כיצד לטפל בתשלומי יתר בשוגג?
הקים מערכת ביקורת שגרתית והקצה את משימת הביקורת לעובד שאינו מטפל בקביעות ברשומות השכר.
בין אם בגלל שגיאת חשבונאות או הזנת נתונים, לעיתים מעסיקים משלמים יתר על המידה את העובדים. כשזה קורה, על העובד מוטלת החובה החוקית להחזיר את הסכום ששולם לו יתר על המידה - בדיוק כפי שהמעסיק יידרש להשלים את ההפרש אם תלוש המשכורת של העובד היה קצר. בדרך כלל העובדים יהיו נעימים לגבי המצב כאשר הם מקבלים הודעה, אך אם העובד בוחר להיות קשה ומסרב להחזיר את תשלום היתר, ייתכן שתצטרך לנקוט באמצעים אחרים כדי לתקן את הבעיה.
חלק 1 מתוך 3: הודעה לעובד
- 1חשב את תשלום היתר. ברגע שמבחינים בתשלום יתר אפשרי, עליכם לעיין בשכר העובד ובתיעוד הקשור אליו כדי לקבוע מה היה צריך לשלם לעובד, וההבדל בין מה שהיה צריך לשלם לעובד לבין מה ששולם לעובד.
- נסו למצוא את מקור הבעיה כדי שתוכלו לתקן אותה ולמנוע ממנה להמשיך ולקרות. זה גם יעזור לך לקבוע אם זה היה דבר חד פעמי או שקרה בכמה משכורות.
- אם יתברר שהעובד שולם יתר על המידה במהלך כמה משכורות, עליכם לקבוע את התאריך בו הוצגה הטעות כדי שתוכלו לקבוע את היקף תשלום היתר.
- 2שלח לעובד הודעה בכתב. ברגע שאתה יודע מה הסכום המדויק שעובד שילם לו יתר על המידה, תן לעובד מכתב בו נאמר כי שולמו לו בטעות יתר ומספק חישוב של הסכום שהעובד חייב לך.
- כתוב מכתב קצר במתכונת עסקית לפיו על פי הרשומות שלך, העובד קיבל שכר יתר. ציין את הסכום הספציפי וכן את תאריכי המשכורות שכללו תשלום יתר.
- קבעו תאריך ושעה שבהם תרצו להיפגש כדי לדון באפשרויות העומדות בפני העובד להחזרת הסכום ששולם לו יתר על המידה.
- ייתכן שתרצה לצרף הוכחה לתשלום יתר, או שתוכל לספק מידע זה לעובד על פי בקשתו.
- חתמו ותאריכו את ההודעה ואז צרו העתק ממנה לתיק כוח האדם של העובד.
חתמו עליו והעובד יחתום עליו ואז הכינו עותק לרישומי העובד ושמרו את המקור. - 3שוחח על הנושא עם העובד באופן אישי. לאחר שתמסרו לעובד הודעה בכתב, קבעו איתו פגישה בכדי להבין אילו סידורים ניתן לעשות כדי להחזיר את תשלום היתר בשוגג.
- לפני קיום הפגישה, עיין בחוקי מדינתך בנושא ניכוי השכר מתלוש המשכורת של העובד. בדרך כלל מותר לך לעשות זאת, אך לא ללא ידיעת העובד והסכמתו.
- קבעו פגישה עם העובד באופן פרטי כדי לדבר על אפשרויות שונות להחזר התשלום העודף.
- אם העובד מביע חוסר רצון להחזיר את הכסף, הזכרו להם כי מוטלת עליהם החובה החוקית להחזיר את הכסף, בדיוק כמו שחובה עליכם לשלם אותם אם תלוש המשכורת שלהם היה קצר.
חלק 2 מתוך 3: תיקון הבעיה
- 1בקשו מהעובד לחתום על אישור על תשלום יתר. קבלת אישור חתום וכתב מהעובד מגן עליך במקרה שתצטרך לנכות כסף כדי לכסות את תשלום היתר מהמחאה של העובד ללא הסכמתו.
- אישור בכתב מגן עליך גם אם העובד טוען שהוצאת יותר מדי משכורות עתידיות. הקפד לכלול את סכום התשלום המותר בטופס האישור.
- צור עותק לשמירת העובד לצורך רישומיו, ושמור את המקור בתיק כוח האדם של העובד יחד עם הודעתך המקורית.
- 2דאג לקזז את תשלום היתר משכר המשכורת העתידי. אם העובד אינו מצליח להחזיר את הכסף מיד, יתכן שתוכל לקבל את הסכמתו להוציא כסף מהתלוש הבא כדי לכסות את סכום התשלום המיותר.
- החוק הפדרלי מאפשר לך למשוך את כל הסכום מתלוש המשכורת הבא של העובד, גם אם הסכום יחתך לשכר המינימום או לשעות שיש לשלם לעובד.
- עם זאת, יש מדינות המגבילות את הסכום שתוכל למשוך מכל משכורת. תלוי בסכום ששילמתם יתר על המידה לעובד, פירוש הדבר שעליכם לקחת סכום קטן יותר מכמה משכורות כדי לפצות על ההפרש.
- יתכן שתוכלו לערוך הסכם עם העובד להוצאת סכום מסוים כל משכורת עד להחזר תשלום היתר מבלי לגרום לעובד לקשיים כלכליים.
- אם אתה מבצע הסכם עם העובד, וודא שאתה מקבל אותו בכתב. חתמו עליו והעובד יחתום עליו ואז הכינו עותק לרישומי העובד ושמרו את המקור.
- זכור כי אינך יכול לחייב את העובד בריבית כחוק על הסכום המגיע, ללא קשר למשך הזמן שנדרש לך לגבות את עודף היתר.
כתוב מכתב קצר במתכונת עסקית לפיו על פי הרשומות שלך, העובד קיבל שכר יתר. - 3שקול אפשרויות אחרות. אם העובד מסרב להחזיר את הכסף או מעורר קושי, יתכן שתצטרך לסיים את העובד או אפילו לתבוע אותם כדי לקבל את הכסף בחזרה ששילמת להם בטעות יתר.
- סיום העובד לא יקבל את כספך בחזרה, אך איום הסיום עשוי לעודד את העובד להיות קצת יותר משתף פעולה - במיוחד אם תזכיר להם שזה יהיה סיום מטעם, מה שאולי אומר שהוא לא זכאי דמי אבטלה.
- אם העובד מסרב להחזיר את הסכום ששילמתם יתר על המידה, הדבר מבחינה טכנית נחשב לגניבה. אתה יכול להגיש תביעה לבית משפט אזרחי להחזר הכסף, אך תלוי בסכום של תשלום יתר, יתכן שזה לא כדאי, בהתחשב בזמן ההשקעה, שכר טרחת עורך דין והוצאות משפט.
- יש מדינות שאינן מאפשרות לגופים עסקיים להגיש תביעה בבית משפט לתביעות קטנות. עם זאת, אם המדינה שלך עושה את זה ואת סכום של תשלום יתר יורד מתחת לסף תביעות קטנות, זה יכול להיות דרך מהירה יותר לקבל צו בית המשפט עבור הכסף שלך.
- זכור שגם אם תקבל צו בית משפט, אתה עדיין צריך לאכוף את פסק הדין. אחת השיטות הנפוצות ביותר לאכיפת פסקי דין בכסף היא לקשט שכר.
חלק 3 מתוך 3: מניעת טעויות עתידיות
- 1שמור על רשומות מדויקות. תשלומי יתר בשוגג הם סבירים יותר כאשר עובדים מזמנים חופשה או חופשת מחלה. הן עובדים והן מעסיקים יכולים לסייע במניעת תשלומי יתר אלה על ידי בדיקת כניסה של צבירת שעות מעת לעת.
- אם מתבקשת חופשה, בדוק את כל הרשומות לפני שנעתר לבקשה כדי לוודא שהעובד צבר מספיק זמן כדי לכסות את הבקשה.
- ודא כי השעות נבדקות לפני שתעביר את הבקשה למחלקת השכר שלך לעיבוד. אם המספר השגוי של השעות בתשלום נשלח ואז יש לשנות אותו, הדבר יכול לגרום לתשלום יתר.
- כשכיר, בדוק את תלושי השכר שלך באופן קבוע כדי לוודא שזכותך שנצברת מזוכה כראוי. אם אתה רואה שגיאה או שאתה מאמין שצברת זמן רב יותר (או פחות) מהרשימה, יידע את המנהל שלך או מישהו משאבי אנוש.
- 2הודיעו באופן מיידי על משאבי אנוש על שינויים. אם עובד מועבר למחלקה או משמרת אחרת, שינוי זה עלול לגרום לתשלום יתר או נמוך. מסיבה זו, יש לעדכן את רשומות השכר כך שהשינוי יבוא לידי ביטוי בתלוש המשכורת הרלוונטי הראשון.
- אם עדיין אין כזו במקום, הקים מערכת תקשורת יעילה להעברת שינויים.
- צריך להיות אחראי אחד על עיבוד שינויי שכר, כך שעובד שני לא מבטל בשוגג את השינוי שבוצע או נכנס להתאמה יותר מפעם אחת.
- כלול תהליך אימות כך שמחלקת השכר שלך תודיע הן למנהל שביקש את השינוי והן לעובד המעורב בעת ביצוע השינויים ולמועד בו הם ייכנסו לתוקף.
מסיבה זו, יש לעדכן את רשומות השכר כך שהשינוי יבוא לידי ביטוי בתלוש המשכורת הרלוונטי הראשון. - 3בדוק רשומות שכר באופן קבוע. ביקורות קבועות יכולות לחשוף בעיות שהתעלמו מהן, כגון עובד שהופסק שקיבל תוספת משכורת או פערים בכרטיסי זמן העלולים לגרום לשגיאות תשלום אפשריות.
- הקים מערכת ביקורת שגרתית והקצה את משימת הביקורת לעובד שאינו מטפל בקביעות ברשומות השכר.
- אם מתגלה שגיאה בביקורת, תקן את הבעיה באופן מיידי וקבע כמה בוצע תשלום יתר או נמוך בכדי שתוכל לתקן את המצב.
- יש להודיע לעובדים על שגיאות שנחשפו במהלך ביקורת, גם אם לטעות אין השפעה על סכום הכסף שהתקבל או יקבל.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
