כיצד לכתוב מכתב דרישה לגביית חובות?
כדי לכתוב מכתב לגביית חובות, התחל במכתב ידידותי ותהיה יותר רציני אם אי תשלום נמשך.
אם אתה בעל עסק קטן ויש לך לקוח שלא שילם עבור שירותים או סחורה, זה יכול לגרום לעסק שלך לקשיים כלכליים ואי וודאות - במיוחד אם מדובר בחשבון גדול. מצד שני, אתה רוצה להקפיד לשמור על רצון טוב ולא להרוס את המוניטין של העסק שלך בקהילה. כדי לכתוב מכתב לגביית חובות, התחל במכתב ידידותי ותהיה יותר רציני אם אי תשלום נמשך. יתכן שתוכל למצוא טפסים או תבניות באופן מקוון שבו תוכל להשתמש - רק וודא שהם עומדים בדרישות החוק של מדינתך.
חלק 1 מתוך 3: שליחת מכתב ראשוני
- 1כתובת ותארך את מכתבך. אתה רוצה להשתמש בפורמט עסקי סטנדרטי עבור המכתב שלך, ולפנות אותו לאדם או לעסק שחייב לך כסף. בחר את התאריך בקפידה כדי להתאים לתאריך שאתה מתכנן לשלוח אותו - במילים אחרות, אם אינך יכול לשלוח את המכתב עד מחר, השתמש בתאריך מחר.
- אם אתה פונה למכתב לעסק, בדרך כלל ברצונך להפנות את המכתב לאיש הקשר העיקרי שלך עם החברה.
- במקרה של ספק, התקשרו לחברה ובקשו למי עליכם לשלוח מכתב לגביית חובות.
- יש לזכור כי בחלק מהחברות הגדולות, אדם אחר עשוי לטפל בחשבונות שהגיעו למועד אחר מאשר האדם שהיה אחראי לביצוע התשלום בזמן.
- וודא שאתה פונה למכתב שלך לאדם ספציפי, לא למחלקה או לתפקיד.
- 2ספק פרטים אודות החוב. מטרת הפרטים הללו היא לא לציין שאתה מניח שהאדם לא מודע לכך שהוא חייב לך כסף, אלא לוודא ששניכם נמצאים באותו דף לגבי הסכום החייב ומתי התשלום האחרון.
- לכל הפחות, ברצונך לכלול את סכום התאריך, את תאריך היווצרותו ואת התאריך בו הוא הגיע. ייתכן שתרצה לתאר את הפריטים או השירותים שהכסף מכסה.
- ייתכן שתרצה לצרף חשבוניות, הודעות משלוח או מסמכים אחרים המוכיחים את תקפות החוב. הקפד לשלוח עותקים ולא את המקור שלך.
- אם אתה כולל מסמכים נוספים במעטפה, ציין במכתב כי המסמכים הללו מצורפים, ותיאר במפורש מה הם.
- אתה רוצה להזכיר גם אם החוב חייב מכיוון שניסיון תשלום קודם בוטל, נדחה או הוחזר מכל סיבה שהיא. מצבים אלה מקלים על הסיכוי שהלקוח שלך פשוט התעלם מהתשלום.
- 3שמרו על נימה ידידותית. מכיוון שזהו המכתב הראשון שלך שדורש תשלום החוב, זכור את האמרה הישנה שאתה תופס יותר זבובים עם דבש. תן לאדם את היתרון של הספק שהוא פשוט התעלם מהתשלום או עשה טעות כנה, וכל הכוונה לשלם את מה שהוא חייב.
- הימנע מהאשמות או הצהרות כלשהן שיפגעו באחריות הלקוח שלך או בשלמותו.
- ייתכן שתרצה לסגור את מכתבך בהצהרה שאתה בטוח שהמצב היה רק טעות כנה, ושאתה מצפה לקבל תשלום במלואו.
במקרה של ספק, התקשרו לחברה ובקשו למי עליכם לשלוח מכתב לגביית חובות. - 4שלחו את המכתב שלכם בדואר. עבור המכתב הראשוני שלך, מקובל להשתמש בדואר רגיל. אמנם היכולת לעקוב אחר המכתב ולדעת מתי הוא התקבל יכולה להיות מועילה, אך ניתן לעקוב אחר הכרטיסיות השולחות הודעה המנוגדת לטון הידידותי של מכתבך.
- צרו העתק של המכתב לפני שתשלחו אותו, וצרו קובץ לכל התכתבות הקשורה לחוב. כלול את המקור של כל המסמכים שצירפת למכתב.
- צרף גיליון אלקטרוני לקובץ כדי שתוכל לרשום את התאריכים שבהם נשלח כל מכתב ואת תאריך התגובה, אם בכלל.
- 5המתן זמן מתאים. המכתב הראשוני שלך בדרך כלל לא יכלול תאריך יעד קשה, אז תן למכתב כמה ימים כדי להגיע ללקוח ואז תן לו עוד כמה ימים להגיב. לאחר שבוע-שבועיים, כדאי לך לשקול להתקשר אליהם כדי לבצע צ'ק-אין.
- אם שלחת את המכתב לעסק אחר ואתה ביחסים טובים עם אדם מסוים שעובד שם, כמו למשל מנהל, ייתכן שתרצה להתקשר אליו.
- ספר להם מה קורה וששלחת את המכתב וראה כיצד הם מגיבים.
- מצד שני, יתכן לחלוטין שהלקוח ייצור איתך קשר קודם. אם הם חולקים על החוב, תצטרך לבדוק את התיקים והרשומות שלך כדי לאשר את תקפותו לפני שתמשיך הלאה.
- אם הלקוח אומר שהוא לא יכול לשלם במלואו, אבל הוא רוצה לעשות סידורי תשלום, ייתכן שתוכל לעבוד על משהו.
- הקפד לשים כל הסכם בכתב לפני שתקבל כסף כלשהו בתשלום חלקי מהם.
חלק 2 מתוך 3: ניסוח מכתב המשך
- 1בדוק שוב את פרטי הכתובת שלך. אם קיבלת תגובה לא מספקת למכתב הראשון שלך - או בכלל לא הייתה תגובה - יתכן שהכתובת או פרטי הקשר שלך שגויים, או שהופנו למחלקה הלא נכונה.
- אתה תמיד רוצה לוודא שאתה שולח את המכתב שלך לאדם מסוים, בעל שם. ייתכן שיידרשו כמה שיחות טלפון כדי לגלות מי אותו אדם צריך להיות.
- אם אתה מתמודד עם חברה גדולה יותר, המחלקה בה עובד אותו אדם עשויה לקבל כתובת דואר שונה, כלומר המכתב הראשוני שלך נשלח למקום הלא נכון.
- 2בדוק את מועדי המדינה להגשת תביעה. לכל מדינה יש מועד אחרון, המכונה התיישנות, לגביית חובות מסחריים. אם בכוונתך להגיש תביעה לגביית החוב אם הוא נותר ללא תשלום, עליך לדעת איזה מועד אחרון חל על מצבך.
- המועד האחרון ישתנה, תלוי אם יש לך חוזה בכתב או בעל פה. תקופת ההתיישנות בתביעות על חוזים כתובים עשויה לארוך עד 10 שנים, אך המועד האחרון לחוזים בעל פה הוא רק כמה שנים ברוב המדינות.
- חשבונית או הודעה דומה המסומנת "בתשלום למשלוח" אינם נחשבים לחוזה בכתב אלא אם הלקוח שלך חתם עליו.
- זכור כי על פי החוק המסחרי הממלכתי והפדרלי, חוזה מכירת סחורות בסכום של יותר מ -370 אירו חייב להיות בכתב, או שהוא לא ניתן לאכיפה בבית משפט.
לצורך גביית חובות, הנושה הוא האדם או העסק אליו הכסף חייב באופן ישיר. - 3כתוב מכתב תקיף אך אדיב. בהתחשב בכך שזה הניסיון השני שלך לגבות את החוב, אתה רוצה להיות איתנה יותר ממה שהיית עם המכתב הראשוני. יחד עם זאת, שמור על הטון שלך מקצועי ומתחשב כדי לא להרוס כל אפשרות לקשר עסקי עתידי.
- ציין מלפנים שזו הפעם השנייה שאתה מנסה לגבות את החוב, וציין את התאריך שבו נשלח המכתב הראשוני.
- ספר מחדש כל שיחה או חילופי דברים שהתרחשו מאז המכתב הראשוני. אם התקבל תשלום חלקי, תרצה לרשום זאת.
- בצע מחדש את יתרת החוב ותאר את הסחורה או השירותים שעבורם הסכום נועד כתשלום.
- ייתכן שתרצה לכלול הצהרה שאתה מעריך את עסקי הלקוח ומצפה לעבוד איתם שוב, עם זאת, זה לא יהיה אפשרי אם חוב זה לא ישולם.
- 4להעביר אפשרות להסדרי תשלום. אם אתה פתוח לדון בהסדרים חלופיים עבור הלקוח לשלם את מה שהוא חייב לך, מכתב המעקב שלך הוא המקום הטוב ביותר להרחיב את ההצעה הזו.
- יחד עם זאת, אתה עדיין רוצה להגיש דרישה ספציפית בדיוק עבור סכום הכסף שאתה רוצה.
- אם אתה פתוח למשא ומתן, הגדר זאת כחלופה אם הלקוח שלך לא יכול לשלם את הסכום באופן מלא באופן מיידי.
- לדוגמה, ייתכן שתכתוב "אנו מצפים לתשלום מלא בסך 3730 € המגיע עם קבלת מכתב זה. אם זה לא אפשרי, אנא פנה לסוזי סאנשיין כדי לדון בהסדרי התשלום."
- ציין את השם הספציפי של האדם אליו הלקוח צריך לפנות, יחד עם שיטות התקשורת המועדפות. אם אתה רוצה שיחת טלפון, ספק רק את מספר הטלפון. אם גם דוא"ל מקובל, כלול את כתובת הדוא"ל הישירה של האדם.
- 5ציין מועד אחרון לתגובה. להודעה שנייה, אתה רוצה לתת לאדם תאריך ספציפי בו אתה מצפה לתגובה. בשלב זה, החוב כבר עבר הרבה, ומכתבך אמור לשדר תחושת דחיפות בפתרון העניין.
- שבוע עד עשרה ימים מיום הקבלה הוא בדרך כלל פרק זמן סביר לקביעת המועד האחרון.
- סגור את מכתבך בלבביות, אך באופן מקצועי, בהצהרה שאתה מצפה לפתור את המצב.
- 6שלחו את המכתב באמצעות דואר מוסמך. בזמן ששלחת את המכתב הראשון שלך באמצעות דואר רגיל, שליחת המכתב בדואר מאושר עם קבלה שהוחזרה פירושה שהאדם שאליו המכתב מופנה חייב לחתום עליו, ותקבל הודעה על מועד קבלת המכתב.
- הקפד להכין עותק של מכתבך לרישומיך לפני שתשלח אותו. שמור אותו בתיק עם המכתב והמסמכים האחרים שלך הקשורים לחוב, וכתוב את התאריך ששלחת את המכתב בגיליון האלקטרוני שלך.
- כאשר הלקוח יקבל את המכתב שלך, תקבל בחזרה כרטיס ירוק בדואר עם חתימתו ותאריך הקבלה.
- השתמש בתאריך על הקבלה כדי לקבוע את המועד האחרון שקבעת במכתב שלך והכנס את הקבלה לתיק עם הרשומות האחרות שלך.
- אם המועד האחרון יעבור ולא תשמע דבר מהלקוח, כדאי לך לשקול לבצע שיחת טלפון רק כדי לבצע מעקב.
שמור אותו בתיק עם המכתב והמסמכים האחרים שלך הקשורים לחוב, וכתוב את התאריך ששלחת את המכתב בגיליון האלקטרוני שלך.
חלק 3 מתוך 3: ביצוע הניסיון האחרון שלך
- 1שקול להתייעץ עם עורך דין. אם העניין לא נפתר לאחר שני ניסיונות גבייה, ייתכן שתצטרך עורך דין שיעזור בניווט במערכת וייעץ לך באפשרויות המשפטיות שלך כדי לוודא שאתה מקבל שכר מלא.
- אם עדיין אין לך קשר עם עורך דין עסקי, חפש עורך דין עסקי בעל ניסיון בעסקאות מסחריות וגביית חובות. יתכן שתוכל לקבל המלצות מעמיתייך או מארגון עסקי מקומי.
- אתה יכול גם למצוא עורכי דין מקומיים מנוסים ומורשים על ידי ביקור באתר של מדינתך או איגוד עורכי הדין המקומי שלך וחיפוש בספרייה שלהם.
- בהתאם ליחסיך עם הלקוח ממנו אתה מבקש תשלום, ייתכן שתרצה שעורך דין יכתוב את המכתב הסופי שלך במקום שהוא יגיע ממך.
- זכור כי אם בסופו של דבר אתה תובע את הלקוח שלך לגבות את הכסף המגיע לך, מכתב סופי זה יהווה ראיה מרכזית.
- בתי משפט מסוימים, ובמיוחד בית משפט לתביעות קטנות, דורשים ממך לשלוח מכתב דרישה הכולל הודעה על כוונתך להגיש תביעה לפני שתוכל לבקש סעד בבית המשפט.
- 2בדוק חוקים לגביית חובות. ישנם חוקים ממלכתיים ופדרליים השולטים בשיטות בהן ניתן לגבות חוב. למרות שהחוק הפדרלי לגביית חובות הוגנים חל רק על סוכנויות גבייה, יתכנו חוקי מדינה השולטים בניסיונותיך.
- כאשר אתה חוקר את החוק, זכור כי בהקשר זה אתה נחשב ל"נושה ", גם אם לא בהכרח הלנת כסף ללקוח.
- לצורך גביית חובות, הנושה הוא האדם או העסק אליו הכסף חייב באופן ישיר. גובה יהיה סוכנות לגביית חובות.
- בעוד שהחוק הפדרלי חל על גובי חובות בלבד, חוק המדינה עשוי לחול על נושים כמוך.
- בדרך כלל אתה יכול להגיש תביעה ולקבל צו בית משפט עבור הכסף החייב בעצמך. עם זאת, זכור כי ברגע שתקבל פסק דין לטובתך, אתה עדיין צריך לנקוט פעולה בכדי לאכוף את הצו הזה - בית המשפט לא יגבה את הכסף עבורך.
- בהתחשב בכמות הזמן והכסף הכרוכים בהגשת התביעה, עסקים קטנים רבים מעדיפים למכור את חובת החוב לסוכנות גביית חובות של צד שלישי.
- למרות שלא תקבל את מלוא הסכום המגיע לך בדרך זו, זה נותן לך את היכולת לקבל חלק ממנו באופן מיידי ללא הוצאה של הוצאות משפט והוצאות משפט. אתה יכול למחוק את השאר כהפסד ולעבור הלאה.
- יחד עם זאת, ראוי לציין כי ברוב המדינות אתה זכאי לגבות שכר טרחת עו"ד סביר, הוצאות משפט והוצאות שהוצאו לביצוע פסק הדין, כמו גם ריביות, אם תזכה בתביעה.
- 3החלט את הצעדים הבאים שלך. על סמך המחקר שלך או התייעצות עם עורך דין, בדוק באילו מסלולים אתה מתכוון ללכת אם הלקוח עדיין לא מצליח לשלם את החוב. הבחירה שלך תקבע כיצד אתה כותב את המכתב שלך ומה אתה כולל.
- אם החלטת שאתה רוצה לתבוע, אתה כנראה צריך לבדוק את הליכי המשפט לפני שאתה מתיישב לכתוב את המכתב שלך. גלה איזה מידע תזדקק לתלונתך ומה יהיו דמי ההגשה.
- בדוק סוכנויות גביית חובות או משרדי עורכי דין באזורך כדי לקבל מושג אילו שירותים הם מציעים וכיצד הם מוכנים לעבוד אתך. חמושים במידע זה תוכלו לקבל החלטה כיצד להתקדם בצורה הטובה ביותר.
- 4כתוב מכתב קצר. מכיוון שזהו הניסיון האחרון שלך לגבות את החוב לפני שתעביר את העניין למישהו אחר (או לבתי המשפט), ודא שהטון בו אתה משתמש מעביר את דחיפות המצב ושולח את המסר שאתה רציני לנקוט בצעדים נוספים. לגבות את החוב אם הוא לא משולם באופן מיידי.
- אם המחקר שלך או התייעצותך עם עורך דין הצביעו על כך שחוק המדינה מחייב לכלול שפה ספציפית במכתבך, ודא שההצהרות קיימות.
- היו איתנים, אך הימנעו מהאשמות או עלבונות כלפי הלקוח. זכור כי מכתבך עלול להסתיים בבית המשפט ונקרא על ידי פקידים, שופטים ועורכי דין. אל תכלול שפה שעלולה לחזור אחר כך לרדוף אותך.
- היצמד לעובדות ושמור על מכתבך קצר ככל האפשר. כבר ביקשת מהם פעמיים לשלם לך את הכסף. הם כבר יודעים שהם חייבים לך את הכסף. הדבר היחיד שנותר הוא שהם ישלמו.
- האם להזכיר ללקוח כל דבר משמעותי שקרה בין המכתב הראשוני שלך לבין כתיבת המכתב הסופי שלך.
- לדוגמא, אם הלקוח התקשר אליך והבטיח לשלוח צ'ק על מחצית הסכום המגיע מייד ושיק נוסף עבור השאר בחודש שלאחר מכן, אך קיבלת צ'ק אחד בלבד, ציין את ההחלפה.
צרו העתק של המכתב לפני שתשלחו אותו, וצרו קובץ לכל התכתבות הקשורה לחוב. - 5ספק מועד אחרון. כפי שעשית עם הודעתך השנייה, ברצונך לתת ללקוח מועד ספציפי להגיב. עם זאת, בעוד שבהודעה השנייה שלך פשוט רצית תגובה והצבעת שאתה מוכן לעשות סידורי תשלום, עם ההודעה הסופית שלך תדרוש תשלום במלואו עד המועד האחרון שלך.
- כמו במכתב השני שלך, שבוע עד עשרה ימים הוא זמן סביר. הם כבר יודעים על החוב, ולכן לא נותנים להם תקופה קצרה יחסית להמציא את הכסף.
- הימנע מהשארת אפשרות המו"מ פתוחה במכתבך האחרון. זו נקודת האל-חזור. גם אם אתה יכול להיות מוכן לנהל איתם משא ומתן להסדר, אל תגיד להם את זה במכתב. שיבואו אליך עם הצעה.
- 6הסבר את ההשלכות של אי תגובה. תן ללקוח לדעת בצורה לא ברורה מה אתה מתכנן לעשות אם החוב לא ישולם במלואו עד למועד שציינת. עם זאת, אל תאיים לעשות דבר שאתה לא יכול לעשות או שלא מתכוון לעשות.
- אם החלטת להגיש תביעה, ייתכן שתרצה לצרף טיוטה לתלונה שאתה מתכוון להגיש.
- אם יש לך עורך דין שיכתוב עבורך את המכתב הסופי שלך, סביר להניח שהוא יצרף תלונה, אך תוכל גם לעשות זאת לבד. צירוף תלונה יכול להיות סוג של הפחדה יעילה במיוחד.
- אם אינך מתכוון להגיש תביעה בעצמך, אך החלטת להעביר את העניין לסוכנות גבייה של צד שלישי, ציין זאת בבירור. יתכן שתקבל תשובה טובה יותר לכך, מכיוון שיש חשבון גבייה בדוח האשראי שלך עלול לגרום נזק חמור לציון האשראי שלך.
- 7שלחו את המכתב באמצעות דואר מוסמך. יש לשלוח את המכתב הסופי שלך באמצעות דואר מאושר עם בקשה שהוחזרה, כך שתדע מתי הלקוח שלך קיבל את המכתב. מאותו תאריך, תוכל לקבוע את התאריך שהגדרת כמועד אחרון לתשלום.
- הקפד להכין עותק של המכתב לפני שתשלח אותו בדואר, יחד עם קבצים מצורפים כלשהם.
- כשתקבל את הכרטיס הירוק בחזרה ותודיע לך שהמכתב התקבל, התחל לתכנן תוכניות כך שאם התשלום לא יתקבל עד המועד שציינת במכתב שלך תוכל לבצע את הצעד הבא שלך מייד.
- עיכוב של יותר מיום או יומיים לאחר המועד האחרון שנקבע להגיש תביעה או להעביר את העניין לסוכנות גבייה עשוי לשלוח את ההודעה ללקוח שלך שאתה לא רציני.
תגובות (1)
- זה מאוד שימושי עבורי.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
