כיצד לערער על מכתב חשבונית?
אם אתה חולק על החשבונית כולה, פשוט ציין שאתה מחלוקת על החשבונית בשלמותה, ואז המשך בסיבות למחלוקת שלך.
אם אתה בעל עסק קטן, אתה רגיל לקבל חשבוניות מספקים או אחרים מהם אתה רוכש סחורות או שירותים. כאדם פרטי, ייתכן שתקבל חשבוניות גם אם אתה מבצע שיפוצים בבית שלך. בדרך כלל חשבוניות אלה מדויקות ואתה משלם את הסכום החייב. אך לפעמים אתה מקבל חשבונית שאינה נכונה - אולי היא מחייבת אותך יותר מהסכום עליו הסכמת, או שהיא כוללת סחורות או שירותים שלא קיבלת. אם אתה צריך לערער על חשבונית, פעולה זו בהקדם האפשרית היא המפתח לשמירה על המוניטין שבנית מול הספק והבטחת עסק חלק יותר בעתיד.
חלק 1 מתוך 3: הערכת הבעיה
- 1עיין בחשבונית שקיבלת מקרוב. גם אם אין לך ספק שהחשבונית שגויה, בדוק אותה שוב וודא שאתה קורא אותה נכון.
- אם יש לך חשבוניות קודמות מאותה חברה, השווה את אלה עם החשבונית הנוכחית וציין את ההבדלים. אלה יכולים לסייע בחשיפת מקור הבעיה. לדוגמא, ייתכן שהחברה לא הצליחה לרשום תשלום עבור החשבונית הקודמת, וכללה את שני הסיכומים בחשבונית הנוכחית. במקרה זה, אספקת הוכחת תשלום בתקווה שתפתור את הבעיה.
- 2בדוק את הספרים שלך או רשומות אחרות. השווה את החשבונית לרשומות שלך כדי לחשב את סכום האי-התאמה.
- לדוגמה, אם החברה טוענת שלא שילמת חשבונית, עליך לכלול עותק של השיק שבוטל ששלחת כתשלום. כל מסמך אחר שברשותך, כגון אישורי דוא"ל שנוצרו אוטומטית או הצהרות בנק המציגות את התשלום המסולק, יכולים גם הם להועיל בהוכחת עמדתך.
- 3בדוק את החוזה שלך. אם יש לך חוזה בכתב עם החברה ששלחה את החשבונית, בדוק בחוזה כדי לגלות את השיטה המוסכמת לפתרון סכסוכים.
- תשלום מותנה בקבלתך את הסחורה או השירותים בצורה התואמת את החוזה. אם החברה מחייבת אותך בגין סחורה או שירותים שלא קיבלת, אינך חייב בתשלום במסגרת החוזה.
- החוזה שלך עשוי לכלול גם מועדים למסירת הודעה על חשבונית שנויה במחלוקת. לדוגמה, החוזה שלך עשוי לומר "כל החשבוניות נחשבות נכונות ומקובלות אם הספק לא יקבל הודעה על סכסוך תוך עשרה ימים מרגע קבלתו."
- 4התקשר לחברה. לפני שאתה כותב מכתב רשמי לחברה, התקשר למספר איש הקשר המופיע בחשבונית כדי לשלול שגיאה פשוטה.
- היו רגועים ואדיבים בטלפון, וציינו שיש לכם שאלה לגבי החשבונית שקיבלתם. אפשר לנציג החברה להסביר לך את החשבונית. אם אתה חולק על כל אחד מהמידע שלה, אמור לה שהסכום שציינה אינו תואם את הרשומות שלך.
- זכור כי המחלוקת יכולה להיות שגיאת משרדית פשוטה או ספרה או נקודה עשרונית שלא במקום. אם ניתן לתקן את הטעות בטלפון, בקש מהאדם שאיתו אתה משוחח לשלוח חשבונית מתוקנת.
- אם אתה מגיע להחלטה כלשהי בטלפון, שלח מיד מכתב בכתב לחברה המאשר את ההסכם שהושג בטלפון. אל תסתמך על הצהרות או הסכמים שנעשו עד שתקבל אישור בכתב על ההסכם, או שקיבלת חשבונית מתוקנת.
בהתאם להקשר של סכסוך החשבוניות שלך, ייתכן שתוכל למצוא שירותי גישור ללא תשלום. - 5אסוף ראיות לתמיכה בטענתך. אם יש לך קבלות או רשומות אחרות המגבות את טענתך שהחשבונית שגויה, צור עותקים שלהן כדי לשלוח לחברה השנייה.
- לדוגמא, נניח שהחברה מחייבת אותך בגין 45 יחידות, אך קיבלת רק 20 יחידות. קבלות האריזה שיש לך עבור 20 היחידות יתמכו בעמדתך.
- 6חקרו את החברה. אם לא עבדתם זמן רב עם החברה, אולי כדאי לכם לברר אם ללקוחות או לעסקים אחרים היו בעיות דומות.
- לדוגמא, תוכלו לבדוק מול הלשכה לעסקים טובים יותר, המציגה תלונות מצד צרכנים ועסקים אחרים. אם לאחרים היו בעיות דומות, גלה האם וכיצד הצליחו לפתור את הסכסוך שלהם.
חלק 2 מתוך 3: כתיבת מכתבך
- 1השתמש במתכונת עסקית נכונה. הדפיס את מכתבך על נייר מכתבים של החברה, במידת האפשר, ועצב את מכתבך כראוי.
- אם אתה אדם פרטי, אתה יכול ליצור נייר מכתבים מקצועי משלך באמצעות אחת מהתבניות הזמינות ברוב היישומים לעיבוד תמלילים.
- בדרך כלל אתה יכול למצוא תבניות באופן מקוון או בתוך יישום לעיבוד תמלילים שיאפשר לך ליצור במהירות ובקלות את המכתב שלך על ידי הזנת המידע הרלוונטי בשדות שעוצבו מראש.
- כלול את תאריך המכתב ואת השיטות בהן אתה שולח אותו - במיוחד אם אתה שולח כפילויות של המכתב בשיטות שונות.
- עבור שורת הנושא של המכתב, לסכם את מטרת המכתב וציין את התאריך של החשבונית, את מספר האסמכתא של החברה על החשבונית, או שניהם. לדוגמה, תוכל לכתוב: "נושא: מחלוקת חשבונית 99537, מיום 7 באוקטובר 2015."
- 2אישור קבלת החשבונית. התחל את מכתבך בזיהוי החשבונית עליה אתה כותב ותודה לחברה ששלחה אותה.
- אם אתה חולק על החשבונית כולה, פשוט ציין שאתה מחלוקת על החשבונית בשלמותה, ואז המשך בסיבות למחלוקת שלך.
- אם חלק מסכום החשבונית אינו שנוי במחלוקת, ייתכן שתרצה להמשיך ולשלוח תשלום עבור סכום זה. אם אתה עושה את זה, יידע אותם מראש.
- לדוגמה, ייתכן שתכתוב: "אני מקבל את החשבונית שלך מיום 7 באוקטובר 2015, ותודה לך על כך. סגור בבקשה מצא צ'ק בסך 120 אירו כתשלום מלא של הסכום הבלתי מעורער."
- כשאתה חותם על ההמחאה שלך, תמוך בו באמצעות ניסוח כגון "צ'ק זה הוא התשלום במלואו והוא סיפוק מלא וסופי של [חשבונית]." זהה את החשבונית באמצעות התאריך שחויבה בו או מספר ההתייחסות שסופק. אם החברה מזדהה או מפקידת את ההמחאה שלך, הסכום התקבל כתשלום מלא.
- פעולה זו עשויה לפתור את המחלוקת מכיוון שאם יתבעו אתכם מאוחר יותר עבור הסכום הנותר עליו אתם חולקים, תוכלו להעלות את האישור כהגנה חיובית.
- 3הסבר את בסיס המחלוקת שלך. אם אתה מצרף מסמכים כלשהם לתמיכה בטענתך, עיין בהם בגוף המכתב ואז צרף עותק.
- היה קצר ויצמד לעובדות. עליכם להימנע מלהאשים או להסיק כי החברה מנסה לרמות אתכם בדרך כלשהי. כל שעליך לעשות הוא להתייחס לעניין כאל שגיאה פשוטה הניתנת לתיקון בקלות - גם אם יש לך סיבה להאמין שזה לא המקרה.
- אם החברה שולחת לך חשבונית עבור סחורות שטרם נמסרו, ספק את הסיבה הזו וציין שתשלם עבור הסחורה עם קבלתה.
- 4ציין כל שיחות טלפון או שיחות אחרות שקיימת. אם שוחחת עם עובדי חברה כלשהם, או עם האדם שאליו אתה פונה למכתב, המכתב שלך אמור לענות על השיחות האלה.
- לדוגמה, ייתכן שתכתוב: "דיברתי עם שרון במשרד החשבונות שלך ב -8 באוקטובר, והיא ציינה שאצטרך לפנות אליך בנושא זה." גם אם נאמר לך שהחשבונית נכונה ואין שום שגיאה, אל תמסור מידע זה בתוך המכתב - זה רק נותן לאדם את היכולת להסתתר מאחורי העובד איתו כבר דיברת ולא לבדוק את העניין אישית.
- אם לא הצלחת להגיע לאף אחד, עליך להזכיר את זה ולהמשיך בגישה שכנראה זו פשוט טעות או אי הבנה.
לדוגמא, ייתכן שהחברה לא הצליחה לרשום תשלום עבור החשבונית הקודמת, וכללה את שני הסיכומים בחשבונית הנוכחית. - 5בקש מהחברה לנקוט בפעולה לתיקון הבעיה. לאחר שתיארת את המחלוקת שלך עם החשבונית, ציין פירוט לגבי האופן שבו ברצונך שהבעיה תיפתר ותתן לחברה מועד להגיב.
- תן לחברה פרק זמן סביר לטיפול בבעיה - שבוע עד 10 ימים מרגע קבלת מכתבך אמור להספיק.
- בשלב זה אינך צריך לאיים שתנקוט בפעולה ספציפית אם העניין לא יפתר לטובתך. די בפשטות לומר שתמשיך אחר אפשרויות אחרות אם המועד האחרון שלך לא יתקיים.
- 6חתמו על המכתב. סיים את מכתבך בפתק תקיף אך לבבי, וכלל את שמך המודפס, עמדתך בחברה שלך ופרטי קשר ישירים.
- הקפד לקרוא אותו ולבדוק אם יש שגיאות הקלדה או שגיאות אחרות לפני שאתה מדפיס וחותם עליו. בדוק שוב מספרים או חישובים מול הרשומות שלך.
- בתחתית מכתבך, ציין את המסמכים שאתה מצרף כדי לתמוך בעמדתך.
- לאחר שסיימתם את המכתב שלכם וחתמתם עליו, הכינו לפחות עותק אחד לרשומותיכם לפני שתשלחו אותו לחברה.
- 7שלח את המכתב שלך. לאחר שחתמת על מכתבך, שלח אותו בדוא"ל עם כל המתחם בהקדם האפשרי לאחר שקיבלת את החשבונית.
- אמנם בדרך כלל יש לך 30 יום להודיע לחברה על סכסוך, במקרים מסוימים יש לך הרבה פחות זמן. לדוגמא, מדינות כמו דלאוור דורשות הודעה על מחלוקת של חשבונית בנייה תוך 7 ימים מרגע קבלתה או שהחשבונית נחשבת כמקובלת כחוק בגין הסכום המופיע בחשבונית.
- ייתכן שתרצה לשלוח את המכתב גם בפקס או בדוא"ל. אם אתם מתכננים לשלוח אותו בשיטות מרובות, וודאו כי הדבר מצוין במכתב מכיוון שהוא ככל הנראה יתקבל אחרון.
- שקול להשתמש בדואר מוסמך או בשירות משלוחים פרטיים כגון FedEx או UPS כדי שיהיה לך הוכחה מתי קיבלה החברה את מכתבך.
חלק 3 מתוך 3: נקיטת צעדים נוספים
- 1עקוב אחרי המועד האחרון שלך. אם נתת לחברה מועד אחרון לפתור את הבעיה ולא שמעת מאיש עד למועד זה, היצמד אליו על ידי התקשרות למעקב באותו יום.
- בהתאם לחומרת הפער, כדאי לך לשקול להפסיק את הקשר שלך עם החברה אם הם לא מוכנים לעבוד איתך כדי לפתור את הסכסוך.
- אם, לעומת זאת, שמעתם מהחברה והם לא מוכנים להתפשר בעניין ומתעקשים שהחשבונית נכונה, יתכן שתצטרכו לנקוט באמצעים אחרים כדי לפתור את הבעיה.
- 2שקול להעסיק עורך דין. אם החברה מסרבת להתמודד אתך, או אם אינך מקבל תגובה כלשהי למכתבך, עורך דין יוכל להשיג תוצאה טובה יותר עבורך.
- עורך דין יכול גם לייעץ לך לגבי האפשרויות המשפטיות שלך אם החברה האחרת תתבע אותך בגין הסכום השנוי במחלוקת.
לדוגמא, מדינות כמו דלאוור דורשות הודעה על מחלוקת על חשבונית בנייה תוך 7 ימים מיום קבלתה או שהחשבונית נחשבת כמקובלת כחוק בגין הסכום המופיע בחשבונית. - 3צרו קשר עם מועצת הרישוי או הסוכנות הממלכתית. אם האדם או החברה שחויבו בך מוסדרים או מורשים על ידי סוכנות ממלכתית, ייתכן שהסוכנות הזו קיימת נהלים לפתרון סכסוכים דומים לשלך.
- לדוגמא, אם אתה בעל בית ויש לך מחלוקת על חשבונית שקיבלת מהקבלן הכללי שעבד בשיפוצים בביתך, ייתכן שתוכל להגיש תלונה למועצת קבלני הבנייה של המדינה שלך. שים לב שחלק ממדינות כגון אורגון דורשות שתמסור הודעה מוקדמת בכתב לקבלן המציינת במפורש את כוונתך להגיש תלונה למועצה, לפחות 30 יום לפני שתגיש את התלונה.
- 4שלח מכתב נוסף. תוכן המכתב השני שלך ישתנה בהתאם לתגובה שקיבלת מהראשון שלך, אך בדרך כלל צריך להיות באותה מתכונת עם גוון חזק ומוצק יותר.
- התייחס למכתב הקודם שלך ולכל שיחה או התכתבות שקיימת עם החברה בינתיים, ואז חזור על עמדתך ועל כל המסמכים שצרפת למכתב המקורי.
- אם יש לך חוזה כתוב, עיין בשיטות הנדונות בחוזה לפתרון סכסוכים והצביע על נכונותך לעמוד בתנאים אלה.
- 5הצע גישור. במיוחד אם יש לך חוזה כתוב הכולל סעיף גישור, שקול להשתמש במגשר צד ג 'ניטראלי כדי לסייע לך להגיע לפשרה.
- גישור מציע דרך מהירה ופחות יקרה לפתור סכסוך בהשוואה לתביעה, ומעודדת אותך למצוא פיתרון המתאים לשני הצדדים.
- בהתאם להקשר של סכסוך החשבוניות שלך, ייתכן שתוכל למצוא שירותי גישור ללא תשלום. לדוגמא, ועדת שיפוץ בית מרילנד מציעה תכנית גישור בחינם עבור בעלי בתי קבלני בניין.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
