כיצד לחשב פיקדונות ללקוחות?
אם אחד מהלקוחות שלך מבצע הפקדה במזומן, יהיה עליך לחשב את זה בספרים שלך. יהיה עליך ליצור חשבון בשם "הפקדות לקוחות" ביומן חשבונאות שלך. לאחר מכן, חייבים את המזומן וזיכו את הפקדת הלקוח לחשבון. כלול תיאור קצר בכתב העת כדי שתדע עבור מה היה המזומן. לאחר סיום העבודה, שלח חשבונית ללקוח עם סכום הפיקדון ששולם בעבר מופחת מהסכום הכולל. לקבלת טיפים נוספים ממחברנו הפיננסי, כולל כיצד לבצע הפקדת תשלום מראש עבור מוצר או שירות, המשך לקרוא!
לפעמים עסק צריך לבצע הפקדת מזומן מראש כאשר מבצע הזמנה בין עסק לעסק. זה יכול להיות ברכישה חד פעמית יוצאת דופן כמו עבור מכונה גדולה, או שלעסק לא יהיה את האשראי הנדרש אצל הספק שלו על מנת שיוכלו לשלם עבור הסחורה לאחר המסירה. יתכנו גם מקרים שבהם אתה המוכר והסכמת לתת ללקוח שלך להפקיד פיקדון בהזמנה ולשלם את היתרה לאחר מסירת הטובין או השירותים. לדוגמה, מקדמה זה עשוי לכסות את עלות חומרי הגלם שלך. ללא קשר לסיבות העומדות מאחורי התשלומים המקדמים, חשוב לחשב את חשבונם בצורה נכונה. להלן תלמד כיצד להתחשב בהפקדות ללקוחות, בין אם אתה מבצע או מקבל פיקדון עבור הזמנה.
שיטה 1 מתוך 3: קבלת פיקדון לתשלום מראש
- 1צור חשבון הנקרא "הפקדות לקוחות" או "מכירות ששולמו מראש" ביומן החשבונאות שלך. אמנם פיקדון לקוח נשמע לכם כמו הכנסה ישרה, אך למעשה מדובר בהתחייבות לעסק מכיוון שאתם "חייבים" ללקוח משהו. זו הסיבה שאתה צריך ליצור חשבון מיוחד.
- חשבו על חשבון כמו פריט בשורה בתקציב האישי שלכם.
- בדוק כדי לוודא שחשבון "הפקדות לקוחות" זה כבר לא נוצר בשם אחר.
- 2קבע אילו חשבונות לחייב או לזכות. יש להזין את כל העסקאות הפיננסיות בספר החשבונות הכללי של החברה. כל עסקה רשומה כחיוב או זיכוי ועל כל חיוב חייב להיות זיכוי.
- חיובים מגדילים את ההוצאות, הנכסים (כגון מזומנים או רהיטים) וחשבונות דיבידנד. זיכויים מקטינים חשבונות אלה. דרך קלה לזכור זאת היא DEAD (חיובים-הוצאות-נכסים-דיבידנדים).
- לדוגמה, אם אתה משלם חשבון שירות היית מחייב חשבונות בתשלום ומזומן באשראי.
- 3רשום את סכום ההפקדה שהלקוח מבצע. ביומן הנהלת החשבונות שלך, חיוב חשבון המזומנים והזכה את חשבון הפקדות הלקוח באותו סכום.
צור חשבון הנקרא "הפקדות לקוחות" או "מכירות ששולמו מראש" ביומן החשבונאות שלך. - 4שלח חשבונית ללקוח בגין העבודה לאחר סיומה. שים לב לחשבונית את סכום הפיקדון ששולם בעבר וחסר אותו מהסכום הכולל.
- 5רשום שהחשבונית נוצרה והחל את סכום ההפקדה. אשראי על חשבון ההכנסות תוך חיוב חשבונות חייבים והפקדות לקוחות.
- ההכנסות מוכרות כאשר העבודה בוצעה והלקוח חויב, ולא כשקיבל את הכסף.
שיטה 2 מתוך 3: ביצוע הפקדת תשלום מראש
- 1צור חשבון הנקרא "מקדמות" או "הוצאות ששולמו מראש" ביומן החשבונאות שלך. בדוק כדי לוודא שחשבון "מקדמות תשלומים" זה עדיין לא נוצר בשם אחר.
- 2רשום ביומן חשבונאות שלך את סכום ההפקדה ששילמת. אשר את חשבון המזומן שלך וחייב את חשבון "מקדמות תשלומים" עבור הסכום ששולם. תשלומי מקדמה נחשבים לנכסים לעסק שלך.
- 3ערוך רישום ביומן החשבונאות שלך כאשר אתה מקבל את הסחורה או השירותים שהזמנת יחד עם החשבונית. בדרך זו אתה הופך נכס (מקדמה) להוצאה כאשר מגיע חשבון הספק. תשלומי למטה אשראי וחשבונות חיוב לתשלום, שהוא תשלום חוב לטווח קצר שיש לשלם על מנת למנוע ברירת מחדל.
ביומן הנהלת החשבונות שלך, חיוב חשבון המזומנים והזכה את חשבון הפקדות הלקוח באותו סכום. - 4רשום ביומן החשבונאות שלך כאשר אתה משלם את יתרת החשבונית. זה יכול לכלול את יתרת החובות בתוספת דמי משלוח למשל. הסכום הנותר של מה שאתה חייב עבור הסחורה או השירותים ידרוש זיכוי למזומן וחיוב לחשבונות.
שיטה 3 מתוך 3: ניהול רשומות מפורטות
- 1כלול תיאור קצר לכל עסקה שתזין לכתב העת. לדוגמא, "שילם מזומן עבור מקדמה על מכונות תפירה, ינואר 2015."
- 2שמור תיעוד גיבוי על רשומות היומן שלך. זה חשוב מאוד במקרה שיש שגיאות או בכל שאלה בהמשך. ניתן להגיש תיעוד על כל הרשומות על ידי הקצאת מספר רישום יומן ותאריך כחבילה. כל אחד אמור להיות מסוגל לחפש רשומה ביומן, ואז ללכת לתיעוד הגיבוי בקלות.
- 3
- 4שמור תיעוד באופן אלקטרוני למשך שבע שנים לפחות. סרוק אותם, מלפנים ומאחור, ושמור את העותקים האלה על שני דיסקים, אחד לאחסון במשרד ואחד מחוץ לאתר לשימוש לשימוש במקרה חירום.
- חשוב על חשבון הפקדת לקוח כחשבון אחזקת כסף. הוא מנוצל כאשר חשבוניות נוצרות או מתקבלות נגדו.
- מכיוון שתהליך חשבונאות המקדמות הוא מעט יותר עתיר עבודה, בדרך כלל עדיף ליצור חשבון נפרד לכל ספק המשמש באופן עקבי.
- אמנם אתה יכול להתפתות פשוט לחשב את הלקוח שלך עבור מקדמה, אך זה מנוגד לעקרונות חשבונאות מקובלים (GAAP) ואינו מאפשר עקוב אחר נייר תקין של העסקה. אינך יכול לתבוע הפקדה כהכנסה לפני שסיפקת את הסחורה או השירות.
שאלות ותשובות
- האם הפקדה היא הוצאה או נכס?זה תלוי בפרספקטיבה. ההפקדה היא נכס של הלקוח והתחייבות של הספק.
- אם לקוח מבטל הזמנה בה שילם פיקדון שאינו ניתן להחזר, האם ההפקדה נחשבת "הכנסה" למוכר באותה נקודה?כן, יש לממש אותה כהכנסה ולהעביר אותה לחשבון הכנסה.
- כיצד אוכל לדעת אם יוחזר ההפקדה שלי?
