכל עובד. אם אתה מעסיק עובדים רגילים ומשלם להם משכורת או שכר לפי שעה, עליך למנוע מסים פדרליים וביטוח לאומי ממשכורותיהם. יתכן שתצטרך למנע מיסי מדינה.
- עסקים קטנים רבים מתקשרים עם שירות שכר כדי לדאוג להלנתם ולהנפיק משכורות עבורם. שוחח עם בעלי עסקים באזורך כדי לגלות כיצד הם מטפלים בשכר.
- 7שלם מיסים משוערים רבעוניים. כבעל עסק, בדרך כלל עליך לשלם מיסים על בסיס רבעוני ואז להתפייס בדוח המס העסקי בסוף השנה. ייתכן שמדינתך העריכה גם דרישות להגשת מס.
- בהתאם לאופי העסק שלך, ייתכן שיהיה עליך לגבות מס מכר ממלכתי או מקומי עבור כל הרכישות.
- 8השתמש בשירות הכנת מס בכדי לפשט את התהליך. לחברות רבות המציעות שירותי הנהלת חשבונות יש גם שירותי הכנת מס. חיבור החשבונות ביחד יכול לחסוך לכם טרחה רבה מכיוון שהם יסווגו באופן אוטומטי את הניכויים שלכם ויעריכו עבורכם תשלומי מס רבעוניים.
- כמו בשירותי הנהלת חשבונות, שירותי הכנת מס טובים רק כמו המידע שאתה מכניס לתוכם. אם אינך בטוח אם משהו זכאי לניכוי, שוחח עם איש מקצוע מוסמך.
קרא גם: איך קונים מסעדה?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
