כיצד לארגן נסיגה ארגונית?
זה יעזור לך לזהות את ההצלחות והאתגרים, ויעזור לך להפוך את הנסיגה הארגונית הבאה לטובת עוד יותר.
נסיגה ארגונית יכולה להיות רק שינוי הנוף הדרוש לך בכדי לבצע דברים, לפתור בעיה כלל-חברתית, או פשוט לקבל נקודת מבט חדשה. נסיגות ארגוניות משלבות עסקים עם קצת כיף, מחוץ למסגרת העבודה הרגילה, כדי לעזור להניע עובדים ולקבל רעיונות. עם זאת, חשוב לדעת כיצד לארגן ביעילות נסיגה כך שכולם ייהנו מכך ותפיקו את המרב מזמנכם וכספכם.
שיטה 1 מתוך 3: קביעת מטרה ויעדים
- 1החליטו מה אתם רוצים להשיג עם הנסיגה הכוללת. שאפו לשפר משהו בתוך העסק או לטפל בבעיה. מטרת הנסיגה תעזור לך לתכנן את כל השאר בנושא.
- לדוגמא, אולי הצוות שלך זקוק לתוספת מוראלית, ובמקרה זה מטרת הנסיגה יכולה להיות לאנשים להירגע, ליהנות ולהיות חדורי מוטיבציה.
- אולי התקשורת הייתה קשה בחברה בזמן האחרון, כך שהמטרה יכולה להיות שהעובדים יתחברו וילמדו לתקשר אחד עם השני טוב יותר.
- אם החברה תקועה בניסיון לפתור בעיה מסוימת או לקדם את העסק במובן מסוים, תוכל למקד את הנסיגה בסיעור מוחות ולשאוף לכולם לצאת עם רעיונות עסקיים טריים.
טיפ: הנסיגה שלך יכולה לשלב בין דברים שונים. לדוגמא, יום 1 יכול להתמקד בתקשורת, יום 2 יכול להתמקד ברעיונות עסקיים, ויום 3 יכול להיות רק בילוי כך שכולם יוכלו להירגע ולהתרענן.
- 2הגדר יעדים ספציפיים ומציאותיים שתואמים את המטרה. השתמש במטרה הכוללת עליה החלטת ליצור רשימה של יעדים הניתנים לביצוע ובר השגה. וודאו שמדובר ביעדים שאפשר להגיע אליהם בפועל במסגרת זמן ריאלית.
- לדוגמא, אם המטרה שלך היא סיעור מוחות של רעיונות עסקיים, אז קבע יעד לסיים את הנסיגה עם מספר X של פתרונות פוטנציאליים לבעיה ספציפית, או מספר X של רעיונות למוצרים חדשים.
- אם ברצונך לשפר את התקשורת בין הצוותים, תוכל להגדיר מטרה שכל צוות יבין טוב יותר כיצד צוותים אחרים עובדים וכיצד הם מעדיפים לתקשר. לחלופין, אולי הצוותים שלך עוברים את העבודה מחדש ואתה רק רוצה שאנשים יכירו זה את זה ברמה האישית, כך שיהיה להם יותר נוח לתקשר בעבודה.
- 3שלח סקר לפני הנסיגה כדי לקבל תשומות עובדים. בקש מכל עובד שיעבור לנסיגה למלא באופן אנונימי סקר על מה שמתנהל טוב בחברה ומה ניתן לשפר. קלט זה יעזור לך ליצור את סדר היום לסגת ולתכנן פעילויות.
- שאל שאלות ספציפיות למטרות ולמטרה שהגדרת. לדוגמא, אם ברצונך לשפר את התקשורת, שאל דברים כמו "היכן לדעתך התמוטטות הגדולה ביותר בתקשורת בחברה שלנו?" וכן, "איך לדעתך ניתן לשפר את התקשורת בתוך המחלקה שלך?"
- אתה יכול גם לשאול שאלות רחבות יותר כמו "מה לדעתך החברה שלנו עושה טוב מאוד?" וכן, "מה לדעתך ניתן לשפר בחברה שלנו?"
זה יכול לסבך את הדברים אם אתה מנסה לארגן נסיגה בינלאומית גדולה. - 4השתמש בתוצאות הסקר כדי לשנות את התוכנית שלך לנסיגה. השתמש בתשובות לשאלות הסקר כדי לזהות מגמות על ידי התבוננות בתשובות נפוצות. לטפל בבעיות כשכולם נמצאים יחד בנסיגה.
- לדוגמא, אם הרבה אנשים אומרים שיש בעיה בתקשורת בין מחלקת המכירות למחלקת הפיתוח, תוכלו לכלול סדנאות לעובדי מכירות ופיתוח במהלך הנסיגה לשיפור התקשורת.
- אם אנשים אומרים שהם מרגישים לא מוערכים כשכירים, אתה יכול לקיים מפגשי סיעור מוחות בכדי להמציא רעיונות לדרכים לעזור לאנשים להרגיש מוערכים יותר כאשר הם מבצעים עבודה.
שיטה 2 מתוך 3: ארגון לוגיסטיקה לנסיגה
- 1קבע תקציב לכיסוי כל הוצאות הנסיגה. יהיה עליכם לדעת כמה ניתן להוציא על הובלה, השכרת מתקנים, לינה, אוכל, ציוד וכל בידור. זה יעזור לך לקבוע דברים כמו המיקום ואורך הנסיגה.
- עבוד עם מחלקת הכספים ומקבלי ההחלטות כדי לאשר תקציב ריאלי.
- אם הנסיגה נופלת בימי עסקים שאינם נדרשים בהכרח לשלם לעובדים עבור זמנם (אלא אם כן תרצו בכך), אך אל תגרמו להם לשלם דבר מכיסם עבור הנסיעה. להבהיר לעובדים שהטיול ישולם על ידי החברה על כל ההוצאות.
- אם זו הפעם הראשונה שאתה מארגן נסיגה, זה לא צריך להיות עניין מפואר גדול. אתה יכול להתחיל בקטן, ואז ללמוד מנסיגה ראשונה זו ולהחיל את השיעורים הללו על תכנון משהו גדול וטוב עוד יותר בפעם הבאה.
- 2החליטו על משך הנסיגה ועל התאריכים. נסיגה ארגונית טיפוסית אורכת בין 2-7 ימים. החליטו כמה זמן הוא מספיק כדי להשיג את המטרות שלכם, ואז בחרו תאריכים אליהם תוכלו להודיע והודיעו לחברה.
- כדי לעזור לך להחליט על תאריכים, תוכל ליצור גיליון אלקטרוני עם שלוש אפשרויות תאריכים שונות עבור הנסיגה. בקשו מכולם לחברה למלא באילו תאריכים הם יכולים ולא יכולים להשתתף, ואז בחרו את התאריכים שרוב האנשים יוכלו להשתתף בהם.
- התחל לתכנן 3 חודשים מראש עבור צוותים של עד 10 אנשים, 5 חודשים מראש עבור צוותים של 10-50 אנשים, ו- 8 חודשים מראש עבור נסיגות הגדולות מזה. זה ייתן לך מספיק זמן להבין את שאר הלוגיסטיקה ולמצוא את העסקאות הטובות ביותר.
- 3בחר מיקום שיתאים לקבוצה שלך וליעדים שלך. שקול דברים כמו קלות הגעה, מזג אוויר ואיכות טכנולוגיה שיהיו זמינים. בחר מקום שיהיה מעשי גם (לקיום פגישות או תרגילים אחרים), וגם מהנה, כך שאנשים יוכלו להתחבר, להרהר ולקבל השראה.
- ודא שיש מספיק מקום לפגישות כדי להכיל את מספר האנשים שהוזמנו לנסיגה. אם תערכו הפעלות פריצה קטנות יותר, חפשו מקום שיש בו משרדים או חדרים בנוסף למרחב בו תשתמשו לפגישה שלכם.
- השתמש במרחב בילוי אם הנסיגה שלך שואפת לבנות או לכלול תרגילי בניית צוות. לדוגמה, תוכלו להשתמש במגרש גולף, בחווה אחים, או במפלט טבע עם מסלולי הליכה.
- אם ברצונך לתכנן נסיגה בינלאומית, זכור כי ייתכן שתזדקק לאנשים שיהיו להם אשרות ודרכונים על מנת להשתתף. זה יכול לסבך את הדברים אם אתה מנסה לארגן נסיגה בינלאומית גדולה.
טיפ: מומלץ להגיע עם רשימה של 2-3 מיקומים שונים, למקרה שאין מקום פנוי, מספיק מקום או המתקנים הדרושים.
- 4ספר לינה ותחבורה. יהיה עליך להזמין חדרים במלון לכולם אם במיקום הנסיגה אין מקום לינה. טיסות מילואים במידת הצורך, או תחבורה קרקעית כמו אוטובוס או שאטל אם אתה יכול לנסוע למיקום הריטריט.
- חפש נסיעות מקוון ו אתרי הזמנת למצוא את העסקאות הטובות ביותר על לינה ותחבורה הקבוצה.
- אם תטיס אנשים החוצה, תזדקק לכולם בתאריך הלידה כדי להזמין את הטיסות. תזדקק למספרי הדרכון שלהם אם אתה טס בינלאומי.
- אם הנסיגה תהיה ארוכה או בסוף שבוע, החליטו האם לעובדים תהיה אפשרות להביא בני משפחה. זה לא הכרחי, אבל אם אנשים ייעלמו משם משפחות לתקופה ממושכת, זה שיקול נחמד לתת להם להגיע אם הם רוצים. נכון, זה יהיה הרבה יותר יקר ולא תמיד מציאותי.
זה יעזור להימנע מדברים משתבשים במהלך הנסיגה בפועל שיבזבז זמן ויגרום להסחות דעת. - 5תכנן ארוחות, חטיפים ומשקאות. זה חשוב כדי לשמור על אנשים אנרגטיים ומעורבים במהלך הנסיגה. מציעים ארוחות במשך כל הזמן שהעובדים יהיו בנסיגה. יש מים, קפה ומשקאות אחרים זמינים לאורך כל היום.
- קבע אם שירות האוכל זמין במיקום הנסיגה. אם לא, יהיה עליכם לבחון קייטרינג או שירותי משלוחים בכדי לספק את כל הארוחות הדרושות לכם.
- אם העובדים יוכלו לצאת לבד בשעות הערב, עליכם לכלול רק ארוחת בוקר וארוחת צהריים. שקול לספק מלגה לעובדים לקנות ארוחת ערב משלהם במקרה זה.
- 6תכנן מראש את הציוד והטכנולוגיה שתזדקק להם. קבע אם תזדקק לציוד הקרנה או כל סוג אחר של ציוד טכנולוגי. גלה אם במיקום הנסיגה יש את הציוד הדרוש, או אם תצטרך לספק בעצמך.
- אם במיקום הנסיגה אין את מה שאתה צריך, ואינך מסוגל להביא את כל הציוד הדרוש לך, חפש חברות השכרה מקומיות שיוכלו לספק לך את ציוד הטכנולוגיה הדרוש למשך הנסיגה.
- 7ספק לעובדים חומרים לרישום הערות כדי להקל עליו. דברים כמו מחברות, פנקסים, עטים ועפרונות יקלו על רישום הערות ועזרה במהלך הפעילויות. דאג שתקבל מספיק לכל מי שישתתף בנסיגה.
- אתה יכול לשקול לקבל מחברות מותאמות אישית ומזכרות אחרות לעובדים למזכרת של הנסיגה אם יש לך את התקציב לכך.
שיטה 3 מתוך 3: יצירת סדר היום הנסיגה
- 1בחר מנחה מבפנים או שכר מנחה חיצוני. זה תלוי בך (והתקציב שלך) כיצד אתה רוצה להקל על הנסיגה. מנחה מבחוץ, אם כי יקר יותר, הוא אפשרות טובה מכיוון שיש להם ניסיון להקל על קבוצות גדולות וגם להקל מנקודת מבט ניטרלית.
- אם אתם שוכרים מנחה חיצוני, וודאו שהוא מאומן בתהליכים קבוצתיים וערכתם נסיגות, אימונים או מפגשי פיתוח בעבר. הכן את המנחה שלך על ידי שיתוף רקע החברה כמו גם היעדים ומטרת הנסיגה.
- אם אתה או מישהו אחר מחברתך יקל על הפגישה, ודא שאתה או אותו אדם יישאר ניטרלי במהלך הקלות על פעילויות ופגישות.
טיפ: המנכ"ל או המנהל אינם בחירות טובות עבור מנחים. קשה להם יותר להישאר ניטרלים והעובדים לא ירגישו בנוח.
- 2קבעו כל רמקולים שתרצו מתוך החברה או מחוצה לה. בחר דוברים מתוך החברה שלך והודיע להם מה היית רוצה שהם יתכוננו לחלוק עם העובדים במהלך הנסיגה. מצא מומחים חיצוניים או דוברי מוטיבציה שיכללו בסדר היום הנסיגה אם זה הגיוני בהתאם למטרות שלך.
- לדוגמא, אם אתה מקיים נסיגה בכדי לבוא עם רעיונות עסקיים חדשים, אתה יכול לראשי מחלקות שונות להציג את מה שהם עובדים עליו או מנסים לפתח. אם ברצונך לשפר את התקשורת, תוכל למצוא מתקשר מומחה שיעשה מצגת.
- רמקולים חיצוניים יכולים להשתתף באירוע, אם הם בקרבת מקום או שיש לכם את התקציב להכניס אותם, או להתקשר לשיחת וידאו במהלך האירוע אם הם רחוקים. דאג לתזמן אותם זמן רב מראש (כשלושה חודשים במידת האפשר) כדי לוודא שהם חוסמים את לוחות השנה שלהם ויש להם זמן להתכונן.
נסיגה ארגונית יכולה להיות רק שינוי הנוף הדרוש לך בכדי לבצע דברים, לפתור בעיה כלל-חברתית, או פשוט לקבל נקודת מבט חדשה. - 3צרו סדר יום קפדני בכדי לנצל את הזמן בצורה יעילה. עבוד עם המנחה כדי להכין לוח זמנים של פעילויות יומיומיות שיעזור לך להגיע ליעדים שלך. המשתתפים יאבדו את המיקוד לאחר כ 90 דקות של הרצאות, פגישות או פעילויות אחרות, ולכן יש לכלול הפסקות של 15 דקות כל 90 דקות בסדר היום.
- שימו לב לזמן. אינך רוצה לשמור על אנשים מאוחר יותר ממה שתזמנת אותם. הרכיבו סדר יום המתמקד ביעדים הספציפיים בזמן שהוקצב.
- הפץ את סדר היום מבעוד מועד. מתן הזדמנות לכולם לעיין בסדר היום לפני הנסיגה תעזור להם להרגיש מוכנים יותר.
- 4עודדו את העובדים להתכונן מבעוד מועד. הסבירו לכל מי שישתתף מהן המטרות, מה אתם רוצים להשיג בסך הכל, ושהם יעברו על סדר היום. אמור להם להגיע מוכנים עם שאלות, נושאים שהם רוצים לדון בהם, רעיונות או בעיות שהם רוצים לטפל בהם.
- זה מאוד חשוב כדי להפיק את המרב מהנסיגה שלך. כאשר עובדים מגיעים מוכנים, יש סיכוי גבוה יותר שתשיגו את יעדיכם ותפיקו את המרב מהנסיגה. אם אנשים נכנסים עיוורים ללא מושג למה לצפות ושום דבר לא מוכן לתרום, יהיה הרבה יותר קשה להשיג תוצאות.
- 5ערכו בדיקת מבחן של המתקנים בכדי לוודא שהכל מתנהל בצורה חלקה. להגיע לשם מוקדם ולעשות בדיקה במתקן הנסיגה. בדוק דברים כמו אורות וציוד כדי לוודא שהכל עובד. נסו לשבת במקום בו ישתתפו המשתתפים וודאו שכולם יוכלו לראות ולשמוע טוב.
- זה יעזור להימנע מדברים משתבשים במהלך הנסיגה בפועל שיבזבז זמן ויגרום להסחות דעת.
- בדוק מקומות ישיבה כדי לוודא שיש מספיק מקום, וודא כי פריטי האוכל שלך מוכנים לדרך, ואמת כל לוגיסטיקה אחרת שתרצה להפעיל בצורה חלקה במהלך הנסיגה.
- בקש מהמשתתפים להעריך את הנסיגה הארגונית לאחר סיומה. זה יעזור לך לזהות את ההצלחות והאתגרים, ויעזור לך להפוך את הנסיגה הארגונית הבאה לטובת עוד יותר.
קרא גם: איך להשיג לקוחות?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
