איך אוספים דרישות עסקיות?

פתח תוכנית פרויקט להשלמת פרויקט איסוף הנתונים. זה צריך לכלול הגדרת תפקידים, אחריות וסמכויות המעורבות בפרויקט איסוף הנתונים. איות את המחלקות המעורבות ואת הנתונים שייאספו וניתחו. לפני שתמשיך קדימה, ודא שכל חבר צוות נמצא באותו דף ומחויב לתכנית ולהצלחה בסופו של דבר.

הגדירו בדיוק מה יצטרך לקרות. כדי להביא לפרויקט זה, יהיה עליכם להגדיר מה החברה צריכה לעשות בדיוק. לדוגמא, אם הבעיה היא שעלויות מוצר גבוהות מדי, התחומים המכוסים יכללו בין היתר רכישה, ייצור, אריזה, משלוח וחשבונאות, כדי לקבוע את המגמות הנוכחיות והעבר בעלויות החומרים, מחזורי הייצור, ועלות.

קבע משלוחים. המסירה היחידה שלך בפרויקט איסוף נתונים היא דיווח על המצב הנוכחי עם מגמות העבר, יחד עם השלכות צפויות אם המצב הקיים יישאר. אם הבעיה העסקית שניתנה לצוות מבקשת נתונים על פתרונות מוקרנים, אלה ייכללו גם במשלוחים שלך.

עבוד עם הרשויות הדרושות. עבור חלק זה של הפרויקט, עליך לעבוד עם ראשי מספר מחלקות כדי להחליט מה מתאים לדרוש עבור אספקה. הגדר דרך לעבוד עם הרשויות והתהליכים הדרושים לאיסוף מידע. בדרך כלל, מנהלי המחלקות נרתעים מלהעניק גישה לאלה שבחוץ, ולכן יש צורך מראש בסמכות ובגישה מוסכמת.

קבע לוח זמנים. קבעו אבני דרך ואת רצף המשימות. חלק זה הוא משהו אחר שתוכלו לעשות בקבוצה קטנה או בצוות. בעיקרון, אתה רוצה לפרוש מתי יתרחשו חלקים מסוימים בפרויקט. ביסס את ההערכות שלך על משך הזמן של פרויקטים מסוג זה. פירוש הדבר גם להגדיר מתי הפרויקט יתחיל ומתי יסתיים.

צור תקציב. לכל פרויקט חייב להיות תקציב. התקציב יתבסס על פי הערכות מול מחלקת הנהלת חשבונות. שוחח על המספרים עם מחלקת הנהלת חשבונות כדי לקבוע מה יהיה התקציב לכל חלק בפרויקט.

תעד את היקף המוצר או השירות. פיתח תיאור מפורט של מה יהיה המוצר או השירות. אתה יכול לעבוד עם צוות העיצוב כדי למצוא תיאור זה. זה צריך לכלול אספקה, משאבים, לוח הזמנים והעלויות.

קבע את התהליך. יש לקבוע את התהליך הקיים לייצור מוצרים או לספק שירותים ללקוחות שלך. ברור שהתהליכים יוקמו על ידי מחלקות שלמות שיעבדו יחד בכדי להגיע לפיתרון. עם זאת, תפקידכם להגדיר את התהליך בדרישות העסקיות. זהה כיצד התהליכים הנחקרים משפיעים על הבעיה, בין אם הם גורמים או השלכות. למד את התהליך על ידי:

• עריכת תצפיות על התהליך.
• עריכת ראיונות עם עובדים המבצעים את התהליך.
• ניתוח מדדי הכמות של התהליך כגון נפח, זמני מחזור, עלות, איכות.

צור תרשים זרימת תהליכים. אחת הדרכים להראות את התהליך היא להשתמש בתרשים זרימה. אתה משתמש בצורות לכל שלב בתהליך עם חצים כדי להראות כיצד המוצר או השירות נעים. זו למעשה מפה של אופן הפעולה של התהליך. זה יכול להראות היכן עלולות להיווצר בעיות בתהליך אם המוצר מסתיים בצוואר הבקבוק באזור מסוים.

• לדוגמא, אם אזור אחד יכול לייצר 40 מהמוצרים בשעה אחת, אך השלב הבא בתהליך יכול לעשות 20 בלבד בשעה, אז יש לשנות את התהליך.

לכמת רכיבי תהליך. ניתוח התהליך שלך מראה כיצד כל שלב הולך להשפיע על שלב אחר. לכן, התהליך עבור הפרויקט שלך לא צריך להיות אוטומטי עד שתקבל הבנה מלאה של התהליך באמצעות ניתוח. כלול הסבר על תשומות ופלטים עם ספירות פיזיות, זמן מחזור ונתונים רלוונטיים אחרים. בפרט, שים לב מתי התהליך עובר ממחלקה אחת לאחרת מכיוון שלעתים קרובות זהו המקור לחוסר היעילות הגדולה ביותר.

משוך את המידע לדוח. לאחר שאספתם את המידע לכל חלק וכתבתם אותו עליכם לשלב את כל העניין לדוח אחד גדול. חלקו אותו לתהליכים ותתי תהליכים עיקריים, כך שהוא קל לקריאה. השתמשו בוויזואליות במידת האפשר כדי להבהיר את ההבנה. בנוסף, הקפידו להיות תמציתיים ככל האפשר, מכיוון שאנשים רבים יצטרכו לקרוא את הדו"ח הזה.

שמור על זה תמציתי. הצהרה זו אינה צריכה להיות באורך של עמודים. זה יכול להיות פיסקה או שתיים, שכן היא רק מבטאת את הבעיה. למעשה, עיקר הבעיה אמור להיות מסוגל לבוא לידי ביטוי במשפט יחיד.

התייעץ עם חברי הצוות שלך. אשר את הממצאים שלך עם חברי הצוות ומקורות המחלקה. שלב זה הוא בדיקת בקרת איכות כדי להבטיח ששום דבר לא הושמט או הוצג בצורה מוטעית. שאל אם יש צורך לבצע תיקונים כלשהם.

בצע את התיקונים הדרושים. אם אתה צריך לבצע תיקונים, שנה את המסמך. לאחר שביצעת תיקונים, עליך לשלוח אותו שוב, ולוודא להדגיש את ההבדלים כך שקוראיך לא יצטרכו לקרוא את כל המסמך שוב.

סכם את הממצאים שלך. כתוב סיכום קצר של הממצאים העיקריים שלך, כך שניתן יהיה להבין אותם בקלות על ידי הקוראים. ברוב המקרים הסיכום צריך להיות לא יותר משני עמודים. הקפד לכלול הפניות או קישורים אם יצרת דוח אלקטרוני.