איך לזהות מעילה?
אם אתה חושד כי מעילה מנקז את העסק שלך, יש לבצע פעולות שונות ומדיניות שתוכל ליישם כדי לאתר תוכנית מעילה.
מעילה היא סוג של הונאה בה עובד לרעה בתפקיד אמון כדי לגנוב ממעסיקו. מעילים חכמים מסוגלים לגנוב סכומי כסף גדולים לאורך תקופות זמן ארוכות מבלי להעלות חשד. למעשה, לעתים קרובות נראה שמעילים הם בין העובדים המסורים ביותר של העסק. אם אתה חושד כי מעילה מנקז את העסק שלך, יש לבצע פעולות שונות ומדיניות שתוכל ליישם כדי לאתר תוכנית מעילה.
חלק 1 מתוך 4: ניתוח העסק שלך
- 1חפש מחסורי רווח לא מוסברים. ירידות רווחים חריגות הן סימפטום למעילה. שאל את עצמך אם על סמך הניסיון שלך בענף שלך העסק שלך רווחי כמו שהיית מצפה שיהיה. אם לא, יתכן שאתה נופל קורבן למעילה.
- לדוגמה, אם העסק שלך בדרך כלל מביא לרווחים גדולים יותר במהלך החגים, אך רווחי החגים שלך היו רק ממוצעים השנה, עליך לבדוק מדוע.
- 2עברו על הרשומות של החברה שלכם. אתה צריך לעבור מעת לעת על הרשומות הכספיות של החברה שלך כדי לראות שהכל בסדר. במיוחד, עליך לשים לב לדברים הבאים, אשר עשויים להיות סימני מעילה:
- הרשומות לא מאורגנות. רשומות החברה שלך צריכות להיות מסודרות וקלות להבנה. אם אתה לא מבין על מה אתה מסתכל, אז עובד יכול לנסות לבלבל אותך בכוונה כדי להסתיר מעילה.
- מסמכים חסרים או מאוחרים. אם אינך מוצא התאמות בנק או מסמכים חשובים אחרים, זה יכול להיות סימן לכך שהעובד מעילה.
- נהלי החשבונאות השתנו פתאום. אם שמרת את הרשומות הכספיות שלך בדרך מסוימת, עליך להיות ערני לשינויים פתאומיים. אם העובד שלך משנה כיצד הוא מזין תשלומים וחיובים, עליך לשאול מדוע.
- תשלומים מרובים מתבצעים לאנשים עם אותו שם או כתובת. ייתכן שהעובד הקים חשבון מזויף אליו הוא שולח כסף.
- 3הגיב לתלונות וטיפים. לקוחות יתלוננו שכבר שילמו את חשבונותיהם. אם מישהו מחויב מספר פעמים, זה יכול להיות סימן למעילה.
- ספקים עשויים גם להתלונן על איחור בתשלומים. על העסק שלך לשלם לספקים מייד. אם משלמים שטרות באיחור, עובד עלול לגנוב כסף.
- הקשיבו גם לעובדים שלכם. אחד מהם עשוי לזהות עמית שמכניס לכיסו מלאי או כסף. אתה לא צריך לבטל טיפים לעובדים על הסף.
- לקוח עשוי גם להבחין שעובד לכיס את התשלום במקום להזעיק את המכירה ולהנפיק קבלה. התחייב למעקב אחר הטיפ ולשאול את העובד על העסקה הנדונה.
במיוחד כדאי לשים לב לדברים הבאים, אשר עשויים להיות סימני מעילה: הרשומות לא מאורגנות.
חלק 2 מתוך 4: מעקב אחר העובדים שלכם
- 1שימו לב לשינויים בהתנהגות העובדים. שימו לב לעובדים שלכם. שינויים משמעותיים באורח החיים או בגישה של העובד מעידים על מעילה.
- לדוגמה, ייתכן שתבחין שרמת החיים של העובד עלתה באופן בלתי צפוי. העובד אולי היה קונה בית ענק או כמה מכוניות חדשות. כאשר עובד מתחיל לחיות באופן שאינו מוסבר על בסיס משכורתו, עליכם לראות בכך סימן אזהרה למעילה.
- כמו כן, יחסו של עובד עשוי להשתנות לפתע. עובד שבדרך כלל קל בנוח יכול להתחמק או להיראות עצבני. שינוי הגישה הזה הוא סימן שהוא גונב מהעסק. בזמנים אחרים, עובדים מנותקים הופכים לפתע לעובדים מסורים שאף פעם לא מתגעגעים לעבודה או מבקשים עזרה. במצב זה, השינוי בהתנהגות נובע גם מהעובד המכסה את עקבותיו בתכנית מעילה.
- עובד עשוי גם להתעקש לעבוד באיחור או לעולם לא לצאת לחופשות. גישה זו יכולה לאותת כי העובד חושש שאחרים יחשפו את המעילה אם הוא ייעלם.
- 2שימו לב להגנת העובד. אם אתה מבקש מעובד להסביר מדוע חסרים מסמכים, אז שים לב לתגובה של העובד. מישהו שמתגונן או מתעצבן משאלות סבירות יכול היה לבצע מעילה.
- כמו כן, עובד שמתח ביקורת קשה על עובדים אחרים מהווה סיכון. הם עשויים לנסות להעביר את המיקוד לאחרים.
- 3אל תתעלם מהתנהגות של לקיחת סיכונים. אתה עשוי לחשוב שמה שהעובדים שלך עושים בזמן שלהם זה העסק שלהם. במובן מסוים זה נכון. עם זאת, העובדים שלך עשויים לעסוק בהתנהגות שמעידה על מעילה. לדוגמה, חפש את התנהגות הסיכונים הבאה:
- הימורים. כאשר מישהו מהמר במידה שהיא מסכנת את הכספים שלו, אז אדם זה עלול להיות בסיכון למעול כסף כדי לכסות את ההפסדים. היית ערני עובד דנים טיולים מרובים כדי בלאס וגאס או אטלנטיק סיטי, או מי להשקיע סכומים ניכרים של כסף על הלוטו.
- מתרברב במעללים. מי שהוא נוטל סיכונים רם עשוי גם להסתכן בכך שהוא עוזר לעצמו לקרנות. עליכם לפקח על כל עובד בתפקיד סמכות שמתרבר ללא הפסקה על מעלליהם הפרטיים.
- שותים ומסיבות מוגזם. עובדים שחוגגים ומתרועעים עם דמויות מפוקפקות נמצאים בסכנת מעילה. יתכן שהם מממנים את לילות הכיף באופן לא חוקי בכספי החברה.
- 4שימו לב למקרי חירום רפואיים ואחרים. יש עובדים שמעילים כי הם צריכים לכסות הוצאות רפואיות שאינם יכולים לשלם אחרת. שימו לב לכל עובד שעבר טרגדיה כמו בן משפחה חולה או בית שנחרב בשריפה. אדם זה נמצא בסיכון מוגבר לבצע מעילה.
- ברור שעובד שיש לו ילד חולה אינו מעילה אוטומטית. ואתה לא צריך להאשים מישהו במעילה ללא הוכחה. עם זאת, עליך לבדוק רק כדי לאשר כי האדם אינו לוקח כסף. בקש לראות את ספרי החברה ולעבור עליהם בקפידה.
לאחר מכן היה על המעילה לזייף חתימה, שתוכל להניא אותם מלכתחילה למעילה.
חלק 3 מתוך 4: מניעת מעילה
- 1פתח הצהרות חשבון באופן אישי. אתה עלול להתפתות להעביר את כל האחריות הכספית לעובדים שלך. עם זאת, לכל הפחות, עליך לפתוח ולקרוא את דוחות החשבון של העסק שלך.
- שלחו הצהרות בנק לביתכם במקום לבית העסק. לאחר מכן תוכל לעיין בהצהרות בגין פעילות חשודה. אתה יכול לזהות חתימות מזויפות של צ'קים, חסרים מספרי צ'קים, תשלומים לצדדים לא ידועים או תשלומים כפולים.
- תשלומים כפולים נראים כמו תאונה אך עשויים להיות מכוונים. אם העובד עובד עם מישהו אחר מבחוץ, הוא יכול לשלוח כסף לאותו אדם בפרקי זמן קבועים.
- 2עקוב אחר חשבונות בדיקה. בנוסף לבדיקת דוחות הבנק שלך מדי חודש, בדוק את יתרות חשבונך העסקיות ואת היסטוריית העסקאות שלך בתדירות גבוהה יותר. בדיקת חשבונותיך בתדירות גבוהה יותר תסייע במניעת תוכניות מעילה לטווח קצר, כגון "עפיפון צ'קים".
- עפיפון צ'קים הוא תכנית שבה המעצב כותב לעצמו צ'ק גדול מאוד מחשבון עסקי. כדי למנוע כי צ'ק יקפץ, המעפיל מנפח את היתרה בחשבון זה באופן מלאכותי על ידי כתיבת צ'ק אחר לחשבון זה מחשבון עסקי שני.
- בתזמון נכון, הצ'ק הראשון יתבהר והמעילה יכול להיעלם עם סכום כסף גדול לפני שהצ'ק השני יקפץ.
- 3בחן בדיקות. הצהרת הבנק שלך צריכה לכלול עותקים של צ'קים שנכתבו מחשבון החברה. היזהר מחתימות שנראות כזיופים.
- חפש גם מספרי צ'קים כפולים. מספרים כפולים עשויים להצביע על כך שהצ'ק הראשון עבר למוטב החוקי בזמן שהשכפול הופקד על ידי המעילה.
- 4עקוב אחר תשלומי עובדים. תכנית מעילות נפוצה מכונה "דשכה". הקפצה מתרחשת כאשר המעילה גונב חלק מתשלום הלקוח אך לאחר מכן משלים את ההפרש בכמה כספים מתשלום לקוח אחר כך.
- על המעילה לפצות ללא הרף על ההפרשים מתשלומים מאוחרים יותר. תוכנית זו יכולה להימשך ללא הגבלת זמן, ונראה שכל תשלום של הלקוח התקבל מאוחר מכפי שהיה בפועל.
- כדי למנוע "דליפה", התקשר עם הלקוחות שלך כדי לוודא מתי הם ביצעו את התשלומים. אם אתה מבחין שמנהל החשבונות שלך מפרסם תשלומים באיחור, ייתכן שמנהל החשבונות יעסוק בתכנית הדחה.
- תוכל גם לסייע במניעת תוכנית זו על ידי חלוקת חובות הטיפול במזומן ורישום תשלומים לחשבונות לקוחות בין שני עובדים שונים.
- 5בדוק את כל ההחזרים. מעילים יכולים לכסס כסף על ידי יצירת החזרים מזויפים. לשם כך, המעצב יוצר תיעוד מזויף שלקוח החזיר סחורה כלשהי או שילם יתר על המידה את חשבונו. לאחר מכן שולף המעילה לכיסו את הכסף "שהוחזר".
- בדקו את העובדים המוציאים מספר בלתי רגיל של החזרים כספיים. לאחר מכן תוכלו לקבוע פגישה עם העובד על מנת לדון במספר ההחזרים הגבוה.
- נסו גם לגרום ללקוחות לחתום על משהו כשהם מקבלים החזר כספי. לאחר מכן היה על המעילה לזייף חתימה, שתוכל להניא אותם מלכתחילה למעילה.
- לאחר מכן ניתן היה לפקח על כל עובד שמנפיק החזר כספי ללא חתימה.
במצב זה, השינוי בהתנהגות נובע גם מהעובד המכסה את עקבותיו בתכנית מעילה.
חלק 4 מתוך 4: יישום מדיניות
- 1חלקו את אחריות העובדים. אם עובד אחד מטפל בכל כספי העסק, יש לו אפשרות למעילה. לדוגמא, מנהל חשבונות שמבצע את כל החיובים, הגבייה, התשלומים, הבנקאות ושמירת הרישומים עבור העסק, נמצא במצב טוב לגנוב ממך.
- מנהל חשבונות זה יש אפשרות להפנות נכסים ואת האמצעים לכסות את הגניבה על ידי שינוי רשומות העסקאות של העסק.
- אתה יכול להקשות על המעילה על ידי חלוקת האחריות. לדוגמה, אתה יכול לדרוש מעובד אחד לנהל רישומים ולדרוש מעובד אחר לחתום על כל ההמחאות. אתה יכול גם להשתלט על חלק מאחריות זו בעצמך.
- 2לגרום לעובדים לעבוד יחד. לעובדים העובדים לעיתים קרובות לבד יש יותר הזדמנויות ופיתויים גדולים יותר לגנוב נכסים עסקיים. אם יש לבצע משימה הרחק מהמשרד או בתקופות שאף אחד אחר לא נמצא בסביבה, הקצה לשני עובדים שיעשו את המשימה יחד. אותם עובדים יכולים לפקח אחד על השני, מה שמקטין את הסיכוי שאחד יגנוב מהעסק.
- דרוש משני עובדים לפתוח ולסגור את המשרד יחד בכל יום. זה מבטיח שאף עובד אחד לא יהיה לבד עם המזומנים, הסחורה או רשומות העסק לפני שעות העבודה או אחריה.
- 3אכוף חופשות חובה. מנהלי חשבונות המעילים עוסקים לעתים קרובות בתוכניות ארוכות טווח במסגרתן עליהם לתפעל ללא הרף את הרשומות העסקיות כדי לכסות את עקבותיהם. עובדים אלה אינם יכולים להרשות לעצמם לתת לאף אחד אחר לבחון את עבודתם ולכן הם מסרבים לקחת ימי מחלה או חופשות.
- הוא או היא עשויים גם לסרב להקצות עבודה לאחרים גם כשהם עמוסים במשימות. דרוש מהעובדים שלך להשתמש בימי החופשה שלהם, ועובד אחר (או שירות חשבונאות חיצוני) יטפל באחריות העובד הנעדר.
- 4לעסוק בשיטות עסקיות כנות. מקורות מסוימים מצביעים על כך שתרבות של חוסר יושר בתוך עסק קשורה למעילה. ייתכן שעובדים יגנבו מהעסק אם הם מאמינים שהעסק מתייחס לעובדים בצורה לא הוגנת או מתמודד בצורה לא מוסרית עם אחרים.
- בהתאם, עליך ליצור תרבות של פתיחות, כנות, ערנות ושלמות. החזק את העסק שלך בסטנדרטים אתיים גבוהים.
- אתה צריך גם לסמן שיש לך אפס סובלנות להונאה או חוסר יושר. משמעות הדבר היא להעניש את מי שאינו ישר או העוסק בגניבה. אם אתה נותן להפרות קטנות לעבור ללא נזיפה, אז אתה מסמן לעובדים אחרים שהם גם חופשיים לגנוב.
- כדי לעודד דיווח כנה על הפרות, עליך ליצור מדיניות של משרוקין ולפרסם אותה במדריכי העובדים או בספרי הידיים שלך. מדיניות זו תאמר לעובדים שהם יכולים לדווח על חשד להונאה וחוסר יושר מבלי לחשוש מנקמה.
- וודא שאתה יודע את הדרכים הנכונות לדווח על מעילה, בין אם בכוונתך לטפל במצב פנימי או לערב את אכיפת החוק.
- 5צור תוכנית סיוע לעובדים. אתה יכול גם למזער גניבות על ידי קיום תוכנית סיוע לעובדים. תוכניות אלה מספקות מקום לעובדים לחשוף בעיות שיש להם בהתמכרות, הימורים או הגירויים הבריאותיים שלהם.
- תוכנית הסיוע לעובדים בה אתה משתמש אמורה לספק למוקד שעובדים יכולים להתקשר אליו בכל שעה ביום.
- תוכנית יעילה לסיוע לעובדים תפנה את העובדים למשאבים הדרושים להם כדי להתמודד עם התמכרות, הימורים או בעיות אחרות.
- מאמר זה נועד כמידע משפטי ואינו מספק ייעוץ משפטי. אם אתה זקוק לייעוץ משפטי, פנה לעורך דין מורשה.
קרא גם: כיצד להגיש תלונה על OSHA קל?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
