כיצד לכתוב חשבונית לתשלום עבור שירותים שניתנו?
כדי לכתוב חשבונית לתשלום עבור שירותים שניתנו, הצב את שם החברה שלך בראש הדף, או את שמך אם אין לך שם חברה. מתחת לזה, הכנס את כתובת העסק שלך, מספר טלפון של החברה, דוא"ל וכל פרטי קשר רלוונטיים אחרים. עליכם לכלול גם את שם הנמען, פרטי יצירת הקשר ומספר החשבון, כמו גם מספר חשבונית ייחודי ותאריך. ציין את השירותים שסיפקת, את תאריכי השירות ואת החיוב ללקוח. למידע על הכללת אפשרויות תשלום בחשבונית שלך, המשך לקרוא!
כדי לכתוב חשבונית לתשלום עבור שירותים שניתנו, הצב את שם החברה שלך בראש הדף, או את שמך אם אין לך שם חברה.
אם אתה עובד כקבלן עצמאי או בעלים של חברה קטנה שמבצעת שירות מיוחד, הסיכויים הם שתצטרך ללמוד כיצד לכתוב חשבונית עבור שירותים שניתנו כדי שתוכל לקבל תשלום. המידע שעליך לכלול בחשבונית משתנה בהתאם לשירותים הספציפיים שאתה מבצע, אך רוב החשבוניות צריכות לכלול את פרטי הקשר שלך יחד עם מידע כותרת בסיסי אחר. חשבונית צריכה לכלול גם רישום של השירותים שניתנו עבור הלקוח שלך במהלך תקופת החיוב, כמו גם את הסכום הכולל שאתה חייב.
חלק 1 מתוך 3: החל מהכותרת
- 1שים את שם החברה שלך בראש הדף. כדי להיות מקצועיים, אתה מתחיל במידע של החברה שלך בראש העמוד. אם אין לך שם חברה, פשוט התחל עם שמך למעלה. זה יכול להיות מרוכז או כל הדרך שמאלה.
- התייחס לחשבונית כמו למכתב עסקי. כלומר, יכול להיות לך כותרת מקצועית בראש, שבמרכזה באמצע. מצד שני, הצהרה פשוטה של שם העסק שלך יעילה גם כן.
- 2הוסף את פרטי הקשר שלך. הכנס את כתובתך, מספר הטלפון, הדוא"ל שלך וכל פרטי קשר רלוונטיים אחרים. דאג להשתמש במידע העסקי שלך, ולא במידע האישי שלך.
- מספר פקס עשוי להיות רלוונטי גם כן.
- אם אתה מקבל שירותי תשלום כמו PayPal, הקפד להשתמש בדוא"ל שהגדרת עם אותו חשבון.
- 3הוסף את שם הנמען או העסק. בדיוק כמו במכתב עסקי, עכשיו אתה עובר לאדם שאתה מחייב. אם מדובר בעסק, השתמש בכתובת העסק ובפרטי יצירת הקשר שהחברה מסרה לך.
- אם מדובר באדם, השתמש במידע שיש לך, אך רצוי במידע העסקי שלו.
- אם אין לך מספיק מידע, ייתכן שיהיה עליך ליצור קשר עם האדם או העסק עם המידע שיש לך כדי לברר פרטים נוספים. אם מדובר בחברה גדולה, ייתכן שתרצה להתקשר בכל מקרה כדי לשאול בדיוק למי לפנות את החשבונית.
אם אתה מקבל שירותי תשלום כמו PayPal, הקפד להשתמש בדוא"ל שהגדרת עם אותו חשבון. - 4כלול מספר חשבון לקוח. צור מספר זיהוי ייחודי לכל אחד מהלקוחות החוזרים שלך. לאחר מכן, וודא שמספר זה כלול בכל חשבונית שאתה כותב עבור לקוח זה. זה יאפשר לך לקבץ חשבוניות לפי לקוח, ובמידת הצורך להעריך את היסטוריית התשלומים שלהם או לתעד אי תשלום עקבי.
- 5ציין מספר חשבונית ייחודי בסמוך לראש הדף. אם אתה שולח חשבוניות על בסיס קבוע, חשוב שלכל אחד מהם יהיה מספר ייחודי, כך שיהיה קל להתייחס אליו ולזהות אותו. כיצד אתה בוחר מספר תלוי בך, אך זכור כי עליך לכלול חשבונית חדשה לכל חשבונית.
- דרך אחת פשוטה היא פשוט להתחיל באחת ולעבוד את הדרך למעלה. כדי לשמור על אורך המספר אחיד, אתה יכול להתחיל עם "0000001."
- שיטה אחרת היא להקצות מספר לקוח ואז להשתמש בתאריך. לדוגמה, אם מספר הלקוח הוא 305 והתאריך הוא 2 בפברואר 2016, תוכל להשתמש ב- 305-02022016 כמספר שלך. רק וודא שאתה ברור מה צריך להיות "התאריך". האם זה כאשר השירות ניתן או כשיצרת את החשבונית?
- 6כלול את תאריך החשבונית. קרוב לראש הדף, שים את התווית "תאריך חשבונית". לידו, הוסף את התאריך שבו אתה יוצר את החשבונית. זה עוזר גם לך וגם ללקוח לעקוב אחר הזמן.
- ניתן לכלול גם את תקופת החיוב. תקופת החיוב מבוססת על אופן הגדרת החשבונית שלך.
- לדוגמה, אם אתה מחייב חשבונית פעם בחודש, פירוש הדבר שתקופת החיוב שלך היא מתחילת החודש ועד סוף החודש, והשירותים שביצעת בתקופה זו ייכללו בחשבונית.
חלק 2 מתוך 3: רישום השירות
- 1ציין את השירותים שסיפקת. שלב זה הוא בשר החשבונית. אתה אומר ללקוח שלך מה אתה מחייב ולמה אתה מחייב אותו. חשוב שלא יהיו הפתעות בשלב זה, אז וודא שאתה כל הזמן מול הלקוח שלך.
- ארגן לפי תאריך. אם חשבונית זו היא ליותר מתאריך אחד, הכי קל לארגן לפי תאריך. שים את התאריך עד שמאלה. כך או כך, עליכם לכלול את התאריך בו ניתן השירות.
- רשום את השירות. לידו, ציין את הסכום שאתה גובה לשעה או לשירות. תזדקק גם למספר השעות או למספר הפעמים בהן השירות בוצע. לסיום, הכניס את הסך עבור השירות המסוים לימין בעמודת החיובים.
- צור קו חדש לכל סוג שירות.
- ציין חיובים אחרים הרלוונטיים לשירות, כגון חיובים עבור חלקים.
- 2הוסף עמלות אחרות. אם יש לך דמי משלוח, אתה מוסיף אותו בסוף, מכיוון שזה לא חלק מהשירות. אתה יכול גם להוסיף כל עמלות אחרות שאתה צריך. רק וודאו שהם מתויגים היטב וברורים ללקוח. דמי המשלוח עשויים להיות מסים אם יש לך מס מכירה באזור שלך, כך שתוכל לגבות עליו מיסים לאחר שתיצור סכום בלעדי. עם זאת, בדוק תמיד עם רואה חשבון כדי לוודא שאתה גובה מיסים כראוי.
ניתן להשתמש בכל מספר, כל עוד לכל לקוח יש מספר חשבון משלו ולכל חשבונית מספר חשבונית משלו. - 3צור סכום משנה. הוסף את כל החיובים שיש לך בחשבונית. שים את זה בשורה מתחת לשירותים כסיכום המשנה עם התווית "סכום כולל". זה סכום המשנה מכיוון שאתה עדיין צריך להוסיף מס.
- 4הוסף את המסים. לאחר מכן, חישבו את המסים. שים את שיעור המס מתחת לסכום המשנה המסומן כשיעור המס. אם אינך יודע את שיעור המס באזורך, פנה לרשויות המס המקומיות שלך כדי לברר את המספר. אתה יכול גם לחפש באינטרנט כדי למצוא את מס המכירה או ליצור קשר עם רואה החשבון שלך.
- במדינות מסוימות, לא תצטרך לגבות מס מכירה עבור שירותים. בדוק את החוקים המקומיים שלך כדי לברר אם אתה צריך לחייב אותו באזור שלך. כמו כן, זה עשוי מאוד לפי סוג העסק. לדוגמה, ייתכן שלא תצטרך לגבות מס מכירה אם אתה עמותה. זה עשוי גם להיות תלוי אם המטרה העיקרית של המכירה היא השירות (כמו אצל רופא השיניים) או הציוד (כגון בתיקון מחשבים).
- מיסים בדרך כלל מחויבים במקום בו בוצע השירות, כך שאם אתם הולכים למקום מגוריו של לקוח בפרבר, עליכם להשתמש במס מכירה של אותה עיר. עם זאת, שוב, בדוק תמיד את החוקים המקומיים שלך.
- מס מכירה הוא אחוז. כדי להבין את המס, מכפילים את סכום המשנה באחוזים, מבוטא כעשרוני. לדוגמה, אם סךך הוא 37 אירו ומס המכירה הוא 8,25%, מכפיל 37 אירו ב -0,0255 כדי לקבל 4,125. לעגל את המספר לפי הצורך. כאן המס יהיה 3,10 €
- הוסף את המס פנימה. לאחר מכן הוסף את המספר שקיבלת לסכום המשנה המקורי. בדוגמה, אתה מוסיף 3,10 € ל 37 € כדי לקבל את הסכום הכולל של 40 €
- 5צור את הסכום הכולל. לסיום, רשום את הסכום הכולל שמצאת זה עתה. שים את "סה"כ" לידו כדי להבהיר אותו. כמו כן, לא כואב לשים תיבה סביב הסכום הכולל או לסמן את הסכום הסופי מודגש.
- 6שמור תיעוד יסודי של החשבוניות שלך. עדיף להגיש עותק דיגיטלי והעתק מודפס. אם יש לך מיילים, תזכירים או מסמכים אחרים הקשורים לחשבונית, עליך לאחסן אותם לצד עותק מודפס של החשבונית.
חלק 3 מתוך 3: מתן מידע ללקוח למעקב
- 1הוסף אפשרויות תשלום. הלקוח שלך צריך לדעת באילו שיטות הם יכולים להשתמש כדי לשלם. האם אתה מקבל צ'קים? האם הלקוח יכול לשלם בכרטיס אשראי, במזומן או במערכת עיבוד תשלומים אחרת? אם הדרך היחידה שהלקוח יכול לשלם היא להיכנס לחנות שלך באופן אישי, יידע זאת זאת. אפשרויות אחרות כוללות דיוור בתשלום (המחאה או מספר כרטיס אשראי), התקשרות לתשלום (מספר כרטיס אשראי) או תשלום מקוון.
עליכם לכלול גם את שם הנמען, פרטי יצירת הקשר ומספר החשבון, כמו גם מספר חשבונית ייחודי ותאריך. - 2כלול תאריך יעד. הלקוח שלך צריך לדעת מתי הוא צריך לשלם את החשבונית עד. כלול תאריך פירעון באופן בולט בחשבונית שלך. אתה יכול אפילו לכלול את זה יותר מפעם אחת. מקום אחד לכלול אותו נמצא בסכום הכולל של הסכום המגיע, אך בחלקו העליון גם אפשרות טובה.
- לתשלום תמיד צריך להיות תאריך פירעון עם תוצאה אם לא מתקיים (למשל ריבית בגין איחור בתשלומים).
- ייתכן שתכלול גם תמריץ לתשלום מוקדם (כמו הנחה של 2% אם משלמים אותו בעשרה ימים), מכיוון שרוב העסקים הקטנים סובלים מבעיות תזרים מזומנות קבועות.
- עליכם לדון גם האם יש לכם אפשרות לתוכנית תשלום. אתה יכול לכלול את המידע עם המכתב, או לכתוב משהו כמו: "אם אינך יכול לשלם את חשבונך בבת אחת, התקשר למשרדנו כדי להגדיר תוכנית תשלום."
- 3שלח את החשבונית. לאחר שתסיים ליצור את החשבונית, שלח אותה ללקוח שלך. זה יאפשר ללקוח שלך לדעת שהוא צריך לשלם את מה שאתה חייב לך. דאג להבהיר את שם החברה שלך בחלק החיצוני של המעטפה.
- יש לתאם חשבוניות עם מערכת הנהלת חשבונות. חשבונית, לאחר כתיבתה, הופכת לנכס של החברה (חשבונות חייבים) ויש לרשום אותה כראוי.
- אם אתה משתמש בתוכנת הנהלת חשבונות, ייתכן שיהיה לך אפשרות לתוכנה ליצור חשבונית עבורך. שירותים כמו PayPal כוללים גם יצירת חשבוניות מובנית.
- 4אסוף בחשבוניות שלך. אם לא תקבל תגובה מהלקוח לאחר שליחת החשבונית שלך, נסה לבצע שיחת טלפון כדי לוודא שהחשבונית התקבלה. אפשרות נוספת היא לשלוח דוא"ל ללקוח תזכורת. חשוב שיהיה תהליך גבייה מוגדר ומתוקנן, כך שתוכל לאסוף ביתר קלות על חשבוניותיך.
- ניתן גם לשלוח תזכורות באמצעות הדואר. כמה אתה שולח לפני הודעת "תשלום סופי" תלוי בך. חשוב לחזור על כך שיש לך אפשרות לתוכנית תשלום אם אתה מוכן לתת ללקוח לשלם אותה לאורך זמן.
- לאחר ששלחתם כמה שרק תרצו, תוכלו לשלוח את הודעת "התשלום הסופי" המאפשרת ללקוח לדעת כי אתם מעבירים אותה לעורך דין או לסוכנות גבייה.
- כדי להקים מערכת, נסה לבצע פעולות איסוף ספציפיות בפריסה קבועה לאורך תקופת האוספים שלך. לדוגמא, נסה לשלוח הודעות לאחר שהיתרה לא שולמה למשך 15 יום, 30 יום, 45 יום וכן הלאה. כל אחד יכול לציין כמה ימים נותרו עד לתשלום ואילו פעולות יבוצעו אם היתרות לא ישולמו.
- נסה לשלוח לפחות הודעה אחת בדואר מוסמך, כדי שתדע שהלקוח קיבל אותה.
- אם מועד פירעון התשלום מתקרב והלקוח שלך עדיין לא שלח את התשלום, בצע שיחת טלפון מנומסת כדי לברר לגבי מצב התשלום שלו. לקוחות מסוימים עשויים להזדקק לתזכורת, בעוד שאחרים לא מודעים לכך שהתשלום לא התקבל.
קרא גם: איך להיות יועץ משפטי?
שאלות ותשובות
- האם זה משנה מה המספר בחשבונית הראשונה שלי?ניתן להשתמש בכל מספר, כל עוד לכל לקוח יש מספר חשבון משלו ולכל חשבונית מספר חשבונית משלו.
- האם אני צריך את Microsoft Word כדי להכין חשבונית משלי?לא, אינך צריך להגביל את עצמך ל- Microsoft Word. אתה יכול לכתוב חשבונית בכל תוכנית דומה.
- אם לא הונפק לי שטר עבור שירותים שניתנו תוך פרק זמן מסוים, האם החיוב מיושן?זה יכול, אם כי זה תלוי בחוקי המדינה שלך ובתעשייה שבה אתה נמצא. למשל, לעתים קרובות יש בענף הבריאות תקנות לגבי המהירות שבה יש להגיש או לבקש תשלום.
- מה אם ניתן שירות אחד לשני לקוחות? מי צריך לשלם?אפשרות אחת היא חלוקת העלויות בין הלקוחות (שכדאי שתבהירו בחשבונית) ושליחת חשבונית נפרדת לכל אחד.
תגובות (11)
- ביקורת ומידע מדהים!
- עוזר מאוד. מעולם לא נאלצתי לשלם עבור השירותים שלי בעבר ורציתי לשלוח חשבונית מקצועית. גישתך שלב אחר שלב עזרה לי לקבוע את החשבונית שלי באופן הנדרש.
- זה היה מאוד מועיל, נאמר בבירור. תודה!
- זה היה מידע מאוד פשוט וברור לגבי חיוב וחשבונית.
- כמעט כל צעד עזר, תודה.
- אני בעל עסק של סטארטאפ שאוסף מידע על אופן קבלת התשלום. קישור זה ממש מועיל לאנשים כמוני. תודה.
- עקבתי צעד אחר צעד כדי לכתוב את החשבונית הראשונה שלי וזה הצליח בסדר. תודה!
- כן, צעדים פשוטים וקלים לביצוע. בדיוק עשיתי טיוטה והשוויתי אותה למאמר שלך והיא התאימה לתבניות שלך אז אני מאוד מרוצה.
- מדריך היכרות נהדר לשיעור חשבוניות. ברצוני לראות אחד נוסף עבור טכנאים אשר עוברים לאתרי הלקוחות ומגדירים את ציוד התקשורת שלהם. ההיקף או הפרטים של מה שהם עושים הם גדולים למדי, והחומרים בהם הם משתמשים הם בדרך כלל די קטנים (מחשב, כבלים לתכנות, חוטים, מכונות תיוג).
- קיבלתי רעיון חדש כיצד לארגן חשבונית.
- הוספת תאריך פירעון לחשבונית הועילה.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
