כיצד ליישב חשבון ספר חשבונות כללי?
מכיוון שספר כללי הוא המקום שבו כל העסקאות וההוצאות של העסק שלך נרשמות, אתה רוצה ליישב אותו או לבדוק את הדיוק שלו באופן קבוע. התחל על ידי איסוף ספר החשבונות וכן את כל המסמכים הקשורים לכל עסקה, כמו חשבוניות, קבלות והצהרות. לאחר מכן בחר חשבון לכתחילה והתאם כל ערך למסמכים המתאימים. יש לוודא שכל המידע נרשם כראוי ושהתאמות הנכונות בוצעו. לבסוף, בדוק שוב את יתרת הסיום לפני שתעבור לחשבון הבא. לטיפים נוספים ממחברנו לחשבונאות, כולל כיצד לתקן ספר חשבונות לא מאוזן, המשך לקרוא!
ודא שהיתרה הזו תואמת את אלו המדווחים ביתרות החשבון הסופיות בספר הכללי.
ספר החשבונות הכללי הוא המקום בו נרשמות כל העסקאות וההוצאות של העסק. נוהג חשבונאי טוב מחייב את החשבונאות "ליישב", או לבדוק את דיוקן, באופן קבוע. בנוסף, מכיוון שספר החשבונות הכללי הוא מקור המידע לארבעת הדוחות הכספיים (מאזן, דוח רווח והפסד, דוח תזרימי מזומנים ודוח הון עצמי), התאמה יכולה להתייחס לבדיקת הצלבה בין היתרות בדוחות אלה לבין אלה בספר החשבונות הכללי. התאמה בין ספר החשבונות הכללי יכולה להיות שימושית לקראת ביקורת שנתית או פשוט להשתמש בה כדי להבטיח שבעל עסק מקבל תמונה מדויקת של מצבו הכלכלי של העסק.
שיטה 1 מתוך 3: הקפדה על דיוק ספר חשבונות כללי
- 1מצא והרכב מסמכים רלוונטיים בנוסף לפנקס הכללי עצמו, תזדקק לכל המסמכים הקשורים לכל עסקה בפנקס. אלה כוללים חשבוניות רלוונטיות, קבלות, דוחות חשבון וכל רישום אחר הנוגע לעסקאות או הוצאות. ביסודו של דבר, כל דבר ששימש כמקור לנתונים עבור ספר החשבונות לתקופה חשבונאית זו, חייב להיות ממוקם ולהורכב כדי שיהיה נגיש.
- 2בדוק את היתרה בחשבון ההתחלתי. התחל בבחירת חשבון בפנקס הכללי לפייס ראשון. זה יכול להיות כל אחד מהעסקים חשבונות רבים, החל מחשבונות חייבים וכלה במלאי וכלה בהוצאות ריבית. זה לא משנה מאיפה תתחיל כי בסופו של דבר תצטרך לעשות כל חשבון. לאחר שבחרת חשבון, ודא תחילה כי יתרת ההתחלה לתקופה הרשומה בספר הכללי תואמת ליתרת הסיום של אותו חשבון מהתקופה האחרונה. זה מבטיח כי כל השגיאות שזוהו נעוצות בתקופה זו ולא בתקופות קודמות.
- לדוגמא, אם בחרת בחשבון המזומן, יהיה עליך לוודא כי יתרת המזומנים הסופית מהתקופה האחרונה הייתה זהה ליתרת המזומנים ההתחלתית בתקופה זו. כל אי התאמה פירושה שהיתרה במזומן דווחה בצורה לא נכונה בשלב כלשהו וכי סכום המזומנים האמיתי הנוכחי של העסק אינו ידוע.
- 3התאם כל רשומת ספר כללי לעסקה הבסיסית שלה. חזור ובדוק כל עסקה שהשפיעה על חשבון זה. אם בוצעו נהלי חשבונאות מתאימים, על כל רשומת ספר ראשי לכלול התייחסות לחשבונית או למספר קבלה שיהפכו את מציאת המסמכים לפשוטים. לאחר שמצאתם את המסמכים, וודאו כי העסקאות נרשמו פעם אחת בלבד בכל חשבון, בסכום הנכון ובחשבונות הנכונים. התאם את הסכומים השגויים וחשב מחדש את סך היתרות בחשבון בהתאם.
- לדוגמא, בחשבון המזומן היית מקפיד לבדוק עסקאות היכן שהתקבל מזומן כלשהו מלקוחות או היכן שהחברה שילמה מזומן.
- 4ודא שההתאמות וההיפוכים בוצעו כהלכה. התאמות, המשמשות בדרך כלל לעמידה בתקני חשבונאות צבירה, והיפוכים, המשנים רשומות שנעשו בתקופה הקודמת, יכולים לגרום לחוסר איזון בחשבונות אם הם לא מיושמים כראוי.
- עם התאמות, חשוב לבדוק שהן נרשמו בנסיבות הנכונות, למשל כי חשבונאות התאמה לשירותים שחויבו אך לא הושכרו הייתה ממש נחוצה בנסיבות.
- עבור היפוכים, הנקראים גם ערכי היפוך, הדבר החשוב שיש לחפש הוא כי היפוכים מתוכננים לתקופה בוצעו בזמן הנכון. במילים אחרות, יש לוודא כי כל מה שתוכנן להפוך במהרה היה אכן הפוך.
התחל בבחירת חשבון בפנקס הכללי לפייס ראשון. - 5חקר עסקאות חריגות. בעיני הניסיון, עסקאות מסוימות יבלטו כחריגות באופן מיידי. עסקאות אלה הן בדרך כלל כאלה המבצעות התאמות יתרה שבדרך כלל אינן מבוצעות. לדוגמא, בדרך כלל לא מתבצעת ירידה לחשבון הכנסות במהלך תקופת חשבונאות רגילה. עקוב אחר כל אחת מהעסקאות יוצאות הדופן הללו והעמיד בדיקה גבוהה על כל מה שתמצא.
- 6אמת את יתרת הסיום של החשבון. לאחר התאמות לביצוע עסקאות, התאמות או היפוכים שלא דווחו, בדוק וודא שסכום העסקאות תואם ליתרת החשבון הסופית. אם היתרה המחושבת שלך אינה תואמת את היתרה בפועל בחשבון, חישבת משהו לא נכון.
- 7חזור על כך עבור חשבונות אחרים. השתמש באותו תהליך שוב כדי ליישב את החשבונות האחרים בספר הכללי. כשתעשה זאת, יהיה לך ספר חשבונות מלא והשלים.
שיטה 2 מתוך 3: בדיקת דוחות כספיים
- 1אסוף את הדוחות הכספיים הנוכחיים. התאמה במקרים מסוימים יכולה להיות משמעות גם לוודא כי יתרות החשבונות הכלליות תואמות ליתרות המדווחות עבור אותם חשבונות בדוחות הכספיים של אותה תקופה. התחל בקבלת עותקים מהדוחות הכספיים של העסק. יהיה עליך להשוות פריטי שורה במסמכים אלה לחשבונות המקבילים שלהם בספר הראשי.
- 2בדקו את יתרת חשבון ההכנסות וההוצאות לדוח רווח והפסד. התחל בבדיקה כדי לראות שהחשבון הכנסות או מכירות זהים גם בדוח רווח והפסד. אם המספר הזה לא תואם, כמעט כל השאר לא יהיו נכונים. אם תגלה אי התאמה, יהיה עליך לחזור ולבדוק שוב את חשבון ההכנסות בספר הכללי.
- לאחר מכן, בדוק חשבונות הכנסות אחרים, כמו הכנסות מריבית או הכנסות שאינן תפעוליות, אם רלוונטי. בדוק יתרות אלה לעומת ערכיהם המדווחים בדוח רווח והפסד.
- כאשר דאגת לערכי הכנסה, עבור לחשבונות הוצאות, צבר הוצאות לקטגוריות שלהם בדוח רווח והפסד במידת הצורך. לדוגמא, עלויות טובין שנמכרו יכללו הן את עלות החומרים עבור הפריטים המיוצרים והן את עלות העבודה הישירה שנוצרה.
- 3בדוק יתרות חשבונות נכסים והתחייבויות במאזן. עיין בסכומי הנכסים המדווחים במאזן, כולל סכומי מזומנים, מלאי, רכוש קבוע וקטגוריות נכסים אחרות. ודא שהיתרה הזו תואמת את אלו המדווחים ביתרות החשבון הסופיות בספר הכללי. חלק מחשבונות אלה מצטברים במאזן. לדוגמא, שווי מזומנים ושווי מזומנים יכולים לכלול מספר סוגים שונים של נכסים, החל ממזומן בפועל ועד חיסכון ויתרות חשבונות.
- לאחר בדיקת הנכסים, עברו להתחייבויות, תוך התבוננות בהתחייבויות המדווחות לטווח הקצר והארוך במאזן. וודא כי אלה תואמים את יתרות הסיום הרשומות בספר הכללי.
בנוסף לפנקס הכללי עצמו, תזדקק לכל המסמכים הקשורים לכל עסקה בפנקס. - 4בדוק יתרות בדוחות הכספיים האחרים. הדוחות הכספיים האחרים יהיו תלויים במידה רבה ביתרות שנרשמו בשתי הדוחות הראשונים. הקפידו לסמן אם נצפו פערים בדוח רווח והפסד או במאזן והיכן ששינויים בחשבון זה עשויים להשפיע על דוח תזרימי המזומנים או על ההון העצמי.
- 5בצע התאמות אם החשבונות עדיין אינם שווים. אם אתה מבחין בפערים, חזור ובדוק את העסקאות הבסיסיות הקשורות לרישומי החשבונות הכלליים. הוכח כי יתרת החשבון תהיה נכונה תחילה ואז בצע את השינוי בדוח הכספי. לאחר מכן, עדכן את היתרות האחרות המושפעות משינוי זה אם תוכנת החשבונאות או הגיליון האלקטרוני שלך לא עושים זאת עבורך.
שיטה 3 מתוך 3: תיקון ספר חשבונות לא מאוזן
- 1בנה איזון ניסיון. לפעמים, ספר ספר כללי יכול לקבל יתרה סופית המפוצלת בצורה לא אחידה בין זיכויים לחיובים. באופן אידיאלי יתרה זו צריכה להיות אפסית, שכן ערך האשראי צריך להתאים לערך החיוב. אם זה לא המקרה, אחת או מספר עסקאות נרשמו בצורה לא נכונה. כדי לראות אם קיימת בעיה כזו, צור יתרת ניסיון על ידי הוספת כל הזיכויים והחיובים הרשומים בכל חשבון. יתרה מחושבת זו נקראת מאזן ניסיון.
- לפני שתמשיך הלאה, בדוק מחדש את המתמטיקה שלך והוסף את עמודות האשראי והחיוב יחד. אם הוא עדיין לא מאוזן, ודא שלא מיקמת ערכים בעמודה הלא נכונה.
- 2בדקו אשראי ליתרות חיוב בכל חשבון. השווה את היתרות עבור כל חשבון לעסקאות המרכיבות את אותו חשבון. אם אתה מוצא שגיאה, עבור שוב וחשב מחדש את יתרת החשבון באמצעות ערכי האשראי או החיוב מכל עסקה.
- עקוב אחר כל עסקה לחשבון השני שהיא משפיעה וודא ששווי שווה ערך לאשראי דווח עבור כל חיוב בחשבון המקורי ולהיפך.
- 3תקנו חוסר איזון בכל חשבון, אם הם עדיין קיימים. אם עבודה מהעסקאות עדיין לא מצליחה לאזן את החשבונות, ייתכן שיש לך שגיאה בדיווח העסקה. במקרה זה, יהיה עליך לחזור לחומר המקור (קבלות, חשבוניות וכו ') כדי לאתר את מקור חוסר האיזון. בדוק שהעסקה בחומר המקור נרשמה כהלכה בכל חשבון שהיא משפיעה עליו. לדוגמא, ברכישת לקוח במזומן, בדקו כי רשומות שוות ערך בוצעו במזומן, מכירה, מלאי ועלות סחורות שנמכרו וכי רשומות אלה מתאזנות באפס.
לאחר שבחרת חשבון, ודא תחילה כי יתרת ההתחלה לתקופה הרשומה בספר הכללי תואמת ליתרת הסיום של אותו חשבון מהתקופה האחרונה. - 4ודא כי יתרת הניסיון כעת אפסית. לאחר איתור כל השגיאות שתוכלו למצוא ולהתאים אותן למקומות ולערכים הנכונים, הריצו חישוב מאזן ניסיון נוסף כדי לוודא שתיקנתם את הבעיה. אם לא עשית זאת, חזור וחזור על התהליך, בדוק שוב את עבודתך מהפעם הראשונה.
- תעוד לאחרים - לא לעצמך. מטרת הפיוס היא להדגים לאחרים כי יתרת החשבון נכונה. ודא שההסברים שלך לא כוללים יותר מדי ז'רגון ושהם שלמים.
- תעד את כל עבודותיך. כל שינוי שתבצע רלוונטי להתאמות או ביקורת בעתיד.
- לא פשוט להעתיק את ספר החשבונות הכללי; רישום שמראה רק את הפעילות בחשבון ומחוצה לו אינו ממש פיוס. מטרת הפיוס היא לבסס כי האיזון נכון! הרישום של כל הפעילות מראה רק מה היתרה.
קרא גם: כיצד לפתח תוכנית פיצויים?
שאלות ותשובות
- מהי קלט ופלט מע"מ?קלט הוא מה שקיבלתם במע"מ - למשל, אחת החשבוניות שלך. התפוקה היא מה ששילמת, כגון חשבונית של מישהו אחר אליך. הם תופסים שני מקומות שונים בתכנית ספרים, שכן אחד מיועד למכירות ואחד הוא לרכישות.
- האם משכנתא היא נכס לא שוטף, נכסים שוטפים, הכנסות הוניות, הוצאה, התחייבות לא שוטפת או התחייבות שוטפת?משכנתא היא התחייבות לא שוטפת, המכונה גם התחייבות לטווח ארוך. זוהי הלוואה שנפרעה לאורך פרק זמן ארוך מ- 12 חודשים.
תגובות (2)
- זה הסבר די טוב.
- זה באמת מאוד מועיל. תודה. האם אתה מספק תוכנה עבור אותו הדבר?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
