איך מכינים מודל של תהליכים עסקיים?
אמנם תהליך זה עשוי להישמע מסובך, אך בניית מודל התהליך העסקי משלך היא פשוטה אם פעל לפי הצעדים הנכונים.
מידול תהליכים עסקיים, הנקרא גם פשוט דוגמנות תהליכים, הוא שיטה להמחשת תהליכים של עסק כך שניתן יהיה להבין אותם בקלות ולשפר אותם. מידול תהליכים הוא חלק מרכזי בניהול תהליכים עסקיים (BPM) ולעתים קרובות משתמש בסוג מסוים של ארגון המכונה סימון דוגמנות תהליכים עסקיים (BPMN), הדומה לתרשים זרימה. מנהלי עסקים משתמשים לעיתים קרובות במודל תהליכים כדי לבצע שיפורים בתהליך עסקי, החל במודל "כפי שהוא", המציג את התהליך הנוכחי, ועובדים לקראת מודל "לעתיד להיות", המייצג גרסה יעילה יותר של המקור. תהליך. אמנם תהליך זה עשוי להישמע מסובך, אך בניית מודל התהליך העסקי משלך היא פשוטה אם פעל לפי הצעדים הנכונים.
חלק 1 מתוך 3: הכנה להכנת המודל
- 1הגדר את התהליך שאתה מדגמן. הגדירו תהליך בפעילות העסקית שיש לו נקודת התחלה ותפוקה ברורים. התהליך יכול להיות פשוט, כמו הפניה מחדש של תלונת לקוח, או מורכב, כמו כל תהליך ההזמנה והמשלוח של מוצר מקוון. התהליך יכול לכלול רמת מחלקה או ארגון עסקי אחד או כמה מכל אחת מהן. לא משנה מה התהליך שתמדדו, רק היו בטוחים שניתן לפצל אותו בקלות לחלקים ברורים עם קשרים קלים לזיהוי ביניהם.
- לדוגמא, תהליך אחד שניתן לעצב בקלות יחסית הוא קבלת הזמנה מקוונת ובדיקה האם ללקוח יש את הכסף לשלם עבורו ואם הפריט במלאי. התפוקה היא שההזמנה בודקת (במלאי, ניתן לשלם עליה) ונשלחת למחלקת המשלוח.
- 2זהה את נקודת המוצא של התהליך. כל תהליך דורש שלב ראשון, שיכול להיות מציאותי הכל. עם זאת, נקודת המוצא של תהליך עסקי צריכה להיות מה שמעלה את התהליך שלך לפעולה. במילים אחרות, את הקלט הוא מבקש העסק להמיר לתפוקה. נקודות התחלה בדרך כלל מתחלקות לאחת מכמה קטגוריות:
- אירועים חיצוניים. אלה כוללים התחלת עסקה או התראה מועברת ממערכת עסקית אחרת. לדוגמא, בעיה במערכת אוטומטית הדורשת תשומת לב אנושית היא אירוע חיצוני.
- הגעה לתוכן. עבור מערכות ניהול תוכן, נקודת המוצא עשויה להיות הגעתו של מסמך חדש או צורה אחרת של תוכן.
- התערבות אנושית. זה כולל תלונות לקוחות והתערבות אנושית אחרת בתוך העסק ומחוצה לו.
- לדוגמא הקודמת, נקודת המוצא היא קבלת הזמנת לקוח.
- 3הפרד בין השלבים השונים בתהליך. לאחר מכן, יהיה עליך לזהות כל שלב בודד בתהליך שלך וכיצד הוא מחובר לשלבים האחרים. ברמה הכללית ביותר, יתקיימו אירועים (צעדים שאינם דורשים שום פעולה מצד העסק), פעילויות (המבוצעות על ידי העסק בתגובה לקלט) ושערי החלטה (מתחלקים בתהליך בו נתיב התהליך נקבע מסייג כלשהו). בין אובייקטים אלה ישנם מחברים שיכולים להיות חיצים מלאים (זרימת פעילות) או מקווקו (זרימת הודעה / מידע).
- בשנת סימון מידול תהליכים עסקיים מסורתי (BPMN), הצעדים מיוצגים על ידי צורות שונות בהתאם לפונקציה שלהם. לדוגמא, אירועים הם מעגלים, פעילויות הם מלבנים ושערי החלטה הם יהלומים.
- בדוגמה הקודמת, נשתמש בצעדים כגון "הזמנת לקוח" (אירוע), "הזמנת תהליך" (פעילות), "בדוק אשראי" (פעולה), "אשראי?" (שער החלטה שמוביל לאחת משתי פעולות אחרות, תלוי בקביעה "כן" או "לא", וכן הלאה.
בדוגמה הקודמת, נשתמש בצעדים כגון "הזמנת לקוח" (אירוע), "הזמנת תהליך" (פעילות), "בדוק אשראי" (פעולה), "אשראי?" - 4הבהיר מי או מה מבצע כל שלב. על מנת להפוך את התהליך שלך לברור ככל האפשר, עליך לקבוע איזה חלק בעסק משלים כל שלב. חלקים שונים של התהליך עשויים להסתיים על ידי מחלקת הנהלת חשבונות, שירות לקוחות או מימוש הזמנות, למשל. לחלופין, עבור עסק קטן, צעדים אלה עשויים להסתיים על ידי אנשים ספציפיים. ב- BPMN, האדם או המחלקה המשויכים לכל פעילות מסומנים על ידי מעצב ליד המדרגה או על ידי "מאגר", חלוקה אופקית בתרשים הזרימה שמראה איזה חלק בעסק מבצע כל שלב. ניתן לחלק את הבריכות ל"נתיבים ", המציינים חלק מסוים של החברה או האדם בתוך הבריכה.
- לדוגמא הקודמת, אנו עשויים פשוט לכתוב מחוץ לשלב "בדוק אשראי" כי פעולה זו מבוצעת על ידי פלטפורמת הקמעונאות המקוונת של העסק (אם זה המקרה).
- 5החליטו באיזה סוג דוגמנות להשתמש. BPMN יכול ללבוש צורות רבות, החל מדוגמנות רציפה ומודל סיבתי. זה יכול להיעשות גם באמצעות כל דבר, החל מתוכנות מיוחדות וכלה בהערות פוסט-או או בלוח לבן. על העסק שלך לבחור איזו שיטה מתאימה ביותר לעבודה עם מודל התהליך שלך. עם זאת, זכור כי מודלים אלה בדרך כלל עובדים בצורה הטובה ביותר עם קלט קבוצתי, כך שאולי עדיף לך להשתמש בסוג הדוגמנות שאליו ניתן לעבוד בקלות על ידי הקבוצה.
חלק 2 מתוך 3: יצירת מודל כפי שהוא
- 1וודא שאתה יכול לסדר מחדש חלקים לפי הצורך. כשאתה יוצר את המודל שלך, ודא שאתה יכול להסתובב בכל שלב לפי הצורך. יתכן שתגלה שחלקים מסוימים של המודל ניתנים לאיחוד, לנוע ולהזמנה מחדש כדי לגרום למערכת לזרום בצורה יעילה יותר. וודא גם כי ניתן להזיז את התוויות המשויכות לכל שלב, אם בכלל, עם הצעד.
- 2התחל עם תחילת התהליך ובצע את הרצף. התחל על ידי הכללת נקודת ההתחלה של התהליך בפינה השמאלית העליונה של כל פלטפורמה בה אתה משתמש להמחשת התהליך. זהה כל שלב שלאחריו, כולל החלטות ביניהן, ומקם את הצעדים לפי הסדר מהראשון. בדוק כל שלב כשאתה מוסיף אותו כדי לוודא שאין צעדים בין שלב זה לקודם. המשך עד שהגעת לפלט התהליך העסקי. בדוגמה הקודמת, הצעדים שלך עשויים להיות כדלקמן:
- הזמנת לקוח (אירוע) לעיבוד הזמנה (פעילות) לבדיקת אשראי (פעילות) לזיכוי? (שער החלטה).
- אם האשראי של הלקוח לא נבדק, היית עובר לשלב יצירת קשר עם הלקוח (פעילות), ומסמן את החץ בין השלבים בתווית "לא". לאחר מכן תעבור לבטל את ההזמנה (פעילות).
- אם האשראי של הלקוח בודק (תגובה "כן"), היית עובר לבדוק מלאי (פעילות) ומחבר את השלבים עם חץ שכותרתו "כן". לאחר מכן, היית בודק את המניה בשער ההחלטות שכותרתה "מניה?".
- אם הפריט נמצא במלאי, תייג את החץ "כן" כמו קודם ושלח את ההזמנה למשלוח (פעילות).
- אם הפריט אינו במלאי, היית עובר ליצור קשר עם הלקוח ולבטל את ההזמנה (שתי הפעילויות).
מידול תהליכים הוא חלק מרכזי בניהול תהליכים עסקיים (BPM) ולעתים קרובות משתמש בסוג מסוים של ארגון המכונה סימון דוגמנות תהליכים עסקיים (BPMN), הדומה לתרשים זרימה. - 3בדוק את המודל שלך. ראשית, בדוק את המודל שלך עם עמית לעבודה או קבוצה. בדוק אם יש חורים פוטנציאליים או צעדים שהוחמצו. לאחר מכן עקוב אחר התהליך העסקי בפועל והשווה אותו למודל שלך. לחלופין, אתה יכול להפעיל את המודל בקבוצת מיקוד או פגישה כדי לראות את הצעדים שאינם זורמים או נותרים בחוץ.
- 4זהה חוסר יעילות או בעיות. לאחר שעברת את המודל שלך כדי לוודא שהוא עובד, התחל להסתכל עליו שוב כדי לאתר אזורים בהם לא נעשה שימוש יעיל במשאבים או בהם לא הושלמו תקשורת או צעדים שצריכים להתרחש. שוב, אם נוכחים עמיתים לעבודה או קבוצת עמיתים שיעזרו לך בכך, זה מוסיף ליכולת שלך למצוא נושאים אלה.
- לדוגמא הקודמת, ייתכן שתבין שהתהליך לא מצליח ליידע את הלקוחות שהפריט עשוי לחזור למלאי בקרוב. פעולה זו מבטלת את ההזמנה שאחרת יכולה להתממש בתוך מספר ימים.
חלק 3 מתוך 3: תכנון המודל לעתיד
- 1שיפורי סיעור מוחות במודל כפי שהוא. בעזרת רשימת הבעיות שלך עם המודל כפי שהוא, זיהוי תיקונים פוטנציאליים לבעיות. יתכן שתגלה כי ניתן לתקן בעיות על ידי התמקדות בשלושה תחומים עיקריים: אוטומציה, תיאום גיאוגרפי והסרת מתווכים. אוטומציה עשויה לעזור לך לצמצם משאבים או זמן שנדרש לצעד. תיאום גיאוגרפי יכול לכלול שלבי מיקור חוץ להפחתת עלות או יעילות. חיתוך מתווכים כרוך בהפחתת מספר המשתתפים בתהליך כדי להפחית את הסיכוי לתקשורת לא נכונה או לקצץ בעלויות. אזורים אחרים לאיתור שיפורים עשויים לכלול:
- מידע: מדידת נתונים נוספים לגבי התהליך למציאת נושאים.
- רצף: סידור צעדים מחדש.
- מעקב: עוזר לך לעקוב אחר התקדמות התהליך.
- אנליטי: משפר את קבלת ההחלטות בשערי ההחלטה.
- לדוגמא הקודמת, תוכלו לחשוב על יישום מערכת לבדיקה מתי פריט שלא במלאי יחזור למלאי ולהתריע בפני הלקוח על זמן אספקה משוער.
- 2זהה כיצד שיפורים יעזרו לעסק או ללקוח. לפני הטמעת מערכת חדשה המבוססת על השיפורים שלכם, וודאו כי השיפורים אכן עוזרים ללקוח או לעסק, או לשניהם. ביצוע שינוי רק בגלל שאתה יכול לגרום לעלויות נוספות מיותרות או יותר טעויות בתהליך.
לאחר מכן עקוב אחר התהליך העסקי בפועל והשווה אותו למודל שלך. - 3בנה את המודל לעתיד. המירו את השיפורים המוצעים שלכם לשלבים והציבו אותם במודל הקודם שלכם כראוי. בדוגמה הקודמת, זה עשוי לכלול יצירת שלב פעילות כדי לבדוק אם הפריט יהיה במלאי זמן קצר לאחר מלאי ההחלטה? והחץ "לא". פעולה זו תוצב לפני הפעילות "צור קשר עם הלקוח" ותשנה את תפוקת הפעילות ההיא מלהודיע ללקוח שהפריט לא יישלח להודעתו מתי הוא יישלח וכי הוא יהיה מאוחר מהצפוי.
- 4יישם את הדגם החדש. בדוק את המודל בשיטה הקודמת ואז הטמיע אותו בעסק שלך. דאג לבדוק את זה באופן קבוע ולבדוק אותו מחדש על חוסר יעילות ונושאים.
קרא גם: כיצד למצוא הצהרת פרוקסי שנתית?
שאלות ותשובות
- מהו המודל של השלבים שלעיל?השלבים שלעיל הם חלק ממודל תהליכים עסקיים המשתמשים במודל רציף.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
