כיצד לחשב מזומנים קטנים?
כדי להתחשב במזומן זעיר, צור יומן עסקאות המכסה את התאריך, האדם שהשתמש בכסף המזומנים, תיאור העסקה וכל פיקדונות או הוצאות אחרים. תרצה לרכוש גם קופסת נעילה עבור המזומנים והקבלות. הפקיד 75 € -370 € בכדי להקים את הקרן וודא שיש לך שטרות קטנים וגדולים כמו גם מטבעות. לבסוף, הקצה לאפוטרופוס או לקופה להיות אחראי על קרן המזומנים הזעירים בכדי לשמור על עקביות ואבטחה. לטיפים כיצד לחדש את קרן הכסף הזעיר, המשיכו לקרוא!
האפוטרופוס או הקופאית של תיבת המזומנים הקטנים אחראי על פריסת כספים קטנים במזומן תמורת קבלות בכתב, מילוי מזומנים בקרן בעת הצורך, והקלטת פריטים שנרכשו או ששולמו בכספי כסף מזומנים.
כל עסק מבצע רכישות קטנות מדי יום עבור פריטים כגון ציוד משרדי, חותמות, דמי משלוח ופריטים שונים אחרים. כתיבת צ'ק לפריטים כאלה גוזלת זמן ויקרה. הקמת קרן מזומנים קטנה מאפשרת לבעל עסק לשמור על שליטה ולחשב את ההוצאות במינימום עלויות וטרחה אדמיניסטרטיבית. אם אתה מבצע כמה צעדים, אפשר להקים ולנהל חשבון במזומן זעיר בקלות.
חלק 1 מתוך 2: הקמת מערכת המזומנים הזעירים
- 1רכשו קופסת נעילה. כשאתה מקים קרן מזומנים קטנים, עליך לקנות קופסת נעילה שתחזיק את המזומנים הזמינים לשימוש ואת הקבלות על ההוצאה. אתה זקוק לארגז מתכת קטן שיכול להתאים בקלות למגירת שולחן. לתיבה זו יכול להיות נעילת שילוב או נעילת מקשים, תלוי מה הכי מתאים למשרד הספציפי שלך. כך או כך, זה צריך להיות מאוד בטוח כדי להרתיע אנשים מלהתעסק בתיבה.
- אתה צריך שיהיה לך קופסה גדולה מספיק כדי להחזיק את כל הכסף והתקבולים, אבל קטנה מספיק כדי להיות בולטת ולהסתתר בקלות. ודא שקיבלת אחד עם מגש כסף כדי שניתן יהיה לארגן את החשבונות והשינוי בקלות.
- אלה זמינים ברוב חנויות הנייר מכתבים או ציוד משרדי.
- 2הקצאת אחריות לקופת המזומנים הקטנים. ברגע שיש לך מקום לאחסן את הכסף, עליך להקצות אדם שאחראי על תיבת המזומנים והחשבון. האדם שאתה מקצה צריך להיות זמין בדרך כלל לכל עובד שעשוי להזדקק למזומנים קטנים, כגון פקיד חשבונאות או עוזר מנהלי.
- האפוטרופוס או הקופאית של תיבת המזומנים הקטנים אחראי על פריסת כספים קטנים במזומן תמורת קבלות בכתב, מילוי מזומנים בקרן בעת הצורך, והקלטת פריטים שנרכשו או ששולמו בכספי כסף מזומנים.
הקבלות צריכות להיות שוות להפרש בין המזומן הראשוני בחשבון המזומנים הקטנים לבין המזומנים שנותרו לפני ההחזר. - 3אחסן את תיבת המזומנים הקטנים. יש לשמור את קופסאות הכסף הקטנות מחוץ לטווח הראייה במגירה סגורה. המגירה צריכה להיות בשולחן האפוטרופוס או במגירה אחרת שקל לאפוטרופוס להגיע אליה. את השילוב או המפתח לפתיחת התיבה יש לשמור במגירה אחרת, אולי על שרשרת המפתחות של האפוטרופוס. זה תלוי מי עוד צריך גישה לתיבה ואם יש לך יותר מאפוטרופוס אחד.
- כדי להוסיף שכבת הגנה נוספת, המגירה בה אתה שומר את הקופסה יכולה להיות גם נעילה. זה יספק ביטחון נוסף לכסף שנשמר שם.
- אם יש לך יותר מאדם אחד שזקוק לגישה לתיבת המזומנים, חשוב להכין מספר מפתחות או למצוא תיבה שמגיעה עם מפתחות נוספים.
- 4קבע את מגבלת הנסיגה. מזומנים קטנים אינם מיועדים להחליף או להימנע משליטה חשבונאית בהוצאות. הוא מוגדר כנוחות לרכישות קטנות שאינן מצדיקות כתיבת צ'קים. עליך לקבוע את סכום העסקה המקסימלי לטיפול באמצעות מערכת המזומנים הזעירים. בדרך זו, ניתן לטפל בכל עסקה מעל סכום זה בתהליך הרכישה הרגיל.
- לדוגמא, חברה עשויה להגביל עסקאות במזומן זעיר ל -37 אירו או פחות. כל עיסקה מעל 37 € תעבור כחשבון רגיל לתשלום.
- 5להפקיד מזומנים לקופת המזומנים הקטנים. ברגע שיש לך את היסודות מכוסים, אתה צריך להכניס כסף למזומן קטן. עליך לכתוב צ'ק לאפוטרופוס כדי להקים את הקרן בתחילה. סכום הצ'ק אמור להספיק בכדי לטפל ברוב הרכישות במזומן לתקופת הזמן שתבחר, אך לא כל כך גדול שיעודד גניבה. לאחר שהמחאה מזומנת, יש להכניס את הכסף לתיבת המזומנים הקטנים.
- סכום התחלתי טיפוסי הוא בין 75 € -370 €
- הקפד לשמור את כל עדות השטרות במגירת המזומנים הקטנים. אתה צריך לקבל כמה 15 €, כמה 7,50 €, מספר טוב של 3,70 €, וסכום הגון של 0,70 €. אתה צריך גם מטבעות. זה יקל על החזר תשלומים מזומנים.
לאחר מכן מפקד האפוטרופוס את הצ'ק ומפקיד את הכספים בתיבת המזומנים הקטנים, ומשקם את היתרה ההתחלתית של קרן הכסף הזעיר. - 6צור יומן עסקאות במזומן זעיר. עם התשלום הראשוני הראשון למזומן זעיר, על האפוטרופוס להתחיל יומן של העסקאות שעוברות דרך תיבת המזומנים הקטנים. זה יכול להיות יומן חשבונאות פשוט בכתב יד או גיליון אלקטרוני מקוון שמנהל את האפוטרופוס. על האפוטרופוס לקופת מזומנים לשמור על קשר עם כל עסקה על ידי הצבתה ביומן. צריכה להיות שורה לתיאור העסקה, כגון ציוד משרדי או דמי משלוח. צריך גם להיות עמודה לסכום שהוצא ולאדם שהשתמש בכסף המזומן.
- כמו כן, אמור להיות עמודה להפקדות לחשבון כדי לעקוב אחר מתי מתמלאת הקרן. את התשלום הראשון למזומן זעיר יש לשים ביומן כפיקדון במזומן קטן. אז ניתן לנכות את כל העסקאות מסכום זה.
- 7הקים את קרן הכסף הזעיר ברישומי החשבונאות של החברה. חשבונות מזומנים וקטנות הם שניהם חשבונות נכסים. בעת פתיחה ראשונית של קרן המזומנים הקטנים, מזומנים פשוט מועברים מחשבון נכס אחד למשנהו ללא השפעה על יתרת נכסי הארגון. ברגע שקרן המזומנים הזעירים הופכת להיות ישות משלה, עליכם לעקוב אחריה כחשבון נפרד שניתן לתכנן כמו כל חשבון אחר.
- העסקאות המתבצעות בחשבון החברה לפתיחת קרן המזומנים הקטנים צריכות להיות זיכוי מחשבון המזומן בגין סכום הצ'ק הניתן לכסף מזומן. לאחר מכן תוכל לתמלל את העסקה לקופת המזומנים הקטנים כחיוב במזומן לחשבון, אשר יקבע את יתרתה הראשונית מ- 0 € לסכום שהפקדת לקרן.
- בשלב זה לא הייתה הוצאה ממשית מכיוון שהכסף פשוט הועבר מחשבון אחד של החברה למשנהו, ולכן סך נכסי החברה ללא שינוי.
- 8התחל להשתמש בכסף. ברגע שיש מספיק מזומנים בתיבת המזומנים הקטנים, העסק יכול להתחיל להשתמש בו לעסקאות קטנות. על האפוטרופוס לדרוש קבלה על כל רכישה במזומן זעיר. כאשר מוצג בפניו קבלת הרכישה, על האפוטרופוס לציין את תאריך ושם הרוכש על הקבלה ולהפקיד את הקבלה בתיבת המזומנים הקטנים.
- על האפוטרופוס להחזיר לרוכש גם שינוי מדויק בגין הרכישה.
- האפוטרופוס יכול גם לתת מקדמה על מזומנים קטנים על מנת לקנות משהו. החברה יכולה להמציא מערכת שבה האדם שעומד לקנות משהו מגיע לאפוטרופוס לקבלת מקדמה במזומן. האפוטרופוס יכול לסמן את הרכישה ביומן כדי להסביר מה הרוכש מתכוון לקנות עם המקדמה הכספית וכמה יש צורך. לאחר שהקונה קונה את המוצרים שאליהם יצא, עליו לחזור לאפוטרופוס עם הקבלה והשינוי.
העסקאות המתבצעות בחשבון החברה לפתיחת קרן המזומנים הקטנים צריכות להיות זיכוי מחשבון המזומן בגין סכום הצ'ק הניתן לכסף מזומן.
חלק 2 מתוך 2: ניהול ההוצאות הכספיות הקטנות
- 1מלא מחדש את המזומנים. פקיד הנהלת החשבונות צריך לחדש את סכום המזומנים בקרן הכסף הזעיר בתדירות הנדרשת. על האפוטרופוס להתחיל יומן נוסף בכל פעם שהקרן מתחדשת. על האפוטרופוס למסור את הרשימה המלאה ואת התקבולים הנלווים לפקיד החשבונאות המיועד. הוא יבקר את התקבולים, יבדוק את תוספת התקבולים המזומנים, וירשם צ'ק לאפוטרופוס על הסכום הכולל שהוצא על מנת להשלים את הקרן.
- לאחר מכן מפקד האפוטרופוס את הצ'ק ומפקיד את הכספים בתיבת המזומנים הקטנים, ומשקם את היתרה ההתחלתית של קרן הכסף הזעיר.
- אם לא משתמשים בכסף המזומנים כל כך הרבה פעמים או אם יש סכום גדול יותר בקופסה, לעולם לא תוכל להשתמש במזומן הקטן. במקרים אלה הפקיד יכול לחדש את מה שהוצא פעם בחודש על מנת לעקוב אחר ההוצאות ולעזור בחשבונאות המזומנים הקטנים.
- אם תגלה שאתה זקוק ליותר כסף במזומן הקטן שלך, תוכל להגדיל את יתרת הקרן בכל עת. כל שעל פקיד רואי החשבון לעשות הוא לכתוב צ'ק לאפוטרופוס על הסכום הנוסף. לדוגמא, אם היתרה הראשונית של 75 אירו אינה מספיקה לתשלום ההוצאות ברוב הזמן, הגדל את הקרן ל -150 אירו על ידי כתיבת צ'ק לאפוטרופוס למשך שנייה נוספת של 75 אירו. על האפוטרופוס לבצע את ההליך הרגיל למילוי מחדש.
- 2התחשבו בעסקאות המזומנים הקטנים. לאחר השלמת רשימת העסקאות מהאפוטרופוס המזומנים הקטנים, פקיד החשבונות יאשר כי קיימת קבלה עבור כל עסקה, וכי הוצאות מתווספות כראוי לחישוב הסכום. לאחר מכן עליו למיין כל קבלה בקטגוריית ההוצאות המתאימה ולסכם את ההוצאות עבור כל קטגוריה.
- קטגוריות הוצאות נפוצות המשתמשות במזומן קטן כוללות דמי משלוח, ציוד משרדי והובלה.
- אין צורך לבצע רישום עבור כל עסקה שכן הוצאה קטנה אינדיבידואלית אינה משמעותית בתפעול החברה. רשום אותם כסכומים מלאים בכל קטגוריה.
- חשוב לוודא שסכום התקבולים השווה לסכום שהיה בתחילה בחשבון המזומנים הקטנים. כל וריאציה עשויה להיות שהרכישה לא סופקה. לדוגמה, אם היה לך 75 € בחשבון המזומנים הקטנים, ברגע שהוא מתרוקן, אתה צריך לקבל 75 € קבלות.
- המזומנים הראשוניים כריצת מזומנים זעירים ממשיכים לעיתים נדירות ל 0. הקבלות צריכות להיות שוות להפרש בין המזומן הראשוני בחשבון המזומנים הקטנים לבין המזומנים הנותרים לפני ההחזר.
- בהתאם לכך, ההמחאה להחזר צריכה להיות שווה לסך התקבולים ולהחזיר את קרן הכסף הזעיר ליתרה המקורית.
- 3רשום את ההוצאות. לאחר מיון וסכום התקבולים בכל אחת מקטגוריות ההוצאות, על פקיד הנהלת החשבונות לרשום כראוי את ההוצאות הנלוות לתקבולים המזומנים הקטנים.
- עליו לזכות את חשבון המזומן תחילה בסכום ההחזר הכולל למזומן זעיר, מה שמקטין את יתרת חשבון המזומן הראשי באותו סכום.
- לאחר מכן עליו לחייב את חשבונות ההוצאות האישיים עבור הסכומים שהוצאו בכל אחד מהם. סך החיוב בחשבונות ההוצאות ישווה לזיכוי חשבון הכסף הזעיר.
- לדוגמא, אם יש לך 150 אירו קבלות במזומן זעיר, יהיה עליך לרשום את זה 150 € בחשבונות ההוצאות המתאימים. אם כל 150 € היו "הוצאות משרד", היית מחייב את חשבון הוצאות המשרד 150 €
- החשבונות עבור כל סוג של הוצאה יגדלו בסכום שהוצא בכל קטגוריה כדי להראות שהחברה הוציאה כל כך הרבה על אותם פריטים. לאחר מכן, הרווח הנקי של החברה יקטן בסכום שהוצא על דוח ההוצאות.
קרא גם: איך לקנות אחוז מעסק?
שאלות ותשובות
- מהו פריט שאינו מזומן הכלול במזומן זעיר?אין פריטים שאינם במזומן הכלולים במזומן זעיר. הוצאות שאינן מזומנות נרשמות כהוצאות רגילות ואינן חלק ממערכת המזומנים הזעירים.
- האם רישום חשבונאי של מזומנים קטנים הוא מסמך רשמי, כמו יומן כללי?לא. רוב הכספים המזומנים מזומנים עם רישום פשוט של ההוצאות.
- מה זה מושך, מגירה ומוטב?אלה שלוש קדנציות לאותו אדם: זה שמקבל כסף מכסף מזומן.
- האם ניתן לאחסן חלק מהכספים הקטנים מחוץ לאתר?כן, אבל זה יכול להיות קצת כואב לקבל גישה לכסף אם הוא מחוץ לאתר, לכן מומלץ לשמור על המזומנים הקטנים במקום.
- מה הסכום הדרוש להקמת קרן מזומנים זעירים?ניתן להשתמש בכסף מזומן קטן לרכישת משככי כאבים לעובדים אם ההוצאה מאושרת על פי מדיניות החברה.
- שוברי מזומן יהיו נפרדים עבור מזומנים קטנים ומזומנים ראשיים?שוברי מזומנים משמשים רק לעסקאות במזומן זעיר.
- האם האפוטרופוס של מזומנים קטנים יכול למלא אותו במזומן מהפקדות המזומן של הלקוחות?מזומנים זעירים מתמלאים ב"תרומות "פרטיות מההנהלה. אל תוציא את זה מהכסף שמתקבל מלקוחות (אלא אם מערכת החשבונאות שלך רגילה ביותר).
- האם ניתן להשתמש בכסף קטן במזומן לרכישת משככי כאבים לעובדים?כן, אם ההוצאה מאושרת על פי מדיניות החברה.
- האם אוכל למצוא דף איזון לכסף מזומן?תלוי בסוג תוכנת הנהלת החשבונות בה אתה משתמש, באפשרותך להדפיס דו"ח המתייחס למזומנים הקטנים שלך. בדרך כלל, אתה יכול להתאים אישית את מה שמתרחש בדוח מסוים ואת מסגרת התאריכים שבה תרצה להשתמש. אתה אמור להיות מסוגל למצוא מידע זה בקטע הדוחות שלך, אך הוא משתנה בהתאם לתוכנה שבה משתמשים.
שאלות ללא מענה
- בכמה מזומנים קטנים צריך עמותה להתמודד?
- האם אוכל לערוך פוליסה במזומן קטן?
- כיצד אוכל לתבוע מזומנים קטנים בעבודה?
- מה אם ההוצאות עולות על מזומנים קטנים לפני ההשלמה?
- האם מזומנים זעירים כלולים בדוח תזרים מזומנים?
תגובות (7)
- מאמר זה עזר להרחיב את הבנתי לגבי מערכת המזומנים הזעירים והדברים שיש להציב לפני הקמת המערכת.
- וואו! ניהול מזומנים קלים הפך קל!
- מתווה צעד אחר צעד נהדר, שימושי לאנשים שלא מכירים את המטרה והתהליכים המזומנים הקטנים.
- אני עושה שירות ארגוני עם מעט מאוד רקע על מימון, במיוחד מזומנים קטנים. המאמר שלך עזר לי להבין את התזרים של מערכת המזומנים הזעירים.
- זה היה כל כך פשוט וברור.
- אני עובד בתור GM כבר יותר מ -20 שנה, ממחלקה קטנה ועד לגודל של 30 עובדים מנוהלים בחברה אחרת. קשה לנהל את בקרת ההוצאות של העובדים ואת רישומם. זה עוזר להזכיר לי את היסודות.
- זה טוב ואינפורמטיבי.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
