איך מנהלים התאחדות בעלי בתים?
כיצד אוכל לדעת אם יש לי את הזכות לעשות עסק כשמדובר בהתאחדות בעלי בתים?
התאחדות בעלי בתים (HOA) היא קבוצה של תושבים נבחרים המחזיקים בבתים באותה פיתוח / קהילה. קבוצה זו אחראית לאכיפת הכללים והתקנות המוסכמים על ידי התושבים, והם מפעילים סמכות כלשהי לגבי אופן השימוש ברכוש בפיתוח. מנהיגי התאחדות בעלי בתים נבחרים לתפקידם על ידי שאר התושבים בהתפתחות זו. ללמוד כיצד לנהל עמותת בעלי בתים או להקים אחד מאפס יכול לעזור לך ולתושבים אחרים בעלי דעות דומות בפיתוח שלך לנהל את הקהילה שלך ולשמור על האופן בו משתמשים בקרקע סביב הבית שלך.
חלק 1 מתוך 3: ניהול התאחדות בעלי הבית שלך
- 1הבן כיצד עובד ה- HOA. בין אם אתה חדש במועצה קיימת ובין אם אתה חלק מלהקת סטארט-אפ חדשה ב- HOA שהוקם לאחרונה, תצטרך ללמוד כיצד האיגוד שלך עובד. כל חבר דירקטוריון צריך להבין את אחריותו ואת חובותיו, וכל הדירקטוריון צריך להכיר את תכנית הניהול שהוגדרה עבור אותו HOA.
- כל חברי הדירקטוריון מחויבים במסמכי השלטון של ה- HOA.
- אין חבר דירקטוריון רשאי להפעיל רשויות שאינן מתוארות במפורש במסמכים אלה, וכל חברי הדירקטוריון חייבים לדבוק באחריות שנקבעה בהם.
- 2בדוק את המדיניות הקיימת לפני שתנסה ליצור מדיניות חדשה. חברי דירקטוריון חדשים רבים מתלהבים יתר על המידה ומשתוקקים להוכיח את עצמם. לעתים קרובות זה מביא להפשטת סמכויות או הנהגת מדיניות לקויה או מיותרת. לפני שתנסה לשנות מדיניות או להציג מדיניות חדשה לחלוטין, ודא שאתה מכיר את המדיניות הקיימת בנושא זה כפי שהיא נכתבת כעת.
- גם אם מתחייבת מדיניות חדשה, וודא שאתה וחברי הדירקטוריון האחרים מקדישים את זמנך לבחון את כל העניינים של המדיניות המוצעת כדי להבטיח שהיא ברת ביצוע ויהיה יעיל.
- הכירו את הלוחות הקודמים ששירתו את הקהילה שלכם (אם לפיתוח שלכם היו לוחות אחרים בעבר). קרא את הפרוטוקולים מהפגישות שלהם והקדיש זמן להבנת ההיסטוריה של הקהילה שלך והחלטותיה בעבר.
- 3הפוך את השקיפות בראש סדר העדיפויות. ועד איגוד בעלי בתים חייב להיות שקוף לחלוטין בכל החלטותיו והליכיו. שקיפות היא הדבר היחיד שיעניק לבעלי הבית אמון ואמון במועצה. שוחח על נושאים העומדים בפני הקהילה שלך, הזמין משוב מבעלי בתים אחרים וקיים דיונים פומביים פתוחים על הצעות HOA עבור הקהילה שלך.
ועד איגוד בעלי בתים חייב להיות שקוף לחלוטין בכל החלטותיו והליכיו.
חלק 2 מתוך 3: הפעלת פגישה
- 1ארגן אסיפת בעלים. אסיפת הבעלים פותחת את הדירקטוריון בפני תשובות של בעלי בתים ובעלי יחידות בהתפתחות זו. אסיפות בעלים עוסקות בדרך כלל בבחירות לדירקטוריון, אישור / תיקונים תקציביים, תיקונים במסמכי השלטון של ה- HOA, וגורמים אחרים הקשורים לבעלי הבית. תלוי איפה אתה גר, עשויות להיות דרישות מסוימות לגבי תדירות הפגישות. לדוגמא, בקולורדו יש לקיים אסיפת בעלי בתים כללית או יחידה לפחות פעם בשנה.
- לכל מדינה עשויות להיות דרישות ספציפיות לגבי כמה זמן מראש מתוכננת אסיפת בעלים. יש להודיע לכל הבעלים על הפגישה הקרובה במסגרת פרק זמן זה.
- אנשי HOA רבים נדרשים לפרסם הודעה פיזית על פגישות הקרובות באזור קהילתי גלוי. ה- HOA רשאי גם לשלוח הודעות דוא"ל או מכתבי התכתבות בדואר לבעלי הבית של הפיתוח.
- כל ההודעות וההתכתבויות צריכות לכלול את התאריך, השעה ומקום הפגישה, כמו גם כל הנושאים שתוכננו להיות על סדר היום באותו יום.
- 2כנס ישיבת דירקטוריון. ישיבות הדירקטוריון צריכות להיות פתוחות לכל חברי העמותה, או לנציג ייעודי אם חבר מסוים אינו יכול להיות נוכח. יש לאפשר לכל תושבי ה- HOA לראות את סדר היום של ישיבת הדירקטוריון, ועל ה- HOA להקפיד על תקנון העמותה הקובע את הודעות ישיבות הדירקטוריון.
- על מנת להבטיח ישיבת דירקטוריון יצרנית, עדיף להכין סדר יום ולהיצמד אליו במהלך הפגישה.
- על הלוח לדבוק בפריטים שכבר נמצאים על סדר היום ואסור לו להציג פריטים חדשים ללא בדיקה מוקדמת.
- על סדר היום לאשר את הפרוטוקולים מישיבת הדירקטוריון האחרונה, לדון בעסקים לא פתורים ("ישנים") ולדון בסעיפים חדשים העומדים לדיון או להצבעה.
- מועצות עשויות גם לרצות לקיים פורום פתוח לבעלי בתים במהלך הפגישה כדי להבטיח כי לתושבים יש אמירה בממשלת ה- HOA שלהם.
- וודא שכל חברי הדירקטוריון מקיימים קוד התנהגות מוסכם. זה עשוי לכלול בעקבות הליכים פרלמנטריים במהלך הפגישה, לאפשר לבעלי בתים לצפות במועצה מנהלת עסקים, ונהלים אחרים כדי להבטיח פגישה חלקה ופרודוקטיבית.
- 3התקשר לפגישה מיוחדת. ניתן להזמין פגישות מיוחדות לטיפול במצבי חירום ובעיות אחרות הרגישות לזמן. ישיבה מיוחדת של בעלי בתים או בעלי יחידות יכולה להיקרא על ידי נשיא ה- HOA, רוב הוועד המנהל של ה- HOA, או על ידי בעלי בתים / יחידות עם אחוז מסוים (המפורט בתקנון) מהקולות של העמותה.
אסיפת הבעלים פותחת את הדירקטוריון בפני תשובות של בעלי בתים ובעלי יחידות בהתפתחות זו.
חלק 3 מתוך 3: ארגון התאחדות בעלי בתים מאפס
- 1חבר את תקנון ה- HOA שלך. תקנון ה- HOA מהווה מערכת חוקים פונקציונאלית לניהול השוטף של העמותה. הוא צריך לכלול מידע על סוגי הפגישות השונות שיתקיימו, וכן הליכי בחירה והסרה לחברי דירקטוריון חדשים או יוצאים.
- הדרישות לתקנון HOA ישתנו ממדינה למדינה, אם כי יש דברים שצריך להישאר אחידים בכל תקנון HOA.
- על התקנון לדרוש כי ה- HOA יכול לקנות בחזרה מניות / חברות מבעלי בתים שאינם תושבי קבע בקהילה.
- כל מניות / ריבית חברות שנרכשו על ידי ה- HOA חייבות להימכר לחברים חדשים באותו מחיר.
- שני שלישים מבעלי התושבים / בעלי המניות חייבים להצביע בעד תיקון על מנת שתקנון התקנון או תקנון ההתאגדות יתוקן.
- 2כתוב את מאמרי ההתאגדות. תקנון ההתאגדות מפרט את שם ה- HOA שלך, את כתובת המשרד הראשי ואת שם / כתובת הסוכן הרשום עבור ה- HOA שלך. מסמך זה קובע את מטרת ה- HOA שלך, כמו גם את סמכויות השלטון שלו. במדינות רבות יש להגיש את המאמרים למזכיר המדינה על מנת שה- HOA יתאגד כישות ללא כוונת רווח.
- המאמרים חייבים לקבוע בכתב כי התאחדות בעלי הבית מאורגנת למטרות ללא כוונת רווח, וששום אדם הקשור ל- HOA (כתאגיד) לא יראה רווח פרטי כלשהו.
- על מנת להעפיל כארגון ללא כוונת רווח, על ה- HOA גם לציין את קוד המס של מדינת הבית השולט בעמותות.
- המאמרים צריכים לכלול גם פסקת הגבלה, הקובעת כי ה- HOA לא ישתמש בסמכויות שאינן מוכרזות במסמכי השלטון.
- ה- HOA רשאי לבחור לשלב את התכונות של תקנון ההתאגדות בתקנון, או ה- HOA רשאי ליצור ולאמץ את המאמרים כמסמך חדש ועצמאי.
- 3נסח את הצהרת הואה שלך על הבריתות, התנאים וההגבלות. הצהרת HOA היא מסמך נפרד המפרט את מראה המנדט של כל הנכסים המנוהלים, כל מגבלות על השימוש ברכוש, וחובות אחזקת הרכוש של כל התושבים. ההצהרה עשויה לקבוע את כל הדרישות הנדרשות בנוגע להערכות הוצאות נפוצות עבור התושבים, ויש להגיש אותה בלשכת פקיד המחוז.
- בדרך כלל, כל נכס פרטי המשפיע על מבנה הבית או על מראהו הכללי (כולל החצר, הגג והקירות החיצוניים של הבית) נחשב לרכוש אגודה. ככזה, הוא כפוף למנדטים של ההצהרה להופיע ולהתחזק.
- 4העבר את הכללים והתקנות של הואה שלך. הכללים והתקנות קובעים מה הסמכות של חבר הדירקטוריון בתוך אותה התפתחות, וצריך לקבוע אילו השלכות אפשריות עשויות לבוא עם הפרה של הכללים. לדוגמא, אם לחבר דירקטוריון הסמכות להודיע על כך ולבדוק לאחר מכן רכוש של בעל בית כדי לבדוק הפרות שלטון (כמו חיות מחמד, צרכי תחזוקה וכו '), יש לציין בפשטות את הסמכויות הללו בכללים.
- כחלק מהכללים והתקנות, יש ליידע את בעלי הבית מתי ואיך לערער על כלל נתון. חייב להיות גם תהליך הוגן לוויכוח נגד ציטוט של הפרה, כאשר בעל הבית מקבל הזדמנות לספר את הצד שלו בסיפור.
- 5הגדר תקציב ותשלומי תשלום עבור דמי חובה. ככל שאגודת בעלי הבית שלך תגדל, תצטרך לקבוע כמה בעלי בתים חייבים לשלם בכל חודש בתשלומים ל- HOA. התחייבויות תקציביות אחרות עבור בעלי בתים עשויות לכלול הערכות לתחזוקה, תיקונים משמעותיים, שדרוגים של נכסים ושיפורים מבניים. עם זאת, על תקציב ה- HOA לציית לחוק המדינה כאשר הוא מעריך ומצטט את ההתחייבויות הכספיות של בעלי בתיה.
- שוחח עם עורך דין מקרקעין בקהילה שלך כדי לקבוע מה הוגן וחוקי לחייב בעלי בתים בהתפתחותך.
- תוכלו למצוא עורכי דין מקרקעין באזורכם על ידי חיפוש מקוון או בספר טלפונים מקומי.
- 6הגישו לשירות ההכנסות הפנימי (IRS). רבים מ- HOA מגישים למס הכנסה כדי לקבל הטבות מס, כגון אי הכנסת תפקודים פטורים מההכנסה ברוטו המדווחת של ה- HOA. על מנת לקבל הטבות אלה, על ה- HOA למלא ולהגיש את טופס 1120-H למס הכנסה. בדרך כלל יש להגיש טופס זה לפני מועד פירעון החזר מס הכנסה.
- ניתן להוריד ולהדפיס את טופס 1120-H מאתר מס הכנסה. אתה יכול גם לבצע הזמנה מקוונת דרך אתר מס הכנסה כדי לשלוח את הטפסים הדרושים ל- HOA שלך.
- יש להשלים את בקשות הטפסים שהוזמנו בדואר על ידי מס הכנסה ולקבל אותן על ידי ה- HOA בתוך 10 ימי עסקים.
התאחדות בעלי בתים (HOA) היא קבוצה של תושבים נבחרים המחזיקים בבתים באותה פיתוח / קהילה.
- זכרו כי התאחדות בעלי בתים יכולה להוות כלי שיווקי ומכירות טוב לקונים פוטנציאליים בקהילה שלכם. הציע לעזור לסוכני נדל"ן ומפתחים במהלך בתים פתוחים ולהעמיד לרשותך מענה לכל שאלה שיש להם.
- היו מסבירי פנים לבעלי בתים חדשים. ה- HOA יכול למלא תפקיד בכך שהשכנים החדשים ירגישו רצויים בקהילה. הודיעו על הגעתם בעלוני מידע או במיילים, והציגו את עצמכם בפני אותם שכנים לאחר שהם עוברים לגור.
קרא גם: איך לקנות בית נטוש?
שאלות ותשובות
- מה עלי לעשות אם מישהו מכין כללים ב- HOA כדי להועיל לעצמו?זה מנוגד למדיניות. המדיניות חייבת להיות מוסכמת על ידי ה- BOD, ואז ה- HOA.
- איזו תוכנית מחשב מומלצת כדי להקל על עבודתו של גזבר?אתה יכול לנסות את Quicken בוודאות - זה כמו Excel, אבל יש לו יותר פורמטים לניהול חשבונאות וניהול כסף. אחרת Excel יהיה כנראה ההימור הטוב ביותר שלך.
- כיצד אוכל להקים מנהיגות חדשה של HOA שמנוהלת כעת על ידי חברת ניהול בתשלום?קבע פגישת HOA מיוחדת ותודיע לבעלי הבית שהם יצביעו לחברי דירקטוריון חדשים - נשיא, סגן נשיא, גזבר ומזכיר. מצא את "סוגי האחריות" או ראה מי ירצה להתנדב. ואז להצביע. קרא את התקנון שלך כדי להבין את החובות של כל תפקיד שנבחר וכיצד הם עובדים יחד.
- האם כללים אחרים יבוטלו אם ה- HOA מאפשר לבעל בית אחד להפר חוק?ה- HOA אינו יכול לעשות זאת באופן חוקי. אם היא הייתה עושה זאת, היא עלולה להסתבך על ידי העיר או המדינה.
- אתה יכול לתת לי הצעות להפעלת בחירות שעומדות לקראת עמותת בעלי בתים?שלח את טפסי ה- proxy שלך עם מכתב נלווה המציין מיהם המועמדים. במהלך הפגישה בקשו מהמועמדים לספר מעט על עצמם ועל כל מיומנות מיוחדת שתועיל כחבר דירקטוריון. העבירו פיסות נייר והבקשו מהמשתתפים לרשום את שם בחירתם ואז לספר את הקולות.
- במה שונה POA מ- HOA?POA הוא איגוד בעלי נכסים והוא מהלך מדרגה מ- HOA. במקרים רבים, POA יכול להתנהל דומה מאוד ל- HOA, אך פעמים אחרות הם עשויים להיות מורכבים יותר מאנשים כמו בעלי עסקים מקומיים ומנהלי נכסים. לעתים קרובות הם מספקים הרבה הזדמנויות חינוכיות או רשתיות.
שאלות ללא מענה
- כיצד אוכל לדעת אם יש לי את הזכות לעשות עסק כשמדובר בהתאחדות בעלי בתים?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
