כיצד לבצע עסקאות חשבונאיות?
כל מערכות תוכנת המחשב הזמינות יקלו עליכם על רישום עסקאות חשבונאיות על ידי הצבת כל רשומה במקומה הנכון בכתב העת.
כל עסק, גדול או קטן ככל שיהיה, צריך לעקוב אחר כל העסקאות שלו. ישנן תוכנות פיננסיות פשוטות רבות שתוכלו לרכוש, אך עדיף שתקבלו תחילה הבנה ברורה של אופן הפעולה של עסקאות חשבונאיות. יהיה עליך להזין כל עסקה עסקית כגון קבלת תשלום או תשלום שטר לכתב יומן חשבונאות שהוא כמו ספר יומן גדול. כאן יהיה לך אוסף של קטגוריות הנקראות חשבונות, ותחייב (תגדיל או יקטין) חשבון אחד ואשראי (יגדיל או יקטין) חשבון אחר (דוגמאות יבואו בהמשך). יצרני תוכנות הנהלת חשבונות עדיין ממלאות את הנוסחה הזו, אך הם הפכו את התהליך להרבה יותר קל למשתמש הממוצע.
חלק 1 מתוך 3: הזנת עסקאות
- 1אסוף כל ניירת הקשורה לעסקאות עסקיות. אלה יכולים לכלול חשבוניות מספקים, חשבונות שירות, תזכירי אשראי שהונפקו ללקוחות, דוחות מס, שיקים שהונפקו ופרטי שכר. בדוק את דיוק כל חשבון או תשלום שהתקבל לפני שתקליט אותו ביומן חשבונאות. ודא שכולם אושרו על ידי מפקח או בעל עסק לפני שתזין עסקאות כלשהן.
- 2הגדר חשבונות או קטגוריות שונות עבור כל סוג של עסקה. חשבונות יכולים להיות מורכבים ממזומן, מלאי, הוצאות וכו '. חשוב עליהם כדפים שונים במחברת או פריטי שורה שאתה עשוי לרשום בתקציב האישי שלך. יהיה עליך להגדיר את סוגי החשבונות הבאים:
- חשבון המכירות, או ההכנסות, רושם כל מכירות שבוצעו ללקוחות.
- כמו כן, חשבון ההוצאות רושם כל כסף שהעסק מוציא, כמו על הפעלת מתקניו, ייצור המוצר ומכירת המוצר.
- בנוסף, העסק יצטרך לרשום את רכושו, כמו מזומן, חשבונות חייבים (מכירות ללקוחות שטרם שולמו עבורם), וכן רכוש פיזי כמו בניינים וציוד. אלה יירשמו בחשבון הנכסים.
- לעומת זאת, חשבון ההתחייבויות רושם כל כסף שהעסק חייב לצדדים חיצוניים, כמו הלוואות בנקאיות, חשבונות שיש לשלם (למשל לספקים) ושכר עבודה (שכר העובדים הרוויחו אך טרם שולם עבורם).
- קטגוריות גדולות אלה מחולקות לרוב לחשבונות ספציפיים וקטנים יותר.
- 3החלט אילו חשבונות לחייב או לזכות. חשוב ביותר לזכור כי ניתן לתאר כל עסקה כחיוב / אשראי וכי אשראי / ים חייבים תמיד להיות מלווים בחיוב שווה. לדוגמא, כאשר אתה מקבל תשלום מלקוח, היית מחייב במזומן וחשבונות אשראי שניתן לקבל ביומן החשבונאות שלך. כשאתה משלם עבור מודעת טלוויזיה היית מחייב "הוצאות פרסום" ומזכה במזומן.
- חיובים מגדילים את ההוצאות, הנכסים (כגון מזומנים או רהיטים) וחשבונות דיבידנדים וזיכויים מקטינים חשבונות אלה. דרך קלה לזכור עלייה זו היא DEAD (נכסי חיוב, הוצאות, דיבידנדים). חשבונות אחרים, כמו התחייבויות והכנסות, מוגדלים באשראי ומורידים בחיובים. למערכת הנהלת חשבונות זו מערכת לוגיקה משלה ועדיף לכם לשנן אותה בניגוד ליישום ההיגיון שלכם במה ש"הגדיל "ומה ש"ירד".
- זכור שמספר רשומות האשראי והחיוב יכול להיות לא אחיד, כל עוד הערכים הכוללים שווים. לדוגמא, אם לקוח שילם עבור מחצית מוצר במזומן וחצי באשראי, יהיו שתי רשומות חיוב, למזומן ולחשבונות, ורק אשראי אחד, למכירות.
- כל מערכות תוכנת המחשב הזמינות יקלו עליכם על רישום עסקאות חשבונאיות על ידי הצבת כל רשומה במקומה הנכון בכתב העת.
- יתכן שתצטרך ליצור שמות חשבונות חדשים בכתב העת אם יש לך עסקה חריגה כגון מכירת מניות או רכישת קרקע.
בדוק שוב את כל העסקאות החשבונאיות שהוזנו ביומן. - 4בדוק פעמיים את כל העסקאות החשבונאיות שהוזנו ביומן. כל עסקה צריכה להופיע בקטגוריה המתאימה לה: למשל, חיוב בצד אחד של היומן, וסכום השווה לעסקה זו אמור להופיע בצד האשראי הנגדי לכתב העת.
- לדוגמה, היית מזין עסקה עבור חשבון חשמלי של 370 € בעמודה חיוב תחת חשבונות לתשלום ובעמודה אשראי תחת מזומן תמורת 370 € לאחר ששולם. הקפידו לכלול את מספר החשבונית ותיאור קצר בהערות.
- 5העבר רשומות יומן לספר כללי מעת לעת. ספר החשבונות הכללי הוא אוסף של כל החשבונות שלך. לדוגמה, יהיה ספר בספר הכללי לכל אחת מקטגוריות המזומנים שלך, חשבונות חייבים, חשבונות לתשלום, הוצאות שירות וכו '. לאחר מכן תוכל לראות את הסיכומים עבור כל סוג חשבון בפרק זמן מסוים..
- הכרטסת מתעדת מידע לפי חשבון, בניגוד העת, אשר רשומות עסקאות. במילים אחרות, עסקה אחת שתועבר לספר הכללי תוזן בשני מקומות לפחות, או בחשבונות.
- לדוגמא, מכירה ללקוח שמשלמת במזומן תירשם בכתב העת כעסקה אחת, תוך הכרה בחיוב בחשבון המזומן ובזיכוי להכנסות. כאשר יועבר לספר הכללי, רשומה זו תירשם בשני מיקומים נפרדים, חשבון המזומנים וחשבון ההכנסות. זה מאפשר לך לראות כיצד העסקה והאחרים סביבה השפיעו על כל חשבון בנפרד.
- יש לצרף לרישומים בספר החשבונות תאריך העסקה בכדי לסייע בזיהוי מקור העסקה. כמה רואי חשבון כוללים גם מספר אסמכתה, כמו למשל מספר הזמנה, כדי להקל על האיתור של עסקאות אל רשומות היומן שלהם.
חלק 2 מתוך 3: איזון בין עסקאות חשבונאיות
- 1יש לאזן את ספר החשבונות הכללי לפני סגירתו בכל פעם שאתה מזין עסקה חשבונאית. הפעל יתרת ניסיון ודוחות אחרים כדי לוודא שהחשבונות המתאימים חויבו והעסקאות פורסמו כהלכה. בין אם הזנתם עסקה אחת או 100 עסקאות, סך החיובים חייב להיות שווה סך כל הזיכויים.
- אם אתה מוסיף ידנית או משתמש בתוכנת הנהלת חשבונות, תוסיף את כל החיובים שלך ואת כל הזיכויים שלך, לא משנה באיזו קטגוריה הם נמצאים. הם תמיד צריכים להתאזן לאפס.
- 2בדוק אם יש שגיאות במאזן הניסיון. אם החיובים אינם שווים זיכויים, יהיה עליך לחזור לרישומי היומן כדי למצוא את השגיאה. גם אם חיובים עושים זיכויים שווים, עדיין עלולה להיות שגיאה אם עסקה לא הוזנה או הוזנה פעמיים, או אם עסקה פורסמה בחשבון הלא נכון.
- לדוגמה, כשקיבלתם תשלום מלקוח, יתכן וחיבתם במזומן אך שכחתם לזכות חשבונות חייבים, כלומר חשבונותיכם ישקפו כי עדיין חייבים לכם כסף כשאינכם. במקרה זה, הזיכויים שלך לא יהיו שווים לכל החיובים שלך.
- במקרים מסוימים זה עשוי לדרוש מעקב אחר רשומות החשבון אל רשומות היומן המקוריות שלהם כדי למצוא את הבעיה. זו הסיבה שמועיל תמיד להתאים רשומות אלה לתאריך העסקה ו / או מספר התייחסות.
- 3הפק דוחות לדוחות רווח, מאזן ודוחות רווחים שמורים. ניתן לעשות זאת באופן ידני או באמצעות מערכת תוכנת הנהלת חשבונות. אז תהיה לך תמונה מלאה של מצב העסק שלך.
- דוח רווח והפסד, למשל, יגרע את הוצאותיך מההכנסות שהרווחת בפרק זמן מסוים, ותדע אם הרווחת או שהפסד. לקבלת מידע נוסף, ראה כיצד לכתוב דוח רווח והפסד.
- מאזן מציג את כל הנכסים וההתחייבויות של עסק. הנכסים כוללים מזומנים, ציוד, קרקעות וחשבונות חייבים. ההתחייבויות כוללות חשבונות לתשלום ושטרות. למידע נוסף, ראה כיצד להכין מאזן לחשבונאות.
- אם שילמתם דיבידנדים כלשהם (תשלומים לבעלי המניות) בתקופה האחרונה, תזדקקו גם לדוח רווח שנשמר. עודפי דוח מציג את גובה הרווחים שעשית (הכנסה נטו) בניכוי כל דיבידנדים ששולמו. הרווחים השמורים בעצמם מייצגים רווחים שהושקעו מחדש בחברה.
חצו עובדי רכבת כך שליותר מאדם אחד תהיה הבנה מלאה של מערכת החשבונאות שלכם וכיצד להזין עסקאות.
חלק 3 מתוך 3: ניהול תיעוד מפורט של עסקאות חשבונאיות
- 1כלול תיאור קצר לכל עסקה שתזין לכתב העת. לדוגמא, "מזומן ששולם עבור פרסום בטלוויזיה בכבלים, פברואר, 2015." זה יעזור לך להבהיר את הסכום, הסיבה ותהליך ההקלטה עבור כל עסקה בהמשך.
- 2שמור תיעוד גיבוי על רשומות היומן שלך. זה חשוב מאוד במקרה שיש שגיאות או בכל שאלה בהמשך. ניתן להגיש תיעוד על כל הרשומות על ידי הקצאת מספר רישום יומן ותאריך כחבילה. כל אחד אמור להיות מסוגל לחפש רשומה ביומן, ואז ללכת לתיעוד הגיבוי בקלות.
- 3שמור עותקי נייר של כל התיעוד למשך שנה לפחות. זה כולל גם את רשומות היומן וגם את ספר החשבונות שלך, יחד עם קבלות ומסמכי עסקה אחרים. תזדקק לאלה עד לביקורת חשבונותיך והגשת המסים שלך.
- 4שמור תיעוד באופן אלקטרוני למשך שבע שנים לפחות. סרוק אותם, מלפנים ומאחור, ושמור את העותקים האלה על שני דיסקים, אחד לאחסון במשרד ואחד מחוץ לאתר לשימוש לשימוש במקרה חירום. תמיד יש סיכוי שהמיסים שלך יעברו ביקורת במשך מספר שנים אחורה, לכן חשוב לשמור על הרשומות האלה.
- איזון היומן כל יום, מעקב אחר שגיאות ותיקונן. תרגול זה הוא אחד הדברים הראשונים הנלמדים לסטודנטים לחשבונאות ולא ניתן להפריז בחשיבותו.
ישנן תוכנות פיננסיות פשוטות רבות שתוכלו לרכוש, אך עדיף שתקבלו תחילה הבנה ברורה של אופן הפעולה של עסקאות חשבונאיות. - חצו עובדי רכבת כך שליותר מאדם אחד תהיה הבנה מלאה של מערכת החשבונאות שלכם וכיצד להזין עסקאות.
- שמור עותקי גיבוי של כל עסקאות החשבונאות המאוחסנות בדיסק מחשב. הרגל להוריד את כל יומן החשבונאות בסוף כל יום עסקים. צרו עותק גיבוי שני, ואחסנו את שני הדיסקים במקומות נפרדים, אחד מהם מחוץ לבניין בו נמצא היומן הפיזי. זה לא יסולא בפז במקרה של אירוע קטסטרופלי כמו שריפה או מזג אוויר הרסני.
קרא גם: כיצד לחשב את שולי התרומה?
שאלות ותשובות
- מהם חלק מהסיכונים האפשריים אם אני לא עוקב אחר עסקאות אישיות?ייתכן שלא תדעו מתי זהותכם נגנבת. ייתכן גם שלא תדע מתי נגמר לך הכסף בחשבון הבנק שלך ואז תצטרך לשלם הרבה יותר ממה שהיית עושה אחרת.
- איזה חשבון מזוכה כשאני מבצע רכישה באמצעות המחאה?לחשבון בפנקס עם שם האדם ששילמתם יש זיכוי. הזיכוי מופחת מהסכום החייב, והיתרה היא סך הכל.
- אם יש פערים ברישומי ההוצאות בספר הקופות ובשוברים, מה עלי לעשות?עקוב אחר הכסף; עקוב אחר התאריכים. מצא מי הזין נתונים בקופת השוברים ובשובר.
תגובות (5)
- מאמר זה מדהים. למדתי הרבה על עסקאות חשבונאיות. תודה רבה.
- זה עזר מאוד לעבודה בפרויקט שלי!
- כשאני מתחיל את העסק שלי עם טלפונים סלולריים ואביזרים המאמר הזה עזר לי מאוד כי לא היה לי מושג מאיפה להתחיל לבדוק שהעסק שלי מתחזק.
- מאמר זה מעולה!
- הפוסט הזה נתן לי סיוטים בזכות שרץ הגיהינום המרושע שמוצג בתמונה האחרונה. זו התמונה הכי טובה שקשורה לאימה שראיתי.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
