כיצד לקבוע תקציב תפעולי?
כדי לקבוע את תקציב התפעול שלך, עליך לפרט את הוצאות העסק שלך ולחזות במדויק הכנסות ותזרים מזומנים.
למרות שזה אולי לא הדבר המרתק ביותר שאתה עושה, תקציב תפעולי שנתי הוא חיוני לכל עסק, בין אם מדובר ברווח, רווח וארגון או שותפות מקצועית. תקציב התפעול שלך הוא כלי יקר שיכול לעזור לעסק שלך להצליח בכך שהוא נותן לך הבנה מעמיקה לאן הכסף שלך הולך ולאן יש לך מקום לצמוח. כדי לקבוע את תקציב התפעול שלך, עליך לפרט את הוצאות העסק שלך ולחזות במדויק הכנסות ותזרים מזומנים.
חלק 1 מתוך 3: פירוט הוצאות
- 1אסוף את החשבונות החודשיים שלך. הצעד הראשון שלך בקביעת תקציב תפעולי הוא חישוב סכום התשלומים הרגילים שהעסק שלך משלם עבור שכר דירה, שירותים והוצאות כאלה אחרות הנדרשות בכל חודש ללא קשר להכנסות העסק שלך.
- מדובר בעלויות קבועות שהעסק שלך ייקח ללא קשר לרווח שלך. חשוב על חשבונות דומים שיש לך בחיים האישיים שלך, כגון תשלום הדיור שלך, חשמל וטלפון.
- אל תשכח את כל העמלות החודשיות שאתה משלם עבור שירות טלפון או אינטרנט, כמו גם דמי אירוח עבור אתר העסק שלך, או דמי מקצוע לרואה חשבון או איש מקצוע.
- כדאי שתעדיף את ההוצאות הללו, במיוחד אם העסק שלך הוא סטארט-אפ או שהביצועים שלך לא נבדקו.
- שקול אילו מהדברים האלה העסק שלך יכול להסתדר בלעדיהם אם הכספים היו צמודים. כל עמלות נוספות לשבירת חוזה צריכות להיכנס לחישובים אלה.
- יחד עם זאת, אתה רוצה לוודא שיש לך מספיק מקום בתקציב שלך כדי להתאים לתנודות בהוצאות אלה. לדוגמה, חשבונות השירות שלך עשויים להיות גבוהים מהממוצע בחודשי הקיץ אם העסק שלך נמצא באקלים חם.
- יש לזכור כי באופן כללי תקציב חזק יעריך יתר על המידה את ההוצאות ואת רווחי הערכה נמוכים יותר.
- 2חשב את שכר העבודה שלך. שכר העבודה שלך הוא גם הוצאה שאינה שיקול דעת הכוללת לא רק את הסכומים שאתה משלם לכל עובד, אלא גם תשלומים עבור פיצוי עובדים, אבטלה, מיסים והטבות אחרות.
- אם אתה משתמש ברואה חשבון או איש מקצוע בתחום המס, ייתכן שתצטרך לעבוד איתם כדי להבטיח שאתה מחשב במדויק את עלות מיסי השכר והוצאות אחרות.
- הקפידו לכלול העלאות שכר אם יצרתם מערכת בקרת ביצועים רגילה, כמו גם כל תשלום פוטנציאלי עבור בונוסים.
- חלק זה מהתקציב שלך צריך להתמקד אך ורק בעובדים בשכר המשכורת שלך - ולא בקבלנים עצמאיים שאתה רשאי לשכור לעבודות זמניות או לביצוע משימות נפרדות.
- ודא שאתה משאיר מספיק מקום בתקציב השכר שלך כדי להתרחב לאורך כל השנה במידת הצורך. לדוגמא, אם אתה הבעלים של חנות קמעונאית ויודע שככל הנראה תצטרך להעסיק כמה עובדי מכירות נוספים בתקופת החגים, צריך לכלול את שכרם.
אם יש לך עסק מתחיל והתקציב שלך מבוסס בעיקר על עבודות ניחוש, בדוק את התקציב שלך בתדירות גבוהה יותר. - 3כלול מיסים, דמי ביטוח ודמי רישוי. מיסים, דמי ביטוח ודמי רישוי חיוניים לעסק שלך כדי לפעול באופן חוקי ולכן עליהם להיכלל כהוצאות רגילות בתקציב שלך.
- סכומים אלה בדרך כלל ישתנו בהתאם לסוג העסק שאתה מנהל והיכן העסק ממוקם.
- בדרך כלל יהיו לך פרמיות עבור ביטוח אחריות, כמו גם ביטוח רכב עבור כל כלי רכב המשמש בעסק שלך למשלוחים או למטרות אחרות.
- חברות מקצועיות חייבות בדרך כלל לשלם פרמיות עבור ביטוח רשלנות.
- אם אתה רק מתחיל את העסק שלך, התוכנית העסקית שלך צריכה לכלול קטע המפרט את הרישיונות והביקורות הדרושים לך בכדי לפתוח את דלתותיך לראשונה. סכומים אלה צריכים להיכלל בתקציב שלך.
- כמו כן, וודא שאתה מתכנן מקרים. אם העסק שלך נכשל בבדיקה, ייתכן שהתקציב שלך לא בהכרח יכלול עלויות להחלפה או לתיקון פריטים שלא היו תקניים, אך הוא צריך לכלול את כל העמלות הנוספות שתצטרך לשלם.
- כלול בחלק זה של התקציב שלך את כל דמי החברה או דמי ההרשמה שהמדינה שלך דורשת, תלוי באופן הארגון של העסק שלך.
- 4שקול תקצוב לרכישות חד פעמיות. במיוחד אם העסק שלך הוא סטארט-אפ, עליך להסביר הוצאות על ציוד ואספקה שאינם בהכרח הוצאות שוטפות, אך הם דברים שיש לרכוש כדי שהעסק שלך יפעל בצורה יעילה.
- למרות שלא בהכרח הוצאה חד פעמית, עליך גם לקחת בחשבון כל הוצאה לבניית ותחזוקת מלאי.
- אם אתה רק מתחיל את העסק שלך, ייתכן שתצטרך לבזבז יותר באופן ראשוני על מלאי התחלתי מאשר שתשקיע כדי לשמור על מלאי עובד המספיק לפעילות רגילה.
- אם אתה עובד עם איש מקצוע בתחום המס, שוחח איתם אם ניתן לנכות הוצאות חד פעמיות מסוימות ממסי העסק שלך בבת אחת, או שיש להפחיתן לאורך זמן. יש לשקול את ההוצאות והפחתים בניכוי המס בתקציב שלך.
חלק 2 מתוך 3: חיזוי הכנסה
- 1סקור דוחות הכנסה קודמים. אם העסק שלך כבר פועל כבר שנה ומעלה, יש לך עבודה קלה יותר לחזות הכנסה עתידית, מכיוון שאתה יכול להסתמך על הכנסה שרשמת בשנים קודמות.
- שים לב לכל השינויים שהתרחשו בעסק שלך מאז הוצאת הדוח וחשב בצורה שמרנית לשינויים אלה.
- לדוגמה, אם דוח ההכנסה בשנה שעברה כיסה שני מיקומים, ומאז פתחת שני מיקומים נוספים, זה לא בהכרח אומר שאתה צריך לחזות שההכנסה שלך תוכפל.
- במקום זאת, אם הרחבתם באמצעות פתיחת מיקומים חדשים, עליכם לחזות הכנסה מאותם מיקומים חדשים על סמך ההכנסה שהמיקומים שהוקמו הביא במהלך השנה הראשונה שלהם.
- התחשב בצמיחה, אך היזהר לא להעריך יתר על המידה או להיות אופטימי מדי. בדיוק כמו שבניתם סכומי כסף גדולים יותר עבור הוצאות מכפי שעשוי היה להכתיב מניסיון העבר שלכם, אתם רוצים גם להיות שמרניים מאוד בנוגע לחיזוי ההכנסות שלכם.
- נסה להתמקד ככל האפשר בהכנסה שכמעט מובטחת. לדוגמה, אם יש לך לקוחות בחוזה, אתה יכול לסמוך באופן שמרני על ההכנסה המובטחת על ידי אותם חוזים.
בדוק את התקציב שלך על בסיס חודשי כדי לקבוע מתי החיובים שלך חייבים ומתי אתה יכול לצפות לקבל הכנסה. - 2חקר את הענף שלך ואת שוק היעד שלך. אם אתה פותח עסק חדש, חיזוי הכנסה עשוי להיות קשה יותר. עליך לחקור היטב את הענף שלך, כולל מתחרים מרכזיים, ואת בסיס לקוחות היעד שלך.
- בעלי סטארט-אפים יעילים חייבים ליצור תקציב מאפס, מבלי להיות מסוגלים להיעזר בניסיון העבר. ייתכן שתרצה לדבר עם בעלי עסקים עם פעולות דומות כדי לקבל רעיונות למה לצפות.
- סביר להניח שכבר יצרת תוכנית עסקית עם כמה תחזיות והערכות, במיוחד אם חיפשת משקיעים. התוכנית העסקית והמחקר שעשית להשלמתה יכולים לשמש כמדריך.
- אתה גם רוצה לבחון את אמות המידה והסטטיסטיקה בענף כדי לגלות איזו רמת הכנסה אתה יכול לחזות בבטחה לעסק שלך.
- זכור שחיזוי ההכנסות שלך ישתנה בהתאם לסוג התחרות שאתה חווה באזור שלך. אם יש הרבה מתחרים ישירים בקרבת מקום, יתכן שתתקשה להשיג רווחיות בשנים הראשונות שלך.
- 3צור תקציב תזרים מזומנים. אין סכום הכנסה מספיק אם זה לא מספק לעסק שלך תזרים מזומנים מספיק כדי לשלם את החשבונות שלך בזמן. אומדן תזרים המזומנים דורש לא רק הבנה של כמה הכנסה תפיק, אלא מתי הכנסה זו תתממש.
- בדוק את התקציב שלך על בסיס חודשי כדי לקבוע מתי החיובים שלך חייבים ומתי אתה יכול לצפות לקבל הכנסה.
- אם אתם מחייבים לקוחות, קחו בחשבון את הזמן שהם צריכים לשלם לאחר שהם מקבלים חשבונית. אם אתה נותן ללקוחות 30 יום מיום הקבלה לתשלום החשבונית שלהם, הכנסה זו לא צריכה להיכלל בתקציב תזרים המזומנים שלך עד ליום ה -30.
- אם יש לך עסק קמעונאי, ייתכן שתרצה לאמוד את המכירות היומיות או השבועיות שלך, וליצור יעדי מכירה עבור הצוות שלך שיאפשרו לך לבצע תקציב ולכסות את הוצאות העסק.
- כדי להקל על התקצוב, שקול לקשור בונוסים לאחוז שמכירות בפועל עולות על יעדי המכירה שלך.
חלק 3 מתוך 3: משחק עם משתנים
- 1חבר כמה חלופות. מכיוון שיש אירועים או מצבים רבים שיכולים להשפיע על ההכנסות וההוצאות של העסק שלך, אתה מעוניין שהתקציב שלך יוכל לפצות על שינויים שתצטרך לבצע במהלך השנה.
- שקול תרחישים שצפויים לקרות, או שנפוצים בענף שלך. לדוגמא, אם יש לכם חנות קמעונאית, אתם רוצים להסביר ירידה משמעותית במכירות בחודשי החורף בעקבות תנופת החגים.
- אם העסק שלך נמצא בענף עונתי כמו בנייה, אתה יכול להשתמש בחלופות שונות כדי לעזור לתקצב את ההכנסה שלך לחודשים רזים ולהבטיח שתוכל לעמוד בשכר כאשר פרויקטים חדשים יתחילו כדי שהעסק שלך יוכל לקבל יותר לקוחות.
- חלופות יכולות להמחיש את הגמישות בתקציב שלך להתמודד עם תרחישים שונים מבלי לסכן את כספי העסק שלך.
- הערכות אלה גם יכולות להצביע על נקודות תורפה בהן אתה צריך לתקצב יותר כסף כדי לקזז את הסיכון הפוטנציאלי.
הערכת התקציב שלך במספר מצבי "מה אם" המשקפים סיכונים פוטנציאליים בענף שלך יכולה לבחון את חוסן התקציב והגמישות, ומאפשר לך לייצר תקציב תפעולי חזק יותר. - 2צור היפותטיות. הערכת התקציב שלך במספר מצבי "מה אם" המשקפים סיכונים פוטנציאליים בענף שלך יכולה לבחון את חוסן התקציב והגמישות, ומאפשר לך לייצר תקציב תפעולי חזק יותר.
- אתה רוצה לראות כיצד ביצוע התקציב שלך נוכח אסונות נפוצים בענף שלך, אך ייתכן שתרצה להעריך תרחישים פחות סבירים.
- אם העסק שלך לא מצליח להתאושש במהירות לאחר אסון, כדאי לך לשקול שיהיה לך יותר כסף במילואים שתוכל להקיש עליו במקרה חירום.
- 3גורם לשיעורי צמיחה שונים. נסה להשתמש לפחות בשלושה שיעורי צמיחה - אחד אופטימי, אחד שמרני או מציאותי ואחד פסימי - כדי לבחון את תחזיות ההכנסה שלך ולהעריך את ביצועי התקציב שלך.
- התרחיש הטוב ביותר שלך מאפשר לך לבסס מוחות על פרויקטים או שיפורים נוספים שתוכל לבצע אם העסק שלך עולה על הציפיות.
- זכור שאתה רוצה שהרווח שלך יעבוד בשבילך, ולא פשוט לשבת בחשבון בנק ולאסוף אבק. העסק שלך יהיה בריא יותר מבחינה כלכלית אם יש לך את היכולת להשקיע במהירות מחדש במתקנים ובתפעול כאשר אתה מבצע ביצועים טובים.
- הערכת הכשירות הפיננסית של העסק בתרחיש הגרוע ביותר מאפשרת לך ליצור תוכניות יזומות כדי לשמור על העסק שלך בדרך במקרה של אסון. בסופו של דבר הכנה זו יכולה להוציא מעט מתח מחזקת עסק קטן והפעלתו.
- 4בדוק את התקציב שלך לעתים קרובות. לאחר שתשלים את התקציב שלך, עליך להשוות אותו להכנסות ולהוצאות בפועל של העסק לפחות פעם ברבעון ולבצע התאמות במידת הצורך. זה מבטיח שהתקציב שלך משקף מדויק ומציאותי את התמונה הכספית של העסק שלך.
- אם יש לך עסק מתחיל והתקציב שלך מבוסס בעיקר על עבודות ניחוש, בדוק את התקציב שלך בתדירות גבוהה יותר.
- מעבר על המספרים פעם בחודש יבטיח שתדעו איך העסק שלך באמת מסתדר ויהיה לך את היכולת להתאים במהירות את ההוצאות או תחזיות ההכנסה שלך במידת הצורך, כך שהתקציב שלך ימשיך להיות שימושי.
- עבור עסק מבוסס יותר, אתה עלול לגלות שאתה לא צריך לעבור את התקציב יותר מפעם ברבעון. בלי קשר, התאמת התקציב שלך כך שתתאים לעובדות בשטח יכולה להפוך אותו לכלי חזק ויעיל לתכנון צמיחת העסק שלך.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
