איך לנהל עסק?

להקים מערכת הנהלת חשבונות. אם אינך מאומן בחשבונאות, ייתכן שתצטרך להזמין מנהל חשבונות או לפחות להתייעץ עם רואה חשבון מיומן. עליכם לבחור מערכת הנהלת חשבונות להפעלת העסק שלכם. קיימות מערכות שונות, עם מגוון נקודות חוזק וחולשה, בהתאם לסוג העסק שלך:

• שיטת מזומנים. זה בדרך כלל טוב יותר עבור עסקים קטנים. תספור את המזומנים שלך כנכס כאשר תקבל אותו בפועל. באופן דומה, אתה מודד את ההוצאות שלך כאשר אתה משלם אותן בפועל.
• שיטת צבירה. עסקים גדולים נוטים להעדיף את השיטה הזו, שעובדת יותר על מערכת חשבוניות. אתה סופר את הנכס בעת ביצוע מכירה, בין אם אתה מקבל תשלום בפועל באותה עת ובין אם לאו. תמדוד הוצאות כאשר תקבל את הפריט, לא בזמן התשלום בפועל.

שמור רשומות כספיות טובות. בין אם אתה משתמש בתוכנות, בקופות רושמות אלקטרוניות או שומר רשומות מיושנות בקבלות בכתב יד, אתה זקוק למערכת לרישום מכירות והוצאות. לא משנה בכל מערכת שתבחר, עליך להשתמש בה באופן עקבי ונכון. טעויות בשמירת רשומות עלולות לגרום לבעיות חמורות עבור כל עסק. תוכנות חשבונאיות פופולריות כיום כוללות:

• QuickBooks או QuickBooks Online
• חשבונאות PeachTree
• סייג לייב
• NetSuite
• ספרי Zoho

התאמה בין חשבונותיך באופן קבוע. לפחות פעם בחודש, עליך להשוות את חשבונות הבנק שלך לדוחות החשבונאיים שלך. אם אינך מרגיש בנוח עם התאמת חשבונות, ייתכן שתצטרך להתייעץ עם מנהל חשבונות או רואה חשבון. היתרות בפועל שלך צריכות להתאים ליתרות המדווחות בדוחות החשבונאיים שלך. יתכן שתצטרך לבצע שינויים קלים בכל החשבוניות שהונפקו אך טרם שולמו.

• אם החשבונות שלך אינם מתאימים, עליך לבחון את מערכת החשבונאות שלך מקרוב ולגלות את השגיאה. אם אתה עושה זאת מדי חודש, אתה יכול לעתים קרובות לתפוס טעויות כשהן קטנות וניתן לתקן. אם לא, העסק שלך יכול להתמודד עם בעיות גדולות.

צור כמה רעיונות לצמיחה. כל מנהל עסקים אולי ירצה לעשות יותר עסקים, אבל אתה צריך כמה רעיונות. עבוד עם הצוות שלך לפיתוח אזורים לצמיחה. נסה לזהות מה אתה יכול לעשות כדי להרחיב את העסק. כמה שיקולים ספציפיים עשויים לכלול:

• פנה לבסיס לקוחות חדש.
• הרחב את שעות השירות שלך.
• הגדל את הייצור והמכירות.
• שנה את תוכניות הפרסום שלך.
• העסיק צוות נוסף.

צור תוכנית שיווקית. לפני שתתחיל רק לאזור חדש לעסק שלך, עליך לתכנן. תוכנית שיווק טובה מגדירה את יעדיך, מפרטת את הכספים שלך, מתארת את צרכי כוח האדם ועוזרת לך לתכנן את השינויים שאתה צופה. אם אתה כותב תוכנית שיווק חזקה ואז עוקב אחריה, סביר יותר שהצמיחה שלך תצליח.

• לקבלת עזרה בכתיבה ספציפית של תוכנית שיווקית, בדוק יצירת תוכנית שיווקית.

תכנן תקציב. ההרחבה עולה כסף, וכמנהל תצטרך לדעת מאיפה זה בא. כחלק מתוכנית השיווק שלך, עליך לפתח תקציב. עליך לקבוע אם אתה יכול לממן צמיחה מהכנסות החברה עצמה או אם אתה צריך ללוות. אם תחליט ללוות, אתה צריך תוכנית להחזר לאורך זמן, כדי לשמור על רווחיות העסק.

יישם את השינויים שלך. ביצוע התוכנית שלך יכול להיות החלק המרגש ביותר בניהול עסק. עקוב אחר תוכנית השיווק שלך ובצע את השינויים שפרסמת. אם אתה צריך להגדיל את הצוות, פרסם וראיין. אם אתה מגדיל את כושר הייצור, זה הזמן לרכוש ולהתקין את הציוד החדש. כל מה שתכוונת לעשות, עקוב אחר התוכנית שלך והנחה את התהליך.

עקוב אחר התוכנית שלך. כאשר אתה מיישם את השינויים בחברה שלך, המשך לבדוק את תוכנית השיווק שלך כדי להישאר במסלול. אם תוכנית השיווק שלך הכילה תקציב טוב, אז אתה צריך לעמוד בה. עקוב אחר העיצוב שקבעת. גם לאחר שהשינויים שלך יושמו, חזור לתכנית השיווק מעת לעת כדי לבדוק את הצמיחה שלך. האם החברה שלך עוברת לכיוון שרצית? לפחות פעם בשנה, אתה וכל אחד מחברי צוות הניהול שלך צריך לבדוק את תוכנית השיווק ולשקול את כל השינויים שאתה זקוק להם.

נהל את בעיות הצוות. לעתים קרובות זה יכול להיות פתרון סכסוכים. באופן אידיאלי, מדריך העובדים שלך צריך לטפל בכל סיטואציה בעייתית, ותקשורת פתוחה צריכה לזהות בעיות מוקדם. למרות זאת, לפעמים הדברים עשויים לעלות לרמה שדורשת ממך להתערב. עליכם לנסות להיות חסרי פניות ככל האפשר ולהשתמש בשיקול דעתכם הטוב ביותר בכדי לפתור את המצב.

• אם עובד מעלה תלונה או חשש, עליך להקשיב היטב לבעיה. אם מעורב עובד אחר, עליך לתת לאותו אדם אפשרות לדבר איתך. עיין בספר המדריך לעובדים, אם זה יכול לעזור להתמודד עם המצב.
• יתכן שלא תצליח לספק את כל המעורבים. לפחות היו הוגנים והגיעו למסקנה שהכי טובה לחברה כולה.

להתמודד עם סכסוכי לקוחות. אם לעסק שלך יש לקוחות קבועים, סביר להניח שתיתקל בתלונות בשלב כלשהו. התמודד עם אלה בכבוד ככל האפשר. תן ללקוח לדעת שאתה מכבד את העסק שלו ואתה מצטער על הבעיה (גם אם אתה לא מאמין שאתה אשם). אם הלקוח הוא מישהו עם חוזה פתוח אתך, עיין בתנאי החוזה כדי לראות אם זה ייתן מענה. בסופו של דבר, כדאי לאזן בין אם יתכן שאובדן עסק הלקוח שווה את עלות הטיפול בתלונה.

• לדוגמא, נניח שהעסק שלך מספק נייר מכתבים בהתאמה אישית למשרדים אחרים ולקוח מסרב לשלם עבור משלוח מכיוון שהאיכות ירודה. אם אינך מסכים, עליך לאזן את המחיר של אותה חשבונית מול עלויות התביעה בגבייה ואיבוד העסק העתידי של אותו לקוח. אולי עדיף לעסק שלך לאבד את הערך של משלוח אחד, אך לשמור על לקוח מרוצה ותיק.

התמודד עם מצבי חירום. עליכם לתכנן את מקרי החירום האפשריים. זה כולל כל דבר החל ממחלת צוות או מפציעה לשריפה בחנות שלך או אסון טבע כלשהו. פתח תוכנית חירום כתובה שתביא חשבון לכל סוג של התרחשות. התוכנית שלך צריכה להתייחס לתפקיד של כל איש הצוות, כיצד להדריך לקוחות העשויים להיות במתקן שלך וכיצד לעבוד עם צוותי שירותי החירום בעת הגעתם. וודא כי המתקן שלך מצויד בצורה מספקת בציוד החירום הבא, ושכל הצוות יודע כיצד להשתמש בו:

• מטפי כיבוי.
• אזעקות וגלאי עשן.
• ערכות עזרה ראשונה.
• דפיברילטורים חיצוניים אוטומטיים (AED).

השתמש במשאבים מ- SBA. באירופה, מינהל העסקים הקטנים (SBA) הוא סוכנות פדרלית שקיימת כדי לעזור לעסקים קטנים. אתר SBA מלא בחומרי משאבים בנושא הקמת וניהול עסקים. ה- SBA יכול לסייע בעניינים משפטיים ופיננסיים ויכול לסייע גם בהשגת מימון.

• היכנס לאתר SBA בכתובת www.sba.gov.
• ניתן להתקשר לדלפק התשובות הכללי של SBA בטלפון 800-827-5722.
• לכל מדינה יש משרד מחוז מקומי אחד או יותר. תוכל למצוא רשימה של משרדי מחוז אלה בכתובת https://sba.gov/tools/local-assistance/districtoffices.

השתמש במשאבים המקוונים של מס הכנסה. חלק גדול בניהול עסק הוא הטיפול בכספים ובמיסים. מס הכנסה מפרסם מגוון רחב של חומרים שימושיים ויש לו אנשי צוות זמינים לענות על שאלות.

• מצא פרסומי מס הכנסה בכתובת www.irs.gov/forms-pubs.
• מצא קישורים למשרדי מס הכנסה המקומיים בכתובת https://irs.gov/help-resources/contact-your-local-irs-office.

הצטרף לחדר המסחר המקומי או הארצי שלך. לשכת המסחר היא ארגון של בעלי עסקים ומנהלים. הוא נועד לעזור לעסקים להצליח ולתמוך בקהילותיהם. לשכת המסחר האמריקאית דוגלת ברמה לאומית לחקיקה התומכת בפעילות עסקית. ברמה המקומית יותר, לשכת המסחר שלך מספקת משאב רשת. אתה יכול לפגוש מנהיגים עסקיים אחרים בקהילה שלך, ללמוד על הזדמנויות חסות ואפילו לקבל הנחות על חומרים וציוד עבור החברה שלך.

• תוכלו ללמוד על הצטרפות ללשכת המסחר האמריקאית בכתובת www.uschamber.com.
• תוכל לאתר את לשכת המסחר המקומית שלך על ידי חיפוש מקוון אחר שם הקהילה שלך וביטוי "לשכת המסחר".

עבוד עם הלשכה העסקית הטובה יותר. הלשכה לעסקים טובים יותר (BBB) היא שם עבור סוכנויות מקומיות רבות המנוהלות באופן עצמאי. באופן קולקטיבי ברחבי צפון אירופה הם מהווים את מועצת הלשכות העסקיות הטובות יותר (CBBB). מטרתם היא לבנות קשרים חזקים בין עסקים לצרכנים. תוכל למצוא את BBB המקומי שלך על ידי חיפוש בכתובת www.bbb.org.

• הפיכתך לחבר מוכר ב- BBB מגדיל את אמון הצרכנים בעסק שלך ולעתים קרובות מוביל להגדלת ההכנסה.