כיצד לחשב לקוח?
כשאתה שולח חשבונית ללקוח, עליו להראות מקצועי ולתאר בבירור את השירותים שניתנו. כדי שזה ייראה מקצועי, הקפד לכלול פיסות מידע מרכזיות. השתמש במילה "חשבונית" בטופס, יש מספר חשבונית, תאריך החשבונית ומספר הרכישה אם החשבונית תואמת לחשבון. אתה יכול גם לכלול את מספר הזיהוי שלך במס, או TIN. כדי לתאר את השירותים, הבהיר במפורש בחשבונית איזה שירות ניתן עבור הכסף המבוקש. ציין את העלויות הנוספות, כגון מיסים או דמי טיפול, בתחתית החשבונית. כלול את המחיר ליחידה, כמו גם את המחיר הכולל כדי שהלקוחות שלך יידעו מאיפה כל החיובים. לטיפים כיצד להתאים אישית את החשבונית, המשך לקרוא!
השתמש במילה "חשבונית" בטופס, יש מספר חשבונית, תאריך החשבונית ומספר הרכישה אם החשבונית תואמת לחשבון.
צריך ליצור חשבונית אבל לא בטוח איך לעשות את זה? שליחת חשבוניות טובות יכולה להיות שהחברה שלך מקבלת תשלום על ידי לקוחות רבים יותר, ולכן חשבונית חשובה מאוד עבור עסקים קטנים או אנשים המציעים שירותים. צור חשבונית מקצועית לשיפור חייבים.
חלק 1 מתוך 3: יצירת טופס חשבונית יסודי
- 1לגרום לזה להראות מקצועי. כשאתה שולח ללקוח חשבונית, חשוב שתכלול פיסות מידע מרכזיות, במקום רק לשרבט את הסכום החייב על פיסת נייר.
- השתמש במילה "חשבונית". אל תניח שהלקוח יידע שהחשבונית היא חשבונית אם אינך משתמש במילה זו.
- תן לחשבונית מספר. תרצה לעקוב אחר החשבונית. כדי לעשות זאת ביתר קלות, עליך לכלול מספר זיהוי ייחודי בחשבונית.
- עסקים מסוימים בדרך כלל יוסיפו מספר זיהוי מס (המכונה TIN) בחשבוניות. ברר עם רואה חשבון אם יש לך כזה או שאתה צריך לעשות זאת. לדוגמא, ארגונים ללא כוונת רווח וסוכנויות לטיפול בילדים הם ארגונים מסוימים שיכללו בדרך כלל מספרי זיהוי מס בחשבוניות.
- 2מספר את החשבונית. מספור החשבוניות שאתה שולח אמור לאפשר לך לעקוב אחרין טוב יותר, במיוחד מכיוון שאתה צריך לשמור עותק של כל חשבונית.
- בדרך זו, החשבוניות צריכות להיות מסודרות לפי מספר בהתבסס על תאריך שליחתן. אתה יכול לקנות חשבוניות שכבר ממוספרות, להשתמש בתוכנה שיוצרת אותן עבורך או ליצור משלך ולמנות אותן.
- כלול את מספר הרכישה שהחשבונית תואמת לו אם יש כזה. זה יעזור לך להשתמש בשיטות חשבונאות טובות יותר בחברה שלך.
- התאם אישית את החשבונית על ידי בקשה בחזית אם הלקוחות זקוקים למידע מיוחד כלשהו, כגון מספר זיהוי מעביד או הזמנת רכש. שאל למי יש להפנות את החשבונית אם אתה מתמודד עם לקוח.
- 3תאריך את החשבונית. אם ברצונך לקבל תשלום במועד, עליך לתארך את החשבונית אך גם לציין את תנאי התשלום שאתה מצפה שהלקוח יבצע. יש לאיית תנאים אלה גם בעת הרכישה.
- לדוגמא, החשבונית צריכה לשאת את התאריך בו הונפקה החשבונית עצמה, כמו גם את תאריך הרכישה של הטובין או השירותים.
- בעת רישום תנאי התשלום, הבהירו לצרכן תוך כמה זמן הלקוח צפוי לשלם. לדוגמא, אולי התשלום נדרש בתוך 30 יום.
- יש חברות שבוחרות להציע הנחות. אם כן, תאיית אותם בבירור בחשבונית. לדוגמה, ייתכן שתציע הנחה של אחוז אחד אם הלקוח משלם את החשבונית תוך 30 יום.
אל תניח שהלקוח יידע שהחשבונית היא חשבונית אם אינך משתמש במילה זו. - 4שמור עותק של כל החשבוניות. עסקים קטנים צריכים לשמור תיעוד של כל החשבוניות שנשלחו במשך שש שנים לפחות. זה חשוב לצרכי מס וסתם חשבונאות עסקית טובה.
- רואה חשבון יכול לעזור לך להבין את הכללים והתקנות בנושא שמירת רשומות.
- אפשר לשמור רשומות אלקטרוניות. עם זאת, אם תעשה זאת, שמור עותק גיבוי. פרסם קבלות במזומן באופן מיידי כדי שתוכל לעקוב אחר חשבונות שנותרו מצטיינים, אשר לקוחות שלחו כסף כלשהו ואשר כלל לא שולחים.
- תשלומים בחשבונית הם למעשה אתה מעביר אשראי ללקוח והחוק רואה בכך הלוואה לא מובטחת, כלומר היא לא הובטחה בביטחונות, מה שמקשה על השבת הכסף מלקוח אם אין להם כסף לשלם.
- 5שמור על חשבוניות למינימום. בהתחלה, יכול להיות שיש פחות שולי טעות עבור עסק קטן בכל הנוגע להכנסות, כך שכל תשלום יכול להיות חשוב.
- נסה לשמור על חשבונית למינימום בעת תחילת העבודה וקבל תשלום מראש במזומן במידת האפשר.
- עבור עסקים קטנים רבים לא נדיר ששליש מהחיובים שלך עבריין.
- שקול אם כדאי להציע שירותים בתעריף קבוע מראש ולא בתעריף שעתי יקר יותר, מכיוון שאולי לא תחזיר לך את מה שאתה חייב עם האחרון.
- 6השתמש בשירות חשבוניות אלקטרוניות. שירותים כאלה, למרות שהם עולים כסף, יכולים לעזור לך לעקוב ולארגן את החשבוניות שלך ולגרום להם להראות מקצועיים יותר.
- שירותים מסוימים מאפשרים לך ליצור ולשלוח חשבוניות בדוא"ל, למשל. אתה יכול לראות אילו חשבוניות שולמו ולשלוח תזכורות למי שלא. יש גם אפליקציות שישלחו חשבוניות בטלפון.
- חלק מהשירותים כוללים היסטוריה מלאה של חשבון הלקוח. זה יכול לעזור לך לעקוב אחר לקוחות, כמו גם תשלומים.
- חלק מהשירותים מאפשרים לך להוסיף את לוגו החברה שלך לחשבונית ופשוט לדרוש ממך למלא תיבות מקוונות כדי לעדכן את הסכום. ישנם רבים משירותים אלה המוצעים באמצעות האינטרנט.
חלק 2 מתוך 3: כולל התוכן הנכון
- 1תאר את השירות בצורה ברורה. עליך להבהיר במפורש איזה שירות ניתן עבור הכסף המבוקש בחשבונית עצמה. היה ספציפי, לא מעורפל.
- חשבונית טובה אמורה להבהיר מאוד מה הלקוח הזמין. ציין את העלויות הנוספות, כגון מס, דמי טיפול או תוספות אחרות. בתחתית החשבונית הציגו את הסכום הכולל.
- בנוסף לתיאור בפירוט על מה מחויב הלקוח, עליך לכלול את כמות הסחורות או השירותים שנרכשו. במקרים מסוימים, ייתכן שמדובר בחיוב של שעות.
- כלול את המחיר ליחידה, בנוסף למחיר הכולל. לפעמים הלקוחות מחויבים בתעריף אחיד למשך שעות או יחידות רבות, ולעתים הם קונים רק יחידה אחת של משהו.
- 2כלול את פרטי הקשר שלך. אחד החלקים החשובים ביותר במידע שעליך לכלול בחשבונית הוא כיצד ניתן ליצור קשר עם החברה שלך ולאן הלקוח צריך לשלוח את הכסף.
- אל תניח שהלקוח יודע למה החשבונית מיועדת. ודא ששם החברה שלך ברור עליו, כמו גם כתובת ומספר הטלפון שלך. הלקוח אולי ירצה להתקשר לחברה בשאלות בנוגע לחשבון, לכן יש לכלול מספר שירות לקוחות במידת האפשר.
- כלול את פרטי הלקוח. חשוב מאוד להבהיר במפורש מי רכש את הסחורה והשירותים ומתבקש לשלם. אז הקפידו לכלול גם את פרטי הלקוח, וקבלו מידע טוב מהלקוח בחזית, כדי שלא תצטרכו לחפש אותו.
- זה יכול להיות רעיון טוב להכשיר את ההזמנה על ידי הכללת שם איש הקשר שהגיש אותה בפועל או אישר את הרכישה במקרה שאתה מתמודד עם חברה. תוכל גם להוסיף את שם איש הקשר בחברה שלך שלקח את ההזמנה.
כשאתה שולח חשבונית ללקוח, עליו להראות מקצועי ולתאר בבירור את השירותים שניתנו. - 3שקול להוסיף הערה אישית. בסופו של דבר, אתה רוצה שהלקוח יחזור לרכוש עוד סחורות ושירותים, אז כדאי שתשקול להתאים אישית את החשבונית.
- יש עסקים שמוסיפים תיבות הודעה בחשבוניות שבהן הם יכולים להודות ללקוחות על חסותם. מחקר אחד מצא שהוספת "בבקשה" או "תודה" לחשבונית מגדילה את הסיכויים שישולמו ב -5 אחוזים.
- פשוט, תודה על העסק שלך או שאנחנו מעריכים את ההזדמנות לעזור לך לעבור דרך ארוכה לבניית קשרים חזקים עם לקוחות.
- לפעמים חברות משתמשות בתיבת הודעות חשבונית כדי לציין מידע חשוב על חשבון הלקוח או לכלול פרטי קידום מכירות.
- 4שים את מסגרת הזמן לתשלום בחשבונית. רצוי לכלול זאת בגופן מודגש או באותיות קיזוז כך שקשה לפספס. בדרך כלל חלונות התשלום הם 30, 60 או 90 יום.
- הבהירו כיצד הלקוח צריך לבצע את התשלום, לאן לשלוח אותו ולמי הלקוח צריך לשלוח אותו. אתה רוצה לכלול את כל הפרטים שלקוח ישמש כתירוץ לאי תשלום.
- נסה להימנע משימוש במילים "עם קבלה" כאשר אתה מבקש תשלום במסגרת זמן מסוימת. לקוחות מסוימים עשויים לטעון שלא קיבלו את החשבונית. ספק את התאריך בו הועברו הסחורה או השירות. תאריך את החשבונית עם התאריך שבו היא נשלחה.
- כלול משהו כמו " תשלום בתשלום בתוך 30 יום". הסכים לתנאי התשלום בחזית לפני שאתה מספק את המוצר או השירות.
חלק 3 מתוך 3: הגדלת הסיכויים שלקוחות משלמים את החשבונית
- 1שקול משלוח אלקטרוני. ניתן בימינו למסור חשבוניות בצורה אלקטרונית וכן עותק קשיח. יש לקוחות שמעדיפים את זה וזה יכול להוביל לתשלומים רבים יותר.
- כמה מחקרים מצאו כי עסקים מקבלים תשלום מהיר יותר אם הם שולחים חשבוניות מקוונות. תשלומים אלקטרוניים יכולים גם לחסוך לך כסף על ידי הפחתת עלויות נייר והם מסייעים בביטול הונאות שיכולות להיות קשורות לבדיקות מבוססות נייר.
- יש חברות שמאפשרות ללקוחות לבחור. תשלומים אלקטרוניים לא יעבדו עבור חלק מהלקוחות, כמו למשל אלה עם ראייה ירודה או שאינם יודעים להשתמש במחשבים, אז תנו ללקוחות אפשרויות.
- תשלומים אלקטרוניים נוחים גם עבור לקוחות מסוימים, שאולי אין להם זמן לרכוש בולים, ללכת לסניף הדואר או לטפל בדרך אחרת בחשבוניות נייר. קשה להם יותר לטעון שמעולם לא קיבלו את החשבונית.
- 2שקול לגבות דמי איחור או ריבית. אם אתה עדיין לא עושה זאת, אחת הדרכים בה אתה יכול לחייב את הלקוחות לשלם היא לגבות ריבית בגין איחור בתשלומים או לגבות עמלות מאוחרות.
- לקוחות עשויים לתת עדיפות לחשבוניות שגובות ריבית ואגרות מאוחרות על פני אלה שלא, ולשלוח את החשבונית שלך לראש ערימת התשלומים שלהם.
- היה ברור ביותר בחשבונית (ובחזית במעמד הרכישה) כמה תגבה בריבית או בעמלות מאוחרות ומתי.
- לדוגמא, תוכל להודיע ללקוח שהוא או היא יחויבו בדמי ריבית של 2 אחוזים לחודש בגין איחור בתשלומים. בדוק עם חוקים ותקנות באזורך לגבי חיוב ריבית.
- 3מציעים תמריצים. ניתן להניע לקוחות לשלם את החשבוניות באמצעות חיזוק שלילי (כגון חיובי ריבית או עמלות מאוחרות), אך ניתן גם לעודד אותם לעשות זאת באמצעות חיזוק חיובי.
- לדוגמא, החשבונית יכולה לכלול הנחה של 1 או 2 אחוזים על התשלום הכולל אם הלקוח משלם מוקדם (ציין את מסגרת הזמן בצורה ברורה מאוד). להציע דברים כמו שוברי מתנה, סחורה, זיכויים או הנחות עתידיות על מוצרים אם הלקוח משלם במסגרת זמן מסוימת.
- תמריצים חיוביים עוזרים לבנות נאמנות למותג ולרגשות חיוביים אצל הלקוחות. זכור שאף אחד לא נהנה לקבל שטר בדואר ובסופו של דבר אתה רוצה שהלקוח ירכוש ממך שוב.
- לפעמים עסקים מציעים ללקוחות התנחלויות מוקדמות לדאוג לסכום מכיוון שהוא יכול להיות טוב יותר מאשר לקבל כלום. וודאו שהלקוח אכן קיבל את החשבונית באמצעות בדיקת כתובת הלקוח.
הלקוח אולי ירצה להתקשר לחברה בשאלות בנוגע לחשבון, לכן יש לכלול מספר שירות לקוחות במידת האפשר. - 4קבע את הסיכון של הלקוח לאי תשלום. לפני שמספקים סחורות ושירותים ללקוח מראש, קבע אם הלקוח עשוי לשלם.
- דרוש מזומנים מראש מאנשים הנמצאים בסיכון של אי תשלום. כמה גורמים שיש לקחת בחשבון הם האם ללקוח יש דפוס ותיק של תשלום חשבוניות במועד.
- כמה גדול הלקוח? זה יכול לעבוד בשני הכיוונים. אם החברה איתה אתה מתמודד גדולה מאוד, יתכן שהם נוטים יותר לשלם את חשבונותיה. עם זאת, הסיכון לאובדן גדול יותר אם החברה לא תשלם.
- קבע כמה סיכון אתה יכול להרשות לעצמך לקחת והאם אתה יכול להמר על לקוח מסוכן יותר. שקול אם אתה מטפח את הלקוח על בסיס ארוך טווח או שמדובר במבצע חד פעמי.
- שים לב למינוח החשבונית: נטו 30 פירושו שכל הכסף נדרש 30 יום לאחר תאריך החשבונית, אך ככל הנראה הלקוחות לא יכירו תנאים עסקיים כאלה.
- חשבונית מרושלת יכולה לעלות לכם כסף.
קרא גם: כיצד לציין סגירות במכתב?
שאלות ותשובות
- איזה עותק של החשבונית מגיע ללקוחות?תן ללקוח את המקור ואתה שומר את העותק (לרוב צהוב או ורוד). חשבוניות מסוימות כוללות גיליון צבעוני שלישי שאתה נותן לרואה החשבון שלך.
- כיצד ניתן לנסח חשבונית אם ברצונך שתשלם אותה באופן מיידי?אתה צריך פשוט לומר שאתה רוצה את החשבונית בתשלום מיידי. עם זאת, זה יכול להיות יעיל יותר לספק לצרכן חלון כלשהו, גם אם זה "אנא שלם את החשבונית תוך 5 ימים." שקול לגבות ריבית או עמלות מאוחרות בגין אי תשלום.
שאלות ללא מענה
- אילו סיומות קבצים מקובלות בעת הכנסת לוגו העסק? ניסיתי לעשות דוגמה עם הלוגו, אך כשבוחנים את החשבונית שנשלחה, הלוגו לא מופיע.
- האם מספר רישום חברה הוא דרישה חוקית בחשבוניות של לקוחות?
תגובות (1)
- זה היה מועיל. אני אוהב את הפורמט שלב אחר שלב ושהוא לא מניח שהקורא יודע דבר על חשבונית. תודה!
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
