כיצד לנהל רשומות עסקיות למס הכנסה?
פעל על פי כללים אלה כדי להבטיח שאתה שומר את הרשומות העסקיות שאתה זקוק למס הכנסה. חלק 1 מתוך 3: בחירת סוגי הרשומות העסקיות שאתה צריך לשמור.
בכל שנה, העסק שלך יצטרך להגיש מסים עם מס ההכנסה (IRS). דוח המס שאתה מגיש הוא סיכום מידע, אשר מס הכנסה ישתמש בו כדי לקבוע את חבות המס של העסק שלך. מכיוון שההחזר עצמו הוא רק סיכום, תצטרך לנהל רשומות עסקיות טובות במקרה שמס הכנסה ירצה לבדוק את עבודתך (למשל, במקרה שתבקר). למס הכנסה יש כללים בנוגע לאילו סוגי רשומות יש לשמור וכיצד צריך לנהל רשומות אלה. פעל על פי כללים אלה כדי להבטיח שאתה שומר את הרשומות העסקיות שאתה זקוק למס הכנסה.
חלק 1 מתוך 3: בחירת סוגי הרשומות העסקיות שאתה צריך לשמור
- 1העריך את סוג העסק שיש לך. סוג הרשומות העסקיות שאתה צריך לשמור קשור ישירות לסוג העסק שיש לך. לתאגידים יהיו דרישות רישום שונות מהבעלות היחידה, ולבעלות היחידה יהיו דרישות שונות משותפויות. אם זו הפעם הראשונה שאתה פותח עסק ומגיש מיסים עסקיים פדרליים, בדוק איזה סוג דרישות הדיווח יש לך.
- אם אתה תאגיד C או S, תידרש להגיש טופס IRS 1120 כדי לדווח על הכנסות עסקיות. טופס 1120 מחייב גילוי מעמיק לגבי מקורות הכנסה וניכויים מסוימים.
- אם אתה שותפות, תידרש להגיש טופס מס הכנסה 1065 כדי לדווח על הכנסותיך. בעוד שטופס 1065, כמו טופס 1120, מחייב אותך לזהות הכנסות וניכויים, סוגי ההכנסות והניכויים שיהיו לך שונים מאוד.
- עיין בטפסי המס וקבע אילו סוגי רשומות נדרשים לעסק שלך.
- 2בדוק אם למס הכנסה יש כללים ספציפיים לניהול רשומות. באופן כללי, מס הכנסה אינו דורש שמירת סוג ספציפי של רשומות. במקום זאת, תוכל לבחור לשמור כל סוג של תיעוד המסייע לך להוכיח את הכנסות והוצאות העסק שלך. עם זאת, בנסיבות מוגבלות מסוימות, מס הכנסה עשוי לדרוש ממך לשמור סוג מסוים של רשומות.
- אם אתה חדש במס עסקים פדרלי ואינך בטוח אם אתה צריך לשמור על סוג מסוים של רשומות, פנה למס הכנסה.
- 3וודאו שיש לכם רישומים מדויקים של כל ההוצאות וההכנסות העסקיות. לא משנה באיזו שיטה אתה משתמש לניהול רשומות עסקיות, אתה צריך להיות מסוגל להציג בבירור את ההכנסות וההוצאות של העסק שלך. המערכת שיש לך צריכה לכלול סיכום של עסקאות העסק שלך.
- הכנסות עסקיות עשויות לכלול רווחים ממכירת סחורות, דיבידנדים, ריביות, דמי שכירות, תמלוגים ורווחי הון. אם יש לך הכנסה מכל אחד ממקורות אלה, עליך לנהל תיעוד אודותיהם.
- הוצאות עסקיות הן עלויות ניהול העסק שלך. הם חשובים מכיוון שבדרך כלל ניתן לנכות אותם בהחזר המס הפדרלי שלך. דוגמאות להוצאות עסקיות כוללות עלות חומרים, עלות אחסון, עלויות עבודה וכמה עלויות הקמה עסקיות.
סוג הרשומות העסקיות שאתה צריך לשמור קשור ישירות לסוג העסק שיש לך. - 4שמור דקות לוח אם אתה מנהל תאגיד. אם אתה מנהל תאגיד, אתה מוזמן לשמור הערות לישיבת הדירקטוריון. מס הכנסה עשוי לבקש הערות אלה אם יבחרו לבצע ביקורת עלייך.
- 5אוסף מסמכים תומכים. ככל שהעסק שלך פועל, תיצור מסמכים תומכים. יש לשמור את המסמכים התומכים שלך מכיוון שהם יספקו את המידע הדרוש למילוי בספרי העסקים שלך (למשל, כתבי עת ופנקסים). המסמכים התומכים כוללים:
- תלושי מכירה
- חשבונות בתשלום
- חשבוניות
- קבלות
- תלושי פיקדון
- צ'קים בוטלו
חלק 2 מתוך 3: קביעת אופן ניהול רשומות עסקיות
- 1בחר שיטת חשבונאות. לפני שתגיש את ההחזר המס הכנסה העסקי הראשון שלך, עליך לקבוע כיצד אתה מדווח על הכנסותיך והוצאותיך. יש להשתמש בשיטת החשבונאות שתבחר גם לניהול הספרים וגם לניכוי ההכנסה החייבת שלך. אם ברצונך לשנות את שיטת החשבונאות שלך בהמשך הדרך, תצטרך לקבל אישור מס הכנסה. מס הכנסה בדרך כלל מאפשר לבחור בשיטת המזומנים או בשיטת הצבירה.
- לפי שיטת המזומנים, תדווח על כל ההכנסות באותה השנה שקיבלתם. תנכה הוצאות במהלך שנת המס שתשלם להם.
- על פי שיטת הצבירה, תדווח על הכנסות בשנה בה אתה מרוויח אותה, למרות שאולי לא תקבל את ההכנסה עד מאוחר יותר. תנכה הוצאות בשנת המס שנגרמות להן, ללא קשר למועד שאתה משלם אותן.
- 2השתמש ביומנים ובפנקסים. מערכת ניהול הרשומות בה אתה משתמש צריכה לסכם במדויק את העסקאות העסקיות שלך (אשר נקבעות באמצעות המסמכים התומכים שלך). מרבית העסקאות העסקיות נרשמות בעיתונים ובפנקסים. אתה יכול לקנות יומנים ופנקסים בחנות ציוד המשרדים המקומית שלך. כתבי עת הם ספרים המשמשים להקלטת כל עסקה עסקית המוצגת באמצעות המסמכים התומכים שלך. ייתכן שיהיה עליך לשמור יומנים מרובים עבור עסקאות המתרחשות לעיתים קרובות. ספר ספרים הוא ספרים המכילים את הסכומים מכל כתבי העת שלך.
- לדוגמא, כעסק קטן שמוכר סחורות, ייתכן שתקבל קבלות כאשר אתה מוכר מחשבים ניידים, קונה חלקים למחשבים ניידים ומוכר מחשבים שולחניים. לכל העסקאות הללו יהיו מסמכים תומכים. בסוף כל יום השתמש במסמכים התומכים ורשום את העסקאות בעיתונים שלך. השתמש בפנקס הספרים כדי לאסוף את כל המידע במקום אחד.
- 3החלט אם תשמור ספרי עותק קשיח או רשומות אלקטרוניות. בשלב זה, ככל הנראה אתה שומר מסמכים תומכים, כתבי עת, פנקסים ורישומים שונים אחרים אודות העסק שלך. אם אתה שומר אותם בעותק קשיח, הם כנראה תופסים לא מעט מקום. מס הכנסה אמנם מאפשר לך לשמור עותקים קשים של כל דבר, אך ייתכן שתשקול לאחסן את הרשומות שלך באופן אלקטרוני. כשתעשה זאת, תוכל להזין נתונים מהר יותר, לאחזר רשומות במהירות ולהעביר רשומות למס הכנסה במהירות אם הם יבקשו.
- אם תבחר להשתמש במערכת אחסון אלקטרונית, עליך לוודא שהיא עומדת בתקני מס הכנסה. מערכת האחסון שלך חייבת להיות מסוגלת לאנדקס, לאחסן, לשמור, לאחזר ולשכפל את כל הרשומות שלך בפורמט קריא.
- מס הכנסה יכול לבדוק את המערכת האלקטרונית שלך כדי לוודא שהיא עומדת בסטנדרטים שלהם.
מס הכנסה דורש ממך לשמור את הרשומות העסקיות שלך לפרק זמן מסוים, תלוי מה הרשומה. - 4שמור ערכת רשומות נפרדת עבור כל עסק שיש לך. אם יש לך יותר מעסק אחד, כל עסק חייב לנהל רישומים משלו. סביר להניח שלכל עסק יש דרישות רישום משלו ואינך רוצה לערבב אותן. בנוסף, אם מס הכנסה יחליט לבצע ביקורת על העסק שלך, הם רק ירצו לראות את הרשומות שלך עבור העסק הנבדק, ולא את כל העסקים שלך.
- 5סכם את העסקאות שלך. ברגע שיש ברשותך את כל החומרים הדרושים כדי לשמור רשומות טובות ואתה יודע אילו רשומות לשמור, יהיה עליך ליצור מערכת לסיכום העסקאות שלך כדי שהרשומות שלך יהיו מעודכנות ומדויקות. לדוגמה, עסק קטן בדרך כלל יסכם את העסקאות העסקיות שלהם על ידי ביצוע הפעולות הבאות:
- אוסף את כל המסמכים התומכים מדי יום
- ניהול פנקס צ'קים לעסקים
- מסכם את תקבולי המזומנים שלך מדי יום
- סיכום תקבולי המזומנים שלך מדי חודש
- ניהול יומן תשלומי צ'קים
- מילוי גליון עבודה של פחת
- ניהול רישום פיצויים בעבודה
- 6בדוק את עבודתך. כשאתה ממשיך לנהל רישומים עסקיים לצורכי מס, חזור על הרשומות האלה ובדוק אותם בשלמות ודיוק. אם אתה משתמש במערכת כניסה אחת, הנהלת החשבונות שלך פשוט תתבסס על דוחות רווח והפסד המבוססים על קבלות ותשלומים יומיים וחודשיים. הנהלת חשבונות מסוג זה היא פשוטה אך לא מאזנת את עצמה. לכן, אם אתה משתמש במערכת מסוג זה, עליך לבדוק מדי שבוע אם יש שגיאות ולוודא שהספרים שלך מאוזנים.
- אם אתה משתמש במערכת כניסה כפולה (כלומר יומנים ופנקסים), לכל חשבון יהיו שתי עמודות, אחת לחיוב והשנייה לזיכויים. מדובר באיזון עצמי מכיוון שתמיד תרשמו כל עסקה גם כחיוב וגם כזיכוי. כל עוד עמוד האשראי שלך שווה לעמוד החיוב, הספרים שלך טובים.
חלק 3 מתוך 3: שמירת רשומות עסקיות זמינות עבור התיקים
- 1להבין את הערך של רשומות עסקיות מדויקות. רשומות טובות הן המפתח לניהול עסק מצליח. מלבד צורך בהם במקרה שתבקר על ידי מס הכנסה, רשומות עסקיות יכולות לעזור לך:
- עקוב אחר התקדמות העסק שלך
- הכן לך דוחות כספיים
- זהה את מקורות הקבלות שלך
- עקוב אחר הניכויים האפשריים
- היכונו למסים
- תמכו בהחזר המס שלכם
- 2העריך את אחריותך לספק רשומות מדויקות. באחריותך, כבעלים של עסק, לגבות כל מידע שתכלול בדוח מס הכנסה העסק שלך. אם אתה מבוקר, מוטלת עליך האחריות להוכיח שהרישומים, הניכויים וההצהרות שלך בדוח המס שלך מדויקים. תוכיח את הדברים האלה על ידי מתן מס הכנסה למס הכנסה. לכן, אם ברשותך רשומות עסקיות מדויקות ומלאות, תמיד תוכל להוכיח את הטענות שאתה טוען על הגשת המס שלך.
למס הכנסה יש כללים בנוגע לאילו סוגי רשומות יש לשמור וכיצד צריך לנהל רשומות אלה. - 3קבע איזה סוג תקליט יש לך. מס הכנסה דורש ממך לשמור את הרשומות העסקיות שלך לפרק זמן מסוים, תלוי מה הרשומה. לדוגמא, אם יש לך עובדים, עליך לשמור את כל רישומי מס העבודה לפרק זמן מוגדר.
- 4מצא את תקופת המגבלות הרלוונטית. יש לשמור את רשומות העסק שלך כל עוד מס הכנסה יזדקק להם על מנת לנהל את קוד המס. פרק זמן זה נקרא תקופת המגבלות, שהיא פרק הזמן בו תוכלו לתקן את החזר המס, לתבוע זיכוי, לתבוע החזר כספי או למס הכנסה להטיל מיסים נוספים. השעון מתחיל לפעול בפרק זמן זה מתאריך היעד של החזר מס הכנסה העסק שלך. לכן, אם תגיש את מסי העסק שלך שבוע מוקדם, השעון לשימור שיא לא יתחיל רק כעבור שבוע, בתאריך הרשמי הרשמי.
- לדוגמה, אם אתה חייב מס נוסף, תקופת ההתיישנות היא שלוש שנים. אם אינך מגיש החזר מס, מס הכנסה יכול לבקש את רישומי העסק שלך לפרק זמן בלתי מוגבל באותה שנה מסוימת.
- 5הפוך רשומות לזמינות בקלות על פי בקשה. אם מס הכנסה נמצא בתקופת המגבלות והם מבקשים לראות את הרשומות שלך, עליך להעמיד אותם לרשותך. מס הכנסה יידע אותך כיצד הם רוצים את הרשומות ותוכל לומר להם אם יש לך אותם בצורה אלקטרונית או קשה. מכיוון שאתה עלול למצוא את עצמך מקבל ביקורת, אתה תמיד צריך להיות מוכן. שמור את הרשומות שלך באזור בטוח ועמיד בפני אש. בנוסף, אם אתה שומר את הרשומות שלך באופן אלקטרוני, הקפד לגבות אותם.
- 6השמד רשומות רק כאשר אתה בטוח שאין צורך בהן עוד. למרות שחשוב לנהל רישומי מס כל עוד יש צורך בכך, זה גם נוהג עסקי טוב להרוס רשומות כשאתה מסוגל לעשות זאת. השמדת רשומות מפנה מקום פיזי לתקליטים חדשים ומקלה על אחזור הרשומות.
- לעולם אל תשמיד רשומות עסקיות עד שתהיה בטוח ב 100% שאין צורך בבודד. אם אתה משמיד רשומות בצורה לא תקינה, אתה יכול להיקנס בקנס או אפילו להיכלא.
קרא גם: כיצד לסקור דוח כספי?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
