כיצד לבצע ביקורת חשבונאית בסיסית?
לביצוע ביקורת חשבונאית בסיסית, קרא את תקני הביקורת המקובלים באופן כללי וחפש שיטות ביקורת מקובלות בענף הספציפי שלך. חשוב לקרוא תקנים אלה מכיוון שכדי לבצע ביקורת, ייתכן שיהיה עליך להזמין רואה חשבון או צד שלישי אחר. אם אתה מסוגל לבצע את הביקורת בעצמך, הצלב את כל העלויות וההוצאות כדי להבטיח שהמידע יהיה עקבי. משם, בדוק שוב את התקבולים והחזרי המס שלך וחפש פערים. לאחר מכן, כתוב את דוח הביקורת שלך. לקבלת טיפים מבודק היועץ הפיננסי שלנו כיצד למנוע מעסק שלך להפעיל ביקורת מס הכנסה, המשך לקרוא.
לביצוע ביקורת חשבונאית בסיסית, קרא את תקני הביקורת המקובלים באופן כללי וחפש שיטות ביקורת מקובלות בענף הספציפי שלך.
ביקורת חשבונאית היא תהליך בחינת כל מצבה הכספי של החברה, בדגש על עמידה בתקני הדיווח הרלוונטיים, וקידום מדיניות נאותה של טיפול במזומנים ובקרות פנימיות. ברוב המדינות נדרשת ביקורת קבועה של חברות חיצוניות עבור תאגידים הנסחרים בבורסה. לעומת זאת, עסקים קטנים בדרך כלל אינם כפופים למערכת קפדנית של תקני ובקרות דיווח ולכן לעיתים קרובות אינם כפופים לביקורות חובה. למידה כיצד לבצע ביקורת חשבונאית פנימית בסיסית על עסק קטן משלך יכולה לספק לך הבנה מקיפה לגבי נקודות החוזק והחולשה הפיננסיות של החברה שלך.
שיטה 1 מתוך 3: הכנה לביצוע ביקורת פיננסית בסיסית
- 1להבין ביקורת פיננסית. בפשטות, קיימות ביקורות פיננסיות כדי להבטיח שהמידע הכספי של העסק שלך יהיה "נכון והוגן". עבור עסקים קטנים החשש העיקרי הוא שכל ההוצאות וההכנסות מדויקות כך שמס הכנסה יודע בדיוק את המצב הכספי של העסק ויכול לאשר שכל הניכויים תקפים.
- ביקורת רשמית כוללת בחינה של דוחות כספיים על ידי צד שלישי מוסמך (בדרך כלל רואה חשבון מוסמך או רואה חשבון). ביחס לעסקים קטנים, בדרך כלל מבוצעות ביקורת על ידי מס הכנסה בשל חשש לדיווח תקין, בעוד שתאגידים ציבוריים גדולים בדרך כלל שוכרים רואי חשבון חיצוניים (ויש להם מבקרים פנימיים) כדי לאשר שמידע פיננסי תקף לבעלי המניות.
- למרות זאת, אתה עדיין יכול "לבצע ביקורת עצמית" על העסק שלך (או לוודא שהמידע והנהלים הכספיים שלך מדויקים והוגנים), כדי לשפר את העסק שלך ולהגן על עצמך מפני ביקורת מס הכנסה.
- 2למד את הסיבות לביקורת פיננסית. ישנן מספר סיבות ויתרונות לביקורת כספית באופן קבוע. בעוד שבעל העסק יכול לבצע ביקורת בסיסית (שצריך לוודא באופן קבוע מידע פיננסי מדויק והנהלים יעילים), אך זה נכון להעסיק רו"ח שיעשה סקירה שיטתית של הכספים שלך.
- ביקורות פיננסיות יכולות להבטיח שהמידע תקף ובהתאם לתקני החשבונאות (כמו עקרונות החשבונאות המקובלים באופן כללי, או GAAP).
- ביקורות פיננסיות מוודאות כי כל הכללים החוקיים והמיסים מתקיימים, מה שיכול למנוע ביקורת ממס הכנסה, או סוגיות משפטיות שונות שיכולות להתעורר כאשר מידע הונא או שגוי מוגש לציבור או למשקיעים.
- הם יכולים גם לספק חינוך לבעל העסק על האופן שבו העסק שלהם מתנהל וכיצד ניתן לשפר אותו.
- 3מנע מהעסק הקטן שלך להפעיל ביקורת מס הכנסה. ביקורת חשבונאית בסיסית של העסק שלך יכולה להיות דרך יעילה למנוע מעצמך קבלת ביקורת מס הכנסה, דבר שעלול להיות מלחיץ ולוקח זמן. לפני שנבדוק לעומק בכספיך, ישנם מספר טיפים ראשוניים שניתן להשתמש בהם כדי לשפר את מצבך הכלכלי ולמנוע ביקורת מס הכנסה.
- ודא שהניכויים שלך הם מציאותיים ולא מוגזמים (במיוחד לארוחות עסקיות, נסיעות ובידור). לדוגמא, נסיעה יומית לעבודה בעבודה רגילה אינה ניכוי תקף, וגם אין תביעת הוצאה אישית כניכוי עסקי. כלל טוב הוא שאם ההוצאה נדרשת בכדי להרוויח כסף, ניתן לנכות אותה.
- ודא שיש לך קבלות ורשומות מתאימים לכל הניכויים.
- יש הסברים ותיעוד מתאים לכל פערים גדולים בין שנים. אם אתה תורם לצדקה הרבה יותר משנה אחת משנה אחרת, כלול הסבר מדוע כשאתה מגיש את ההחזר שלך, וכלול קבלות או מסמכים קשורים אחרים.
ביקורת חשבונאית בסיסית של העסק שלך יכולה להיות דרך יעילה למנוע מעצמך קבלת ביקורת מס הכנסה, דבר שעלול להיות מלחיץ ולוקח זמן.
שיטה 2 מתוך 3: יצירת מסלול ביקורת חשבונאית
- 1קבע אם לעסק שלך יש מסלול ביקורת חשבונאות מספיק. נתיב ביקורת חשבונאית מורכב של מקורות נייר ואלקטרוניקה המתעדים את ההיסטוריה של העסקות של עסק. מסלולי ביקורת משמשים למעקב אחר הנתונים הכספיים של העסק מהספר הראשי למקור העסקה / הכספים. מסלול ביקורת חזק מספק רשימה כרונולוגית מקיפה המתעדת את הצעדים שננקטו להתחיל ולהשלים עסקאות.
- קבע אם נוהלי החשבונאות הקיימים שלך מאפשרים לך לעקוב אחר התהליך המלא של עסקה פיננסית עם תיעוד. אם לא, יש לחזק את תהליכי החשבונאות שלך כדי ליצור מסלול ביקורת חשבונאות מספיק. לדוגמא, אם אתה רוכש טובין מספק, אתר את התיעוד המשויך לעסקה (כמו חשבונית), אתר את העסקה בחשבון המתאים (כמו ההוצאה או חשבון חשבונות לתשלום), וזיהה איזה סוג של עסקה הייתה (קניית טובין מספק).
- העסיק תוכנת הנהלת חשבונות כדי ליצור מסלול ביקורת חשבונאות אלקטרונית עבור העסק שלך. שימוש בתוכנת הנהלת חשבונות לרישום הפעילות הפיננסית של העסק שלך יאפשר לך לאחסן ולנתח בקלות נתונים חשבונאיים בקלות.
- 2עיין במדיניות הקיימת של עסק קטן שלך. יש לאחסן את כל המידע הכספי באופן אמין, מאובטח ובאופן מאורגן. יש לאחסן את כל המידע הרלוונטי, כגון הצהרות בנק, צ'קים שבוטלו וקלטות קופות רושמות לפחות עד סוף כל תקופת דיווח. שמירת המידע והנגישות אליו יעזור לכם לפתור בעיות או אי התאמות שמתעוררות.
- צריך להיות תיעוד משויך לכל עסקה, עם הסברים רלוונטיים לעסקאות שישמשו לניכויים. לדוגמא, אם הוצאת 75 יורו על דלק בכדי לנסוע לפגוש לקוח פוטנציאלי, לא צריך להיות רק קבלות (או רשומות בנק) עבור העסקה, אלא יש גם לרשום כי ההוצאה של 75 יורו הייתה גיוס לקוח חדש, ולכן היא הוצאה לניכוי עצמי.
- 3בדוק כיצד מסמכים פיננסיים מועברים לאנשי חשבונאות. השלב הראשון בביקורת החשבונאית של העסק הקטן שלך מורכב מאיסוף מסמכים פיננסיים, כגון חשבוניות, קבלות ודוחות בנק, ומסירתם לרואי החשבון או מחלקת הנהלת החשבונות לצורך עיבודם. אם תהליך זה איטי או לא אמין, הרישומים החשבונאיים יסבלו ויהיו אמינים.
- אם אתה עצמאי, שלב זה הוא פשוט, והמשימה שלך היא במקום לוודא שאתה לוקח רשומות עסקאות פיננסיות משלך ומעבד אותן במהירות ובאופן קבוע כדי להבטיח שהרשומות שלך מעודכנות.
- 4צור מערכת לניטור הבקרות הפנימיות של החברה שלך. בקרות פנימיות הן הוראות המסייעות בהגנה מפני הונאות, גניבות ונושאים חשבונאיים פנימיים אחרים. הם הנהלים שהעסק שלך משתמש בהם כדי להבטיח את הנכסים שלך מוגנים והמידע שלך מדויק.
- הפרד את חובות החשבונאות ככל שהדבר סביר. לדוגמא, עדיף שלא לאפשר לאותו אדם גם לטפל במזומן וגם לבצע את הנהלת החשבונות, מכיוון שהדבר מקל על הסבר על מזומנים חסרים.
- כספות צריכות להיות נעולות כאשר אינן בשימוש, ותוכנות החברה והמחשבים צריכים להיות מוגנים באמצעות סיסמה.
- מערכות מצלמות מועילות לניטור ביצוע בקרות פנימיות בעסקים קמעונאיים.
- התאמה בין חשבונות, כגון התאמת דוחות בנק עם פנקס הצ'קים, צריכה להתרחש באופן קבוע כדרך לאמת מידע פיננסי.
- טכניקות כמו מספור מסמכים כמו בדיקות למניעת שכפול הן גם בקרה פנימית מועילה.
- 5שקול את חוקי החשבונאות והמיסים שעל העסק שלך לפעול. לצרכי מס, בדרך כלל אתה מחויב על פי החוק לנהל רישומי חשבונאות מקיפים עבור העסק שלך. הכנת רשומות החשבונאות שלך לעמידה בחוק תקל על ביצוע ביקורת הכנסות פדרלית פוטנציאלית.
- הפוך נהלי מס הכנסה, כגון שמירת רישומי חשבונאות במשך שש שנים לפחות, כחלק מתהליך עקבות הביקורת הפנימית שלך. בדרך זו כבר קיימים התהליכים הנדרשים למענה לביקורות חיצוניות של מס הכנסה ומגורמים חיצוניים אחרים.
- כדי לגלות אילו חוקים רלוונטיים עבורך, אתר מינהל עסקים קטנים הוא משאב מועיל מאוד. בנוסף, אתה יכול גם להתייעץ עם רואה החשבון או מנהל החשבונות שלך אם יש לך כזה.
למידה כיצד לבצע ביקורת חשבונאית פנימית בסיסית על עסק קטן משלך יכולה לספק לך הבנה מקיפה לגבי נקודות החוזק והחולשה הפיננסיות של החברה שלך.
שיטה 3 מתוך 3: עריכת ביקורת חשבונאית פנימית
- 1העסיק שיטות ביקורת המקובלות בענף. נוהלי ביקורת טובים צריכים לשמש כמדריך הראשוני לביצוע הביקורת החשבונאית הפנימית שלך. שימוש בתוכנת חשבונאות לעסקים, עורך דין מיסים או רואה חשבון היא הדרך הטובה ביותר להבטיח שביקורת החשבונאות הפנימית שלך תואמת את שיטות החשבונאות המקובלות.
- לתקני ביקורת מקובלים הכלליים (GaAs) הם לתקני ביקורת הנפוצים ביותר בשימוש לבצע ביקורת חברות פרטיות. שקול את מדיניות GAAS בעת תחילת הביקורת החשבונאית הפנימית שלך.
- GAAS הם הכללים והסטנדרטים הבסיסיים המשמשים בעת ביצוע ביקורת. בעוד שבדרך כלל משתמשים בהם מבקרים מקצועיים, התייעצות עם עקרונות בסיסיים אלה יכולה להוות הנחיה מועילה לביקורת האישית שלך.
- 2הצלב לכל חלק במערכת החשבונאות של החברה שלך. סקור כל מקום שאליו מכניסים מידע חשבונאי, כולל היומן הכללי, ספר החשבונות ויתרות חשבונות בודדות. יש לבחון את היתרות בחשבונות באופן רציף, ולא רק לפני הכנת יתרת הניסיון בסוף תקופת החשבונאות.
- וודא שלכל הערכים יש רשומות תואמות בכל אלמנט במערכת שלך ושהפערים נפתרים במהירות. לדוגמא, רכישת סחורה למכירה תדרוש הזנת חיוב לחשבון המלאי וזיכוי לחשבון המזומן שלך.
- השתמש בתיעוד חשבונאי כדי לאמת את ההכנסה, ההוצאות והעלויות ברוטו של העסק שלך.
- אם יש לך מספר גדול מאוד של עסקאות, מקובל לקחת מדגם סטטיסטי על מנת לבחון עסקאות בודדות, במקום לנסות לבחון את כולן.
- 3השווה רשומות חשבונאיות פנימיות מול רשומות חיצוניות. בדוק את נאמנות הנהלת החשבונות שלך על ידי השוואה עם רשומות חיצוניות. לדוגמה, תוכל להשוות קבלות רכישה מהספקים שלך לבין רשומות הרכישה שלך. שים לב כי בעיות המתעוררות בתהליך זה עשויות לנבוע משגיאות חיצוניות, כגון חישוב מוטעה של ספק או לקוח.
- אם אתה נתקל בשגיאות כלשהן, חשוב לתקן תחילה את השגיאה. יש לתקן כל שגיאה מטעם גורמים חיצוניים (כמו שגיאת ספק) על ידי פנייה לצד המעורב. לאחר מכן, חשוב לתעד את השגיאה, ולשאול את עצמך מדוע אירעה השגיאה, ומי אחראי. האם מדובר בטעות חד פעמית, או שיש בעיה במדיניות או בהליך בסיסי? מכאן תוכלו להתמקד בהבטחת הטעות שלא תחזור על עצמה.
- אם יש לך מוצרים פיזיים או שאתה משתמש בציוד בעסק שלך, תצטרך לערוך ביקורות פיזיות גם כן. לדוגמא, יש לספור מלאי או ציוד ולבדוק אותם באופן חזותי.
- 4בדוק את רישומי המס הפנימיים מול דוחות המס שלך. בדוק את תקבולי המס הממשלתיים האחרונים שלך והשווה אותם עם הרשומות הפנימיות שלך לגבי מיסים ששולמו והתחייבויות מס. בארה"ב, שמור על קבלות מס למשך 7 שנים לפחות, מכיוון שזו תקופת ההתיישנות בהונאת מס.
- 5צור דוח ביקורת. ערוך רשימה של ממצאיך לדוח ביקורת תמציתי. דוח ביקורת הוא פשוט מסמך המסכם את ממצאי הביקורת שלך. זה יציין בעיות שמצאת, שיפורים שבוצעו ואזורים שעבדו היטב.
- מכיוון שמדובר בביקורת שלך, זה לא צריך להיות מסמך רשמי, והוא פשוט צריך להיות מסמך שימושי שתוכל להתייחס אליו לשימושך האישי, או שאתה יכול להציג את מס הכנסה במקרה שהעסק שלך מבוקר.
שימוש בתוכנת חשבונאות לעסקים, עורך דין מיסים או רואה חשבון היא הדרך הטובה ביותר להבטיח שביקורת החשבונאות הפנימית שלך תואמת את שיטות החשבונאות המקובלות.
- שקול להעסיק רואה חשבון. ההנחיות לעיל ביצירת מסלול ביקורת עשויות להיראות מרתיעות. שקול להעסיק רואה חשבון אם אינך מצליח לבצע את התהליכים הדרושים הנדרשים ליצירת מסלול ביקורת. ניתן לשכור רואה חשבון במיוחד לצורך יצירה וביצוע של תהליך מעקב אחר ביקורת חשבונאית, עליו תוכלו לפקח ללא סיוע של רואה החשבון. יתר על כן, קשר ארוך טווח עם רואה חשבון יכול להיות קריטי להצלחה עסקית.
קרא גם: איך להתחיל מזקקה?
תגובות (10)
- המאמר הזה עזר לי כל כך. תודה רבה על כתיבת זה.
- מוניתי ליו"ר ועדת מימון לביקורת בארגון. הייתי צריך לדעת שלב אחר שלב כיצד להתחיל עם הוועדה שלי, כיצד להקים אותה לאחר שקיבלתי את כל המידע הכספי מהגזבר והמזכיר. תודה.
- עזר רק להזכיר לי רכיבי מפתח לביקורת. תודה!
- זה נתן את כל הביקורת על הביקורת שתתבצע ומה צריך לבדוק בזמן הביקורת.
- מאוד אינפורמטיבי. אני רואה חשבון מוסמך במקצועי, עם למעלה מ- 15 שנים בתחום הביקורת, ואני יכול לומר ללא ספק שהמידע המוצג כאן הוא נכון בנקודה.
- קיבלתי מושג כללי לגבי ביקורת פיננסית. תודה!
- זה באמת היה כל כך מועיל. התכוננתי לראיון ביקורת, אז זה הכין אותי. תודה רבה.
- אני לא יכול להודות לך מספיק, הניתוחים והמצגות שלך מדהימים. כל הכבוד לך. אני פשוט אוהב את הגישה שלך, קלה להבנה.
- זה עזר להבין את נוהלי היסוד של חברת ביקורת חשבונאות.
- לקחתי ידע חדש מתהליך הביקורת הקונקרטית שלך. תודה!
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
